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ABC de la gestión de proyectos: C para la gestión del conocimiento en los proyectos

La clave de la eficacia y la innovación

ABC de la gestión de proyectos: C para la gestión del conocimiento en los proyectos

Cada nuevo proyecto es único y una empresa compleja que requiere un gran caudal de información y experiencia. Sin embargo, esto no significa que tenga que empezar de cero en cada nuevo proyecto. Aquí es donde entra en juego la gestión del conocimiento, que no sólo sirve para organizar los conocimientos que ya existen, sino que también ofrece un enfoque estratégico para utilizar estos conocimientos con el fin de aprovechar todo el potencial de los proyectos. Investigamos cómo una gestión eficaz de los conocimientos sienta las bases del éxito en la ejecución de los proyectos, aumenta su eficiencia y constituye el caldo de cultivo de innovaciones creativas.

¿Qué son el conocimiento y la gestión del conocimiento?

Para entender exactamente cómo gestionar el conocimiento, primero hay que tener claro cómo se define el conocimiento: El conocimiento se refiere a la información, los hechos, los conceptos, las experiencias y las habilidades que una persona o una organización poseen y comprenden sobre un tema o ámbito concreto. El conocimiento va más allá de los meros datos e información, ya que abarca un significado y una interpretación más profundos de los hechos. Es el resultado del proceso de comprender, relacionar y aplicar la información para resolver problemas, tomar decisiones y actuar.
Estos conocimientos pueden adoptar distintas formas, a menudo denominadas «tipos de conocimiento» o «dimensiones del conocimiento». Las formas más comunes de conocimiento son:

  • Conocimiento explícito: Es el conocimiento formalizado que puede expresarse en un lenguaje fácilmente comprensible y suele estar registrado en documentos, libros, bases de datos o instrucciones. El conocimiento explícito es fácil de transferir y compartir.
  • Conocimiento implícito: El conocimiento implícito es difícil de expresar con palabras y suele ser intuitivo o experiencial. Es el conocimiento que las personas adquieren a través de la experiencia práctica sin formularlo conscientemente. Ejemplos de ello son montar en bicicleta o saber resolver un determinado problema.
  • Conocimiento táctico: El conocimiento táctico se refiere al conocimiento de cómo realizar con éxito ciertas tareas o actividades en situaciones específicas. Se centra en la gestión práctica de retos concretos.
  • Conocimiento estratégico: El conocimiento estratégico, por su parte, se refiere a la comprensión de los objetivos, visiones y direcciones a largo plazo de una organización o proyecto. Incluye el conocimiento de cómo las distintas partes de un sistema trabajan juntas para alcanzar objetivos definidos.
  • Conocimiento de los procesos: La comprensión de los procesos, procedimientos y formas de trabajar se denomina conocimiento de los procesos. Incluye el conocimiento de cómo se hacen las cosas y cómo se conectan los distintos pasos.
  • Conocimientos sociales: Los conocimientos sociales se refieren a las relaciones, las redes y las interacciones sociales e incluyen conocimientos sobre cómo comunicarse con los demás, establecer relaciones y trabajar en equipo.
  • Metacognición: es el conocimiento del propio conocimiento y la capacidad de supervisar, controlar y adaptar los propios procesos de pensamiento.
  • Conocimiento contextual: Este conocimiento se refiere al contexto o entorno específico en el que se aplica el conocimiento. Tiene en cuenta los matices y especificidades que pueden influir en la aplicación de los conocimientos.

Estas diferentes formas de conocimiento están a menudo interconectadas y se complementan entre sí para permitir una comprensión y una capacidad de acción globales.

La gestión del conocimiento se refiere al proceso sistemático de identificar, captar, organizar, almacenar, compartir y aplicar el conocimiento en una organización o contexto. Su objetivo es utilizar eficazmente los conocimientos existentes para mejorar el rendimiento, fomentar la innovación, resolver problemas y apoyar la toma de decisiones. La gestión del conocimiento abarca todo el ciclo de vida del conocimiento, desde su creación y recopilación hasta su distribución y actualización, para garantizar que la información valiosa sea fácilmente accesible y contribuya continuamente a la mejora. Este proceso puede implicar tanto herramientas tecnológicas como interacciones humanas para preservar y maximizar el conocimiento colectivo.

