Rivien välistä: Milloin ja miten lievennetty puhe tekee johtajuudesta menestyksekästä?

Mitä on lievennetty puhe?

Lievennetyllä puheella tarkoitetaan käytäntöä, jossa lausumat tai ohjeet muotoillaan siten, että ne vaikuttavat vähemmän suorilta tai sitovilta.
Tämä tehdään usein kohteliaisuudesta, kunnioituksesta tai halusta välttää konflikteja.
Pehmennetyn kielen tasoja on kuusi, jotka edustavat viestinnän pehmentämisen eri asteita – suorasta kielestä hyvin varovaisiin, epäsuoriin muotoiluihin.

1. Komento: ”Sammuta valo.” Tämä on suorin viestintämuoto, jossa puhuja antaa selkeän käskyn ilman sävyjä tai kohteliaita muotoja. Väärinymmärryksille ei ole tilaa, mutta lausuma voi kuitenkin tuntua liian vaativalta tai epäkohteliaalta, erityisesti herkissä tilanteissa.”
2. Deklaratiivinen lausuma (joukkueen velvollisuuslausuma): ”Meidän pitäisi sammuttaa valot.”
   Tällä tasolla ilmaistaan kollektiivinen sitoumus, ja puhuja sisällyttää lausumaansa ryhmän tai tiimin.
   Tämä pehmentää käskyä ja luo tunteen jaetusta vastuusta.
3. Ehdotus (ryhmän ehdotus): ”Voisimmeko sammuttaa valot?”
   Puhuja tekee tässä ehdotuksen, joka jättää tilaa keskustelulle tai vastaväitteille.
   Tämä muoto on kohteliaampi ja vähemmän suora kuin käsky, mutta silti suhteellisen selkeä tarkoitukseltaan.
4. Mielipidekysely: ”Eikö olisi parempi, jos sammuttaisimme valot?”
   Tässä esitetään kysymys, jolla halutaan selvittää toisen henkilön mieltymys.
   Tämä muotoilu on vielä epäsuorempi ja antaa vastaanottajalle mahdollisuuden tuoda oma mielipiteensä esiin.
5. Varovainen kysymys (vihje): ”Eikö täällä ole vähän liian valoisaa?”
   Puhuja vain vihjaa huolenaiheesta ilmaisematta sitä suoraan.
   Tämä muoto on hyvin varovainen ja epäsuora, mikä sisältää riskin, että viesti ei ole tarpeeksi selkeä ja se ymmärretään väärin.
6. Lievennetty vihje: ”Olisi ehkä hyödyllistä, jos täällä olisi hieman pimeämpää.”
   Tämä on lievennetyin viestinnän muoto, jossa puhuja vain vihjaa aikomuksesta sanomatta sitä suoraan.
   Tämä taso on kaikkein riskialttein, sillä aikomus voidaan helposti jättää huomiotta tai jättää huomiotta.

Miksi käytetään pehmennettyä kieltä?

