El ABC de la gestión de proyectos: I de «gestión de ideas»

Así es como puedes aprovechar el potencial de tus empleados

Ventajas de la gestión de ideas

• Mejora continua de productos, procesos, calidad, etc.
• Aumento de la rentabilidad y ahorro de recursos, tiempo y dinero gracias a procesos y productos más eficientes
• Propuestas de nuevos productos
• Gestión sistemática y transparente de las ideas
• Participación de todos los empleados, lo que fomenta la motivación y promueve una cultura de reconocimiento
• Mejora de la comunicación y la colaboración entre empleados y departamentos

¿Cómo funciona la gestión de ideas?

La generación de ideas se lleva a cabo mediante una gran variedad de métodos, ya sea de forma espontánea o con un objetivo concreto. Lo importante es aprovechar la creatividad de los empleados para desarrollar ideas de mejora o innovación, y que el proceso de gestión de ideas sea transparente.
Este proceso consta de los siguientes pasos:

1. Documentación de una idea

Se pide a los empleados que aporten ideas. Esto se puede hacer de diferentes maneras, por ejemplo, mediante una convocatoria en la intranet. Para motivar a los empleados, se puede recurrir, por ejemplo, a un sistema de bonificaciones o a un concurso en el que se premie la mejor idea.
Ahora, los empleados deben documentar sus ideas, es decir, registrar sus propuestas y enviarlas a un lugar central, por ejemplo, a un gestor de ideas o a través de un software de gestión de ideas.
Por lo general, una idea consta de tres partes:
a. La descripción de un problema
b. Una posible solución
c. Los beneficios de la solución propuesta

2. Evaluación de la idea

en función de la viabilidad y la utilidad, así como la decisión a favor o en contra de una idea.
Ahora toca echar un vistazo a las distintas propuestas. Valora si las ideas tienen sentido, qué potencial tienen y si son viables. A continuación, elige aquellas ideas que quieras poner en práctica.

3. Puesta en práctica

Ahora puedes enviar las ideas que quieras poner en práctica a los departamentos correspondientes o crear un proyecto para llevarlas a cabo. Un software de gestión de ideas te permite comprobar en cualquier momento el estado de la implementación y los resultados.

4. Seguimiento de la idea

en cuanto a su utilidad y al informe final
Parte de la gestión de ideas es también comprobar que se han puesto en práctica con éxito y elaborar un informe final. Como los sistemas de recompensas o bonificaciones suelen ser parte integrante de la gestión de ideas, el informe final ayuda a fijar la prima especial para el empleado que presentó la idea. La prima puede ascender, por ejemplo, al 10 % de los ahorros conseguidos gracias a la idea.

Dificultades en la gestión de ideas

Aunque la gestión de ideas tiene muchas ventajas, a la hora de ponerla en práctica puedes encontrarte con algunos retos:

• La burocracia de las ideas: El proceso de gestión de ideas y su documentación podrían llevar a elaborar estadísticas sobre las ideas, por ejemplo, cuántas ideas se han presentado, de qué departamento o de qué empleado y en qué periodo. Lo que al principio parece una buena idea para hacer medible la gestión de ideas, puede acabar rápidamente en que los empleados y los departamentos intenten cumplir con su cuota. Así, se acaban presentando rápidamente ideas que tienen poco o ningún efecto, solo para cumplir con un número determinado de propuestas. Debes evitar esto y, por eso, dejar claro que lo que importa no es el número de ideas, sino su calidad.
• Falta de ideas: También puede darse el caso contrario a la «burocracia de las ideas», es decir, cuando los empleados no aportan ninguna idea. Además de la falta de motivación, otra razón puede ser que los empleados tengan miedo de que su idea no tenga buena acogida o de quedar en ridículo por proponer una idea mala. Un empleado que haya vivido alguna vez que una buena idea se haya descartado sin más, por ejemplo, con la frase «pero si eso ya lo hemos hecho siempre así», no volverá a proponer ideas en el futuro. Por eso, deberías esforzarte por crear una cultura empresarial abierta y sin miedos que fomente la innovación. También es posible que la gestión de ideas se haga de forma anónima. Así, los empleados que se sientan inseguros no tendrán que temer un rechazo. Sin embargo, debes tener en cuenta que, de esta forma, no se puede aplicar un sistema de recompensas, lo que reduce la motivación para participar.

Consejos para empezar

• Para evitar dudas y sacar el máximo partido a las ideas de tus empleados, el proceso de gestión de ideas debería ser claro y transparente
• Al igual que con todos los cambios en las empresas y organizaciones, a la hora de implantar la gestión de ideas también es importante que tus empleados se impliquen y vean en ello un beneficio para ellos mismos. Así que ofréceles incentivos para que participen en la gestión de ideas.
• Valora las ideas, aunque se rechacen. Los empleados pueden desmotivarse rápidamente si, por ejemplo, no reciben ninguna respuesta a sus ideas o si sus superiores las rechazan porque no tienen tiempo para analizarlas o porque no quieren cambios.

Conclusión

La gestión de ideas puede ayudarte de forma sencilla a mejorar continuamente tu empresa u organización, así como sus procesos y productos. Para motivar a tus empleados a participar, deberías ofrecer incentivos y diseñar el proceso de la forma más clara y transparente posible. Para ello, te puede ayudar un software o una app de gestión de ideas. Así, tus empleados podrán enviar ideas fácilmente, tú podrás evaluarlas y gestionar su estado de implementación.

Calcula el beneficio económico que aportan las ideas de tus empleados: