Projektinhallinnan pääperiaatteet: Saint-Exupery

Keskittyminen olennaiseen, jotta projektit voidaan hoitaa tehokkaasti.

Mistä tämä lainaus on peräisin?

Lainauksen ”Täydellisyyttä ei saavuteta silloin, kun ei ole mitään lisättävää, vaan silloin, kun ei ole mitään pois otettavaa” on sanonut Antoine de Saint-Exupéry, ranskalainen kirjailija, joka tunnetaan parhaiten kuuluisasta lastenkirjastaan ”Pieni prinssi”. Tämä lainaus on yhdestä hänen teoksestaan nimeltä ”Terre des hommes” (suom. ”Ihmisten maa”). Sitaatin alkuperästä ei ole tarkkaa tietoa, mutta sitä käytetään usein esimerkiksi täydellisyyden ja optimoinnin kaltaisten aiheiden yhteydessä.

Miten tämä lainaus auttaa projektinhallinnassa?

Mitä suurempi yritys on, sitä monimutkaisempi se on. Seurauksena voi olla, että rakenteista, prosesseista, projekteista, tuotteista ja palveluista tulee tarpeettoman kalliita ja monimutkaisia. Tämä johtuu usein siitä, että ihmiset pyrkivät täydellisyyteen eivätkä enää keskity olennaiseen vaan lisäävät jatkuvasti rakenteita, prosesseja tai tuotteiden toimintoja. Monet ihmiset noudattavatkin mottoa ”enemmän on parempi”. Saint-Exupéryn sitaatti kehottaakin meitä keskittymään olennaiseen.
Saint-Exupéryn lainaus voi siis auttaa keskittymään projektinhallinnassa yksinkertaisuuteen ja tehokkuuteen. Se tekee selväksi, että täydellisyydessä ei ole kyse mahdollisimman monen ominaisuuden tai yksityiskohdan lisäämisestä, vaan tärkeimpien elementtien säilyttämisestä ja epäolennaisten pois jättämisestä ajan, resurssien ja rahan säästämiseksi. Tämä edellyttää projektin osa-alueiden selkeää harkintaa ja priorisointia. Projektipäällikön on siis päätettävä, mitkä ominaisuudet ja tiedot ovat olennaisia ja mitkä eivät, jotta hanke voidaan supistaa vain olennaiseen ja näin lisätä onnistumisen mahdollisuuksia.
On myös tärkeää huomioida, että tätä lähestymistapaa tulisi noudattaa sekä hankkeen suunnittelu- ja kehittämisvaiheessa että sen toteuttamisen ja seurannan aikana, jotta projekti pysyy suunnitellussa aikataulussa ja toteutuu mahdollisimman tehokkaasti.
Joitakin tapoja toteuttaa tätä näkemystä projektinhallinnassa ovat esimerkiksi MVP (Minimum Viable Product) tai Lean Project Management.

Mikä on MVP?

Minimaalisen toimiva tuote (MVP, Minimum Viable Product) mahdollistaa tuotteen yksinkertaisen version kehittämisen ja testaamisen ennen ja yksityiskohtien lisäämistä. Minimaalinen toimiva tuote sisältää vain tärkeimmät toiminnot, joita se tarvitsee, jotta tuote voidaan toimittaa tehokkaasti markkinoille. Näin projektissa keskitytään vain olennaisiin seikkoihin. Muita MVP:n etuja ovat:

• Tuote voidaan tuoda markkinoille nopeammin, koska kaikkia toimintoja ja yksityiskohtia ei välttämättä tarvitse kehittää heti alussa, vaan voidaan keskittyä kaikkein tärkeimpiin seikkoihin.
• Potentiaalisilta asiakkailta voidaan kerätä nopeasti palautetta, mikä tarkoittaa, että kehitys voidaan mukauttaa paremmin asiakkaiden tarpeisiin.
• MVP vähentää riskejä, sillä sen avulla saadaan nopeasti selville, tuleeko tuote menestymään markkinoilla, ennen kuin sen kehittämiseen käytetään liikaa aikaa ja resursseja.
• Sen avulla tuotteen kehittäminen voidaan jakaa pienempiin vaiheisiin, mikä voi helpottaa projektin suunnittelua ja toteuttamista.

