Projektinhallinnan aakkoset: I niin kuin ideanhallinta
Näin hyödynnät työntekijöidesi potentiaalia
Menestyäkseen kestävästi yritysten ja organisaatioiden on sopeuduttava muuttuviin aikoihin ja innovoitava. Tämä edellyttää jatkuvasti uusia ideoita, jotka myös pannaan täytäntöön - eikä niiden kehittäminen ole aina helppoa. Juuri tässä kohtaa ideanhallinta voi auttaa, kun työntekijöitä pyydetään esittämään ideoitaan. Oletuksena on, että työntekijät, jotka ovat päivittäin tekemisissä yrityksesi tai organisaatiosi, prosessien ja tuotteiden kanssa, ovat asiantuntijoita, joiden potentiaalia tulisi hyödyntää. Tämä pätee riippumatta siitä, ovatko he johtajia, kehittäjiä vai tuotantotyöntekijöitä.
Mitä on ideanhallinta?
Ideanhallinta juontaa juurensa yrityksen ehdotusjärjestelmästä. Siksi näitä kahta termiä käytetään usein synonyymeinä, vaikka niissä onkin eroja: yrityksen ehdotusjärjestelmä perustuu spontaaneihin ideoihin, kun taas ideanhallinta on ohjattu prosessi.
Ideanhallinnassa yrityksen tai organisaation kaikkia työntekijöitä pyydetään kehittämään ja esittämään ideoita esimerkiksi uusista tuotteista, olemassa olevien tuotteiden parannuksista tai tuotantoprosessien optimoinnista. Nämä ideat kerätään, hallinnoidaan, arvioidaan ja toteutetaan järjestelmällisesti.
>>Ideanhallinta on organisaatioiden jatkuva kehittämisprosessi, joka perustuu organisaatioiden omiin ponnistuksiin eli työntekijöiden osallistumiseen ideoiden luomiseen ja toteuttamiseen.<<
Ideanhallinnan edut
- Tuotteiden, prosessien, laadun jne. jatkuva parantaminen.
- Kannattavuuden lisääminen tai resurssien, ajan ja rahan säästäminen tehokkaampien prosessien ja tuotteiden avulla.
- Ehdotukset uusille tuotteille
- Ideoiden järjestelmällinen ja avoin hallinta
- Kaikkien työntekijöiden osallistuminen ja sitä kautta motivaatio sekä arvostuskulttuurin edistäminen.
- Parempi viestintä ja yhteistyö työntekijöiden ja osastojen välillä
Miten ideanhallinta toimii?
Ideoiden tuottaminen tapahtuu monien erilaisten menetelmien avulla joko spontaanisti tai kohdennetusti. Ratkaisevaa on, että työntekijöiden luovuutta hyödynnetään parannus- tai innovaatioideoiden kehittämisessä ja että ideanhallintaprosessi on läpinäkyvä.
Tämä prosessi koostuu seuraavista vaiheista:
1. Idean dokumentointi
Työntekijöitä pyydetään keräämään ideoita. Tämä voidaan tehdä eri tavoin, esimerkiksi intranetin kautta julkaistavalla kehotuksella. Työntekijöiden motivoimiseksi voidaan käyttää esimerkiksi bonusjärjestelmää tai kilpailua, jossa parhaalle idealle myönnetään palkinto.
Seuraavaksi työntekijöiden tulisi dokumentoida ideansa, eli kirjata ehdotuksensa ylös ja toimittaa ne keskitettyyn paikkaan, esimerkiksi ideanhallintajalle tai ideanhallintaohjelmiston kautta.
Idea koostuu yleensä kolmesta osasta:
a. Ongelman kuvaus
b. Mahdollinen ratkaisutapa
c. Ehdotetun ratkaisun hyödyt
2. Idean arviointi
toteutettavuuden ja hyödyn perusteella sekä päätös idean hyväksymisestä tai hylkäämisestä.
Nyt on aika käydä läpi eri ehdotukset. Harkitse, ovatko ideat järkeviä, millaista potentiaalia niissä on ja ovatko ne toteutettavissa. Valitse sitten ne ideat, jotka haluat toteuttaa.
