SaaS u on-premise

¿Qué solución es mejor?

¿Qué son exactamente las soluciones SaaS y on-premise?

SaaS (Software-as-a-Service) es un modelo de entrega de software en el que las aplicaciones se proporcionan como servicios a través de Internet. Esto significa que el software es operado por un proveedor externo en una infraestructura en nube y puede ser utilizado por los clientes a través de una conexión a Internet sin tener que instalar el software en sus propios ordenadores o servidores. Las soluciones SaaS pueden ser alquiladas por los clientes, normalmente mediante suscripción, y suelen ofrecer la ventaja de modelos de pago flexibles, actualizaciones automáticas y la posibilidad de acceder al software desde distintos dispositivos y ubicaciones.
En cambio, las soluciones in situ se instalan y operan localmente en los servidores de una empresa. El control y la gestión de toda la infraestructura informática, incluido el software, están completamente en manos de la empresa. A diferencia de las soluciones SaaS, las soluciones in situ se instalan de forma permanente en los sistemas de la empresa y requieren actualizaciones periódicas y labores de mantenimiento por parte del departamento informático de la empresa. Por lo tanto, las soluciones locales suelen ser más adecuadas para las empresas que requieren un control exhaustivo de sus sistemas informáticos o tienen que cumplir estrictos requisitos de conformidad.

1. costes

A la hora de decidir si es mejor una solución SaaS o una local, uno de los factores más importantes es el coste. Las soluciones SaaS suelen tener costes de adquisición más bajos que las soluciones in situ, ya que no requieren servidores, infraestructura informática ni personal informático. En cambio, el software se suministra a través de Internet y el usuario suele pagar una cuota mensual o anual por acceder a él.
En cambio, una solución in situ requiere que el software se instale en los servidores de la empresa. Esto significa que la empresa es responsable de la adquisición de servidores, infraestructura informática, licencias y personal informático. Esto puede suponer unos costes de adquisición considerables.
Sin embargo, también hay que tener en cuenta que los costes de una solución in situ pueden seguir siendo inferiores a largo plazo que los de una solución SaaS. Esto se debe a que las soluciones SaaS suelen requerir una cuota mensual o anual que se va sumando con el tiempo. En cambio, una solución in situ puede utilizarse durante muchos años después de su compra e instalación sin incurrir en costes adicionales.
Otro factor de coste importante es el mantenimiento y actualización del software. Con una solución SaaS, la empresa no es responsable de mantener y actualizar el software, ya que de ello se encarga el proveedor. En cambio, una solución in situ requiere que el equipo informático de la empresa, que opera la solución en sus propios servidores, lleve a cabo el mantenimiento y las actualizaciones. Esto requiere costes y recursos adicionales.
Para elegir la mejor opción para su empresa, debe sopesar cuidadosamente el tamaño de su empresa, el número de usuarios, los requisitos de software, los recursos disponibles, como personal informático o equipos técnicos, y su presupuesto en relación con los costes a largo plazo de ambas opciones.

2. opciones de personalización

Otro factor importante a la hora de decidir entre una solución SaaS y una local es la flexibilidad. Las opciones de personalización para requisitos específicos de la empresa pueden ser más flexibles con una solución in situ, ya que la empresa tiene el control total del software. Esto permite añadir o eliminar funciones para adaptar el software a las necesidades. La empresa también puede decidir cómo quiere desplegar el software, es decir, si prefiere un despliegue basado en la nube, local o híbrido.
En cambio, una solución SaaS suele estar estandarizada y, por lo general, ofrece menos opciones de personalización. El proveedor determina qué funciones están disponibles y cómo se suministra el software. Aunque algunos proveedores permiten ciertas personalizaciones, éstas pueden resultar caras y a menudo exigen que la empresa invierta recursos adicionales para realizarlas.

3. integración

Lo mismo ocurre con la integración de soluciones informáticas en los sistemas existentes.
Las soluciones in situ suelen ofrecer más flexibilidad a la hora de integrarse en los sistemas existentes. Como la solución se instala directamente en los servidores de la empresa, puede ser más fácil integrarla en los procesos y sistemas existentes. Además, una solución local suele ofrecer más opciones de personalización y ampliaciones para permitir una integración perfecta en los sistemas existentes.
Con las soluciones SaaS, la integración en los sistemas existentes depende de la API del proveedor. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una API abierta que permite intercambiar datos entre distintas aplicaciones e integrar la solución en los sistemas existentes. En algunos casos, sin embargo, puede ser necesaria una integración personalizada para garantizar que la solución se integra a la perfección. Una ventaja de las soluciones SaaS es que suelen poder implantarse rápidamente, lo que a su vez facilita la integración en los sistemas existentes. Como la solución ya está disponible y no requiere instalación en los sistemas de la empresa, las empresas pueden empezar a utilizarla rápidamente.

4. seguridad

En términos de seguridad, tampoco hay una respuesta clara sobre qué solución es mejor, ya que ambas opciones tienen sus propias precauciones y riesgos de seguridad.
Con una solución in situ, la responsabilidad de la seguridad de los datos recae enteramente en la empresa. Por ello, la empresa debe aplicar medidas de seguridad suficientes para evitar la pérdida de datos y otros problemas de seguridad. Esto incluye la implantación de sistemas cortafuegos, controles de acceso, tecnologías de cifrado, copias de seguridad y actualizaciones periódicas, así como la formación y sensibilización de los empleados.
Con una solución SaaS, la responsabilidad de la seguridad de los datos recae tanto en el proveedor como en la empresa. El proveedor debe garantizar que sus sistemas y procesos son seguros y cumplen los requisitos del sector. Sin embargo, la empresa también debe asegurarse de elegir un proveedor de confianza que cumpla normas de seguridad estrictas, como ISO 27001 o SOC 2.
Para garantizar la seguridad de los datos en una solución SaaS, las organizaciones deben seguir algunas buenas prácticas, como revisar las políticas y acuerdos de privacidad, verificar las certificaciones de cumplimiento de los proveedores, utilizar contraseñas seguras, revisar la actividad de los usuarios y el control de acceso a los datos, y formar y sensibilizar periódicamente a los empleados.
También puede aplicarse la autenticación multifactor para aumentar aún más la seguridad de los datos. La autenticación multifactor requiere algo más que un nombre de usuario y una contraseña para acceder a los datos. En su lugar, los usuarios deben realizar pasos de autenticación adicionales, como introducir un código que se envía a su teléfono o escanear una huella dactilar.
Independientemente de si una empresa utiliza una solución SaaS o local, es importante realizar revisiones y auditorías periódicas para garantizar que los datos están seguros y que la aplicación de las medidas de seguridad se optimiza continuamente.

5. disponibilidad

La disponibilidad y la fiabilidad también son factores importantes a la hora de decidir entre una solución SaaS y una local. Los tiempos de inactividad, es decir, el periodo durante el cual el software no está disponible o no funciona correctamente, deben evitarse en la medida de lo posible.
Con las soluciones locales, la disponibilidad y fiabilidad dependen de la calidad del hardware y la infraestructura de red en la que se ejecuta la solución. Por lo general, las empresas pueden tomar medidas para minimizar el tiempo de inactividad, por ejemplo utilizando sistemas de copia de seguridad, hardware redundante o software especial para controlar y diagnosticar problemas.
En comparación, la disponibilidad y fiabilidad de una solución SaaS depende de la calidad de la infraestructura del proveedor. La mayoría de los proveedores de SaaS tienen sistemas y redes redundantes, así como planes de contingencia para minimizar el tiempo de inactividad. Algunos proveedores incluso ofrecen acuerdos de nivel de servicio (SLA) que garantizan un determinado nivel de disponibilidad y fiabilidad. Como resultado, las soluciones SaaS suelen tener mayor disponibilidad que las soluciones in situ. La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una disponibilidad de al menos el 99,9 %, lo que significa que la solución sólo deja de estar disponible durante unas pocas horas al año. En cambio, las soluciones in situ pueden ser más propensas a los tiempos de inactividad, sobre todo si el hardware o la infraestructura de red están anticuados o mal mantenidos.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que los periodos de inactividad de las soluciones SaaS escapan al control de la empresa. Si el proveedor de SaaS tiene una avería, la empresa no puede hacer nada para restaurar la solución. En cambio, con las soluciones in situ, las empresas pueden reaccionar directamente ante los problemas y tomar medidas para minimizar el tiempo de inactividad.
Para tomar la decisión correcta para su organización, también debe considerar la calidad de su propio hardware e infraestructura de red, o si una solución SaaS tiene planes de contingencia y acuerdos de nivel de servicio.

6. escalabilidad

También hay diferencias importantes entre las soluciones SaaS y las locales en términos de escalabilidad. Una solución SaaS suele ser más fácil de ampliar, ya que el proveedor puede proporcionar con flexibilidad los recursos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente. Esto significa que si necesita más licencias de usuario o módulos y funciones adicionales, sólo tiene que añadirlos. En cambio, las soluciones in situ son menos flexibles en este sentido, ya que obligan a las empresas a añadir y configurar manualmente componentes de hardware y software para proporcionar capacidad adicional. Esto significa que hay que invertir en hardware, como servidores, almacenamiento o dispositivos de red, y que la instalación y configuración del software consume tiempo y personal.

