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Projektmanagement-ABC: W wie Wissensmanagement in Projekten

Der Schlüssel zur Effizienz und Innovation

Projektmanagement-ABC: W wie Wissensmanagement in Projekten

Jedes neue Projekt ist einzigartig und ein komplexes Unterfangen, das eine grosse Fülle an Informationen und Erfahrungen erfordert. Das bedeutet allerdings nicht, dass man für jedes neue Projekt von Null anfangen muss. Vielmehr kommt hier das Wissensmanagement ins Spiel, das nicht nur dazu dient, bereits vorhandenes Wissen zu organisieren, sondern auch einen strategischen Ansatz bietet, dieses Wissen zu nutzen, um das volle Potenzial von Projekten auszuschöpfen. Wir untersuchen, wie effektives Wissensmanagement die Grundlage für erfolgreiche Projektumsetzungen schafft, ihre Effizienz steigert und den Nährboden für kreative Innovationen bildet.

Was sind Wissen und Wissensmanagement?

Um genau zu verstehen, wie man Wissen managen kann, sollte zunächst Klarheit darüber herrschen, wie Wissen definiert wird: Wissen bezieht sich auf Informationen, Fakten, Konzepte, Erfahrungen und Fähigkeiten, die eine Person oder eine Organisation über einen bestimmten Sachverhalt oder Bereich besitzt und verstanden hat. Wissen geht über reine Daten und Informationen hinaus, da es eine tiefere Bedeutung und Interpretation von Fakten umfasst. Es resultiert aus dem Prozess des Verstehens, Verknüpfens und Anwendens von Informationen, um Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen und Handlungen durchzuführen.
Solches Wissen kann in verschiedenen Formen vorliegen, die oft als „Wissensarten“ oder „Wissensdimensionen“ bezeichnet werden. Die gängigsten Formen des Wissens sind:

  • Explizites Wissen: Dies ist das formalisierte Wissen, das in leicht verständlicher Sprache ausgedrückt werden kann und oft in Dokumenten, Büchern, Datenbanken oder Anleitungen festgehalten wird. Explizites Wissen ist leicht zu übertragen und zu teilen.
  • Implizites Wissen: Implizites Wissen ist schwer in Worte zu fassen und oft intuitiv oder erfahrungsbasiert. Es ist das Wissen, das Menschen durch praktische Erfahrungen erwerben, ohne es bewusst zu formulieren. Beispiele hierfür sind das Fahrradfahren oder das Wissen, wie man ein bestimmtes Problem löst.
  • Taktisches Wissen: Taktisches Wissen bezieht sich auf das Wissen darüber, wie man bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten in spezifischen Situationen erfolgreich ausführt. Es konzentriert sich auf den praktischen Umgang mit konkreten Herausforderungen.
  • Strategisches Wissen: Strategisches Wissen bezieht sich dagegen auf das Verständnis der langfristigen Ziele, Visionen und Richtungen einer Organisation oder eines Projekts. Es beinhaltet das Wissen darüber, wie verschiedene Teile eines Systems zusammenarbeiten, um festgelegte Ziele zu erreichen.
  • Prozesswissen: Das Verständnis von Abläufen, Verfahren und Arbeitsweisen wird als Prozesswissen bezeichnet. Es umfasst das Wissen darüber, wie Dinge getan werden und wie verschiedene Schritte miteinander verbunden sind.
  • Soziales Wissen: Soziales Wissen betrifft Beziehungen, Netzwerke und soziale Interaktionen und beinhaltet Erkenntnisse darüber, wie man mit anderen kommuniziert, Beziehungen aufbaut sowie in Teams arbeitet.
  • Metakognition: Dies ist das Wissen über das eigene Wissen und die Fähigkeit, die eigenen Denkprozesse zu überwachen, zu steuern und anzupassen.
  • Kontextuelles Wissen: Dieses Wissen bezieht sich auf den spezifischen Kontext oder die Umgebung, in der das Wissen angewendet wird. Es berücksichtigt die Nuancen und Besonderheiten, die die Anwendung des Wissens beeinflussen können.

Diese verschiedenen Formen des Wissens sind oft miteinander verbunden und ergänzen sich, um ein umfassendes Verständnis und Handlungsfähigkeiten zu ermöglichen.

