Lemmikkiprojektit - luovat poikkeamat vai strategiset kompastuskivet?

Suosikkiprojektien strateginen johtaminen

Mitä ovat lemmikkiprojektit?

"Lemmikkiprojektit" (Pet Projects) ovat projekteja tai aloitteita, jotka yksittäiset henkilöt tai pienet tiimit ovat käynnistäneet organisaatiossa intohimosta, henkilökohtaisesta kiinnostuksesta tai spontaanista ideasta. Samalla näille hankkeille on usein ominaista tietty riippumattomuus yrityksen tavanomaisista prosesseista ja prioriteeteista. Joitakin moniin lemmikkiprojekteihin soveltuvia piirteitä ovatkin seuraavat:

• Henkilökohtainen motivaatio: Lemmikkiprojektien kantavana voimana ovat usein osallistujien henkilökohtaiset intressit, intohimot tai vakaumukset. Aloitteen tekijöillä on erityinen kiintymys hankkeeseen ja he ovat sitoutuneet siihen, vaikka hanketta ei virallisesti tuettaisikaan. Tällaiset hankkeet ovatkin yleensä sellaisten johtajien tai työntekijöiden käynnistämiä, jotka uskovat vahvasti ideansa onnistumiseen.
• Virallisen hyväksynnän puuttuminen: Lemmikkiprojektit aloitetaan usein ilman virallista hyväksyntää tai organisaation virallista tukea. Siksi ne ovat yleensä tavanomaisen projektisalkun ulkopuolella, eikä niillä ole selkeää yhteyttä organisaation strategisiin tavoitteisiin. Voi myös käydä niin, että ne ovat ristiriidassa yrityksen tavoitteiden kanssa ja siten niitä boikotoidaan.
• Resurssien sitominen: Nämä projektit saattavat sitoa huomattavia ajallisia, taloudellisia tai henkilöstöresursseja, jotka on varattu virallisesti hyväksyttyihin projekteihin. Tämä voi johtaa käytettävissä olevien resurssien tehottomaan käyttöön.
• Avoimuuden puute: Koska lemmikkiprojekteja toteutetaan usein epävirallisesti ja ilman virallisia rakenteita, niistä puuttuu usein avoimuus. Tämä voi johtaa siihen, että tärkeää tietoa ei jaeta ja yhteistyö tiimin tai organisaation sisällä kärsii.
• Merkittävä riski: Lemmikkiprojekteissa ei useinkaan noudateta projektinhallinnan perusohjeita. Tämän seurauksena tärkeät perusasiat, kuten markkina-analyysit, kustannus-hyötyanalyysit tai riskinarviointi, usein puuttuvat. Tämä lisää merkittävästi riskiä, että hanke epäonnistuu tai osoittautuu flopiksi.

Lemmikkiprojektien keskeiset ongelmat

Lemmikkiprojektit voivat tuottaa innovatiivisia ideoita ja lähestymistapoja, joita ei muuten toteutettaisi. Lisäksi työntekijät, jotka työskentelevät lemmikkiprojektinsa parissa, ovat usein erittäin motivoituneita ja sitoutuneita, mikä voi lisätä tyytyväisyyttä työhön. Samalla tällaiset projektit voivat toimia prototyyppeinä tai kokeiluina, jotka voidaan myöhemmin integroida virallisiin projekteihin. Lemmikkiprojekteilla voi kuitenkin olla myös negatiivisia vaikutuksia. Ne Ne vaativat usein huomattavia määriä rahaa ja aikaa. Jos projektit esimerkiksi epäonnistuvat tai eivät sovi yhteen yrityksen strategian kanssa, ne voivat tuhlata arvokkaita resursseja tai johtaa resurssikonflikteihin. Ne vievät työntekijöiden huomion pois tärkeistä, strategisista projekteista ja voivat johtaa tiimin sisäisiin ristiriitoihin, varsinkin jos yksittäiset projektit priorisoidaan tai koetaan tärkeämmiksi kuin viralliset projektit. Tämä voi johtaa tyytymättömyyteen tiimin sisällä ja siten heikentää yhteistyötä. Koska lemmikkiprojekteja on usein virallisten projektinhallintarakenteiden ulkopuolella, niiltä puuttuu asianmukainen seuranta, valvonta ja dokumentointi.

