Miten valita oikea projektinhallintaohjelmisto
Opas oikeanlaisen ohjelmiston löytämiseksi
Aina yksinkertaisista ratkaisuista, jotka soveltuvat lähinnä pelkästään tehtävien suunnitteluun, on tarjolla kaikkea, mitä projektiryhmä voi toivoa, kattaviin kokonaispaketteihin, jotka tarjoavat pelkän projektinhallinnan lisäksi esimerkiksi resurssinhallinnan, ajankäytön kirjaamisen, valvonnan ja raportoinnin. Tässä laajassa valikoimassa on kuitenkin myös kääntöpuolensa, sillä se vaikeuttaa päätöksentekoa omalle tiimille parhaiten sopivan projektinhallintaohjelmiston valinnassa. Näin sopivan ohjelmiston löytämisestä ja käyttöönotosta tulee oma projektinsa.
Oletko päättänyt ottaa käyttöön uuden projektinhallintaohjelmiston esimerkiksi siksi, että projektinhallinta Excelillä on liian tehotonta? Löydät täältä kompassin, joka näyttää sinulle tien oikean projektinhallintaohjelmiston luo.
7 askelta menestykseen oikealla ohjelmistolla
1. Analysoi nykytila ja määrittele vaatimukset
Seuraavien vaiheiden pohjaksi sinun tulisi analysoida projektinhallintasi nykytilanne.
- Miten projekteja suunnitellaan ja valvotaan tällä hetkellä?
- Mitä prosesseja on noudatettava ja mitä voitaisiin parantaa?
- Mihin uusi ohjelmisto voisi tai mihin sen pitäisi tarjota tukea?
- Missä esiintyy vaikeuksia? Mikä toimii tällä hetkellä jo parhaalla mahdollisella tavalla?
Keskustele tästä myös tiimisi jäsenten kanssa, sillä heillä on usein myös muita näkemyksiä. Pyydä heitä kuvaamaan nykyisiä projektinhallintaan liittyviä ongelmia, käyttötapauksia ja parannuskohteita. Kysy, mikä on projektin lähestymistapa ja mitkä toiminnot ovat olennaisia. Näin voit koota luettelon toiminnoista ja vaatimuksista. Jotta tästä listasta ei tulisi liian laaja, kannattaa keskittyä todella olennaisiin vaatimuksiin ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen. Näin syntyy luettelo, jonka avulla voit vertailla eri ohjelmistoratkaisuja seuraavissa vaiheissa.
2. Selvennä tekniset vaatimukset
Jo olemassa oleva tekninen infrastruktuuri on luonnollisesti myös tärkeä tekijä sopivan projektinhallintaohjelmistoratkaisun valinnassa. Ennen tutkimuksen aloittamista on hyvä selvittää, onko ohjelmisto asennettava omaan laitteistoon (paikan päällä) vai voidaanko sitä käyttää pilvipalvelussa. Kannattaa myös miettiä, mitä käyttöliittymiä olemassa oleviin ohjelmistoihin tarvitaan. Jos projektinhallintaohjelmiston on esimerkiksi tarkoitus käyttää tietoja Excelistä tai toiminnanohjausjärjestelmästäsi tai siirtää projektikohtaisia tietoja muihin järjestelmiin, tämä on hyvä tietää etukäteen.
Tietotekniikkaosastosi valmiudet ovat myös tärkeä näkökohta tässä yhteydessä – pystyykö IT-osastosi tekemään tarvittavat mukautukset itse ohjelmistoon ja onko sillä valmiudet huolehtia ohjelmiston hallinnoinnista? Vai olisiko parempi, jos ohjelmistovalmistaja ottaisi ohjat käsiinsä ja vuokraisit ohjelmiston Software as a Service -periaatteen (SaaS) mukaisesti?
3. Tuotetutkimus
Voit nyt etsiä sopivia ratkaisuja vaatimusten ja teknisten edellytysten luettelosi pohjalta. Tässä suhteessa myös vertailuportaalit ja tuotetutkimukset voivat olla avuksi. Voit vertailla ohjelmistoja esimerkiksi projektmagazin.de-sivustolla tai Barc-tutkimuksessa ja suodattaa ne sinulle erityisen tärkeiden kriteerien mukaan. Jos projektinhallintaryhmäsi työskentelee tietyn metodologian tai standardien, kuten PRINCE2:n, mukaan, voit myös etsiä erityisesti ohjelmistoja, jotka tukevat juuri tätä. Silloin löydät etsimäsi esimerkiksi SERVIEW:stä.
4. Testaa ohjelmisto
Kun olet löytänyt muutamia sopivia ratkaisuja, jotka sopivat yksilöllisiin vaatimuksiisi, voit pitää valmistajien kanssa alustavia esittelykokouksia, joissa voit esittää avoimia kysymyksiä ja testata mahdollisia ratkaisuja testiprojektien avulla. Testaaminen aidoissa työolosuhteissa on tärkeää, koska vain siten saat selville, tulevatko tiimisi jäsenet hyvin toimeen ohjelmiston kanssa.