Wissensmanagement bezieht sich auf den systematischen Prozess der Identifizierung, Erfassung, Organisation, Speicherung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in einer Organisation oder einem Kontext. Es zielt darauf ab, das vorhandene Wissen effizient zu nutzen, um die Leistung zu verbessern, Innovation zu fördern, Probleme zu lösen sowie die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Wissensmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus von Wissen, von der Schaffung und Sammlung bis zur Verteilung und Aktualisierung, um sicherzustellen, dass wertvolle Informationen leicht zugänglich sind und kontinuierlich zur Verbesserung beitragen. Dieser Prozess kann sowohl technologische Werkzeuge als auch menschliche Interaktionen umfassen, um das kollektive Wissen zu bewahren und zu maximieren.

Warum ist Wissensmanagement insbesondere im Projektmanagement so wichtig?

Wissensmanagement spielt im Projektmanagement eine entscheidende Rolle, da es dazu beiträgt, Projekte effizienter, effektiver und erfolgreicher umzusetzen. Jedes Projekt ist einzigartig und daher ein komplexes Vorhaben, das oft mit Unsicherheiten, Risiken und sich ändernden Anforderungen verbunden ist. Hier sind einige Gründe, warum Wissensmanagement im Projektmanagement von grosser Bedeutung ist:

  • Vermeidung von Wiederholungsfehlern: Durch den Zugang zu bereits gesammeltem Wissen aus vergangenen Projekten können Teams wiederholte Fehler vermeiden und bewährte Methoden schneller anwenden.
  • Effizienzsteigerung: Wissensmanagement ermöglicht es, bewährte Verfahren und bewährtes Wissen effektiv zu nutzen, wodurch Zeit- und Ressourceneinsatz reduziert werden können.
  • Qualitätsverbesserung: Erfahrungen und bewährte Methoden können dazu beitragen, die Qualität der Arbeit zu steigern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern.
  • Innovationsförderung: Der Zugang zu internem und externem Wissen kann die Innovation fördern, sodass Teams leichter neue Ideen und Ansätze entwickeln und umsetzen können.
  • Risikominimierung: Wissen über vergangene Projekte und ihre Herausforderungen kann dazu beitragen, Risiken, aber auch Chancen, frühzeitig zu identifizieren und Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln.
  • Kontinuität bei Wechsel von Mitarbeitenden: Wenn Teammitglieder das Projekt verlassen, bleibt das Wissen im Projektteam durch ein gutes Wissensmanagement erhalten. Das ermöglicht eine reibungslose Übergabe von einem Mitarbeitenden an den nächsten sowie eine konsistente Projektdurchführung.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Gut dokumentiertes Wissen ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung, da Teams auf frühere Erfahrungen und Informationen zugreifen können.

Wo kann das Wissensmanagements im Projektmanagement sinnvoll angewendet werden?

Wissensmanagement kann in verschiedenen Phasen des Projektmanagements angewendet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen:

  • Projektinitiierung: Hierbei kann Wissensmanagement dazu genutzt werden, Best Practices und Erkenntnisse aus früheren Projekten zu identifizieren und in die Planung einzubeziehen.
  • Projektplanung: Das Sammeln, Dokumentieren und Übertragen von Wissen über Ressourcen, Zeitpläne, Budgets und Risiken kann die Genauigkeit der Projektplanung verbessern.
  • Projektdurchführung: Teams können auf dokumentiertes Wissen über Arbeitsabläufe, Prozesse und Techniken zurückgreifen, um die Durchführung eines Projektes effizient und reibungslos zu gestalten.
  • Problembehandlung und Entscheidungsfindung: Gesammeltes Wissen kann bei der Lösung von auftretenden Problemen und beim Treffen von fundierten Entscheidungen unterstützen.
  • Erfahrungssammlung: Am Ende eines Projekts können Erkenntnisse, Erfahrungen und Lessons Learned erfasst werden, um zukünftige Projekte zu bereichern.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Wissensmanagement ermöglicht zudem eine kontinuierliche Verbesserung, da Teams ständig auf ihre Arbeitserfahrungen zurückgreifen können, um Prozesse und Ergebnisse zu optimieren.

Der Prozess des Wissensmanagements

Der Prozess des Wissensmanagements umfasst mehrere Schritte, die dazu dienen, Wissen innerhalb einer Organisation zu erfassen, zu organisieren, zu teilen und anzuwenden. Hier sind die grundlegenden Schritte im Wissensmanagementprozess:

1. Wissensidentifikation:

Der erste Schritt besteht darin, das relevante Wissen zu identifizieren, das in der Organisation vorhanden ist oder benötigt wird. Projektteams können Wissen aus einer Vielzahl von Quellen generieren. Dazu gehören Erfahrungen aus vorherigen Projekten, Fachliteratur, Experten im Team sowie externes Expertenwissen. Durch die Integration dieser Quellen können Teams ihr Wissen erweitern und ihre Herangehensweise optimieren.

