Projektinhallinnan aakkoset: K niin kuin Knowledge Management projekteissa

Avain tehokkuuteen ja innovointiin

Mitä on tieto ja tiedonhallinta?

Tiedonhallinnan täsmällinen ymmärtäminen edellyttää, että tiedon määritelmä on selkeä: Tiedolla tarkoitetaan sellaista tietoa, tosiasioita, käsitteitä, kokemuksia ja taitoja, joita yksilöllä tai organisaatiolla on hallussaan ja joita se ymmärtää tietystä aiheesta tai alueesta. Tieto on pelkkää dataa laajempaa, sillä se käsittää tosiasioiden syvemmän merkityksen ja tulkinnan. Se on tulosta prosessista, jossa tietoa ymmärretään, yhdistetään ja sovelletaan ongelmien ratkaisemiseksi, päätösten tekemiseksi ja toimien toteuttamiseksi.
Tällaista tietoa voi olla eri muodoissa, joita kutsutaan usein ”tietotyypeiksi” tai ” tiedon ulottuvuuksiksi”. Yleisimpiä tiedon muotoja ovat:

• Yksiselitteinen tieto: Tämä on formalisoitua tietoa, joka voidaan ilmaista helposti ymmärrettävällä kielellä ja joka on usein tallennettu asiakirjoihin, kirjoihin, tietokantoihin tai käsikirjoihin. Yksiselitteistä tietoa on helppo siirtää ja jakaa.
• Välillinen tieto: Se on usein intuitiivista tai kokemukseen perustuvaa. Se on tietoa, jonka ihmiset hankkivat käytännön kokemusten kautta muotoilematta sitä tietoisesti. Esimerkkeinä voidaan mainita polkupyörällä ajaminen tai tietyn ongelman ratkaiseminen.
• Taktinen tieto: Taktinen tieto on osaamista siitä, miten tietyt tehtävät tai toiminnot suoritetaan onnistuneesti tietyissä tilanteissa. Siinä keskitytään konkreettisten haasteiden käytännön käsittelyyn.
• Strateginen tieto: Strategisella tiedolla tarkoitetaan organisaation tai hankkeen pitkän aikavälin tavoitteiden, visioiden ja suuntien ymmärtämistä, toisin kuin taktisella tiedolla. Siihen sisältyy tieto siitä, miten järjestelmän eri osat tekevät yhteistyötä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Prosessitieto: Prosessien, menettelyjen ja työnkulkujen ymmärtämistä kutsutaan prosessitiedoksi. Siihen sisältyy tieto siitä, miten asiat tehdään ja miten eri vaiheet liittyvät toisiinsa.
• Sosiaalinen tieto: Sosiaalinen tieto liittyy suhteisiin, verkostoihin ja sosiaaliseen vuorovaikutukseen, mukaan lukien näkemykset siitä, miten kommunikoida muiden kanssa, rakentaa suhteita ja työskennellä tiimeissä.
• Metakognitio: Tämä tarkoittaa tietoa omasta tietämyksestä ja kykyä seurata, hallita ja mukauttaa ajatteluprosessejaan.
• Kontekstuaalinen tieto: Tämä tieto viittaa erityiseen kontekstiin tai ympäristöön, jossa tietoa sovelletaan. Siinä huomioidaan vivahteet ja yksityiskohdat, jotka voivat vaikuttaa tiedon soveltamiseen.

Nämä eri tiedon muodot ovat usein yhteydessä toisiinsa ja täydentävät toisiaan, mikä mahdollistaa kokonaisvaltaisen ymmärryksen ja toimintavalmiudet.

Tiedonhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä prosessia, jossa tietoa tunnistetaan, tallennetaan, organisoidaan, säilytetään, levitetään ja sovelletaan organisaatiossa tai kontekstissa. Sen tavoitteena on hyödyntää tehokkaasti olemassa olevaa tietoa suorituskyvyn parantamiseksi, innovoinnin edistämiseksi, ongelmien ratkaisemiseksi ja päätöksenteon tukemiseksi. Tiedonhallinta kattaa tiedon koko elinkaaren sen luomisesta ja keräämisestä jakeluun ja päivittämiseen, jotta arvokas tieto olisi helposti saatavilla ja edistäisi jatkuvasti toiminnan parantamista. Tähän prosessiin voi sisältyä sekä teknisiä välineitä että inhimillistä vuorovaikutusta kollektiivisen tietämyksen säilyttämiseksi ja maksimoimiseksi.

