Miten projektipäälliköt valitsevat optimaalisen projektiryhmän

Opas oikeanlaisten tiimiläisten valintaan

3 vaihetta optimaaliseen projektitiimiin

1. Analysoi vaatimukset

Jos suunnittelet projektipäällikkönä uutta projektia ja haluat koota siihen parhaan mahdollisen tiimin, se onnistuu vain, jos tiedät tarkalleen, mitä odotat tiimisi yksittäisiltä jäseniltä. Analysoi siis projektisi sekä vaiheet, tehtävät ja toimenpiteet, jotka on suoritettava projektin onnistumiseksi. Määrittele projektin toteuttamiseen tarvittavat taidot ja tiedot projektisuunnittelusi perusteella. Nämä voivat olla hyvin erilaisia:

• Ammatillinen pätevyys: Ammatillinen pätevyys tarkoittaa projektin tehtäviin liittyviä erityistietoja ja -taitoja. Jotta projekti voidaan toteuttaa onnistuneesti, kaikki vaaditut pätevyydet on täytettävä vähintään yhdellä ryhmän jäsenellä. Usein ammatilliseen osaamiseen kiinnitetään eniten huomiota. Jotta projekti sujuisi mahdollisimman hyvin, on kuitenkin syytä ottaa huomioon myös muut osaamisalueet.
• Metodologinen pätevyys: Tämä tarkoittaa sellaisten menetelmien tuntemusta, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen. Jos haluat esimerkiksi toteuttaa projektin ketterästi, työntekijöillä olisi mieluiten oltava kokemusta ketterästä projektinhallinnasta eikä ainoastaan klassisten projektinhallintamenetelmien tuntemusta.
• Henkilökohtainen pätevyys: Henkilökohtainen pätevyys tarkoittaa kykyä tarkastella kriittisesti itseään itsehallinnan, organisointitaitojen ja oppimistaitojen kannalta.
• Sosiaalinen pätevyys: Nämä ovat tiimin muiden jäsenten kanssa toimimiseen liittyviä taitoja, jotka mahdollistavat luottamukseen, arvostukseen ja tunnustukseen perustuvan yhteistyön. Tähän kuuluvat esimerkiksi viestintätaidot, kyky ottaa vastuuta tai ratkaista ristiriitoja vaikka tämä ei ensi silmäyksellä näyttäisikään niin tärkeältä, sosiaaliset taidot on aina otettava huomioon optimaalisen tiimiyhteistyön turvaamiseksi.

Myös aikarajoitteet ja projektin budjetti vaikuttavat ryhmän jäsenten valintaan. Siksi sinun on tiedettävä, kuinka paljon aikaa ja budjettia sinulla on käytettävissäsi projektia varten.

Erityisesti sisäisissä projekteissa, joissa on mukana useita sidosryhmiä organisaatiossasi, on suositeltavaa ottaa mukaan kaikki tiimisi sidosryhmät. Näin voit lisätä hankkeesi hyväksyntää yrityksessä.

Seuraavien kysymysten tulisi olla keskeisellä sijalla tässä vaiheessa:

• Mitä taitoja kuhunkin tehtävään tarvitaan?
• Millä tasolla työntekijän tulisi hallita nämä taidot?
• Milloin tehtävät suoritetaan?
• Kuinka monta työntekijää, joilla on nämä taidot, tarvitaan ja millainen kapasiteetti heillä pitäisi olla?

2. Valitse tiimin jäsenet

Kun tiedät tarkalleen, mitä taitoja ja toimijoita projektissasi tarvitaan, voit koota oikean tiimin vaatimusprofiilin perusteella. Tätä varten sinun on ensin verrattava taitoja yrityksesi työntekijöihin. Monissa yrityksissä on jo olemassa järjestelmiä, joissa työntekijöiden osaaminen dokumentoidaan vastaavien luetteloiden ja itsearviointien avulla. Jos tällaista järjestelmää ei ole olemassa, joudut turvautumaan työntekijöiden arvioinnissa omaan kokemukseesi tai vastaavien esimiesten kokemukseen. Jos olet edelleen epävarma mahdollisesta tiimin jäsenestä, voit keskustella hänen kanssaan selventääksesi kysymyksesi ja ymmärtääksesi hänen taitonsa ja ajattelutapansa. Saatat kuitenkin myös huomata, että työntekijät eivät pysty kattamaan joitakin vaadittuja pätevyyksiä. Tällöin sinun on tarkistettava, onko budjetti riittävä ulkopuolisen henkilöstön palkkaamiseen.
Ota joka tapauksessa huomioon henkilökohtaiset tekijät valitessasi tiimisi jäseniä: Jos yksittäiset tiimin jäsenet eivät sovi hyvin yhteen toisten kanssa, optimaalinen yhteistyö ei tule onnistumaan, mikä voi vaarantaa projektin onnistumisen.