MVP-menetelmän käyttäminen edellyttää, että sinulla on ensin selkeä käsitys siitä, mitkä tuotteen ominaisuudet ja yksityiskohdat ovat kriittisiä sen onnistumisen kannalta. Tämän jälkeen voit alkaa kehittämään yksinkertaista versiota tuotteesta, joka sisältää nämä tärkeät ominaisuudet, ja toimittaa sen ryhmälle ensimmäisiä käyttäjiä. Näiltä käyttäjiltä saatua palautetta voidaan käyttää tuotteen mukauttamiseen ja parantamiseen. On tärkeää ottaa käyttäjien palaute jatkuvasti huomioon, jotta voidaan varmistaa, että tuotetta parannetaan jatkuvasti ja että se vastaa markkinoiden tarpeita ja odotuksia.

Mitä on Lean-projektinhallinta?

Lean-projektinhallinta on lähestymistapa, jossa keskitytään prosessien optimointiin ja turhien asioiden poistamiseen projektien tehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Lähestymistapa perustuu alun perin autoteollisuudessa kehitettyihin Lean Management -periaatteisiin, joissa keskitytään arvon luomiseen asiakkaalle vähentämällä hävikkiä.
Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa sitä, että projektissa keskitytään vain sen tärkeimpiin puoliin ja karsitaan kaikki tarpeeton pois ajan, resurssien ja rahan säästämiseksi. Kyse on prosessien virtaviivaistamisesta ja projektin laadun varmistamisesta keräämällä nopeasti palautetta asiakkailta ja tiimin jäseniltä, jotta muutoksia voidaan tehdä tarvittaessa. Lean-projektinhallintaa voidaan soveltaa useilla eri toimialoilla ja sektoreilla, ja se on erityisen hyödyllinen, kun projekteja halutaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti sekä minimoida riskit.
Joitakin Lean-projektinhallinnan keskeisiä periaatteita ja tapoja niiden toteuttamiseksi ovat:

• Keskity arvon luomiseen asiakkaille: Tämä tarkoittaa, että asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin keskitytään ja varmistetaan, että hanke on niiden mukainen. Jo ennen projektin aloittamista on tärkeää selvittää asiakkaan tarpeet, sillä vasta sen jälkeen projekti voidaan sovittaa heidän tarpeisiinsa ja täyttää kaikki toiveet. Esimerkiksi joustavilla menetelmillä, joissa on lyhyet, iteratiiviset syklit ja nopea palautteenanto, voidaan keskittyä projektin toteutuksen aikana ensisijaisesti asiakastarpeisiin ja tehdä parannuksia nopeasti.
• Keskity prosesseihin: Lean-johtaminen on hankkeen prosessien parantamista ja optimointia. Tämä tapahtuu analysoimalla prosesseja ja tunnistamalla niistä tehottomat.
• Turhien osien vähentäminen: Hankkeen kaikissa vaiheissa on tärkeää välttää hukattua aikaa ja resursseja. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi optimoimalla prosesseja, keskittymällä muutamaan keskeiseen tuotetoimintoon tai käyttämällä joustavia menetelmiä. Näin projektityöskentely tehostuu.
• Jatkuva kehitys: Pitkän aikavälin menestyksen takaamiseksi on aina keskityttävä parantamaan prosesseja ja niiden laatua projektin aikana. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi säännöllisten palautekierrosten tai opittujen kokemusten avulla.
• Tiimityö: Tiimityöllä on tärkeä rooli Lean-johtamisessa. Kaikkien osallistujien yhteistyön avulla ongelmat voidaan ratkaista nopeammin ja tehokkaammin, ja projektin tuloksia voidaan parantaa.
• Kommunikointi: Avoin ja läpinäkyvä kommunikointi on ratkaisevan tärkeää hankkeen onnistumisen kannalta. Säännöllisillä mutta tehokkailla kokouksilla ja digitaalisten työkalujen käytöllä voidaan parantaa viestintää ja ratkaista ongelmia nopeammin.
• Nopea palaute: Tämä tarkoittaa lyhyiden, iteratiivisten syklien käyttöä, jotta voit kerätä palautetta asiakkailta ja tiimin jäseniltä jo varhaisessa vaiheessa ja tehdä tarvittavia muutoksia. Joustavat menetelmät, kuten Scrum, soveltuvat hyvin tähän lähestymistapaan.
• Visuaalisten työkalujen ja menetelmien käyttö: Selkeät visualisoinnit ovat hyvä keino optimoida prosesseja ja seurata projektin etenemistä. Näitä voivat olla esimerkiksi Kanban-taulut tai Lean-virtauskaaviot.

