Obeya projektinhallinnassa: Yhteistyön uudelleenmäärittely
Kuvittele, että kävelet huoneeseen, jonka seinät tuntuvat olevan elossa. Tieto kulkee saumattomasti pisteestä toiseen, ja kaikki huoneessa olevat ovat aina ajan tasalla ilman, että yksikään sana hukkuu. Yhteistyö on intuitiivista ja päätökset tehdään salamannopeasti. Tervetuloa Obeya-huoneeseen – projektinhallinnan vallankumouksellisen ajattelumallin sydämeen.
Sukellamme tässä blogikirjoituksessa syvälle Obeyan maailmaan, tutkimme sen alkuperää ja hyötyjä sekä näytämme, miten voit käyttää tätä tehokasta työkalua projektinhallinnassa. Valmistaudu viemään projektisi yhteistyö ja tehokkuus uudelle tasolle!
Mikä on Obeya?
Obeya, joka on japaniksi ”suuri tila”, on muutakin kuin pelkkä fyysinen paikka. Se on konsepti, joka vie avoimuuden, tehokkuuden ja tiimityön uudelle tasolle. Obeya juontaa juurensa Lean-filosofiaan, jonka Toyota kehitti alun perin 1990-luvulla. Konsepti sai alkunsa osana Toyota Production Systems (TPS) -järjestelmää, jonka tavoitteena on maksimoida tehokkuus ja minimoida hukka.
Ajatuksena Obeyassa oli luoda keskitetty tila, jossa kaikki projektia koskevat olennaiset tiedot ovat näkyvillä ja saatavilla. Tiimit kokoontuvat tässä tilassa säännöllisesti seuraamaan edistymistä, tunnistamaan ongelmia ja tekemään nopeita päätöksiä. Tiedon fyysinen läheisyys ja visuaalinen esitystapa parantavat merkittävästi viestintää ja yhteistyötä. Obeyaa voidaan käyttää projektin tilan raportoinnin lisäksi myös strategiakokouksiin, suunnittelukokouksiin tai ongelmanratkaisuun.
Obeya-tilaa käytettiin ensimmäisen kerran Toyota Priuksen kehityksessä, ja sitä käytettiin projektin monimutkaisen ja innovatiivisen luonteen hallintaan. Onnistunut toteutus johti siihen, että konsepti siirrettiin muille aloille ja projekteihin. Nykyään Obeya-tilaa käytetään monilla toimialoilla ympäri maailmaa projektien tehokkaampaan hallintaan ja tiimityön edistämiseen.
Obeyan edut
Obeya tarjoaa lukuisia etuja, jotka voivat parantaa projektinhallintaa merkittävästi. Obeya auttaa esimerkiksi viestinnässä, sillä tiimin jäsenet tapaavat säännöllisesti Obeya-huoneessa keskustellakseen edistymisestä ja ratkaistakseen ongelmia. Huoneen jatkuva päivittäminen ja visuaalinen suunnittelu tukevat myös ymmärrystä ja tiedonkulkua tiimin sisällä ja lisäävät avoimuutta. Samalla kaikkien tarvittavien tietojen jatkuva saatavuus ja tiivis yhteistyö huoneessa merkitsevät sitä, että harkittuja päätöksiä voidaan tehdä nopeasti, jotta ongelmat voidaan ratkaista ripeästi, tehokkaasti ja tuloshakuisesti.
Obeya-huoneen perustaminen
Ennen Obeyan käytön aloittamista, sille on ensin luotava tila. Tämä voi olla fyysinen tila, joka sijaitsee keskeisellä paikalla ja on riittävän suuri, jotta kaikki tiimin jäsenet mahtuvat sinne. Jos se ei ole mahdollista, se voi olla myös virtuaalinen tila. On kuitenkin huomattava, että Obeya toimii paremmin, kun kaikki työntekijät kokoontuvat yhteen paikkaan. Jos haluat perustaa Obeya-huoneen täydellisesti, sinun on ensin määriteltävä, mihin tarkoitukseen sitä käytetään, jotta voit sitten varustaa huoneen optimaalisesti tärkeällä sisällöllä. Huone jaetaan usein PDCA-syklin mukaan. Tämä tarkoittaa, että se on jaettu neljään osa-alueeseen Plan, Do, Check ja Act. Eri alueet on kuitenkin sovitettava Obeya-huoneen määriteltyyn tarkoitukseen ja kulloisiinkin vaatimuksiin. Joskus voi olla tarpeen tehdä täysin erilainen jaottelu, jossa on enemmän kuin neljä aluetta. Tämä voisi koskea esimerkiksi sellaisia sisältöalueita kuin tavoitteet, projektin tila, tehtävien hallinta, suorituskyvyn mittaaminen, riskienhallinta tai ongelmanratkaisu ja päätökset.
Kullakin näistä alueista kaikki kyseisen vaiheen edellyttämät tiedot visualisoidaan suunnitelluissa alueissa tai seinäosissa. Jos nämä alueet käydään läpi Obeya-kokouksen aikana, valmistellut tiedot jaetaan, ja osallistujat voivat suorittaa tarvittavat toimet.
