Lemmikkiprojektit – luovat poikkeamat vai strategiset kompastuskivet?

Suosikkiprojektien strateginen johtaminen

Mitä ovat lemmikkiprojektit?

”Lemmikkiprojektit” (Pet Projects) ovat projekteja tai aloitteita, jotka yksittäiset henkilöt tai pienet tiimit ovat käynnistäneet organisaatiossa intohimosta, henkilökohtaisesta kiinnostuksesta tai spontaanista ideasta. Samalla näille hankkeille on usein ominaista tietty riippumattomuus yrityksen tavanomaisista prosesseista ja prioriteeteista. Joitakin moniin lemmikkiprojekteihin soveltuvia piirteitä ovatkin seuraavat:

• Henkilökohtainen motivaatio: Lemmikkiprojektien kantavana voimana ovat usein osallistujien henkilökohtaiset intressit, intohimot tai vakaumukset. Aloitteen tekijöillä on erityinen kiintymys hankkeeseen ja he ovat sitoutuneet siihen, vaikka hanketta ei virallisesti tuettaisikaan. Tällaiset hankkeet ovatkin yleensä sellaisten johtajien tai työntekijöiden käynnistämiä, jotka uskovat vahvasti ideansa onnistumiseen.
• Virallisen hyväksynnän puuttuminen: Lemmikkiprojektit aloitetaan usein ilman virallista hyväksyntää tai organisaation virallista tukea. Siksi ne ovat yleensä tavanomaisen projektisalkun ulkopuolella, eikä niillä ole selkeää yhteyttä organisaation strategisiin tavoitteisiin. Voi myös käydä niin, että ne ovat ristiriidassa yrityksen tavoitteiden kanssa ja siten niitä boikotoidaan.
• Resurssien sitominen: Nämä projektit saattavat sitoa huomattavia ajallisia, taloudellisia tai henkilöstöresursseja, jotka on varattu virallisesti hyväksyttyihin projekteihin. Tämä voi johtaa käytettävissä olevien resurssien tehottomaan käyttöön.
• Avoimuuden puute: Koska lemmikkiprojekteja toteutetaan usein epävirallisesti ja ilman virallisia rakenteita, niistä puuttuu usein avoimuus. Tämä voi johtaa siihen, että tärkeää tietoa ei jaeta ja yhteistyö tiimin tai organisaation sisällä kärsii.
• Merkittävä riski: Lemmikkiprojekteissa ei useinkaan noudateta projektinhallinnan perusohjeita. Tämän seurauksena tärkeät perusasiat, kuten markkina-analyysit, kustannus-hyötyanalyysit tai riskinarviointi, usein puuttuvat. Tämä lisää merkittävästi riskiä, että hanke epäonnistuu tai osoittautuu flopiksi.

Lemmikkiprojektien keskeiset ongelmat

Lemmikkiprojektit voivat tuottaa innovatiivisia ideoita ja lähestymistapoja, joita ei muuten toteutettaisi. Lisäksi työntekijät, jotka työskentelevät lemmikkiprojektinsa parissa, ovat usein erittäin motivoituneita ja sitoutuneita, mikä voi lisätä tyytyväisyyttä työhön. Samalla tällaiset projektit voivat toimia prototyyppeinä tai kokeiluina, jotka voidaan myöhemmin integroida virallisiin projekteihin. Lemmikkiprojekteilla voi kuitenkin olla myös negatiivisia vaikutuksia. Ne Ne vaativat usein huomattavia määriä rahaa ja aikaa. Jos projektit esimerkiksi epäonnistuvat tai eivät sovi yhteen yrityksen strategian kanssa, ne voivat tuhlata arvokkaita resursseja tai johtaa resurssikonflikteihin. Ne vievät työntekijöiden huomion pois tärkeistä, strategisista projekteista ja voivat johtaa tiimin sisäisiin ristiriitoihin, varsinkin jos yksittäiset projektit priorisoidaan tai koetaan tärkeämmiksi kuin viralliset projektit. Tämä voi johtaa tyytymättömyyteen tiimin sisällä ja siten heikentää yhteistyötä. Koska lemmikkiprojekteja on usein virallisten projektinhallintarakenteiden ulkopuolella, niiltä puuttuu asianmukainen seuranta, valvonta ja dokumentointi.

Kuuluisia lemmikkiprojekteja

Lemmikkiprojekteista on lukuisia tunnettuja esimerkkejä. Jotkut niistä ovat johtaneet ongelmiin, kun taas toiset ovat osoittautuneet menestyksekkäiksi ja olleet myönteisiä yritykselle.

1. Google Glass:

Google Glass oli Googlen kokeellisen tutkimuslaboratorion Google X:n kunnianhimoinen projekti. Tietolaseilla oli tarkoitus mullistaa ihmisten tapa olla vuorovaikutuksessa teknologian kanssa. Vaikka pieni, innostunut tiimi oli aluksi innoissaan, projektissa oli useita ongelmia, kuten yksityisyyden suojaan liittyvät huolenaiheet, kohtuuttoman korkea hinta ja selkeiden käyttötarkoitusten puute. Esimerkiksi markkina-analyysi puuttui ennen projektin aloittamista, minkä vuoksi tuote epäonnistui lopulta kaupallisesti ja vedettiin pois markkinoilta.

2. Microsoft Zune:

Zune oli Microsoftin yritys kilpailla Applen iPodin kanssa. Se oli kannettava mediasoitin, joka julkaistiin vuonna 2006. Tuote ei kuitenkaan koskaan pysynyt kilpailijoiden vauhdissa, osittain siksi, että markkinoille tulo oli viivästynyt, markkinointistrategia oli riittämätön ja tuote oli kilpailijoita vähemmän innovatiivinen. Vaikka Zune ei välttämättä ollutkaan tyypillinen lemmikkiprojekti, pieni, innostunut ryhmä Microsoftissa tuki sitä voimakkaasti. Projekti sai resursseja ja huomiota, jotka olisi voitu sijoittaa paremmin muihin, strategisempiin aloitteisiin.

3. Amazon’s Fire Phone:

Vuonna 2014 Amazon toi markkinoille Fire Phone -älypuhelimen, jossa on ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten 3D-käyttöliittymä ja integroitu Amazon-ohjelmisto. Se oli kunnianhimoinen hanke, jota Jeff Bezos tuki voimakkaasti. Se kehitettiin kuitenkin ilman riittävää markkina-analyysia ja käyttäjäpalautetta, joten siitä tuli floppi. Fire Phonea kritisoitiin sen korkeasta hinnasta, integraation puutteesta Googlen palveluihin ja huonosta käyttökokemuksesta. Amazon joutui lopulta kirjaamaan suuria tappioita.

4. Sony PlayStation:

PlayStation sai alkunsa Sonyn insinöörin Ken Kutaragin sivuprojektista, joka oli alun perin kehittänyt äänisirun Super Nintendo Entertainment Systemiin (SNES). Hän vakuutti Sonyn investoimaan konsolinsa kehittämiseen, ja vuonna 1994 julkaistun ensimmäisen PlayStationin menestys osoitti hänen olevan oikeassa. Tuote mullisti videopeliteollisuuden ja vakiinnutti Sonyn yhdeksi maailman johtavista konsolivalmistajista.

5. Google Gmail:

Googlen työntekijät saavat käyttää 20 prosenttia työajastaan omiin projekteihinsa, jotka eivät välttämättä liity heidän virkatehtäviinsä. Gmail alkoi Googlen insinöörin 20 prosentin projektina. Vuonna 2004 tapahtuneen lanseerauksensa jälkeen Gmail mullisti sähköpostin käytön suurella tallennustilalla ja innovatiivisilla ominaisuuksilla, kuten keskusteluketjuilla. Siitä tuli nopeasti yksi maailman käytetyimmistä sähköpostipalveluista, ja se on nyt keskeinen osa Googlen tarjontaa.

6. Post-it Notes from 3M:

Post-it-laput keksittiin tohtori Spencer Silverin, 3M:n tutkijan, sivuprojektina. Hän kehitti heikon liiman, jolle ei aluksi ollut selvää käyttöä. Hänen kollegansa Art Fry tunnisti potentiaalin ja kehitti tarralaput. Post-it-lappuja alettiin myydä kaupallisesti vuonna 1980, ja ne ovat siitä lähtien olleet valtava menestys. Ne ovat edelleen jokapäiväinen toimistotuote, ja ne ovat tuoneet 3M:lle huomattavaa myyntiä ja markkinaosuutta.