• Kohteliaisuus ja kunnioitus: Pehmennetty kieli auttaa säästämään keskustelukumppanin tunteita tekemällä lausunnosta vähemmän vastakkainasettelua aiheuttavan.
  Tämä on erityisen tärkeää hierarkkisissa rakenteissa, joissa alaiset haluavat puhutella esimiehiään kunnioittavasti, eivät voi olla suoraan ristiriidassa esimiesten kanssa tai eivät saa ilmaista selkeää kritiikkiä.
  Jotta he eivät vaarantaisi asemaansa mutta puhuisivat silti tärkeistä asioista, he turvautuvat usein epäsuoriin tai lieventäviin muotoiluihin.
• Konfliktien välttäminen: Pehmennetty kieli voi auttaa lieventämään mahdollisia konflikteja pehmentämällä keskustelun sävyä tilanteissa, joissa voi syntyä jännitteitä tai erimielisyyksiä.
• Harmonian ylläpitäminen: Ihmisillä on voimakas tarve tulla muiden hyväksymäksi ja pitämäksi.
  Suorat tai vastakkainasettelevat lausunnot voivat vaarantaa tämän tarpeen rasittamalla suhdetta keskustelukumppaniin.
  Pehmeä kieli antaa puhujalle mahdollisuuden saada viestinsä perille vaarantamatta sosiaalista harmoniaa.
• Epävarmuus tai varovaisuus: Pehmennettyä kieltä käytetään myös silloin, kun olet epävarma oikeasta suunnasta tai väitteen oikeellisuudesta tai kun et halua vaikuttaa liian vaativalta.
  Pehmentämällä lausumia suojaudut mahdollisilta virheiltä, kriittiseltä palautteelta tai kielteisiltä seurauksilta.
• Kulttuurijälki: Monissa kulttuureissa, erityisesti Itä-Aasian kaltaisissa kollektivistisissa yhteiskunnissa, harmoniaa ja sosiaalisten suhteiden ylläpitämistä arvostetaan suuresti.
  Täällä käytetään usein pehmennettyä kieltä kasvojen säästämiseksi ja suoran vastakkainasettelun välttämiseksi.
  Näissä kulttuureissa epäsuora viestintä on siis normaalia, kun taas individualistisissa kulttuureissa, kuten monissa länsimaissa, suositaan usein suorempaa viestintää.
• Sukupuoliroolit: Sukupuoliroolit voivat myös vaikuttaa lievennetyn puheen käyttöön.
  Tutkimukset osoittavat, että naisilla on taipumus käyttää pehmennettyä kieltä useammin, jotta heidät koettaisiin yhteistyökykyisiksi ja empaattisiksi, sillä näitä ominaisuuksia pidetään monissa kulttuureissa sosiaalisesti suotavina naisille.
  Miehiä taas saatetaan rohkaista kommunikoimaan suoremmin joissakin yhteyksissä, jotta heidät nähtäisiin itsevarmoina ja vahvoina.
• Ammatilliset ja sosiaaliset normit: Tietyissä ammateissa tai sosiaalisissa ryhmissä voi olla myös normaalia pehmennetty kieli.
  Esimerkiksi ammateissa, joissa diplomaattinen tai terapeuttinen viestintä on avainasemassa (kuten diplomatia tai terveydenhuolto), käytetään tietoisesti pehmennettyä kieltä, jotta vaikeat aiheet voidaan käsitellä herkästi.

Puhe voi lievennettynä johtaa ongelmiin

Pehmennetyllä kielellä on siis etunsa, ja siitä voi olla paljon hyötyä.
Se voi kuitenkin johtaa myös vaikeuksiin.

1. Väärinkäsitykset ja väärintulkinnat: Pehmennetty kieli voi johtaa siihen, että viestiä ei oteta selkeästi vastaan.
   Jos esimerkiksi lausuntoja lievennetään liikaa, on olemassa vaara, että vastaanottaja ei ota niitä vakavasti, tulkitsee ne väärin tai jättää ne yksinkertaisesti huomiotta.
   Tiimin jäsen ei ehkä esimerkiksi koe lievennettyä pyyntöä kiireelliseksi eikä suorita tehtävää ajoissa, tai vastaanottaja voi tuntea, ettei häntä ole lainkaan tarkoitettu tai ettei kyseessä ole pyyntö.
2. Viestinnän epäselvyys: Lisäksi pehmennetty kieli voi johtaa siihen, että tiimin jäsenet eivät tiedä tarkalleen, mitä heiltä odotetaan.
   Tämä voi johtaa hämmennykseen, tehottomaan työskentelyyn ja viivästyksiin.
3. Alitajuiset ristiriidat: lievennettyä puhetta käytetään usein myös kriittisten mutta epämiellyttävien aiheiden välttämiseen. Jos ristiriitoja tai ongelmia ei kuitenkaan käsitellä suoraan lievennetyn puheen avulla, ne jäävät usein ratkaisematta ja voivat pitkällä aikavälillä rasittaa tiimin dynamiikkaa. Jos tiimin jäsen suoriutuu jatkuvasti huonosti eikä esimies puutu asiaan suoraan, seurauksena voi olla merkittäviä ongelmia koko tiimille.
4. Auktoriteetin heikentäminen: Johtajat voidaan myös kokea heikkoina tai epävarmoina, jos he luottavat liikaa pehmennettyyn kieleen.
   Esimerkiksi epävarmalla, pehmennetyllä sävyllä annettuja ohjeita ei välttämättä oteta vakavasti.

