Projektmanagement-ABC: K wie Kosten-Nutzen-Analyse

Die Cost-Benefit-Analyse: Ein umfassender Leitfaden zur Entscheidungsfindung

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Eine Cost-Benefit-Analyse ist eine systematische Methode zur Bewertung der wirtschaftlichen Machbarkeit eines Projektes oder einer Entscheidung. Dabei werden die anfallenden Kosten mit dem erwarteten Nutzen verglichen, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen, welche Massnahmen ergriffen, bzw. weiterverfolgt werden sollten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Nutzen eines Vorhabens seine Kosten übersteigt. Durch die CBA erhält man also einen quantitativen Blickwinkel auf das Vorhaben und kann so eine klare Entscheidung treffen, anstatt auf individuelle Präferenzen oder das Bauchgefühl zu hören. Im Zuge der Analyse werden die Kosten und der Nutzen der verschiedenen Optionen gegenübergestellt und so der Nettogewinn des Vorhabens berechnet.

Anwendungsbereiche der Cost-Benefit-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse eignet sich hervorragend, wenn eine Entscheidung über Massnahmen getroffen werden soll, bei denen die wirtschaftlichen Kosten und der Nutzen monetär angegeben werden können. Die Analyse selbst kann anspruchsvoll und zeitintensiv sein. Daher lohnt sie sich kaum für kleine, wenig komplexe Entscheidungen, die mit Hilfe einer einfachen Entscheidungsmatrix getroffen werden können. Stehen Sie aber vor großen Entscheidungen, die den Erfolg eines Projektes massgeblich beeinflussen können, bietet sich eine solche Analyse z. B. in folgenden Bereichen an:

• Unternehmen können mit der CBA Investitionsentscheidungen treffen, Kosten optimieren oder Produktentwicklungen entscheiden. Auch für die Entwicklung einer Unternehmensstrategie ist eine Kosten-Nutzen-Analyse hilfreich.
• Im Projektmanagement kann die Kosten-Nutzen-Analyse eingesetzt werden, um Projektideen zu bewerten oder Ressourcen zu verteilen.
• In der öffentlichen Verwaltung gibt es von Infrastrukturprojekten über Sozialprogramme bis hin zur Umweltpolitik zahlreiche Anwendungsbereiche für die CBA.
• Im Gesundheitswesen kann die Bewertung neuer medizinischer Behandlungen oder Medikamente mittels einer Kosten-Nutzen-Analyse erfolgen.

Vorteile der Cost-Benefit-Analyse

• Bessere Entscheidungsfindung: Unternehmen und Organisationen erhalten eine klare Grundlage für Investitionen.
• Effiziente Ressourcennutzung: Ressourcen werden optimal genutzt, indem nicht rentable Projekte vermieden werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine CBA schafft Klarheit über die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Entscheidung.
• Vergleichbarkeit verschiedener Optionen: Sie ermöglicht es, mehrere Alternativen objektiv gegeneinander abzuwägen.

Die Durchführung einer Cost-Benefit-Analyse – Schritt für Schritt

1. Rahmenbedingungen klären
Zunächst sollte der Rahmen der CBA gesteckt werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse beginnt in der Regel mit einer spezifischen Frage, die durch die Analyse beantwortet werden soll. Beispielsweise: «Sollen wir das Projekt XY starten?»
Um in den folgenden Schritten Kosten und Nutzen identifizieren zu können, ist es zudem wichtig, den aktuellen Status oder Ausgangspunkt zu verstehen. Notieren Sie daher eine Beschreibung der aktuellen Situation oder Leistung, prognostizierte Ergebnisse des Projektes sowie Chancen und Risiken. Legen Sie anschliessend den Rahmen der CBA fest. Das heisst beispielsweise für welchen Zeitrahmen die Schätzungen der Kosten und des Nutzens gelten werden, welche Art Kosten und Nutzen ein- bzw. ausgeschlossen werden, und wie diese gemessen werden sollen.

