7 Arten von Projekt-Reports und wann man sie nutzt
Projektberichte sind ein essenzielles Werkzeug, um Projekte effizient zu steuern und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Sie helfen, Transparenz zu schaffen, Fortschritte zu dokumentieren, Risiken zu managen und Entscheidungen fundiert zu treffen. Allerdings gibt es nicht den einen idealen Report für jedes Szenario. Vielmehr erfordern unterschiedliche Situationen, Zielgruppen und Projektphasen unterschiedliche Arten von Berichten. Wir stellen die sieben wichtigsten Arten von Projektberichten vor und erklären, wann sie benutzt werden sollten.
1. Statusbericht
Der Statusbericht ist wahrscheinlich der bekannteste und am häufigsten genutzte Projekt-Report. Er wird in regelmäßigen Abständen, wie wöchentlich oder monatlich, erstellt, um einen aktuellen Überblick über den Stand des Projekts zu geben. Er sollte klar, prägnant und leicht verständlich sein. Visuelle Darstellungen wie Ampelsysteme helfen schnell über aktuelle Schwierigkeiten, Risiken oder Verzögerungen zu informieren.
| Zeitpunkt: | Regelmäßig während der Projektlaufzeit, um das Team und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Risiken oder Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern. |
2. Fortschrittsbericht
Im Vergleich zum Statusbericht ist der Fortschrittsbericht eine detailliertere Analyse der Ergebnisse innerhalb einer bestimmten Projektphase oder eines Meilensteins. Er beleuchtet die Arbeit, die abgeschlossen wurde und ist so geeignet, um die Arbeitsschritte zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
| Zeitpunkt: | Nach Abschluss einer Projektphase oder eines wichtigen Meilensteins oder wenn ein detaillierter Einblick in die Fortschritte nötig ist. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Projektmanager, Teamleiter und gegebenenfalls wichtige Stakeholder. |
3. Risiko- und Problemanalysebericht
Kein Projekt läuft vollkommen reibungslos, da Risiken und Probleme unvermeidlich sind. Ein Risiko- und Problemanalysebericht dient dazu, diese Herausforderungen systematisch zu bewerten und Lösungen zu dokumentieren. So hilft er dabei, proaktiv zu handeln und sicherzustellen, dass kleine Schwierigkeiten nicht zu unüberwindbaren Hindernissen werden.
| Zeitpunkt: | Bei der Identifikation neuer Risiken und zur Eskalation von Schwierigkeiten, die den Projektverlauf gefährden könnten. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Projektleitung, Risikomanager und Entscheider. |
4. Finanzbericht (Budget-Report)
Der Finanzbericht konzentriert sich auf die finanziellen Aspekte eines Projekts. Er ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Budgets bleibt. Ein guter Finanzbericht enthält daher sowohl aktuelle Zahlen als auch eine Prognose über den weiteren Verlauf. Diagramme und Tabellen können dabei helfen, die Daten anschaulich darzustellen.
| Zeitpunkt: | In regelmäßigen Abständen während des Projektes, z. B. monatlich, oder wenn Kostenüberschreitungen drohen, bzw. bereits eingetreten sind. |
| Zweck: |
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| Empfänger: | Projektfinanzierer, Controller und obere Führungsebene. |
5. Ressourcenbericht
Der Ressourcenbericht analysiert die Verfügbarkeit und Nutzung von Ressourcen innerhalb eines Projekts. Dazu zählen sowohl Personal als auch Materialien oder technische Ressourcen. So hilft der Bericht dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Ressourcen optimal zu nutzen.
| Zeitpunkt: | Wenn die Auslastung der Ressourcen überprüft werden soll oder aktuell Ressourcenengpässe auftreten. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Projektleitende, Ressourcenmanager und Teamleiter. |
6. Ad-hoc-Bericht
Ad-hoc-Berichte sind unplanmäßige Berichte, um auf plötzliche Ereignisse oder dringenden Informationsbedarf zu reagieren. Sie sind flexibel und oft sehr spezifisch. Da sie sich nur auf eine bestimmte Situation beziehen, die gelöst werden soll, enthalten sie nur die für die Lösungsfindung nötigen Fakten.
| Zeitpunkt: | In Krisensituationen oder bei unerwarteten Änderungen zur schnellen Entscheidungsfindung. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Projektleitung, Stakeholder und betroffene Teams. |
7. Abschlussbericht
Der Abschlussbericht bildet den finalen Abschluss eines Projekts. Er fasst die wichtigsten Erkenntnisse, Ergebnisse und Empfehlungen zusammen und ist somit auch eine wertvolle Ressource für die Optimierung zukünftiger Projekte.| Zeitpunkt: | Nach Projektabschluss. |
| Zweck: |
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| Inhalte: |
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| Empfänger: | Stakeholder, Auftraggeber und das gesamte Projektteam. |
Fazit
Projekt-Reports sind ein unverzichtbares Werkzeug für den Erfolg jedes Projektes. Sie bieten Transparenz, helfen bei der Entscheidungsfindung und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den richtigen Report zur richtigen Zeit einzusetzen und optimal zu gestalten.
Die Erstellung und Verwaltung von Projekt-Reports kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn viele Daten manuell erfasst werden müssen. Hier kommt eine moderne Projektmanagementsoftware wie myPARM ProjectManagement ins Spiel. Sie vereinfacht den gesamten Prozess, indem sie alle relevanten Daten zentralisiert und die Erstellung von Berichten automatisiert. So können Sie Statusberichte auf Knopfdruck generieren, basierend auf Echtzeitdaten. Fortschrittsberichte können detailliert analysiert werden, ohne lange Excel-Tabellen zu durchsuchen. Risiken werden systematisch identifiziert und Gegenmaßnahmen sofort dokumentiert. Und Finanzberichte werden mit klaren Diagrammen und Prognosen versehen. Die Software bietet außerdem individuell anpassbare Dashboards, die Ihnen und Ihrem Team jederzeit genau die Informationen liefern, die Sie benötigen.
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