3. Toteutus
Voit nyt välittää toteutettavat ideat asianomaisille osastoille tai luoda projektin niiden toteuttamiseksi. Ideanhallintaohjelmiston avulla voit tarkistaa toteutuksen tilan ja tulokset milloin tahansa.
4. Ideoiden seuranta
niiden hyödyllisyyden ja loppuraportin osalta
Ideanhallintaan kuuluu myös onnistuneen toteutuksen arviointi ja loppuraportin laatiminen. Koska palkkio- tai bonussysteemi on usein kiinteä osa ideanhallintaa, loppuraportti auttaa määrittämään erityispalkkion idean esittäneelle työntekijälle. Palkkio voi tällöin olla esimerkiksi 10 prosenttia idean avulla saavutetuista säästöistä.
Ideanhallinnan haasteet
Vaikka ideanhallinnalla on monia etuja, sen toteuttamisessa voi olla joitakin haasteita:
- Ideabyrokratia: Esimerkiksi montako ideaa on tullut miltä osastolta tai miltä työntekijältä milläkin ajanjaksolla. Se, mikä aluksi kuulostaa hyvältä idealta tehdä ideoiden hallinnasta mitattavissa olevaa, voi nopeasti johtaa siihen, että työntekijät ja osastot pyrkivät täyttämään kiintiönsä. Ideat, joilla ei ole juurikaan vaikutusta, välitetään nopeasti eteenpäin, jotta saadaan toimitettua tietty määrä ehdotuksia. Tällaista olisi vältettävä ja siksi on viestittävä, että ideoiden määrällä ei ole merkitystä, vaan että arvostatte niiden laatua.
- Ideoiden puute: Ideabyrokratian vastakohta voi olla se, että työntekijät eivät esitä lainkaan ideoita. Motivaation puutteen lisäksi toinen syy tähän voi olla se, että työntekijät pelkäävät, ettei heidän ideaansa hyväksytä tai että he saavat huonoa mainetta huonon idean takia. Työntekijä, joka on kokenut, että hyvä idea on yksinkertaisesti hylätty esimerkiksi sanoilla "mutta me olemme aina tehneet niin", ei tule jatkossa ehdottamaan uusia ideoita. Siksi kannattaa pyrkiä avoimeen ja pelottomaan yrityskulttuuriin, joka kannustaa innovointiin. Ideoiden hallinta voi olla myös nimettömänä. Näin epävarmojen työntekijöiden ei tarvitse pelätä hylkäämistä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että tämä tarkoittaa sitä, että palkitsemisjärjestelmää ei voida käyttää, mikä vähentää motivaatiota osallistumiseen.
Vinkkejä täytäntöönpanoon
- Epävarmuuden välttämiseksi ja saadaksesi kaiken irti työntekijöidesi ideoista, ideoidenhallintaprosessin tulisi olla selkeä ja läpinäkyvä.
- Kuten kaikissa yrityksen muutoksissa, on tärkeää, että työntekijät sitoutuvat ideoidenhallintaprosessiin ja näkevät siitä olevan hyötyä itselleen. Varmista siksi, että ihmisille on tarjolla houkuttimia osallistua ideanhallintaan.
- Kohtele ideoita arvostavasti, vaikka ne hylätäänkin. Työntekijät voivat nopeasti menettää motivaationsa, jos he eivät esimerkiksi saa palautetta ideoistaan tai jos esimiehet estävät ideat, koska heillä ei ole aikaa käsitellä niitä tai koska he eivät halua muutosta.
Päätelmä
Ideanhallinnan avulla voit helposti parantaa yritystäsi, sen prosesseja ja tuotteita. Jotta työntekijät motivoituisivat osallistumaan, kannattaa luoda kannustimia ja tehdä prosessista mahdollisimman selkeä ja läpinäkyvä. Ideanhallintaohjelmistot tai -sovellukset voivat auttaa sinua tässä. Sen avulla työntekijäsi voivat helposti lähettää ideoita, voit arvioida näitä ideoita ja hallita niiden toteutustilannetta.
Lue lisää ideanhallintaohjelmistosta:
Laske työntekijöiden ideoiden taloudellinen hyöty: