SaaS o en las propias instalaciones

¿Qué solución es mejor?

¿Qué son exactamente las soluciones SaaS y on-premise?

SaaS (Software-as-a-Service) es un modelo de distribución de software en el que las aplicaciones se ofrecen como servicios a través de Internet. Esto significa que el software lo gestiona un proveedor externo en una infraestructura en la nube y los clientes pueden usarlo a través de una conexión a Internet, sin necesidad de instalarlo en sus propios ordenadores o servidores. Los clientes pueden contratar soluciones SaaS, normalmente mediante suscripción, y suelen ofrecer la ventaja de modelos de pago flexibles, actualizaciones automáticas y la posibilidad de acceder al software desde distintos dispositivos y lugares.
Las soluciones «on-premise», por el contrario, se instalan y gestionan localmente en los servidores de una empresa. En este caso, el control y la gestión de toda la infraestructura informática, incluido el software, recaen íntegramente en manos de la empresa. A diferencia de las soluciones SaaS, las soluciones «on-premise» están instaladas de forma permanente en los sistemas de la empresa y requieren actualizaciones periódicas, así como tareas de mantenimiento por parte del departamento de TI de la empresa. Por eso, las soluciones on-premise suelen ser más adecuadas para empresas que necesitan un control exhaustivo sobre sus sistemas informáticos o que deben cumplir requisitos de cumplimiento normativo muy estrictos.

1. costes

A la hora de decidir si es mejor una solución SaaS o una solución local, uno de los factores más importantes es el coste. Las soluciones SaaS suelen tener unos costes iniciales más bajos que las soluciones locales, ya que no hacen falta servidores, infraestructura informática ni personal de TI. En su lugar, el software se ofrece a través de Internet y el usuario suele pagar una cuota mensual o anual por acceder a él.
Por el contrario, una solución local requiere que el software se instale en los servidores de la empresa. Esto significa que la empresa es responsable de la adquisición de los servidores, la infraestructura informática, las licencias y el personal informático. Esto puede suponer unos costes de adquisición considerables.
Sin embargo, también hay que tener en cuenta que, a largo plazo, los costes de una solución local pueden acabar siendo más bajos que los de una solución SaaS. Esto se debe a que las soluciones SaaS suelen requerir una cuota mensual o anual que se va acumulando con el tiempo. Por el contrario, una solución local, una vez comprada e instalada, se puede usar durante muchos años sin que suponga ningún coste adicional.
Otro factor importante en los costes es el mantenimiento y la actualización del software. Con una solución SaaS, la empresa no tiene que encargarse del mantenimiento ni de las actualizaciones del software, ya que de eso se ocupa el proveedor. Por el contrario, con una solución on-premise, el equipo de TI de la empresa, que gestiona la solución en sus propios servidores, tiene que encargarse del mantenimiento y las actualizaciones. Esto supone costes y recursos adicionales.
Para elegir la mejor opción para su empresa, debe sopesar cuidadosamente el tamaño de su empresa, el número de usuarios, los requisitos de software, los recursos disponibles, como personal informático o equipos técnicos, y su presupuesto en relación con los costes a largo plazo de ambas opciones.

2. opciones de personalización

Otro factor importante a la hora de decidir entre una solución SaaS y una local es la flexibilidad. Las opciones de adaptación a las necesidades específicas de la empresa pueden ser más flexibles con una solución local, ya que la empresa tiene control total sobre el software. Así, se pueden añadir o eliminar funciones para adaptar el software a tus necesidades. Además, la empresa también puede decidir cómo quiere implementar el software, es decir, si prefiere una implementación en la nube, local o híbrida.
Por el contrario, una solución SaaS suele estar estandarizada y, por lo general, ofrece menos opciones de personalización. El proveedor es quien decide qué funciones están disponibles y cómo se ofrece el software. Aunque algunos proveedores permiten ciertas personalizaciones, estas pueden resultar caras y, a menudo, requieren que la empresa invierta recursos adicionales para llevarlas a cabo.

3. integración

Lo mismo ocurre con la integración de soluciones de software en los sistemas ya existentes.
Las soluciones «on-premise» suelen ofrecer más flexibilidad a la hora de integrarlas en los sistemas ya existentes. Como la solución se instala directamente en los servidores de la empresa, puede resultar más fácil integrarla en los procesos y sistemas actuales. Además, con una solución local suele haber más opciones de personalización y ampliación para que la integración en los sistemas existentes sea perfecta.
En el caso de las soluciones SaaS, la integración con los sistemas existentes depende de la API del proveedor. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una API abierta que permite intercambiar datos entre diferentes aplicaciones e integrar la solución en los sistemas existentes. En algunos casos, no obstante, puede ser necesaria una integración personalizada para garantizar que la solución se integre a la perfección. Una ventaja de las soluciones SaaS es que, por lo general, se pueden implementar rápidamente, lo que a su vez facilita la integración con los sistemas existentes. Como la solución ya está disponible y no hace falta instalarla en los sistemas de la empresa, las empresas pueden empezar a usarla enseguida.

4. seguridad

En términos de seguridad, tampoco hay una respuesta clara sobre qué solución es mejor, ya que ambas opciones tienen sus propias precauciones y riesgos de seguridad.
En una solución local, la responsabilidad de la seguridad de los datos recae íntegramente en la empresa. Así que la empresa tiene que poner en marcha medidas de seguridad suficientes para evitar la pérdida de datos y otros problemas de seguridad. Esto incluye la implementación de cortafuegos, controles de acceso, tecnologías de cifrado, copias de seguridad y actualizaciones periódicas, así como formación y sensibilización de los empleados.
En una solución SaaS, la responsabilidad de la seguridad de los datos recae tanto en el proveedor como en la empresa. El proveedor debe garantizar que sus sistemas y procesos sean seguros y cumplan con los requisitos del sector. Sin embargo, la empresa también debe asegurarse de elegir un proveedor de confianza que cumpla con estrictas normas de seguridad, como la ISO 27001 o la SOC 2.
Para garantizar la seguridad de los datos en una solución SaaS, las organizaciones deben seguir algunas buenas prácticas, como revisar las políticas y acuerdos de privacidad, verificar las certificaciones de cumplimiento de los proveedores, utilizar contraseñas seguras, revisar la actividad de los usuarios y el control de acceso a los datos, y formar y sensibilizar periódicamente a los empleados.
Además, se puede implementar la autenticación multifactorial para aumentar aún más la seguridad de los datos. La autenticación multifactorial requiere algo más que un nombre de usuario y una contraseña para acceder a los datos. En su lugar, los usuarios deben seguir pasos de autenticación adicionales, como introducir un código que se envía a su móvil o escanear una huella dactilar.
Independientemente de si una empresa utiliza una solución SaaS o local, es importante realizar revisiones y auditorías periódicas para garantizar que los datos están seguros y que la aplicación de las medidas de seguridad se optimiza continuamente.

5. disponibilidad

La disponibilidad y la fiabilidad también son factores importantes a la hora de decidir entre una solución SaaS y una solución local. Hay que evitar en la medida de lo posible los tiempos de inactividad, es decir, el tiempo en el que un programa no está disponible o no funciona correctamente.
En las soluciones locales, la disponibilidad y la fiabilidad dependen de la calidad del hardware y de la infraestructura de red en la que se ejecuta la solución. Por lo general, las empresas pueden tomar medidas para minimizar los tiempos de inactividad, como el uso de sistemas de copia de seguridad, hardware redundante o software específico para supervisar y diagnosticar problemas.
En comparación, la disponibilidad y la fiabilidad de una solución SaaS dependen de la calidad de la infraestructura del proveedor. La mayoría de los proveedores de SaaS cuentan con sistemas y redes redundantes, así como con planes de emergencia para minimizar los tiempos de inactividad. Algunos proveedores incluso ofrecen acuerdos de nivel de servicio (SLA) que garantizan una determinada disponibilidad y fiabilidad. Por eso, las soluciones SaaS suelen tener una mayor disponibilidad que las soluciones locales. La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una disponibilidad de al menos el 99,9 %, lo que significa que la solución solo está indisponible unas pocas horas al año. Las soluciones locales, por el contrario, pueden ser más propensas a sufrir interrupciones del servicio, sobre todo si el hardware o la infraestructura de red están obsoletos o mal mantenidos.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en el caso de las soluciones SaaS, los tiempos de inactividad escapan al control de la empresa. Si el proveedor de SaaS tiene un fallo, la empresa no puede hacer nada para restablecer el servicio. En cambio, con las soluciones locales, las empresas pueden reaccionar directamente ante los problemas y tomar medidas para minimizar los tiempos de inactividad.
Así que, para tomar la decisión correcta para tu empresa, deberías valorar también la calidad de tu propio hardware y de tu infraestructura de red, o si una solución SaaS cuenta con planes de emergencia y acuerdos de nivel de servicio (SLA).

6. escalabilidad

También en cuanto a la escalabilidad hay diferencias importantes entre las soluciones SaaS y las locales. Una solución SaaS suele ser más fácil de escalar, ya que el proveedor puede proporcionar los recursos necesarios de forma flexible para satisfacer las necesidades del cliente. Es decir, si necesitas más licencias de usuario o módulos y funciones adicionales, puedes contratarlos fácilmente. Las soluciones locales, en cambio, son menos flexibles en este sentido, ya que obligan a las empresas a añadir y configurar manualmente componentes de hardware y software para disponer de capacidad adicional. Es decir, hay que invertir en hardware, como servidores, almacenamiento o dispositivos de red, y la instalación y configuración del software requiere tiempo y personal.

7. facilidad de uso

La facilidad de uso y la experiencia del usuario también son factores importantes a la hora de elegir entre soluciones SaaS y locales.
Las soluciones SaaS suelen ser más fáciles de usar y no requieren una formación exhaustiva, ya que a menudo cuentan con una interfaz de usuario más intuitiva. Se puede acceder a ellas fácilmente a través de un navegador web o una app móvil, por lo que están disponibles en cualquier momento y lugar, tanto si el usuario trabaja en la oficina como de forma remota. Los usuarios no tienen que preocuparse por el mantenimiento ni por las actualizaciones del software, ya que el proveedor se encarga de ello.
Por el contrario, las soluciones locales suelen requerir una formación más detallada y conocimientos técnicos para implementar, mantener y actualizar el software. Pueden resultar menos intuitivas y, por lo general, hay que seguir varios pasos para realizar una tarea concreta. Si la empresa no aloja el software en la nube, su disponibilidad se limita a la red local. Esto significa que es posible que los usuarios no puedan acceder a él desde fuera de la empresa.
Además, las soluciones SaaS suelen ofrecer una experiencia de usuario más uniforme, ya que todos los usuarios acceden a la misma versión del software. Las actualizaciones y mejoras se implementan automáticamente y están disponibles para todos los usuarios. En las soluciones locales, es posible que cada usuario utilice una versión diferente del software, lo que puede provocar inconsistencias en la experiencia de usuario. Las actualizaciones y mejoras hay que implementarlas manualmente, lo que puede requerir tiempo y recursos adicionales.

8. administración

En general, una solución SaaS es más fácil de gestionar y requiere menos infraestructura informática que una solución local. Como en una solución SaaS el proveedor se encarga del mantenimiento, las actualizaciones y las copias de seguridad del software y de la infraestructura subyacente, las empresas no tienen que preocuparse por la instalación, el mantenimiento ni las actualizaciones del software, lo que ahorra tiempo y recursos. Esto significa que las empresas también necesitan menos infraestructura informática, ya que no necesitan servidores ni almacenamiento específicos para ejecutar el software. Por el contrario, una solución local requiere una infraestructura informática más completa, ya que las empresas tienen que ejecutar y gestionar el software en sus propios servidores, lo que a su vez exige más recursos informáticos para el mantenimiento, las copias de seguridad y las actualizaciones del software.

9. actualizaciones

Las soluciones SaaS suelen ser más fáciles de actualizar, ya que se gestionan de forma centralizada y las actualizaciones se pueden realizar automáticamente sin que el usuario tenga que hacer nada. Estas actualizaciones las suele llevar a cabo un equipo de expertos del proveedor, que se asegura de que los sistemas estén al día y de que se solucionen rápidamente los posibles errores. Por el contrario, actualizar una solución local suele requerir intervenciones manuales. El departamento de TI de la empresa tiene que asegurarse de que la nueva versión del software sea compatible con los sistemas y la infraestructura de TI existentes. Además, hay que instalar y configurar el software en los propios servidores. Esto puede requerir mucho tiempo y recursos, y puede provocar tiempos de inactividad o interrupciones. Por eso, las soluciones SaaS suelen ser menos propensas a fallos que las soluciones locales a la hora de actualizar.

10. cumplimiento

Los requisitos de cumplimiento normativo son fundamentales para las empresas de muchos sectores. Tanto las soluciones SaaS como las locales pueden cumplir con estos requisitos, aunque hay algunas diferencias en cuanto a las estrategias de cumplimiento que ofrecen.
Con una solución local, la empresa tiene control total sobre la infraestructura informática y puede aplicar sus propias medidas de seguridad para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. Esto le da a la empresa mucha flexibilidad y control. Por otro lado, los proveedores de SaaS suelen haber desarrollado estrategias de cumplimiento específicas para adaptarse a los requisitos de distintos sectores. Estos proveedores suelen haber implementado medidas exhaustivas que garantizan que sus soluciones sean seguras y fiables. Además, suelen colaborar con organismos de auditoría independientes para comprobar que sus soluciones cumplen con la normativa y obtener las certificaciones correspondientes.
Además, los proveedores de SaaS suelen tener más recursos para cumplir requisitos específicos de cumplimiento normativo, ya que normalmente prestan servicio a varios clientes y, por lo tanto, deben estar preparados para un mayor número de sectores y requisitos. Esto puede facilitar a las empresas el cumplimiento de los requisitos normativos, ya que pueden recurrir a certificaciones y medidas de seguridad ya existentes.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la responsabilidad de cumplir con los requisitos de cumplimiento recae, en última instancia, en la propia empresa, independientemente de si opta por una solución SaaS o una solución local. La empresa debe asegurarse de que la solución elegida cumpla con los requisitos y de que se hayan implementado las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos.

Conclusión

A menudo, a las empresas les cuesta decidir entre una solución local o una de SaaS. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas específicas. Por eso es importante tener en cuenta tus necesidades y sopesar cuidadosamente los distintos factores, como el coste, la flexibilidad, la escalabilidad, la seguridad, la integración, la facilidad de uso y el cumplimiento normativo. En última instancia, cuál sea la mejor opción depende de las necesidades y objetivos específicos de tu empresa, y del camino que quieras elegir para su futuro.

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