2. Identifikation der Kosten und Nutzen
Im nächsten Schritt werden alle relevanten Kosten und Nutzen erfasst. Dazu gehören:

• Direkte Kosten: Das sind Kosten, die im Zuge der Herstellung des Produktes, der Dienstleistung oder der Umsetzung des Projektes entstehen, wie z. B. Anschaffungskosten, Betriebskosten oder Personalkosten.
• Indirekte Kosten: Dies sind fixe Kosten, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, wie z. B. Miete, Transportkosten oder auch Opportunitätskosten.
• Weitere Kosten: Bedenken Sie auch Kosten, die sich nicht konkret messen lassen oder die mit Risiken verbunden sind. Z. B. Auswirkungen auf die Markenwahrnehmung oder Kundenzufriedenheit, Kosten für nicht genutzte Chancen oder Ausgaben, die Sie tätigen müssen, um Risiken zu verhindern. Solche Kosten können häufig mit Hilfe von Kennzahlen gemessen werden.
• Monetäre Nutzen: Nutzen, der sich mit einem konkreten monetären Betrag messen lässt, gehört in diese Kategorie. Das sind unter anderem Einnahmen, Umsatzsteigerungen, Einsparungen oder Effizienzgewinne.
• Nicht-monetäre Nutzen: Es gibt aber auch indirekten Nutzen, beispielsweise durch eine verbesserte Kundenzufriedenheit, Umweltschonung oder gesellschaftliche Vorteile. Diese Nutzen können oft mit Kennzahlen gemessen werden, die Sie in die Berechnung mit einbeziehen können.

3. Kosten und Nutzen abschätzen
Nachdem die Kosten und Nutzen identifiziert wurden, sollten sie, wenn möglich, in Geldwerten ausgedrückt werden. Dies kann mit Marktdaten, Expertenmeinungen oder statistischen Berechnungen erfolgen, aber auch mit Erfahrungswerten aus vergangenen Projekten.
Da viele Projekte langfristige Auswirkungen haben, ist es wichtig, die Zeitpräferenz zu berücksichtigen. Dies erfolgt durch die Abzinsung zukünftiger Kosten und Nutzen mithilfe eines Diskontsatzes, um den heutigen Wert dieser Beträge zu berechnen.

4. Berechnung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses
Nun werden die gesamten Nutzen den gesamten Kosten gegenübergestellt. Eine häufig genutzte Formel ist:
Nettonutzen = Gesamtnutzen – Gesamtkosten
Dabei sind Gesamtnutzen und Gesamtkosten jeweils die Summe aller Nutzen und Kosten.

5. Sensitivitätsanalyse
Um die Robustheit der Ergebnisse zu prüfen, hilft es, verschiedene Szenarien zu betrachten, z. B. optimistische, realistische und pessimistische Annahmen. Dadurch können Unsicherheiten besser eingeschätzt werden. Dies macht man beispielsweise mit einer Sensitivitätsanalyse.

6. Entscheidungsfindung
Basierend auf den Ergebnissen kann eine fundierte Entscheidung getroffen werden:

• Ist der Nettonutzen positiv bedeutet das, dass das Projekt einen größeren Nutzen halt als die Kosten. Das spricht also für die Umsetzung des Projektes. Achten Sie allerdings dennoch darauf, wie gross der Nettonutzen ist. Ein zu kleiner Nutzen hat im Vergleich zu den Anstrengungen, die dafür aufgebracht werden, vielleicht eine zu geringe Wirkung. In solchen Fällen sollte geprüft werden, ob es eine Alternative gibt, die ein besseres Ergebnis erzielen könnte.
• Ein negativer Nutzen bedeutet, dass die Kosten des Projektes grösser sind als der Nutzen. Falls Sie eine Möglichkeit finden, die grössten Kostenpunkte anders zu gestalten, um die Kosten zu reduzieren, könnte das Projekt noch durchführbar sein. Falls nicht, lohnt sich das Projekt nicht.

Herausforderungen und Kritik an der Cost-Benefit-Analyse

Trotz ihrer Vorteile gibt es einige Herausforderungen bei der Kosten-Nutzen-Analyse:

• Schwierigkeit der Monetarisierung: Nicht alle Faktoren lassen sich leicht in Geldwerten ausdrücken (z. B. Umwelt- oder soziale Auswirkungen).
• Unsicherheiten in Prognosen: Langfristige Schätzungen bergen das Risiko von Fehleinschätzungen, da Veränderungen am Markt häufig nicht vorhersagbar sind. Dasselbe gilt für Risiken.
• Subjektive Annahmen: Die Wahl des Diskontsatzes und anderer Parameter kann die Ergebnisse beeinflussen.

Fazit

Die Cost-Benefit-Analyse ist ein leistungsstarkes Instrument zur wirtschaftlichen Bewertung von Projekten und Investitionen. Sie bietet eine strukturierte Grundlage für Entscheidungen und hilft, Risiken und Chancen besser abzuwägen. Trotz einiger Herausforderungen bleibt sie ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, Regierungen und Organisationen weltweit.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!