Tärkein sisältö
Kullakin alueella tulisi esittää visuaalisesti kaikki tarvittavat tiedot, faktat ja luvut. Projektinhallinnassa tämä voidaan tehdä esimerkiksi käyttämällä projektiaikatauluja ja välitavoitteita, tärkeimpiä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), riskikatsausta tai ongelmanratkaisu- ja päätöksentekoprotokollia. Ne voidaan lisätä kyseiselle alueelle digitaalisilla näytöillä, julisteilla, tarroilla tai jopa muistilapuilla, ja ne voidaan esittää esimerkiksi kaavioina, infografiikoina, pylväsdiagrammeina, tiekarttoina tai asiakasmatkoina. Jos haluat tarjota osallistujille myös mahdollisuuden kirjata ylös ajatuksia tai ratkaisuehdotuksia kyseistä aluetta varten, on hyödyllistä tarjota valkotaulu tai muita muistilappuja.
Roolit Obeyassa
- Obeya Mestari: Obeya Mestari on Obeya-huoneen tärkein rooli, joka on verrattavissa Scrum Masterin rooliin ketterissä tiimeissä. Tämä henkilö perustaa Obeya-huoneen, johtaa kokouksia, varmistaa, että prosessi on järjestelmällinen ja että kaikki tarvittavat tiedot ja visualisoinnit ovat käytettävissä. Tämän roolin ottaa usein projektipäällikkö.
- Studiojäsenet: Studiojäsenet ovat tiimin jäseniä, jotka työskentelevät säännöllisesti Obeya-huoneessa ja osallistuvat Obeya-kokouksiin. He voivat olla tiedonantajia, päätöksentekijöitä, projektiryhmän jäseniä tai asiantuntijoita. Studiojäsenet antavat asiaankuuluvaa tietoa, auttavat ongelmien ratkaisemisessa ja toteuttavat Obeya-huoneessa päätettyjä toimenpiteitä.
Projektinhallinnassa Obeya-tiimi koostuu yleensä projektipäälliköstä ja hänen keskeisestä tiimistään. Lisäksi myös muut sidosryhmät voivat osallistua säännöllisesti, jotta he voivat antaa tietoja ja saada samalla tietoa hankkeesta. Vaatimuksista riippuen mukaan voidaan ottaa myös teknisiä asiantuntijoita, joiden kanssa voidaan keskustella tietyistä aiheista.
Obeya-kokoukset
Kun tilaan on toimitettu kaikki tarvittavat tiedot ja tarvittavat henkilöt on kutsuttu, ensimmäiset kokoukset voidaan aloittaa. Obeyan läpikäyntiä varten voidaan suunnitella noin yksi tunti. On kuitenkin tärkeää pitää nämä kokoukset säännöllisesti. Projektista riippuen niitä voidaan siis pitää kerran neljännesvuosittain, kerran kuukaudessa tai kerran sprintissä. Projektin vaatimuksista riippuen voi olla hyödyllistä pitää myös lyhyitä päivittäisiä, viikoittaisia tai tapauskohtaisia kokouksia, joissa keskustellaan nykytilanteesta ja ratkaistaan pieniä ongelmia välittömästi.
Ensimmäisessä kokouksessa Obeya-mestarin tulisi selventää perusasiat, säännöt ja prosessi, jotta kaikki ryhmän jäsenet ymmärtävät menetelmän. Tämän jälkeen Obeya-mestari ohjaa osallistujat yksittäisten osien läpi. Vastaavat tiedot esitellään ja tarvittaessa keskustellaan tai tehdään päätöksiä.
Esimerkki
PDCA-sykliin perustuvassa huoneen pohjapiirroksessa ensimmäinen osio ”Suunnitelma” sisältää esimerkiksi strategiset tavoitteet, ja siinä esitellään tiimi, asiakkaat tai tilaajat. ”Do”-osiossa voidaan arvioida projektin nykytilaa. Kolmannessa osiossa, ”Check”, verrataan tavoitteita toteutukseen, jotta voidaan tunnistaa poikkeamat ja ratkaista ongelmat, tehdä päätöksiä ja määritellä toimenpiteet neljännessä vaiheessa, ”Act”.
Yhteenveto
Obeya -huone on mullistanut projektinhallinnan määrittelemällä uudelleen läpinäkyvyyden, tehokkuuden ja yhteistyön. Tietojen visuaalinen esittäminen ja tiimin jäsenten fyysinen läheisyys merkitsevät sitä, että päätökset tehdään nopeammin ja ongelmat ratkaistaan nopeasti. Tämä lean-filosofiaan pohjautuva ja jo käytännössäkin hyväksi havaittu lähestymistapa antaa tiimeille mahdollisuuden hallita projekteja tehokkaammin ja kehittyä jatkuvasti.
Jos haluat integroida Obeyan saumattomasti projektinhallintaan, voit käyttää myös projektinhallintaohjelmistoa, kuten myPARMia. Ohjelmisto tarjoaa kattavat toiminnot projektitietojen visualisointiin ja tukee tiimisi tehokasta yhteistyötä integroidun tehtävienhallinnan avulla, jotta voit hyödyntää Obeyaa täysimääräisesti.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!