2. Wissensgenerierung und -erfassung:

Die Generierung von neuem Wissen kann durch Brainstorming, Experteninterviews oder interne Schulungen erfolgen. Doch dieses generierte Wissen sollte unbedingt dokumentiert werden, damit es nicht verloren geht. Durch das Festhalten von Erkenntnissen, Lösungsansätzen und Entscheidungen können zukünftige Teams darauf zugreifen und Projekte von Anfang an auf einem soliden Fundament aufbauen. Dafür wird das erkannte Wissen erfasst und in verständlicher Form dokumentiert, z. B. in Form von Texten, Diagrammen, Videos oder anderen Medien. Sie können auch umfangreiche Handbücher, Anleitungen, Best-Practice-Dokumente oder Projektberichte erstellen. Um das nötige Wissen für solche Dokumente zu sammeln, können Sie beispielsweise Interviews, Umfragen oder Brainstormings durchführen, oder beispielsweise einen Projektverlauf auswerten.

3. Wissensorganisation und -strukturierung:

Das erfasste Wissen sollte strukturiert und organisiert werden, um sicherzustellen, dass es leicht zugänglich. Dies kann durch Kategorisierung, Indexierung oder Tagging erfolgen. Es kann beispielsweise nach Themen, Projekten, Abteilungen oder anderen relevanten Kriterien sortiert werden. So kann auch eine grosse Menge an Wissen effektiv nach den richtigen Informationen durchgesucht werden.

4. Wissensspeicherung:

Anschliessend sollte das organisierte Wissen in geeigneten Speicherlösungen wie Datenbanken, Wikis oder Dokumentenmanagement-Systemen abgelegt werden. So stellen Sie sicher, dass das gesammelte Wissen sicher und langfristig zugänglich bleibt.

5. Wissensweitergabe und -teilung:

Es reicht allerdings nicht aus, das Wissen nur zu sammeln und zu speichern. Vielmehr sollte das gespeicherte Wissen aktiv geteilt und verbreitet werden, um sicherzustellen, dass diejenigen, die es benötigen, darauf zugreifen können. Dazu ist es wichtig, dass Sie eine Kultur des Wissensaustausch und der Kollaboration zwischen Mitarbeitenden und Teams fördern. So können Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, ihr Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Die Einrichtung von Kommunikationsplattformen, sowie Schulungen oder Workshops können zu einem aktiven Austausch von Wissen beitragen.

6. Wissensnutzung:

Das beste Wissen ist nutzlos, wenn es nicht angewendet wird. Teams sollten daher Mechanismen wie Schulungen, Mentoring und Kollaborationstools aktiv nutzen, um sicherzustellen, dass Wissen nicht nur vorhanden ist, sondern auch in der Praxis angewendet wird. So können sie bessere Entscheidungen treffen, Probleme lösen und Aufgaben effektiv erledigen. Stellen Sie Richtlinien und Ressourcen bereit, um Mitarbeitende dazu zu ermuntern, auf das Wissen zuzugreifen.

7. Wissensaktualisierung:

Das gespeicherte Wissen sollte zudem regelmässig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es aktuell und relevant bleibt. Neue Erkenntnisse und Erfahrungen werden so kontinuierlich eingearbeitet. Überprüfen sie hierzu die Dokumente, aktualisieren Sie Best Practices und fügen Sie neue Informationen hinzu.

8. Feedback und Verbesserung:

Auch die Wirksamkeit des Wissensmanagements an sich sollte regelmässig bewertet und optimiert werden. Das betrifft den gesamten Prozess. Hierfür können Sie Feedback von Teammitgliedern sammeln, um den Wissensmanagementprozess zu optimieren und anzupassen.

9. Messung des Wissensnutzens:

Der Erfolg des Wissensmanagements kann zudem gemessen werden, um sicherzustellen, dass das Wissen tatsächlich dazu beiträgt, die Effizienz zu steigern, die Innovationsfähigkeit zu fördern und die Qualität der Ergebnisse zu verbessern.
Der Prozess des Wissensmanagements ist zyklisch und kontinuierlich. Ein Unternehmen sollte den Prozess an seine Bedürfnisse anpassen, um sicherzustellen, dass Wissen aktiv genutzt und zur Verbesserung von Projekten und Geschäftsergebnissen beiträgt.