Kuuluisia lemmikkiprojekteja

Lemmikkiprojekteista on lukuisia tunnettuja esimerkkejä. Jotkut niistä ovat johtaneet ongelmiin, kun taas toiset ovat osoittautuneet menestyksekkäiksi ja olleet myönteisiä yritykselle.

1. Google Glass:

Google Glass oli Googlen kokeellisen tutkimuslaboratorion Google X:n kunnianhimoinen projekti. Tietolaseilla oli tarkoitus mullistaa ihmisten tapa olla vuorovaikutuksessa teknologian kanssa. Vaikka pieni, innostunut tiimi oli aluksi innoissaan, projektissa oli useita ongelmia, kuten yksityisyyden suojaan liittyvät huolenaiheet, kohtuuttoman korkea hinta ja selkeiden käyttötarkoitusten puute. Esimerkiksi markkina-analyysi puuttui ennen projektin aloittamista, minkä vuoksi tuote epäonnistui lopulta kaupallisesti ja vedettiin pois markkinoilta.

2. Microsoft Zune:

Zune oli Microsoftin yritys kilpailla Applen iPodin kanssa. Se oli kannettava mediasoitin, joka julkaistiin vuonna 2006. Tuote ei kuitenkaan koskaan pysynyt kilpailijoiden vauhdissa, osittain siksi, että markkinoille tulo oli viivästynyt, markkinointistrategia oli riittämätön ja tuote oli kilpailijoita vähemmän innovatiivinen. Vaikka Zune ei välttämättä ollutkaan tyypillinen lemmikkiprojekti, pieni, innostunut ryhmä Microsoftissa tuki sitä voimakkaasti. Projekti sai resursseja ja huomiota, jotka olisi voitu sijoittaa paremmin muihin, strategisempiin aloitteisiin.

3. Amazon's Fire Phone:

Vuonna 2014 Amazon toi markkinoille Fire Phone -älypuhelimen, jossa on ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten 3D-käyttöliittymä ja integroitu Amazon-ohjelmisto. Se oli kunnianhimoinen hanke, jota Jeff Bezos tuki voimakkaasti. Se kehitettiin kuitenkin ilman riittävää markkina-analyysia ja käyttäjäpalautetta, joten siitä tuli floppi. Fire Phonea kritisoitiin sen korkeasta hinnasta, integraation puutteesta Googlen palveluihin ja huonosta käyttökokemuksesta. Amazon joutui lopulta kirjaamaan suuria tappioita.

4. Sony PlayStation:

PlayStation sai alkunsa Sonyn insinöörin Ken Kutaragin sivuprojektista, joka oli alun perin kehittänyt äänisirun Super Nintendo Entertainment Systemiin (SNES). Hän vakuutti Sonyn investoimaan konsolinsa kehittämiseen, ja vuonna 1994 julkaistun ensimmäisen PlayStationin menestys osoitti hänen olevan oikeassa. Tuote mullisti videopeliteollisuuden ja vakiinnutti Sonyn yhdeksi maailman johtavista konsolivalmistajista.

5. Google Gmail:

Googlen työntekijät saavat käyttää 20 prosenttia työajastaan omiin projekteihinsa, jotka eivät välttämättä liity heidän virkatehtäviinsä. Gmail alkoi Googlen insinöörin 20 prosentin projektina. Vuonna 2004 tapahtuneen lanseerauksensa jälkeen Gmail mullisti sähköpostin käytön suurella tallennustilalla ja innovatiivisilla ominaisuuksilla, kuten keskusteluketjuilla. Siitä tuli nopeasti yksi maailman käytetyimmistä sähköpostipalveluista, ja se on nyt keskeinen osa Googlen tarjontaa.

6. Post-it Notes from 3M:

Post-it-laput keksittiin tohtori Spencer Silverin, 3M:n tutkijan, sivuprojektina. Hän kehitti heikon liiman, jolle ei aluksi ollut selvää käyttöä. Hänen kollegansa Art Fry tunnisti potentiaalin ja kehitti tarralaput. Post-it-lappuja alettiin myydä kaupallisesti vuonna 1980, ja ne ovat siitä lähtien olleet valtava menestys. Ne ovat edelleen jokapäiväinen toimistotuote, ja ne ovat tuoneet 3M:lle huomattavaa myyntiä ja markkinaosuutta.