Miksi tiedonhallinta on erityisen tärkeää projektinhallinnassa?

Tiedonhallinnalla on ratkaiseva rooli projektinhallinnassa, sillä se auttaa tekemään projekteista tehokkaampia, vaikuttavampia ja menestyksekkäämpiä. Jokainen projekti on ainutlaatuinen ja siten monimutkainen tehtävä, johon liittyy usein epävarmuustekijöitä, riskejä ja muuttuvia vaatimuksia. Tässä muutamia syitä siihen, miksi tiedonhallinnalla on suuri merkitys projektinhallinnassa:

• Toistuvien virheiden välttäminen: Aiemmista projekteista kerätyn tiedon avulla tiimit voivat välttää toistuvia virheitä ja soveltaa parhaita käytäntöjä nopeammin.
• Tehokkuuden lisääminen: Tiedonhallinta mahdollistaa hyväksi havaittujen menettelyjen ja vakiintuneen tiedon tehokkaan hyödyntämisen, mikä vähentää aikaa ja resurssien käyttöä.
• Laadun parantaminen: Kokemus ja parhaat käytännöt voivat osaltaan parantaa työn laatua ja vähentää virheiden todennäköisyyttä.
• Innovoinnin edistäminen: Pääsy sisäiseen ja ulkoiseen tietoon voi edistää innovointia, jolloin tiimien on helpompi kehittää ja toteuttaa uusia ideoita tai lähestymistapoja.
• Riskien minimointi: Tieto aiemmista projekteista ja niiden haasteista voi auttaa tunnistamaan riskit ja mahdollisuudet varhaisessa vaiheessa ja kehittämään strategioita riskien pienentämiseksi.
• Jatkuvuus henkilöstön vaihtuessa: Kun tiimin jäsenet lähtevät projektista, asianmukaisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että projektiryhmä säilyttää tiedon. Tämä mahdollistaa sujuvan siirtymän tiimin jäseneltä toiselle ja johdonmukaisen projektin toteuttamisen.
• Parempi päätöksenteko: Hyvin dokumentoitu tieto mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon, koska tiimit voivat käyttää aiempia kokemuksia ja tietoja.

Miten tiedonhallintaa voidaan soveltaa tehokkaasti projektinhallinnassa?

Tiedonhallintaa voidaan soveltaa projektinhallinnan eri vaiheissa optimaalisten tulosten saavuttamiseksi:

• Projektin aloittaminen: Tiedonhallintaa voidaan käyttää projektin käynnistämisessä parhaiden käytäntöjen ja aiemmista projekteista saatujen kokemusten tunnistamiseen ja niiden sisällyttämiseen suunnitteluun.
• Projektisuunnittelu: Resursseja, aikatauluja, budjetteja ja riskejä koskevan tiedon kerääminen, dokumentointi ja siirtäminen voi parantaa projektisuunnittelun tarkkuutta.
• Projektin toteutus: Tiimit voivat hyödyntää dokumentoitua tietoa työnkuluista, prosesseista ja tekniikoista, jotta projektin toteuttaminen olisi tehokasta ja saumatonta.
• Ongelmanratkaisu ja päätöksenteko: Kerätty tieto voi auttaa ratkaisemaan esiin tulevia ongelmia ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.
• Kokemusten kerääminen: Projektin päätyttyä voidaan kerätä näkemyksiä, kokemuksia ja oppeja, jotka hyödyttävät tulevia projekteja.
• Jatkuva parantaminen: Tiedonhallinta mahdollistaa myös jatkuvan kehittämisen, sillä tiimit voivat jatkuvasti hyödyntää työkokemuksiaan optimoidakseen prosesseja ja tuloksia.

Tiedonhallintaprosessi

Tiedonhallintaprosessi käsittää useita vaiheita, joiden tarkoituksena on tallentaa, organisoida, jakaa ja soveltaa tietoa organisaatiossa. Seuraavassa on lueteltu tietämyksenhallintaprosessin perusvaiheet:

1. Tietojen tunnistaminen:

Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan organisaatiossa olemassa oleva tai tarvittava asiaankuuluva tieto. Projektiryhmät voivat tuottaa tietoa eri lähteistä, kuten aiemmista projekteista saaduista kokemuksista, erikoiskirjallisuudesta, tiimin sisäisistä asiantuntijoista ja ulkopuolisista asiantuntijatiedoista. Näiden lähteiden yhdistäminen voi laajentaa tiimien tietämystä ja optimoida niiden lähestymistapaa.