Methoden im Wissensmanagement

Es gibt verschiedene Methoden und Ansätze zum Wissensmanagement, die Organisationen verwenden können, um das Sammeln, Organisieren, Teilen und Anwenden von Wissen zu unterstützen. Hier sind einige gängige Methoden:

  • Lessons Learned Workshops: Regelmässige Workshops nach Abschluss von Projekten, helfen dabei, Erfahrungen, Erkenntnisse und bewährte Methoden zu sammeln und zu dokumentieren.
  • Wissensdatenbanken: Digitale Plattformen zur Speicherung und Organisation von Wissen, ermöglichen es Mitarbeitenden, Informationen einfach zu suchen und zu finden.
  • Wikis: Dies sind kollaborative Plattformen, auf denen Teammitglieder Wissen gemeinsam erstellen und bearbeiten können.
  • Expertenverzeichnisse: Eine Liste von Experten innerhalb der Organisation, die auf bestimmten Gebieten Fachwissen haben und bei Bedarf konsultiert werden können.
  • Best-Practice-Dokumentation: Die Dokumentation bewährter Methoden und Verfahren, die in der Vergangenheit erfolgreich waren, um sie in zukünftigen Projekten anzuwenden.
  • Mentoring und Coaching: Die Zuweisung von erfahrenen Mitarbeitern an weniger erfahrene Kollegen, damit deren Wissen und Erfahrungen weitergegeben werden kann. Dies kann insbesondere bei der Einarbeitung neuer Kollegen sehr hilfreich sein.
  • Online-Kollaborationstools: Plattformen zur gemeinsamen Zusammenarbeit ermöglichen es Teams, Wissen auch über grosse Entfernungen hinweg auszutauschen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.
  • Storytelling: Mit der Gestaltung von Geschichten können Wissen, Erfahrungen und Lektionen auf eine ansprechende und leicht verständliche Weise vermittelt werden.
  • After-Action-Reviews: Strukturierte Bewertungen nach Abschluss von Aktivitäten oder Projekten helfen bei der Analyse, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Daraus kann wiederum wertvolles Wissen für zukünftige Projekte generiert werden.
  • Community of Practice (CoP): Informelle Gruppen von Mitarbeitern, die ein gemeinsames Interesse oder Fachwissen teilen und sich regelmässig austauschen.
  • Wissensaudits: Systematische Prüfungen der vorhandenen Wissensquellen und -praktiken helfen dabei, Wissenslücken und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren.
  • Gamification: Die Integration von spielerischen Elementen gibt Mitarbeitenden Anreize, ihr Wissen zu teilen und zu erweitern.
  • Innovationsmanagement: Innovationsmanagement ist ein Ansatz, der sich darauf konzentriert, Wissen zu nutzen, um innovative Ideen zu entwickeln und umzusetzen.
  • E-Learning und Schulungen: Digitale Lernplattformen bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihr Wissen kontinuierlich zu erweitern und sich neuen Herausforderungen anzupassen.

Diese Methoden können je nach Ihren Bedürfnissen, Zielen oder der Unternehmenskultur angepasst und kombiniert werden, um ein massgeschneidertes Wissensmanagementsystem zu schaffen, das den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entspricht.

Fazit

Das Wissensmanagement erweist sich im Projektmanagement als unverzichtbare Triebkraft für Effizienz, Innovation und kontinuierliche Verbesserung. Durch die systematische Erfassung, Organisation und Anwendung von Wissen können Projekte erfolgreicher gestaltet werden, indem bewährte Praktiken genutzt, Fehler vermieden und Entscheidungen fundiert getroffen werden.

Eine Projektmanagementsoftware wie myPARM kann das Wissensmanagement unterstützen und seine Wirkung verstärken. Dafür bietet myPARM nicht nur die Infrastruktur zur Aufbewahrung und dem gemeinsamen Nutzung von Wissen, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Integration von Wissensmanagement in den gesamten Projektzyklus. Die softwaregestützte Erfassung von Lessons Learned, die Bereitstellung von Ressourcen und Nutzung der Software zur Kommunikation fördern eine proaktive Wissensnutzung. Basierend auf dem gesammelten Wissen können beispielsweise Best-Practice-Vorlagen für Projekte, Teile von Projekten, Aufgabenlisten oder standardisierten Risikoregistern erstellt werden, welche die bisherigen Erfahrungen schon beim Initiieren eines neuen Projekts einfliessen lassen. So wird Wissen nicht nur aufbewahrt, sondern auch zu einem zentralen Element, das Projekte zum Erfolg führen kann.

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