Hankintaäly

Miten optimoida hankinnat Business Intelligence -järjestelmän avulla?

Mikä on hankintaäly?

Ostajat ovat vastuussa oikeiden tuotteiden toimittamisesta oikeaan aikaan ja oikealla laadulla. Tätä varten materiaalitarpeet ja tavarat on analysoitava, ja toimittajien arviointeja on tehtävä. Lisäksi tavaroiden hintojen tulisi olla mahdollisimman alhaiset, jotta kustannukset pysyisivät alhaisina.
Tässä prosessissa hankintaosastolla on kaksi vaihtoehtoa: Toisaalta tavaroiden on oltava saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan yrityksessä, jotta tuotannon viivästymiset voidaan välttää. Tämä tarkoittaa, että dynaamisesti muuttuva kysyntä on voitava kattaa milloin tahansa. Toisaalta tavaroita ei saa ostaa liikaa, koska ne tukkivat varaston ja sitovat tärkeää pääomaa. Samalla on tärkeää, että hankintaluvut ja -ennusteet ovat mahdollisimman tarkkoja toimittajien kanssa käytäviä hintaneuvotteluja varten. Kaiken tämän samanaikaisen silmällä pitäminen ja optimaalisen ratkaisun löytäminen on suuri haaste. Tehokas ostojen valvonta on siksi tärkeää yrityksen menestyksen kannalta.
Hankintaälykkyys, ostoälykkyys tai toimitusketjuälykkyys auttaa sinua data-analyysien avulla säilyttämään yleiskuvan ja löytämään optimaaliset ratkaisut milloin tahansa. Hankintaälykkyys tukee sinua perinteisten hankintatoimien tehostamisessa, helpottaa menoanalyysejä ja kysyntäennusteita sekä auttaa toimittajasuhteissa ja hintaneuvotteluissa. Hankintaälyllä voidaan siis visualisoida, analysoida ja valvoa kaikkia hankinnan tärkeitä tietoja, prosesseja ja avainlukuja. Näin saat läpinäkyvän yleiskuvan hinnoista, kehityksestä ja trendeistä, määrärakenteista, hankintamääristä, prosesseista ja toimittajista.

Hankintaäly auttaa seuraavilla aloilla:

• Tietojen saatavuus: Monissa yrityksissä tiedot on tallennettu eri järjestelmiin tai esimerkiksi Excel-taulukoihin. Ilman kokonaisvaltaista näkymää on kuitenkin vaikea tehdä merkityksellisiä data-analyysejä. BI-ohjelmiston avulla nämä hajautetut tiedot voidaan yhdistää yhteen paikkaan ja siten analysoida. Näin saat yleiskuvan kaikista tärkeistä tiedoista, kuten laskentayksiköistä, hintapoikkeamista, toimittaja- ja ostajatiedoista, tavoitehinnoista tai verotiedoista. Lisäksi voidaan laatia automaattisia raportteja ja asettaa ennakkovaroitusindikaattoreita.
• Prosessit: BI-ohjelmiston avulla voidaan analysoida ostoprosesseja yksityiskohtaisesti ja löytää optimointimahdollisuuksia. Samalla voidaan nopeuttaa prosesseja ja päätöksentekoa selkeiden tietojen ja nopeiden analyysien avulla.
• Kustannussuunnittelu, tavoitteiden poikkeamat ja menojen valvonta: BI-mittaristot auttavat sinua suunnittelemaan menoja ja pitämään niitä jatkuvasti silmällä. Näin voit verrata suunniteltuja kustannuksia todellisiin kustannuksiin ja tunnistaa poikkeamat. BI-järjestelmä mahdollistaa myös kustannusten yksityiskohtaisen erittelyn.
• Riskienhallinta: Data-analyysit voivat myös auttaa tunnistamaan riskejä ja ryhtymään toimenpiteisiin niitä vastaan. Näitä voivat olla esimerkiksi hintariskit ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät riskit sekä maantieteelliset riskit.
• Sopimusten hallinnointi: Sopimusneuvottelujen tulisi aina perustua luotettaviin tietoihin. BI-ohjelmistot voivat auttaa tarjoamaan kaikki tarvittavat tiedot helposti yhdellä silmäyksellä, kuten kysyntäennusteet, hintavertailut tai riskit. Samalla järjestelmän avulla voidaan tarkastella ja analysoida sopimustietoja yhdellä alustalla.
• Toimittajan luokitukset: Pisteytysmallin avulla voidaan arvioida tavarantoimittajia ja ottaa huomioon eri näkökohtia, kuten toimitusaikojen noudattaminen, tavaroiden laatu, palvelut ja kustannukset, sekä esittää tämä visuaalisesti miellyttävällä tavalla. Näin voit vertailla eri toimittajia ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopivat toimittajat. Sen avulla voit myös tunnistaa kunkin toimittajan mahdollisuudet ja riskit, jotta voit puuttua esiin tuleviin ongelmiin varhaisessa vaiheessa ja neuvotella hyvistä ehdoista.
• Kysynnän hallinta ja varastointi: BI-järjestelmän avulla voidaan myös analysoida materiaalien aiempaa kysyntää ja tehdä ennusteita tulevista kysyntätrendeistä. Näin voit varmistaa, että tuotannossa on aina oikea määrä tavaraa ja että varastosi pysyy matalana. Lisäksi toistuvat kysyntäpiikit voidaan tunnistaa analyysien avulla, jotta voit varautua niihin tulevaisuudessa. Lisäksi BI-järjestelmien avulla voidaan nopeasti ja joustavasti reagoida odottamattomiin kysyntäpiikkeihin esimerkiksi hälytys- ja ennakkovaroitusjärjestelmän avulla. Kysyntäanalyysi auttaa sinua myös hinta- ja sopimusneuvotteluissa toimittajiesi kanssa, jotta voit hyödyntää säästömahdollisuuksia.
• Jakelu: BI-ratkaisu voi myös auttaa sinua seuraamaan tavaroiden liikkumista yrityksesi sisällä tai toimittajilta. Kyse ei ole vain tavaroiden siirtämisestä paikasta toiseen, vaan myös yksityiskohdista, kuten asianmukaisesta pakkaamisesta, määrästä, varastoinnista ja logistiikasta. Reaaliaikainen seuranta BI-järjestelmän avulla auttaa sinua seuraamaan tilannetta koko ajan. Samalla BI auttaa sinua vähentämään toimituskustannuksia, kuten polttoainekuluja, ja tunnistamaan mahdollisia riskejä.

BI:n edut hankinnoissa

• Hankintaprosesseja voidaan analysoida ja siten tehostaa ja selkeyttää.
• Mahdolliset säästöt tulevat esiin, esimerkiksi prosessi- ja hankintakustannuksissa.
• Tarkka kysynnän suunnittelu kysyntäennusteiden avulla
• Kriittiset kysyntäpiikit voidaan tunnistaa nopeasti
• Automaattiset raportit
• Optimaalisten toimittajien valinta
• Tuki sopimus- tai hintaneuvotteluissa

Yhteenveto

Nykyaikaiset yritykset voivat optimoida hankintojaan eri aloilla BI-järjestelmän avulla. Ne voivat sekä neuvotella toimittajien kanssa paremmista ehdoista että parantaa prosesseja, ennakoida kysyntää ja saada aikaan mahdollisia säästöjä.

Haluatko tietää, miten voit analysoida osto-osastosi parannusmahdollisuuksia?

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!