2. Tiedon tuottaminen ja talteenotto:

Uuden tiedon tuottaminen voidaan toteuttaa aivoriihellä, asiantuntijahaastatteluilla tai sisäisellä koulutuksella. Tämä tuotettu tieto tulisi kuitenkin dokumentoida, jotta se ei katoa. Tallentamalla oivallukset, ratkaisukeinot ja päätökset tulevat tiimit voivat käyttää niitä ja rakentaa hankkeita vankalle perustalle alusta alkaen. Tunnistettu tieto taltioidaan ja dokumentoidaan ymmärrettävässä muodossa, kuten teksteinä, kaavioina, videoina tai muina välineinä. Voit myös luoda kattavia käsikirjoja, oppaita, parhaita käytäntöjä koskevia asiakirjoja tai projektiraportteja. Tällaisia asiakirjoja varten tarvittavan tiedon keräämiseksi voit esimerkiksi tehdä haastatteluja, kyselyjä, aivoriihiä tai analysoida projektin edistymistä.

3. Tiedon organisointi ja jäsentäminen:

Tieto on jäsenneltävä ja järjestettävä, jotta se on helposti saatavilla. Tämä voidaan saavuttaa luokittelun, indeksoinnin tai merkintöjen avulla. Tieto voidaan lajitella aiheiden, projektien, osastojen tai muiden asiaankuuluvien kriteerien mukaan. Näin suuresta tietomäärästä voidaan etsiä tehokkaasti oikeaa tietoa.

4. Tiedon varastointi:

Tämän jälkeen järjestetty tieto tulisi tallentaa sopiviin tallennusratkaisuihin, kuten tietokantoihin, wikeihin tai asiakirjojen hallintajärjestelmiin. Näin varmistetaan, että kerätty tieto pysyy turvassa ja käytettävissä pitkällä aikavälillä.

5. Tiedon jakaminen ja levittäminen:

Tiedon kerääminen ja tallentaminen ei kuitenkaan riitä. Tallennettua tietoa olisi pikemminkin jaettava ja levitettävä aktiivisesti, jotta voidaan varmistaa, että sitä tarvitsevat saavat sen käyttöönsä. Tätä varten on tärkeää edistää tiedonvaihdon ja yhteistyön kulttuuria työntekijöiden ja tiimien keskuudessa. Tämä kannustaa työntekijöitä jakamaan tietämystään ja oppimaan toisiltaan. Viestintäalustojen perustaminen sekä koulutuksen tai työpajojen tarjoaminen voivat edistää aktiivista tiedonvaihtoa.

6. Tiedon hyödyntäminen:

Paraskin tieto on hyödytöntä, jos sitä ei käytetä. Siksi tiimien tulisi aktiivisesti käyttää mekanismeja, kuten koulutusta, mentorointia ja yhteistyövälineitä, varmistaakseen, että tieto ei ole vain läsnä vaan sitä myös sovelletaan käytännössä. Näin he pystyvät tekemään parempia päätöksiä, ratkaisemaan ongelmia ja suorittamaan tehtäviä tehokkaasti. Tarjoa ohjeita ja resursseja, joilla työntekijöitä kannustetaan käyttämään tietoa.

7. Tiedon päivittäminen:

Tallennettua tietoa olisi myös tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa sen relevanssi ja ajantasaisuus. Uusia oivalluksia ja kokemuksia voidaan sisällyttää jatkuvasti. Tarkistetaan asiakirjoja, päivitetään parhaita käytäntöjä ja lisätään uutta tietoa.

8. Palaute ja parantaminen:

Tiedonhallinnan tehokkuutta tulisi myös arvioida ja optimoida säännöllisesti. Tämä koskee koko prosessia. Tätä varten kerätään palautetta tiimin jäseniltä tiedonhallintaprosessin optimoimiseksi ja mukauttamiseksi.

9. Osaamisen hyödyntämisen mittaaminen:

Tiedonhallinnan onnistumista voidaan myös mitata, jotta voidaan varmistaa, että tieto edistää tehokkuutta, innovointia ja tulosten laatua.
Tiedonhallintaprosessi on syklinen ja jatkuva. Organisaation tulisi räätälöidä prosessi omiin tarpeisiinsa sen varmistamiseksi, että tietoa käytetään aktiivisesti ja että se edistää hankkeiden ja liiketoiminnan parantamista.

Tiedonhallinnan keinot

Tiedonhallintaan on olemassa erilaisia menetelmiä ja lähestymistapoja, joita organisaatiot voivat käyttää tiedon keräämisen, organisoinnin, jakamisen ja soveltamisen tukemiseen. Tässä muutamia yleisiä menetelmiä:

• Työpajat, joissa käsitellään saatuja kokemuksia: Säännölliset työpajat hankkeen päättymisen jälkeen auttavat keräämään ja dokumentoimaan kokemuksia, näkemyksiä ja parhaita käytäntöjä.
• Tietokannat: Digitaaliset alustat tiedon tallentamista ja organisointia varten antavat työntekijöille mahdollisuuden etsiä ja löytää tietoa helposti.
• Wikit: Nämä ovat yhteistyöalustoja, joilla tiimin jäsenet voivat yhdessä luoda ja muokata tietoa.
• Asiantuntijahakemistot: Luettelo organisaatiossa toimivista asiantuntijoista, joilla on asiantuntemusta tietyillä aloilla ja joita voidaan tarvittaessa konsultoida.
• Parhaiden käytäntöjen dokumentointi: Menneiden menestyksekkäiden menetelmien ja toimintatapojen dokumentointi, jotta niitä voidaan soveltaa tulevissa projekteissa.
• Mentorointi ja valmennus: Kokeneiden työntekijöiden osoittaminen vähemmän kokeneille kollegoille, jotta he voivat välittää tietojaan ja kokemuksiaan. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä uusien kollegojen perehdyttämisen aikana.
• Verkkoyhteistyövälineet: Yhteistyöalustojen avulla tiimit voivat vaihtaa tietoa pitkien etäisyyksien yli ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa.
• Tarinankerronta: Tarinoiden avulla voidaan välittää tietoa, kokemuksia ja oppeja mukaansatempaavalla ja helposti ymmärrettävällä tavalla.
• Jälkiarvioinnit: Toimien tai projektien jälkeiset strukturoidut arvioinnit auttavat analysoimaan, mikä meni hyvin ja mitä voidaan parantaa. Tästä voidaan saada arvokasta tietoa tulevia hankkeita varten.
• Käytäntöyhteisö (Community of Practice, CoP): Epäviralliset työntekijäryhmät, joilla on yhteinen kiinnostuksen kohde tai asiantuntemus ja jotka jakavat säännöllisesti tietoa.
• Tietämystarkastukset: Nykyisten tietolähteiden ja käytäntöjen järjestelmälliset arvioinnit, joiden avulla voidaan tunnistaa tiedon puutteet ja parannusmahdollisuudet.
• Pelillistäminen: Pelillisten elementtien sisällyttäminen kannustaa työntekijöitä jakamaan ja laajentamaan tietämystään.
• Innovaatioiden hallinta: Innovaatiojohtaminen keskittyy tiedon käyttöön innovatiivisten ideoiden kehittämiseksi ja toteuttamiseksi.
• Verkko-oppiminen ja koulutus: Digitaaliset oppimisalustat tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden laajentaa jatkuvasti tietämystään ja sopeutua uusiin haasteisiin.

Näitä menetelmiä voidaan mukauttaa ja yhdistellä tarpeidesi, tavoitteidesi tai organisaatiokulttuurisi mukaan, jotta voit luoda räätälöidyn tietämyksenhallintajärjestelmän, joka sopii parhaiten organisaatiosi vaatimuksiin.

Yhteenveto

Tiedonhallinta on osoittautunut keskeiseksi tehokkuuden, innovoinnin ja jatkuvan parantamisen edistäjäksi projektinhallinnassa. Tiedon järjestelmällisen keräämisen, organisoinnin ja soveltamisen avulla projektit voidaan toteuttaa onnistuneemmin hyödyntämällä parhaita käytäntöjä, välttämällä virheitä ja tekemällä tietoon perustuvia päätöksiä.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!