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Gestión de proyectos ABC: S for stakeholder mapping

La clave para una comunicación y colaboración eficaces

Gestión de proyectos ABC: S for stakeholder mapping

El supervisor insta a que el proyecto se termine rápidamente para que se mantenga dentro del plazo especificado. Al mismo tiempo, el patrocinador quiere que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el cliente exige la máxima calidad posible. Como gestor de proyectos, puede resultar difícil vigilar los intereses, a menudo contrapuestos, de las distintas partes interesadas y ejecutar un proyecto en consecuencia. El mapeo de las partes interesadas puede ayudar a mantener una visión de conjunto de los distintos grupos de interés y sus expectativas, así como a derivar estrategias adecuadas para tratar con cada una de ellas.

¿Qué es la cartografía de las partes interesadas?

Como gestor de proyectos, es esencial comprender la importancia de las partes interesadas para el éxito de un proyecto. Las partes interesadas son las personas o grupos que tienen un interés legítimo en un proyecto o que se ven afectados o influidos por él. Puede tratarse de partes interesadas internas, como los empleados o un cliente interno, pero también externas, como clientes, proveedores, autoridades reguladoras, medios de comunicación, público o inversores.
Identificar e implicar en el proyecto a las partes interesadas adecuadas es crucial para garantizar una comunicación y colaboración eficaces con todos los grupos de interés. Sólo se pueden evitar conflictos y aumentar la aceptación del proyecto si se conocen y tienen en cuenta las necesidades, preocupaciones y expectativas de todas las partes interesadas.
El mapeo de las partes interesadas es un proceso que ayuda a los gestores de proyectos a identificar y analizar a todas las partes interesadas relevantes de un proyecto para comprender su influencia en el mismo. Permite a los directores de proyecto hacerse una idea clara de cuáles son las partes interesadas más afectadas por el proyecto y cuál es la mejor manera de implicarlas.

Ventajas de la cartografía de las partes interesadas

Las ventajas del mapeo de las partes interesadas son múltiples. En primer lugar, ayuda a comprender mejor las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Esto permite al director del proyecto adaptar la comunicación y la colaboración a las necesidades de cada una de las partes interesadas.
En segundo lugar, el mapeo de las partes interesadas permite detectar posibles conflictos o resistencias en una fase temprana. Teniendo en cuenta los distintos intereses y relaciones de poder de las partes interesadas, pueden adoptarse medidas específicas para evitar o resolver conflictos. De este modo, el mapeo de las partes interesadas ayuda a evitar que el proyecto fracase.

El proceso de identificación de las partes interesadas

El proceso de mapeo de las partes interesadas consta de cinco pasos:

1. Identificar a las partes interesadas:

En primer lugar, hay que identificar a todas las partes interesadas: inversores, empleados, clientes, proveedores, medios de comunicación e incluso políticos. No debe pasarse por alto a ningún grupo de interés relevante. En función del proyecto, puede realizarse un análisis exhaustivo de las partes interesadas. Sin embargo, las siguientes preguntas también pueden ayudar a identificar a todas las partes interesadas:

  • ¿Quién está interesado en el proyecto y sus resultados?
  • ¿A quién beneficia el proyecto? ¿A quién puede perjudicar el proyecto?
  • ¿Quién participa financieramente en el proyecto?
  • ¿Quién participa profesionalmente?
  • ¿A quién puede molestar el proyecto?

2. Comprender y evaluar a las partes interesadas:

Una vez identificadas las partes interesadas, es importante comprender sus intereses, necesidades y expectativas. Esto puede lograrse mediante entrevistas, encuestas u otras formas de análisis de las partes interesadas. La información debe recopilarse y documentarse de forma estructurada para permitir su posterior evaluación y la elaboración de una estrategia. Este análisis también ayuda a comprender qué partes interesadas son especialmente importantes, ya que no todos los grupos de interesados tienen la misma influencia o están predispuestos favorablemente hacia el proyecto. La influencia, o poder, y la probabilidad de conflicto han demostrado ser criterios útiles para evaluar a las partes interesadas.

Influencia / Poder Probabilidad de conflicto
¿Tiene el interesado el poder…
… para promover el proyecto?
… ¿dejar que el proyecto fracase?
… influir en la opinión de otras partes interesadas?
Tiene la parte interesada…
… una ventaja o desventaja como resultado del proyecto?
… objetivos que corresponden o contradicen los del proyecto?
… comunica una actitud positiva o negativa hacia el proyecto?

3. Crear la matriz de partes interesadas:

La matriz de partes interesadas ayuda a visualizar los resultados del análisis. Esta matriz consta de cuatro campos en los que se introducen las partes interesadas en función de los criterios. Esto permite a los jefes de proyecto reconocer rápidamente qué partes interesadas son más importantes para el proyecto y cuál es la mejor forma de implicarlas.

4. Elaborar una estrategia:

La matriz de las partes interesadas sirve de base para priorizarlas y desarrollar estrategias de comunicación y colaboración adecuadas. Las siguientes estrategias han dado buenos resultados:

MUCHO PODER, BAJA POSIBILIDAD DE CONFLICTO:
Informar e implicar
MUCHO PODER, ALTA PROBABILIDAD DE CONFLICTO:
Compromiso y gestión de conflictos
La comunicación regular y transparente es crucial para estas partes interesadas. Informarles de los acontecimientos relevantes en una fase temprana e implicarles activamente en los procesos de toma de decisiones. También puede utilizar la experiencia de estas partes interesadas de forma constructiva o pedirles apoyo para convencer a otras partes interesadas en el proyecto. Estas partes interesadas pueden hacer fracasar el proyecto, por lo que se requiere una comunicación intensa y una gestión proactiva de los conflictos. Asegúrese de que estas partes interesadas participan en una fase temprana, intente comprender sus preocupaciones y perspectivas y colabore en la búsqueda de soluciones. Comuníquese con este grupo de la forma más personal y periódica posible para evitar conflictos, generar confianza y conseguir que se muestren lo más entusiastas posible con el proyecto.
BAJA POTENCIA, BAJO POTENCIAL DE CONFLICTO:
Comunicación estándar
BAJA POTENCIA, PERO ALTO POTENCIAL DE CONFLICTO:
Comunicación proactiva / establecimiento de relaciones
Las partes interesadas con poco poder y baja probabilidad de conflicto necesitan información periódica pero normalizada. Una comunicación clara y sencilla es importante para mantenerles informados sin causarles ansiedad innecesaria. Sin embargo, es importante vigilar a este grupo de interesados por si su influencia y potencial de conflicto cambian a lo largo del proyecto. A pesar de su poder limitado, este grupo puede tener un impacto significativo en el proyecto. Para reconocer y prevenir posibles conflictos en una fase temprana, debe intentar establecer una relación sólida con estas partes interesadas. Adapte la información a este grupo, muestre empatía y facilite información periódica.

5. Supervisar a las partes interesadas:

La identificación de las partes interesadas no debe ser una actividad aislada. Más bien, durante la ejecución de un proyecto, debe comprobarse una y otra vez si sigue estando actualizado. Si, por ejemplo, su estrategia de comunicación conduce a una reducción del potencial de conflicto con una parte interesada, su matriz de partes interesadas deberá adaptarse en consecuencia. A la inversa, también puede ocurrir que un grupo de interés gane influencia, por ejemplo, porque es eficaz en los medios de comunicación. En tales casos, también deberá adaptarse la matriz de partes interesadas y, por tanto, la estrategia de comunicación.

Conclusión

El mapeo de las partes interesadas es una herramienta importante para los gestores de proyectos, ya que puede ayudar a garantizar el éxito de un proyecto. Al identificar y tener en cuenta los intereses, necesidades y expectativas de las partes interesadas, los conflictos pueden evitarse o abordarse de forma proactiva.

Un software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement puede ayudarle en esta tarea gestionando las distintas partes interesadas en el software y asignándolas a los proyectos según su función. Esto significa que la comunicación también puede controlarse de forma óptima.
Las partes interesadas también pueden evaluarse y analizarse en myPARM ProjectManagement.

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