Malcolm Gladwellin kirjassa ”Outliers” mainitaan kuuluisa ilmailualan tutkimus, joka osoittaa lievennetyn puheen kohtalokkaat seuraukset.
Tutkimuksessa tutkittiin lento-onnettomuuksia, joissa viestintävirheillä oli merkittävä rooli.
Monissa näistä tapauksista perämiehet tai muut miehistön jäsenet olivat liian haluttomia tai kunnioittavia kapteenia kohtaan puuttuakseen suoraan mahdollisesti vaarallisiin tilanteisiin.

Esimerkki: Perämies huomasi teknisen ongelman, mutta huomautti siitä pehmennetyssä muodossa: ”Näyttää siltä, että tässä saattaa olla pieni ongelma.”
Kapteeni ei ottanut varoitusta tarpeeksi vakavasti, mikä johti katastrofiin.

Erityisesti tällaisissa tapauksissa lievennetty puhe voi johtaa hengenvaarallisiin väärinkäsityksiin tai rajoittaa tiimin jäsenten toimintakykyä niin, että tarvittaviin toimenpiteisiin ei ryhdytä.
Vaikka lievennetty puhe voi siis olla monissa tilanteissa hyödyllistä suhteiden ylläpitämiseksi ja konfliktien välttämiseksi, siihen liittyy huomattavia riskejä silloin, kun tarvitaan selkeää ja ytimekästä viestintää.
Johtajien ja projektipäälliköiden tulisi olla tietoisia näistä riskeistä ja edistää kulttuuria, jossa avoin ja suora palaute on mahdollista, jotta väärinkäsityksiltä ja vääriltä päätöksiltä vältyttäisiin.

Lievennetyn puheen tietoinen käyttö jokapäiväisessä työelämässä

Käyttämällä lievennettyä puhetta johtajat ja työntekijät voivat ylläpitää myönteistä ja tuottavaa viestintää jokapäiväisessä työelämässä.
Mahdollisten epäselvyyksien tai vaikeuksien välttämiseksi lievennettyä puhetta on kuitenkin käytettävä tietoisesti.
Muutama yksinkertainen sääntö voi auttaa tässä.

• Aseta selkeät tavoitteet: Ennen kuin käytät pehmennettyä kieltä, on oltava selvää, mikä tavoite halutaan saavuttaa:
  • Harmonisen työympäristön luominen tai ylläpitäminen sekä kunnioituksen ja arvostuksen osoittaminen.
  • Arkaluonteisten aiheiden tai kriittisen palautteen käsitteleminen.
  • hierarkiat ja kulttuurinormit.
  • Vältä konflikteja tai lievennä niitä.
  • Edistää yhteistyötä ja ajatustenvaihtoa.
• Tasapainoilu kohteliaisuuden ja selkeyden välillä: Vaikka on tärkeää viestiä kunnioittavasti, viestiä ei saa lieventää niin paljon, että siitä tulee epäselvä. Suorasukaisuutta on hallittava asiayhteyden mukaan oikealla tasolla.
• Mieti asiayhteyttä: Lieventävää puhetta tulisi aina käyttää tilanteen kontekstissa.
  Kriisitilanteissa tai kun tarvitaan tarkkoja ohjeita, suora viestintä on usein sopivampaa.
  Toisaalta lievennetty puhe on aina tarpeen, jos kulttuurinen konteksti niin vaatii.
• Edistetään avoimen viestinnän kulttuuria: Organisaatiossa olisi edistettävä avoimen ja rehellisen viestinnän kulttuuria, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi ilmaista ajatuksensa selkeästi ja suoraan.

Yhteenveto

Lieventynyt puhe on kaksiteräinen miekka viestinnässä, erityisesti johtamisessa ja projektinhallinnassa.
Vaikka lievennetty puhe voi auttaa edistämään harmoniaa ja välttämään konflikteja, se sisältää myös väärinkäsitysten ja tehottoman päätöksenteon riskin.
Johtajien tulisi olla tietoisia tämän viestintämuodon dynamiikasta ja käyttää sitä tarkoituksenmukaisesti säilyttääkseen tasapainon kohteliaisuuden ja selkeyden välillä.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!