7. Facebookin tykkäysnappi:

Facebookin Tykkää-painike oli alun perin myös yrityksen sisäinen lemmikkiprojekti. Pieni tiimi työskenteli tämän yksinkertaisen mutta tehokkaan ominaisuuden kehittämiseksi. Se otettiin käyttöön vuonna 2009, ja se muutti nopeasti käyttäjien tapaa reagoida Facebookin sisältöön. Siitä tuli keskeinen osa sosiaalista mediaa, ja se on edistänyt merkittävästi käyttäjien sitoutumista ja vuorovaikutusta.

Der richtige Umgang mit Pet Projects

Es kann vorkommen, dass man während der Umsetzung eines Projektes plötzlich feststellen muss, dass man an ein Pet Project geraten ist. Beispielsweise, weil es ein Lieblingsprojekt einer Führungskraft ist, die sich ungewöhnlich stark dafür interessiert und aus einem ursprünglich kleinen Projekt nach und nach ein Projekt mit einem stark wachsenden Umfang macht – auch wenn das vielleicht der Unternehmensstrategie widerspricht oder nicht genügend Ressourcen vorhanden sind. Steckt man bereits mitten in einem solchen Projekt, kann es schwierig sein, aus der Situation wieder sauber herauszukommen. Daher ist es wichtig, schon vor Projektbeginn eine strukturierte Herangehensweise zu verfolgen, um solche Projekte zu erkennen.

1. Klare Projektmanagement-Richtlinien

Initiatoren von Lieblingsprojekten umgehen oftmals festgelegte Richtlinien, wie beispielsweise einen formellen Genehmigungsprozess. Um Projekte zu vermeiden, die sich im Nachhinein als Flop herausstellen, ist es also wichtig, einen Genehmigungsprozess mit klaren Kriterien zu etablieren und auf dessen Einhaltung zu bestehen. So können beispielsweise die strategische Relevanz, der Ressourcenbedarf und der potenzielle Nutzen schon vor Projektbeginn in einem Business Case, einer Charta oder einer Kosten-Nutzen-Analyse geklärt werden. Eine frühzeitige Risikobewertung sowie eine Marktanalyse können ebenfalls dabei helfen, strategisch nicht sinnvolle Projekte abzulehnen.

2. Projektdokumentation und Ressourcenmanagement

Das Beispiel von Google zeigt, dass es sinnvoll sein kann, auch offensichtliche Pet Projects umzusetzen, um Mitarbeitende zu motivieren. Wichtig ist in solchen Fällen allerdings darauf zu achten, dass alle Projekte sauber dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Gleichzeitig sollte es klare Priorisierungsprozesse geben, um sicherzustellen, dass strategisch wichtigen Projekten jederzeit die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Ein effektives Projektportfoliomanagement kann sicherstellen, dass Pet Projects im Kontext des gesamten Projektportfolios bewertet und richtig priorisiert werden.

3. Regelmässige Überprüfung

Insbesondere, wenn man bereits in einem Lieblingsprojekt einer Führungskraft feststeckt, ist ein guter Umgang mit der heiklen Situation notwendig. Hier mit der Tür ins Haus zu fallen und die Führungskraft zur Rede zu stellen ist nämlich nicht immer möglich. Regelmässige Statusberichte, die vor einer Gruppe von Stakeholdern präsentiert werden, können einem Projektleitenden allerdings die Möglichkeit geben, Änderungen am Projekt oder sogar dessen Abschluss vorzuschlagen. Durch das frühzeitige Einbinden wichtiger Stakeholder können Projektleitende sich deren Unterstützung sichern, um das Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen zu halten. Regelmässige Feedbackschleifen und Retrospektiven helfen ausserdem, die strategische Relevanz des Projektes sicherzustellen.

Yhteenveto

Lemmikkiprojektit voivat johtaa suureen menestykseen ja olla arvokas innovaatioiden ja työntekijöiden sitoutumisen lähde. Ilman strategista johtamista ja selkeitä ohjeita ne voivat kuitenkin aiheuttaa myös merkittäviä haasteita ja resurssikonflikteja. Kohdennetun arvioinnin, avoimen viestinnän ja säännöllisten tarkastelujen avulla yritykset voivat valjastaa näiden hankkeiden potentiaalin ja varmistaa, että ne edistävät yrityksen tavoitteiden saavuttamista.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!