Tarkista myös mahdollisten tiimin jäsenten saatavuus ja kapasiteetti. Muista sitoumuksista johtuvan työmäärän lisäksi kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi suunnitellut lomat projektin aikana. Lisäksi, jos mahdollista, on aina voitava varata puskuri siltä varalta, että joku työntekijä on yllättäen poissa.

Punnitse kaikkia näitä seikkoja yhdessä ja laadi luettelo mahdollisista tiimin jäsenistä, jotka sopivat projektiisi. Jos tarvitset projektiryhmääsi henkilöitä muilta osastoilta, sinun on myös varmistettava, että kohdistat aina kaksi sopivaa tiimin jäsentä tarvittaviin vaatimuksiin. Tämä on tärkeää, koska sinun on ensin keskusteltava asianomaisten tiimien tai osastojen johtajien kanssa, jotta näet, suostuvatko he siihen, että valitsemasi tiimin jäsen liittyy tiimiisi. Jos haluamasi ehdokas ei ole käytettävissä, voit hyödyntää tätä lähestymistapaa toisen tiiminjäsenen löytämiseksi.

Selvitä tässä vaiheessa vastaukset seuraaviin kysymyksiin optimaalisen tiimin löytämiseksi:

• Millä sisäisillä työntekijöillä on tarvittavat taidot?
• Millä työntekijöillä on riittävästi kapasiteettia?
  
• Onko mahdollista palkata ulkopuolista henkilöstöä? Vai miten puuttuvat taidot voidaan kerätä?
  
• Vastaavatko tehtävät valitun tiimin jäsenen potentiaalia ja sopisiko hän johonkin muuhun tiimiin?

Integroidun resurssienhallinnan sisältävä projektinhallintaohjelmisto auttaa sinua vertailemaan työntekijöitä, heidän taitojaan ja saatavuuttaan. Tämä ei ainoastaan auta sinua tunnistamaan tarvittavia taitoja, rooleja tai työntekijöitä, vaan antaa myös yleiskuvan kapasiteetista tai mahdollisista pullonkauloista.

Sovelluksen tukema, yksinkertainen käytettävissä olevan kapasiteetin valvonta
Projektinhallintaohjelmistoon integroidun resurssienhallintajärjestelmän avulla saat milloin tahansa ajantasaisen kuvan vapaasta kapasiteetista. Tällä tavoin – ainakin ensimmäisessä vaiheessa – käytettävissä olevat kapasiteetit voidaan tarkistaa toimialan/osaston tasolla, tiimien (resurssiryhmien) tasolla tai työntekijätasolla.

3. Aikatauluta työntekijät

 Jos tiedät tarkalleen, mitkä työntekijät soveltuisivat parhaiten tiimiisi, ota yhteyttä henkilöstöosastoon tai vastaaviin esimiehiin selvittääksesi, voidaanko halutut työntekijät asettaa projektisi käyttöön. Kun kaikki työntekijät on aikataulutettu toiveidesi mukaisesti, kannattaa vielä kerran tarkistaa, onko valmiilla projektiryhmälläsi todella kaikki tarvittava osaaminen, jotta se voi toteuttaa projektisi parhaiten, ja voisiko tiimisi yksittäisten jäsenten välillä syntyä mahdollisia ristiriitoja. Näin voit välttää riitatilanteet ja mahdolliset ongelmat heti alussa.

Yhteenveto

Hyvä ja sitoutunut projektiryhmä on ratkaisevan tärkeä projektin onnistumisen kannalta. Varmistaaksesi, että kaikki tiimin jäsenet työskentelevät keskenään parhaalla mahdollisella tavalla, kannattaa valita tiimi huolellisesti. Näin jokainen tiimin jäsen voi tuoda ainutlaatuisia taitojaan projektin tavoitteiden saavuttamiseen.

Haluaisitko tutustua myPARMiin esittelytilaisuudessa?
Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!