¿Por qué es tan importante la gestión del conocimiento, especialmente en la gestión de proyectos?

La gestión del conocimiento desempeña un papel crucial en la gestión de proyectos, ya que ayuda a ejecutarlos con mayor eficiencia, eficacia y éxito. Cada proyecto es único y, por tanto, una empresa compleja, que a menudo entraña incertidumbres, riesgos y requisitos cambiantes. He aquí algunas razones por las que la gestión del conocimiento es de gran importancia en la gestión de proyectos:

  • Evitar errores repetitivos: Al tener acceso a conocimientos ya acumulados de proyectos anteriores, los equipos pueden evitar errores repetitivos y aplicar las mejores prácticas con mayor rapidez.
  • Aumento de la eficiencia: la gestión del conocimiento permite utilizar eficazmente las mejores prácticas y los conocimientos probados, reduciendo el uso de tiempo y recursos.
  • Mejora de la calidad: la experiencia y las buenas prácticas pueden ayudar a mejorar la calidad del trabajo y reducir la probabilidad de errores.
  • Fomento de la innovación: el acceso a los conocimientos internos y externos puede fomentar la innovación, facilitando a los equipos el desarrollo y la aplicación de nuevas ideas y planteamientos.
  • Minimización de riesgos: el conocimiento de proyectos anteriores y sus dificultades puede ayudar a identificar riesgos, pero también oportunidades, en una fase temprana y a desarrollar estrategias para minimizarlos.
  • Continuidad en caso de cambios de personal: Cuando los miembros del equipo abandonan el proyecto, los conocimientos del equipo del proyecto se conservan gracias a una buena gestión del conocimiento. Esto permite un traspaso fluido de un miembro del personal al siguiente, así como una ejecución coherente de los proyectos.
  • Mejor toma de decisiones: los conocimientos bien documentados permiten tomar decisiones con conocimiento de causa, ya que los equipos pueden acceder a experiencias e información anteriores.

¿Dónde puede aplicarse provechosamente la gestión del conocimiento en la gestión de proyectos?

La gestión del conocimiento puede aplicarse en distintas fases de la gestión de proyectos para lograr resultados óptimos:

  • Inicio del proyecto: en este caso, la gestión del conocimiento puede servir para identificar las mejores prácticas y las lecciones aprendidas en proyectos anteriores e incorporarlas a la planificación.
  • Planificación de proyectos: recopilar, documentar y transferir conocimientos sobre recursos, calendarios, presupuestos y riesgos puede mejorar la precisión de la planificación de proyectos.
  • Ejecución de proyectos: los equipos pueden recurrir a conocimientos documentados sobre flujos de trabajo, procesos y técnicas para que la ejecución de un proyecto sea eficaz y fluida.
  • Resolución de problemas y toma de decisiones: los conocimientos acumulados pueden ayudar a resolver los problemas que surjan y a tomar decisiones con conocimiento de causa.
  • Recopilación de experiencias: al final de un proyecto, pueden recogerse conclusiones, experiencias y lecciones aprendidas para enriquecer futuros proyectos.
  • Mejora continua: la gestión del conocimiento también permite la mejora continua, ya que los equipos pueden aprovechar constantemente sus experiencias de trabajo para optimizar procesos y resultados.

El proceso de gestión del conocimiento

El proceso de gestión del conocimiento incluye varios pasos que sirven para captar, organizar, compartir y aplicar el conocimiento dentro de una organización. He aquí las etapas básicas del proceso de gestión del conocimiento:

1. identificación de los conocimientos:

El primer paso consiste en identificar los conocimientos pertinentes que existen o se necesitan en la organización. Los equipos de proyecto pueden generar conocimientos a partir de diversas fuentes. Esto incluye la experiencia de proyectos anteriores, la bibliografía técnica, los expertos del equipo y los conocimientos de expertos externos. Al integrar estas fuentes, los equipos pueden ampliar sus conocimientos y optimizar su enfoque.