Mitä hyötyjä Lean-projektinhallinnasta on?

Lean-projektinhallinnan soveltaminen voi tuoda useita etuja, kuten:

• Prosessien tehokkuuden parantaminen: Keskittymällä arvon tuottamiseen asiakkaalle ja poistamalla hävikki, prosessit saadaan optimoitua, mikä voi johtaa tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntymiseen.
• Kustannusten aleneminen: Optimoimalla prosesseja ja poistamalla hukkaa säästetään resursseja, mikä voi alentaa kustannuksia.
• Parempi laatu: Keskittymällä arvon tuottamiseen asiakkaalle ja saamalla palautetta nopeasti voidaan varmistaa, että hanke vastaa asiakkaan tarpeita ja odotuksia.
• Nopeampi markkinoille tulo: Käyttämällä lyhyitä, iteratiivisia syklejä ja keräämällä palautetta nopeasti projektit saadaan nopeammin markkinoille.
• Parempi yhteistyö ja viestintä: Käyttämällä visuaalisia työkaluja ja menetelmiä sekä pyytämällä jatkuvasti palautetta, tiimin yhteistyö ja viestintä paranevat.
• Asiakastyytyväisyys paranee: Kun asiakkaille luodaan arvoa ja heidän tarpeisiinsa ja odotuksiinsa vastataan, asiakastyytyväisyys lisääntyy.
• Jatkuva kehittäminen: Lean-projektinhallinta keskittyy prosessien ja projektin laadun jatkuvaan parantamiseen, mikä voi auttaa projekteja ja yritystä pysymään menestyksekkäinä pitkällä aikavälillä.

Mitä haasteita Lean-projektinhallinnassa on?

Kuten mihin tahansa toimintatapaan, myös Lean-projektinhallintaan liittyy joitakin haasteita, jotka on otettava huomioon ennen kuin päätät, soveltuuko se tiettyyn projektiin. Näitä ovat mm:

• Lean-periaatteiden selkeän ymmärtämisen tarve: Lean-projektinhallinnan onnistunut soveltaminen edellyttää selkeää ymmärrystä Lean-periaatteista ja niiden soveltamisesta projektinhallintaan.
• Johdon vahva sitoutuminen: Onnistuneen käyttöönoton kannalta on tärkeää, että johto sitoutuu ja tukee sitä.
• Tarve suureen joustavuuteen ja sopeutumiskykyyn: Lean-projektinhallinta on iteratiivinen lähestymistapa, joka edellyttää nopeita korjauksia ja muutoksia. Tämä voi olla haastavaa joillekin tiimeille.
• Tarve keskittyä asiakkaaseen: Painopisteenä on selkeästi arvon luominen asiakkaille. Tämä voi joskus merkitä sitä, että projektin muut puolet jätetään huomiotta, jos ne eivät suoraan palvele asiakasarvoa.
• Erikoisohjelmistojen ja -työkalujen tarve: Lean-projektinhallinta perustuu usein erityisohjelmistoihin ja -työkaluihin, joilla voidaan virtaviivaistaa prosesseja sekä seurata ja visualisoida projektin etenemistä. Nämä työkalut voivat olla kalliita ja vaativat laajaa koulutusta.

Yhteenveto

Lainaus ”Täydellisyyttä ei saavuteta silloin, kun ei ole mitään lisättävää, vaan silloin, kun ei ole mitään poistettavaa” auttaa projektinhallintaa ymmärtämään, että olennaiseen keskittyminen on tärkeintä. Tämän oivalluksen myötä projektinhallinta voi keventyä soveltamalla MVP:n tai Lean Project Managementin kaltaisia menetelmiä. Tällöin hankkeet voidaan saattaa päätökseen nopeammin, kustannustehokkaammin ja laadukkaammin.
Projektinhallintaohjelmistot, kuten myPARM, voivat auttaa sinua keskittymään olennaisiin tehtäviin ja oppimaan valmistuneista projekteista. Lisäksi ohjelmisto auttaa optimoimaan prosesseja, parantamaan niitä jatkuvasti ja pitämään asiakkaan tarpeet mielessä. Koska myPARMissa voidaan myös visualisoida tietoja ja siinä on integroitu Kanban-taulu, et tarvitse muita ohjelmistoja lean-projektinhallinnan menetelmien toteuttamiseen.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!