Projektinhallinnan ABC: C eli kustannus-hyötyanalyysi

Kustannus-hyötyanalyysi: kattava opas päätöksentekoon.

Mikä on kustannus-hyötyanalyysi?

Kustannus-hyötyanalyysi on systemaattinen menetelmä hankkeen tai päätöksen taloudellisen toteutettavuuden arvioimiseksi. Aiheutuneita kustannuksia verrataan odotettuihin hyötyihin, jotta voidaan tehdä perusteltu päätös siitä, mihin toimenpiteisiin olisi ryhdyttävä tai mitä toimenpiteitä olisi jatkettava. Tavoitteena on varmistaa, että hankkeen hyödyt ylittävät sen kustannukset. Kustannus-hyötyanalyysi tarjoaa näin ollen määrällisen näkökulman hankkeeseen ja mahdollistaa selkeän päätöksen tekemisen sen sijaan, että kuunneltaisiin yksittäisiä mieltymyksiä tai tuntemuksia. Osana analyysia eri vaihtoehtojen kustannuksia ja hyötyjä verrataan keskenään hankkeen nettohyödyn laskemiseksi.

Kustannus-hyötyanalyysin soveltamisalat

Kustannus-hyötyanalyysi soveltuu erinomaisesti päätöksentekoon toimenpiteistä, joiden taloudelliset kustannukset ja hyödyt voidaan ilmaista rahassa. Itse analyysi voi olla vaativa ja aikaa vievä. Sen vuoksi se tuskin kannattaa pienille, vähemmän monimutkaisille päätöksille, jotka voidaan tehdä yksinkertaisen päätösmatriisin avulla. Jos edessä on kuitenkin suuria päätöksiä, joilla voi olla merkittävä vaikutus hankkeen onnistumiseen, tällainen analyysi on hyvä idea esimerkiksi seuraavilla aloilla:

• Yritykset voivat käyttää kustannus-hyötyanalyysia investointipäätösten tekemiseen, kustannusten optimointiin tai tuotekehityspäätöksiin. Kustannus-hyötyanalyysi on hyödyllinen myös yrityksen strategian kehittämisessä.
• Projektinhallinnassa kustannus-hyötyanalyysia voidaan käyttää hankeideoiden arviointiin tai resurssien jakamiseen.
• Kustannus-hyötyanalyysia voidaan soveltaa julkishallinnossa monilla eri aloilla, infrastruktuurihankkeista ja sosiaalisista ohjelmista ympäristöpolitiikkaan.
• Terveydenhuoltoalalla uusia lääketieteellisiä hoitoja tai lääkkeitä voidaan arvioida kustannus-hyötyanalyysin avulla.

Kustannus-hyötyanalyysin edut

• Parempi päätöksenteko: yritykset ja organisaatiot saavat selkeän perustan investoinneille.
• Resurssien tehokas käyttö: Resursseja käytetään optimaalisesti välttämällä kannattamattomia hankkeita.
• Avoimuus ja jäljitettävyys: kustannus-hyötyanalyysi luo selvyyttä päätöksen taloudellisista vaikutuksista.
• Eri vaihtoehtojen vertailukelpoisuus: Se mahdollistaa useiden vaihtoehtojen objektiivisen punnitsemisen toisiaan vastaan.

Kustannus-hyötyanalyysin tekeminen – askel askeleelta

1. Selkeytetään puitteet
Ensiksi olisi määriteltävä kustannus-hyötyanalyysin puitteet. Kustannus-hyötyanalyysi alkaa yleensä tietyllä kysymyksellä, johon analyysin on tarkoitus vastata. Esimerkiksi: ”Pitäisikö meidän aloittaa hanke XY?”.
Jotta kustannukset ja hyödyt voidaan tunnistaa seuraavissa vaiheissa, on myös tärkeää ymmärtää nykytila tai lähtötilanne. Kirjoita siksi kuvaus nykytilanteesta tai suorituskyvystä, hankkeen ennustetuista tuloksista sekä mahdollisuuksista ja riskeistä. Määrittele sitten kustannus-hyötyanalyysin puitteet. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, millä aikavälillä kustannusten ja hyötyjen arvioita sovelletaan, millaisia kustannuksia ja hyötyjä otetaan mukaan tai jätetään pois ja miten niitä mitataan.

2. Kustannusten ja hyötyjen tunnistaminen
Seuraavassa vaiheessa kirjataan kaikki merkitykselliset kustannukset ja hyödyt. Näihin kuuluvat:

• Välittömät kustannukset: Nämä ovat kustannuksia, jotka aiheutuvat tuotteen valmistamisesta, palvelun tarjoamisesta tai hankkeen toteuttamisesta, kuten hankinta-, käyttö- tai henkilöstökustannukset.
• Välilliset kustannukset: Nämä ovat kiinteitä kustannuksia, jotka eivät liity suoraan hankkeeseen, kuten vuokra, kuljetuskustannukset tai vaihtoehtoiskustannukset.
• Muut kustannukset: Otetaan huomioon myös kustannukset, joita ei voida mitata erikseen tai jotka liittyvät riskeihin. Esimerkiksi vaikutukset brändimielikuvaan tai asiakastyytyväisyyteen, toteutumattomista mahdollisuuksista aiheutuvat kustannukset tai kustannukset, joita joudut maksamaan riskien ehkäisemiseksi. Tällaisia kustannuksia voidaan usein mitata tunnuslukujen avulla.
• Rahalliset edut: Tähän luokkaan kuuluvat hyödyt, jotka voidaan mitata tietyllä rahamäärällä. Tällaisia ovat esimerkiksi tulot, myynnin kasvu, säästöt tai tehokkuushyödyt.
• Muut kuin rahalliset edut: Esimerkiksi parantunut asiakastyytyväisyys, ympäristönsuojelu tai sosiaaliset hyödyt. Näitä hyötyjä voidaan usein mitata tunnusluvuilla, jotka voit sisällyttää laskelmaan.

3. Arvioi kustannukset ja hyödyt
Kun kustannukset ja hyödyt on yksilöity, ne olisi mahdollisuuksien mukaan ilmaistava rahamääräisinä. Tämä voidaan tehdä markkinatietojen, asiantuntijalausuntojen tai tilastollisten laskelmien avulla, mutta myös aiemmista hankkeista saatujen empiiristen arvojen avulla.
Koska monilla hankkeilla on pitkäaikaisia vaikutuksia, on tärkeää ottaa huomioon ajallinen etusija. Tämä tehdään diskonttaamalla tulevat kustannukset ja hyödyt diskonttokoron avulla ja laskemalla näiden määrien nykyarvo.

4. Kustannus-hyötysuhteen laskeminen
Kokonaishyötyjä verrataan nyt kokonaiskustannuksiin. Usein käytetty kaava on:
Nettohyödyt = kokonaishyödyt – kokonaiskustannukset
Kokonaishyödyt ja kokonaiskustannukset ovat kaikkien hyötyjen ja kustannusten summa.

5. Herkkyysanalyysi
Tulosten kestävyyden tarkistamiseksi on hyödyllistä tarkastella erilaisia skenaarioita, esimerkiksi optimistisia, realistisia ja pessimistisiä oletuksia. Näin epävarmuustekijöitä voidaan arvioida paremmin. Tämä tehdään esimerkiksi herkkyysanalyysin avulla.

6. päätöksenteko
Tulosten perusteella voidaan tehdä perusteltu päätös:

• Jos nettohyöty on positiivinen, se tarkoittaa, että hankkeesta saatava hyöty on kustannuksia suurempi. Tämä siis puoltaa hankkeen toteuttamista. Kiinnitä kuitenkin huomiota siihen, kuinka suuri nettohyöty on. Liian pienellä hyödyllä voi olla liian pieni vaikutus siihen käytettyyn panostukseen nähden. Tällaisissa tapauksissa on syytä tarkistaa, onko olemassa vaihtoehto, jolla voitaisiin saavuttaa parempi tulos.
• Negatiivinen hyöty tarkoittaa, että hankkeen kustannukset ovat suuremmat kuin hyödyt. Jos keksit keinon järjestää suurimmat kustannuserät eri tavalla kustannusten pienentämiseksi, hanke voi silti olla toteuttamiskelpoinen. Jos näin ei ole, hanke ei ole kannattava.

Kustannus-hyötyanalyysin haasteet ja kritiikki

Niiden eduista huolimatta kustannus-hyötyanalyysiin liittyy joitakin haasteita:

• Vaikea muuttaa rahaksi: Kaikkia tekijöitä ei voida helposti ilmaista rahassa (esim. ympäristö- tai sosiaaliset vaikutukset).
• Ennusteisiin liittyvät epävarmuustekijät: Pitkän aikavälin arvioihin liittyy virhearviointien riski, koska markkinoiden muutokset ovat usein arvaamattomia. Sama koskee riskejä.
• Subjektiiviset oletukset: Diskonttokoron ja muiden parametrien valinta voi vaikuttaa tuloksiin.

Yhteenveto

Kustannus-hyötyanalyysi on tehokas väline hankkeiden ja investointien taloudelliseen arviointiin. Se tarjoaa jäsennellyn perustan päätöksenteolle ja auttaa punnitsemaan paremmin riskejä ja mahdollisuuksia. Joistakin haasteista huolimatta se on edelleen välttämätön väline yrityksille, hallituksille ja organisaatioille kaikkialla maailmassa.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!