2. generación y captura de conocimientos:

La generación de nuevos conocimientos puede hacerse mediante brainstorming, entrevistas a expertos o formación interna. Pero este conocimiento generado debe documentarse para que no se pierda. Al capturar ideas, planteamientos y decisiones, los futuros equipos pueden acceder a ellos y construir proyectos sobre una base sólida desde el principio. Para ello, los conocimientos reconocidos se registran y documentan de forma comprensible, por ejemplo, en forma de textos, diagramas, vídeos u otros medios. También puede crear manuales completos, instrucciones, documentos de buenas prácticas o informes de proyectos. Para reunir los conocimientos necesarios para esos documentos, puede, por ejemplo, realizar entrevistas, encuestas o sesiones de brainstorming, o evaluar el historial de un proyecto, por ejemplo.

3. organización y estructuración del conocimiento:

Los conocimientos adquiridos deben estructurarse y organizarse para que sean fácilmente accesibles. Esto puede hacerse mediante categorización, indexación o etiquetado. Por ejemplo, puede ordenarse por temas, proyectos, departamentos u otros criterios pertinentes. De este modo, incluso en una gran cantidad de conocimientos se puede buscar eficazmente la información adecuada.

4. almacenamiento de conocimientos:

Posteriormente, los conocimientos organizados deben almacenarse en soluciones de almacenamiento adecuadas, como bases de datos, wikis o sistemas de gestión de documentos. De este modo, se garantiza que los conocimientos recopilados permanezcan seguros y accesibles a largo plazo.

5. transferencia e intercambio de conocimientos:

Sin embargo, no basta con recopilar y almacenar los conocimientos. Por el contrario, los conocimientos almacenados deben compartirse y difundirse activamente para garantizar que quienes los necesiten puedan acceder a ellos. Para ello, es importante que fomente una cultura de intercambio de conocimientos y colaboración entre empleados y equipos. Así animará a su personal a compartir sus conocimientos y a aprender unos de otros. El establecimiento de plataformas de comunicación, así como la formación o los talleres, pueden contribuir a un intercambio activo de conocimientos.

6. utilización de los conocimientos:

Los mejores conocimientos son inútiles si no se aplican. Por ello, los equipos deben utilizar activamente mecanismos como la formación, la tutoría y las herramientas de colaboración para garantizar que los conocimientos no sólo estén disponibles, sino que también se apliquen en la práctica. Esto les permite tomar mejores decisiones, resolver problemas y completar tareas con eficacia. Proporcionar directrices y recursos para animar a los empleados a acceder a los conocimientos.

7. actualización de conocimientos:

Los conocimientos almacenados también deben revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar su vigencia y pertinencia. De este modo, se incorporan continuamente nuevos descubrimientos y experiencias. Para ello, revise los documentos, actualice las mejores prácticas y añada nueva información.

8. retroalimentación y mejora:

La eficacia de la propia gestión del conocimiento también debe evaluarse y optimizarse periódicamente. Esto afecta a todo el proceso. Para ello, puede recabar la opinión de los miembros del equipo para optimizar y adaptar el proceso de gestión del conocimiento.

9. medir los beneficios del conocimiento:

El éxito de la gestión del conocimiento también puede medirse para garantizar que el conocimiento está contribuyendo realmente a aumentar la eficacia, promover la innovación y mejorar la calidad de los resultados.
El proceso de gestión del conocimiento es cíclico y continuo. Una empresa debe adaptar el proceso a sus necesidades para garantizar que los conocimientos se utilicen activamente y contribuyan a mejorar los proyectos y los resultados empresariales.

