Projektinhallinnan ABC: B kuin burndown-taulukot
Ketterän projektinhallinnan edistymisen visualisointi
Ketterien projektien maailmassa burndown-kaaviot ovat suosittu työkalu tiimien edistymisen visualisointiin. Niistä näkee yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon työtä on vielä tekemättä ja onko tiimi aikataulussa. Kuten monien muidenkin työkalujen kohdalla, paholainen piilee kuitenkin yksityiskohdissa. Burndown-kaavio voi motivoida ja luoda avoimuutta, mutta se voi myös olla harhaanjohtava, jos sitä ei käytetä oikein. Tarkastelemme, miten burndown-kaaviot toimivat, mitä hyötyjä niistä on, ja mitä sudenkuoppia niissä on.
Mikä on burndown-kaavio?
Jäljelle jäävä työmäärä on kaavio, joka näyttää jäljellä olevan työmäärän ajan kuluessa. Pystyakselilla näkyy vielä suorittamatta olevan työn määrä (esim. tarinapisteinä tai tunteina), kun taas vaaka-akselilla näkyy työn eteneminen ajan kuluessa (esim. sprintin päivät). Ihannetapauksessa käyrä pienenee tasaisesti – tästä nimi ”burndown”.
Scrum-tiimeissä burndown-kaavio päivitetään usein päivittäin sprintin edistymisen seuraamiseksi. Se toimii visuaalisena apuvälineenä, jonka avulla voidaan tunnistaa, onko tiimi oikealla tiellä vai onko siihen tehtävä muutoksia.
Miten burndown-kaavio luodaan?
- Arvioi työmäärä: Kokonaiskuormitus arvioidaan sprintin alussa ja asetetaan lähtökohdaksi.
- Päivittäinen päivitys: Jäljellä oleva työmäärä kirjataan joka päivä ja merkitään kaavioon.
- Vertailu ideaalikäyrään: Diagonaaliviiva osoittaa ideaalikäyrän, jossa työ vähenee tasaisesti ajan myötä. Todellista käyrää verrataan tähän viivaan poikkeamien tunnistamiseksi.
Polttokarttojen edut
- Avoimuus: Kaikki osapuolet näkevät yhdellä silmäyksellä, miten edistyminen etenee.
- Ongelmien varhainen havaitseminen: Poikkeamat ihanteellisesta prosessista voidaan tunnistaa ja niihin voidaan puuttua varhaisessa vaiheessa.
- Motivaatio: Edistymisen näkyvä visualisointi voi motivoida tiimiä saavuttamaan sprintin tavoitteen.
- Yksinkertainen viestintä: Sidosryhmät saavat selkeän yleiskatsauksen hankkeen tilasta.
Rajoitukset ja sudenkuopat
- Yksinkertaistaminen: Burndown-kaaviot osoittavat vain määrällisen edistymisen, eivät työn laatua tai tehtävien monimutkaisuutta.
- Kontekstitiedot puuttuvat: Odottamattomia tapahtumia tai laajuuden muutoksia ei oteta automaattisesti huomioon.
- Väärintulkinnan vaara: Litteä käyrä voi viitata ongelmiin, mutta ei välttämättä tarkoita, että tiimi työskentelee tehottomasti.
- Tiimiin kohdistuvat paineet: Liiallinen keskittyminen burndown-kaavioon voi johtaa stressiin ja vaikuttaa kielteisesti tiimin dynamiikkaan.
Vaikka burndown-kaaviot tarjoavat hyödyllistä tietoa, niitä ei pidä tarkastella erillisinä. Ne ovat yksi väline monien muiden joukossa, ja niitä tulisi käyttää muiden mittareiden ja laadullisten arviointien yhteydessä. Liiallinen keskittyminen kaavioon voi johtaa siihen, että tiimit yrittävät saada käyrän näyttämään ”mukavalta” sen sijaan, että keskittyisivät todelliseen arvonluontiin.
Parhaat käytännöt
- Säännölliset tai päivittäiset päivitykset auttavat pitämään yleiskuvan ajan tasalla.
- Jotta projektista saataisiin kokonaiskuva, burndown-kaaviot olisi yhdistettävä retrospektiiveihin, päivittäisiin kokoontumisiin ja muihin mittareihin.
- On tärkeää käsitellä poikkeamia avoimesti tiimin sisällä. Näin on helpompi tunnistaa poikkeamien syyt ja löytää yhdessä ratkaisuja.
- Mikään projektiryhmä ei ole samanlainen. Sen vuoksi on tärkeää mukauttaa burndown-kaavio kunkin tiimin tarpeisiin ja välttää jäykkiä ohjeita. Näin voit säilyttää tarvittavan joustavuuden.
Yhteenveto
Ketterän projektinhallinnan arvokas työkalu, jos sitä käytetään oikein. Ne tarjoavat avoimuutta, edistävät viestintää ja auttavat visualisoimaan edistymistä. Niitä ei kuitenkaan pitäisi käyttää ainoana projektin onnistumisen mittarina. Kriittinen silmä ja yhdistäminen muihin menetelmiin ovat ratkaisevia, jotta todellinen arvo hankkeelle voidaan tunnistaa.
Käytännölliset työkalut, kuten myPARM ProjectManagement -projektinhallintaohjelmisto, helpottavat työtäsi burndown-kaavioiden avulla. Tehtäviä voidaan hallita ohjelmistossa helposti ja niiden tila voidaan tarkistaa milloin tahansa. Joustavien kojelautojen ja reaaliaikaisen tiedon visualisoinnin ansiosta projektipäälliköt eivät ainoastaan pidä silmällä edistymistä, vaan voivat myös reagoida poikkeamiin kohdennetusti – eksymättä tietoviidakkoon.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!