7. facilidad de uso

La facilidad de uso y la experiencia del usuario también son factores importantes a la hora de elegir entre soluciones SaaS y locales.
Las soluciones SaaS suelen ser más fáciles de usar y no requieren una formación exhaustiva, ya que suelen tener una interfaz de usuario más intuitiva. Se puede acceder fácilmente a ellos a través de un navegador web o una aplicación móvil y, por tanto, son accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de si el usuario trabaja en la oficina o a distancia. Los usuarios no tienen que preocuparse de mantener o actualizar el software, ya que el proveedor asume esta responsabilidad.
En cambio, las soluciones in situ suelen requerir una formación más detallada y conocimientos técnicos para implantar, mantener y actualizar el software. Pueden ser menos intuitivos y suelen requerir varios pasos para completar una tarea concreta. Si el software no lo proporciona la propia empresa en una nube, la disponibilidad del software se limita a la red local. Esto significa que los usuarios no pueden acceder a ellos desde fuera de la organización.
Además, las soluciones SaaS suelen ofrecer una experiencia de usuario más estandarizada, ya que todos los usuarios acceden a la misma versión del software. Las actualizaciones y mejoras se proporcionan automáticamente y están disponibles para todos los usuarios. En las soluciones in situ, los distintos usuarios pueden utilizar versiones diferentes del software, lo que puede provocar incoherencias en la experiencia del usuario. Las actualizaciones y mejoras deben aplicarse manualmente, lo que puede requerir tiempo y recursos adicionales.

8. administración

En general, una solución SAAS es más fácil de gestionar y requiere menos infraestructura informática que una solución in situ. Como con una solución SaaS, el proveedor se encarga de mantener, actualizar y proteger el software y la infraestructura subyacente, las empresas no tienen que preocuparse de instalar, mantener y actualizar el software, lo que ahorra tiempo y recursos. Esto significa que las empresas también necesitan menos infraestructura informática, ya que no necesitan servidores ni almacenamiento especiales para ejecutar el software. En cambio, una solución in situ requiere una infraestructura informática más completa, ya que las empresas tienen que ejecutar y gestionar el software en sus propios servidores, lo que a su vez requiere más recursos informáticos para mantener, proteger y actualizar el software.

9. actualizaciones

Las soluciones SaaS suelen ser más fáciles de actualizar, ya que se gestionan de forma centralizada y las actualizaciones pueden realizarse automáticamente sin que el usuario tenga que hacer nada. Estas actualizaciones suelen correr a cargo de un equipo de expertos del proveedor, que se aseguran de que los sistemas estén actualizados y de que se subsane rápidamente cualquier fallo. En cambio, la actualización de una solución local suele requerir intervención manual. El departamento informático de la empresa debe asegurarse de que la nueva versión del software sea compatible con los sistemas y la infraestructura informática existentes. Además, el software debe instalarse y configurarse en sus propios servidores. Esto puede requerir mucho tiempo y recursos y puede provocar tiempos de inactividad o interrupciones. Por lo tanto, las soluciones SaaS suelen ser menos propensas a sufrir interrupciones durante las actualizaciones que las soluciones locales.

10. cumplimiento

Los requisitos de conformidad son de vital importancia para las empresas de muchos sectores. Tanto las soluciones SaaS como las locales pueden cumplir los requisitos de cumplimiento, pero existen algunas diferencias en cuanto a las estrategias de cumplimiento que ofrecen.
Con una solución in situ, la empresa tiene el control total de la infraestructura informática y puede aplicar sus propias medidas de seguridad para cumplir los requisitos de conformidad. Esto ofrece a la empresa una gran flexibilidad y control. Por otra parte, los proveedores de SaaS han desarrollado a menudo estrategias de cumplimiento especiales para satisfacer los requisitos de los distintos sectores. Estos proveedores suelen haber implantado medidas exhaustivas para garantizar que sus soluciones sean seguras y fiables. También suelen trabajar con organismos de auditoría independientes para comprobar la conformidad de sus soluciones y obtener certificaciones.
Los proveedores de SaaS también suelen disponer de más recursos para cumplir requisitos de conformidad especiales, ya que suelen atender a varios clientes y, por tanto, necesitan estar equipados para un mayor número de sectores y requisitos. Esto puede facilitar a las empresas el cumplimiento de los requisitos de conformidad, ya que pueden recurrir a las certificaciones y medidas de seguridad existentes.
Sin embargo, es importante señalar que la responsabilidad de cumplir los requisitos de conformidad recae en última instancia en la propia empresa, independientemente de si opta por una solución SaaS o local. La empresa debe asegurarse de que la solución elegida cumple los requisitos y de que se aplican las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos.

Conclusión

A menudo resulta difícil para las empresas decidir entre una solución local o SaaS. Ambas opciones tienen sus ventajas e inconvenientes específicos. Por lo tanto, es importante considerar sus necesidades y sopesar cuidadosamente los distintos factores, como el coste, la flexibilidad, la escalabilidad, la seguridad, la integración, la facilidad de uso y el cumplimiento de la normativa. Cuál sea la mejor opción depende, en última instancia, de las necesidades y objetivos específicos de su organización y del camino que quiera tomar para el futuro de su empresa.

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