7. Facebookin tykkäysnappi:

Facebookin Tykkää-painike oli alun perin myös yrityksen sisäinen lemmikkiprojekti. Pieni tiimi työskenteli tämän yksinkertaisen mutta tehokkaan ominaisuuden kehittämiseksi. Se otettiin käyttöön vuonna 2009, ja se muutti nopeasti käyttäjien tapaa reagoida Facebookin sisältöön. Siitä tuli keskeinen osa sosiaalista mediaa, ja se on edistänyt merkittävästi käyttäjien sitoutumista ja vuorovaikutusta.

Oikea tapa hallita lemmikkiprojekteja

Projektin toteuttamisen aikana voi käydä niin, että huomaat yhtäkkiä päätyneesi lemmikkiprojektiin. Jos esimerkiksi johtaja on erityisen kiinnostunut jostakin projektista, hän saattaa vähitellen laajentaa sen soveltamisalaa ja muuttaa pienen projektin paljon suuremmaksi. Näin voi tapahtua, vaikka se olisi ristiriidassa yrityksen strategian kanssa tai ylittäisi käytettävissä olevat resurssit. Jos olet jo keskellä tällaista projektia, tilanteesta voi olla vaikea päästä siististi pois. Siksi on tärkeää omaksua jäsennelty lähestymistapa tällaisten projektien tunnistamiseen ennen niiden alkamista.

1. Selkeät projektinhallintaohjeet

Lemmikkiprojektien aloittajat kiertävät usein vakiintuneita ohjeita, kuten virallista hyväksymismenettelyä. Jotta vältyttäisiin projekteilta, jotka myöhemmin osoittautuvat epäonnistuneiksi, on tärkeää luoda selkeisiin kriteereihin perustuva hyväksymisprosessi ja vaatia sen noudattamista. Esimerkiksi strateginen merkitys, resurssivaatimukset ja mahdolliset hyödyt voidaan selventää liiketoiminta-asiassa, peruskirjassa tai kustannus-hyötyanalyysissä ennen projektin aloittamista. Varhainen riskinarviointi ja markkina-analyysi voivat myös auttaa hylkäämään sellaiset projektit, jotka eivät ole strategisesti järkeviä.

2. Projektin dokumentointi ja resurssien hallinta

Googlen esimerkki osoittaa, että työntekijöiden motivoimiseksi voi olla järkevää toteuttaa jopa itsestään selviä lemmikkiprojekteja. Tällaisissa tapauksissa on kuitenkin tärkeää varmistaa, että kaikki projektit dokumentoidaan asianmukaisesti avoimuuden ja jäljitettävyyden takaamiseksi. Samalla tarvitaan selkeitä priorisointiprosesseja, jotta voidaan varmistaa, että strategisesti tärkeisiin projekteihin on aina käytettävissä tarvittavat resurssit. Tehokkaalla projektisalkunhallinnalla voidaan varmistaa, että lemmikkiprojektit arvioidaan ja priorisoidaan oikein koko projektisalkun yhteydessä.

3. Säännöllinen tarkastelu

Varsinkin jos olet jo juuttunut esimiehen lemmikkiprojektiin, sinun on käsiteltävä arkaluonteinen tilanne hyvin. Ovea ei aina voi avata esimiehen kohtaamiseksi. Sidosryhmälle esitettävät säännölliset tilanneraportit voivat kuitenkin antaa projektipäällikölle mahdollisuuden ehdottaa muutoksia projektiin tai jopa sen lopettamista. Ottamalla keskeiset sidosryhmät mukaan jo varhaisessa vaiheessa projektipäälliköt voivat varmistaa niiden tuen, jotta projekti pysyy yrityksen tavoitteiden mukaisena. Säännölliset palautekierrokset ja jälkikäteen tehtävät tarkastelut auttavat myös varmistamaan hankkeen strategisen merkityksen.

Yhteenveto

Lemmikkiprojektit voivat johtaa suureen menestykseen ja olla arvokas innovaatioiden ja työntekijöiden sitoutumisen lähde. Ilman strategista johtamista ja selkeitä ohjeita ne voivat kuitenkin aiheuttaa myös merkittäviä haasteita ja resurssikonflikteja. Kohdennetun arvioinnin, avoimen viestinnän ja säännöllisten tarkastelujen avulla yritykset voivat valjastaa näiden hankkeiden potentiaalin ja varmistaa, että ne edistävät yrityksen tavoitteiden saavuttamista.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!