7 erilaista projektiraporttia ja milloin niitä kannattaa käyttää
Projektiraportit ovat olennainen väline hankkeiden tehokkaassa hallinnoinnissa ja kaikkien asianosaisten pitämisessä ajan tasalla. Ne auttavat luomaan avoimuutta, dokumentoimaan edistymistä, hallitsemaan riskejä ja tekemään perusteltuja päätöksiä. Jokaiseen tilanteeseen ei kuitenkaan ole olemassa yhtä ihanteellista raporttia. Pikemminkin erilaiset tilanteet, kohderyhmät ja projektin vaiheet edellyttävät erityyppisiä raportteja. Esittelemme seitsemän tärkeintä projektiraporttityyppiä ja selitämme, milloin niitä tulisi käyttää.
1. tilannekatsaus
Tilanneraportti on luultavasti tunnetuin ja käytetyin projektiraportti. Se laaditaan säännöllisin väliajoin, esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, jotta saadaan ajantasainen yleiskatsaus hankkeen tilasta. Sen tulisi olla selkeä, tiivis ja helposti ymmärrettävä. Visuaaliset esitykset, kuten liikennevalojärjestelmät, auttavat antamaan nopeasti tietoa ajankohtaisista vaikeuksista, riskeistä tai viivästyksistä.
| Ajoitus: | Säännöllisesti projektin aikana, jotta tiimi ja sidosryhmät pysyvät ajan tasalla. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Riskit tai ongelmat, jotka vaativat huomiota. |
2. edistymisraportti
Tilanneraporttiin verrattuna edistymisraportti on yksityiskohtaisempi analyysi tietyn projektivaiheen tai välitavoitteen tuloksista. Siinä tuodaan esiin suoritettu työ, joten se soveltuu työvaiheiden tarkasteluun ja sen varmistamiseen, että hanke pysyy aikataulussaan.
| Ajoitus: | Ajoitus: Projektin vaiheen tai tärkeän virstanpylvään päätyttyä tai kun tarvitaan yksityiskohtaista tietoa edistymisestä. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Hankkeen johtaja, ryhmänjohtaja ja tarvittaessa keskeiset sidosryhmät. |
3. riski- ja ongelma-analyysiraportti
Mikään hanke ei suju täysin ongelmitta, sillä riskejä ja ongelmia ei voida välttää. Riski- ja ongelma-analyysiraportin avulla näitä haasteita arvioidaan järjestelmällisesti ja dokumentoidaan ratkaisut. Näin se auttaa toimimaan ennakoivasti ja varmistamaan, että pienistä vaikeuksista ei tule ylitsepääsemättömiä esteitä.
| Ajoitus: | Aikataulu: Kun uusia riskejä havaitaan, ja sellaisten vaikeuksien eskaloimiseksi, jotka voivat vaarantaa hankkeen etenemisen. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Hankkeen johto, riskienhallinta ja päätöksentekijät. |
4. rahoituskertomus (talousarviokertomus)
Rahoituskertomuksessa keskitytään hankkeen taloudellisiin näkökohtiin. Se on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että hanke pysyy budjetissa. Hyvä talousraportti sisältää siis sekä nykyiset luvut että ennusteen tulevasta edistymisestä. Kaaviot ja taulukot voivat auttaa tietojen havainnollistamisessa.
| Ajoitus: | Kustannusylitykset: Säännöllisin väliajoin hankkeen aikana, esim. kuukausittain, tai jos kustannusylitykset ovat uhkaavia tai jo tapahtuneet. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Hankkeiden rahoittajat, valvojat ja ylin johto. |
5. resurssiraportti
Resurssiraportissa analysoidaan resurssien saatavuutta ja käyttöä hankkeessa. Tähän sisältyvät henkilöstö sekä materiaalit ja tekniset resurssit. Raportti auttaa näin ollen tunnistamaan pullonkaulat varhaisessa vaiheessa ja optimoimaan resurssien käytön.
| Ajankohta: | Kun resurssien käyttö on tarkistettava tai kun resurssien pullonkauloja esiintyy parhaillaan. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Projektipäälliköt, resurssien hallinnoijat ja ryhmänjohtajat. |
6. ad hoc -raportti
Ad hoc -raportit ovat suunnittelemattomia raportteja, joilla vastataan äkillisiin tapahtumiin tai kiireellisiin tietotarpeisiin. Ne ovat joustavia ja usein hyvin yksityiskohtaisia. Koska ne liittyvät vain tiettyyn tilanteeseen, joka on ratkaistava, ne sisältävät vain ratkaisun löytämiseksi tarvittavat tiedot.
| Ajoitus: | Kriisitilanteissa tai odottamattomien muutosten yhteydessä nopeaa päätöksentekoa varten. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Hankkeen johto, sidosryhmät ja asianomaiset tiimit. |
7. loppuraportti
Loppuraportti on hankkeen lopullinen päätös. Siinä esitetään yhteenveto tärkeimmistä havainnoista, tuloksista ja suosituksista, joten se on myös arvokas resurssi tulevien hankkeiden optimoimiseksi.| Ajoitus: | Hankkeen valmistumisen jälkeen. |
| Tarkoitus: |
|
| Sisältö: |
|
| Saajat: | Sidosryhmät, asiakkaat ja koko projektiryhmä. |
Yhteenveto
Hankeraportit ovat välttämätön väline minkä tahansa hankkeen onnistumisen kannalta. Ne lisäävät avoimuutta, auttavat päätöksenteossa ja pitävät kaikki osapuolet ajan tasalla. Onnistumisen avain on oikean raportin käyttäminen oikeaan aikaan ja sen suunnittelu parhaalla mahdollisella tavalla.
Projektiraporttien luominen ja hallinnointi voi olla aikaa vievää, varsinkin jos paljon tietoja on syötettävä manuaalisesti. Tässä kohtaa nykyaikaiset projektinhallintaohjelmistot, kuten myPARM ProjectManagement, astuvat kuvaan. Se yksinkertaistaa koko prosessia keskittämällä kaikki olennaiset tiedot ja automatisoimalla raporttien luomisen. Näin voit luoda tilanneraportteja napin painalluksella reaaliaikaisten tietojen perusteella. Edistymisraportteja voidaan analysoida yksityiskohtaisesti ilman pitkien Excel-taulukoiden etsimistä. Riskit tunnistetaan järjestelmällisesti ja vastatoimet dokumentoidaan välittömästi. Talousraportit toimitetaan selkeillä kaavioilla ja ennusteilla. Ohjelmisto tarjoaa myös räätälöitävissä olevia mittaritauluja, joiden avulla sinä ja tiimisi saatte juuri ne tiedot, joita tarvitsette milloin tahansa.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!