Pilottiprojektit ovat tässä erityisen hyödyllisiä: Projektinhallintaohjelmisto voidaan mukauttaa yksilöllisiin tarpeisiisi prosessien, ehtojen, syöttömaskien ja muiden näyttöjen osalta konfiguroinnin avulla, jolloin voit lisätä merkittävästi kaikkien käyttäjien hyväksyntää uuden ohjelmiston käytölle. Tuomalla olemassa olevia tietoja tai kartoittamalla joitakin erityisiä projekteja voit testata ohjelmistoa realistisissa olosuhteissa alustavan perehdytyksen jälkeen. Varaa tähän vaiheeseen riittävästi aikaa (noin kaksi tai kolme kuukautta) ja anna ohjelmiston tulevien pääkäyttäjien osallistua testaukseen, jotta saat riittävästi tietoa käyttäjien mielipiteistä ja voit olla varma, että valittu ohjelmistoratkaisu on käyttäjäystävällinen. Tässä vaiheessa voi myös käydä ilmi, että mikään vaihtoehdoista ei sovellu vaatimuksiisi tai että olet asettanut väärät vaatimukset etusijalle. Näissä tapauksissa sinun on tarkistettava vaatimusluetteloasi ja aloitettava tuotehaku uudelleen.
5. Arvioi toteutukseen liittyvä työmäärä ja kustannukset
Ennen kuin päätät ratkaisusta, sinun on arvioitava kustannukset, joita kyseisestä vaihtoehdosta aiheutuu. Tätä varten voit hankkia valmistajalta sitovan tarjouksen. Lisäksi sinun on selvitettävä, kuinka nopeasti kyseinen ohjelmisto voidaan ottaa käyttöön tiimissäsi, eli mistä lähtien koko tiimi voi aloittaa tuottavan työskentelyn sen avulla. Tähän ei sisälly ainoastaan aika, jonka valmistaja tai IT-osastosi tarvitsee esimerkiksi ohjelmiston mukauttamiseen ja käyttöliittymien tarjoamiseen, vaan myös aika, joka kuluu työntekijöidesi kouluttamiseen. Usein valmistaja voi myös auttaa sinua alustavalla arviolla kokemuksensa perusteella tai antaa jopa takuun kustannuksista ja käyttöönottoajasta.
6. Valinta
Vertaile nyt eri vaihtoehtoja ja päätä ratkaisusta. Tässäkin vaiheessa kannattaa ottaa kaikki keskeiset henkilöt mukaan, jotta päätös voidaan tehdä mahdollisimman hyvin ja jotta uuden ohjelmiston hyväksyttävyyttä voidaan lisätä jo etukäteen.
7. Käyttöönotto
Kun päätös on tehty, seuraava vaihe on ohjelmiston käyttöönotto. Jotta käyttöönotto ei epäonnistuisi, sinun on nyt keskityttävä vahvistamaan käyttäjien hyväksyntää. Jos olet jo etukäteen ottanut tärkeimmät käyttäjät mukaan päätöksentekoon, olet jo pitkällä tässä vaiheessa. Kaikille käyttäjille on kuitenkin osoitettava selkeästi, miten uusi ohjelmisto helpottaa heidän jokapäiväistä työtään ja mitkä ovat sen edut. Tätä varten saattaa olla hyödyksi määritellä avainkäyttäjät, joita koulutetaan erityisen intensiivisesti ohjelmiston käyttöön. Nämä avainkäyttäjät voivat sitten tukea ja kannustaa kaikkia muita käyttäjiä.
myPARM-projektinhallintaohjelmisto
Jokaisella yrityksen osastolla on omat vaatimuksensa. Tämä johtaa usein siihen, että yrityksen sisällä syntyy irrallisia ratkaisuja. Niitä käytetään yhdellä osastolla, mutta ne eivät ole järkeviä muilla osastoilla. Tällöin uudeksi ohjelmistoksi kannattaa ehkä valita kokonaisvaltainen ratkaisu tai integroida uusi ratkaisu olemassa olevaan järjestelmäkokonaisuuteen. myPARM on tällainen kokonaisratkaisu, joka tarjoaa erilaisia projektinhallinnan moduuleja, joita voit yhdistellä täysin yksilöllisten tarpeidesi mukaan. Lukuisien käyttöliittymiensä ansiosta ohjelmisto voidaan myös integroida joustavasti olemassa oleviin järjestelmiinne. Lisäksi myPARM sisältää lukuisia tukitoimintoja, kuten asiakirjahallinnan, riskien ja mahdollisuuksien hallinnan tai personoinnin.
Jos tarvitset aluksi vain vähemmän kattavan ratkaisun, voit käyttää ohjelmiston yksittäisiä moduuleja ja jättää muut piiloon. Koska myPARM on erittäin joustava, ohjelmisto voi kasvaa tarpeidesi mukaan. Voit käyttää projektinhallintatoimintojen lisäksi jopa johtamisohjelmistoa tai BI-moduulia.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!