Métodos de gestión del conocimiento

Existen varios métodos y enfoques de gestión del conocimiento que las organizaciones pueden utilizar para apoyar la recopilación, organización, puesta en común y aplicación del conocimiento. He aquí algunos métodos habituales:

  • Talleressobre lecciones aprendidas: Los talleres periódicos tras la finalización de los proyectos ayudan a recopilar y documentar experiencias, lecciones aprendidas y mejores prácticas.
  • Bases de datos de conocimiento: plataformas digitales para almacenar y organizar el conocimiento, que permiten a los empleados buscar y encontrar información fácilmente.
  • Wikis: son plataformas de colaboración en las que los miembros de un equipo pueden crear y editar conocimientos conjuntamente.
  • Directorios de expertos: Una lista de expertos dentro de la organización que tienen experiencia en áreas específicas y pueden ser consultados cuando sea necesario.
  • Documentación de buenas prácticas: documentación de métodos y procedimientos probados que han tenido éxito en el pasado para aplicarlos en futuros proyectos.
  • Tutoría y preparación: asignar personal con experiencia a compañeros con menos experiencia para que puedan transmitir sus conocimientos y experiencia. Esto puede ser muy útil, sobre todo a la hora de formar a nuevos compañeros.
  • Herramientas de colaboración en línea: Las plataformas de colaboración permiten a los equipos compartir conocimientos a grandes distancias y trabajar juntos en tiempo real.

  • Contar historias:
    La narración de historias puede utilizarse para transmitir conocimientos, experiencias y lecciones de forma atractiva y fácil de entender.
  • Evaluaciones a posteriori: Las evaluaciones estructuradas tras la finalización de actividades o proyectos ayudan a analizar lo que ha ido bien y lo que puede mejorarse. Esto, a su vez, puede generar valiosos conocimientos para futuros proyectos.
  • Comunidad de Práctica (CoP): grupos informales de empleados que comparten un interés o experiencia común e intercambian ideas de forma regular.
  • Auditorías de conocimientos: las auditorías sistemáticas de las fuentes de conocimientos y las prácticas existentes ayudan a identificar las lagunas de conocimientos y las oportunidades de mejora.
  • Gamificación: la integración de elementos lúdicos incentiva a los empleados a compartir y ampliar sus conocimientos.
  • Gestión de la innovación: La gestión de la innovación es un enfoque que se centra en la utilización del conocimiento para desarrollar y aplicar ideas innovadoras.
  • E-learning y formación: Las plataformas digitales de aprendizaje ofrecen a los empleados la oportunidad de ampliar continuamente sus conocimientos y adaptarse a nuevos retos.

Estos métodos pueden adaptarse y combinarse en función de sus necesidades, objetivos o cultura corporativa para crear un sistema de gestión del conocimiento a medida que se adapte mejor a las necesidades de su organización.

Conclusión

La gestión del conocimiento está demostrando ser un motor indispensable de eficiencia, innovación y mejora continua en la gestión de proyectos. Al captar, organizar y aplicar sistemáticamente los conocimientos, los proyectos pueden tener más éxito al utilizar las mejores prácticas, evitar errores y tomar decisiones con conocimiento de causa.

Los programas informáticos de gestión de proyectos, como myPARM, pueden apoyar la gestión del conocimiento y potenciar su impacto. Para ello, myPARM no sólo proporciona la infraestructura necesaria para almacenar y compartir conocimientos, sino que también permite integrar perfectamente la gestión del conocimiento en todo el ciclo del proyecto. El registro de las lecciones aprendidas, el suministro de recursos y el uso del software para la comunicación fomentan la utilización proactiva del conocimiento. A partir de los conocimientos recopilados, pueden crearse, por ejemplo, plantillas de buenas prácticas para proyectos, partes de proyectos, listas de tareas o registros de riesgos normalizados que permitan incorporar la experiencia previa al iniciar un nuevo proyecto. De este modo, el conocimiento no sólo se almacena, sino que se convierte en un elemento central que puede llevar los proyectos al éxito.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

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