Gestión de proyectos ABC: P de PRINCE2

Éxito del proyecto con el método PRINCE2

¿Qué es PRINCE2?

PRINCE2, que significa «PRoyectos EN ENtornos Controlados», es un método de gestión de proyectos reconocido internacionalmente. Desarrollado por el gobierno del Reino Unido, PRINCE2 proporciona un enfoque estructurado para la planificación, ejecución y supervisión de proyectos de cualquier tamaño y complejidad.
El método se basa en siete principios fundamentales destinados a garantizar que los proyectos se lleven a cabo con eficacia y eficiencia. PRINCE2 también define siete procesos que se ejecutan durante todo el ciclo de vida del proyecto. Cada uno de estos procesos tiene objetivos, actividades y resultados claros para garantizar que el proyecto se mantiene en el buen camino y logra los resultados deseados.
Además de los principios y procesos, PRINCE2 identifica siete prácticas que deben tenerse en cuenta en todos los proyectos, garantizando que se consideren y gestionen todos los aspectos importantes del proyecto para asegurar su éxito.

Los siete principios de PRINCE2

PRINCE2 se basa en siete principios básicos que no deben modificarse si se quiere realizar un proyecto con este método. Sin embargo, estos principios están formulados en términos tan generales que pueden aplicarse a cualquier proyecto y a cualquier empresa. Un proyecto sólo puede gestionarse conforme a PRINCE2 si se respetan todos estos principios básicos.

1. Justificación empresarial continuada (Continued Business Justification):

Cada proyecto debe tener una razón clara para su realización, una necesidad y un beneficio sostenible para el cliente. Al mismo tiempo, sólo se justifica si satisface continuamente las necesidades de la empresa. Esto significa que hay que realizar comprobaciones periódicas a lo largo del proyecto para asegurarse de que sigue cumpliendo los requisitos y objetivos empresariales. Si éstas cambian o el proyecto deja de estar justificado, debe adaptarse o cancelarse por completo.

2. Aprender de la experiencia (Learn from Experience):

Este principio subraya la importancia de la mejora continua mediante el aprendizaje de la experiencia pasada. Los equipos de proyecto deben documentar, analizar y aplicar sus experiencias a futuros proyectos para evitar repetir errores y utilizar las mejores prácticas.

3. Funciones y responsabilidades definidas (Defined Roles and Responsibilities):

Todas las funciones y responsabilidades de un proyecto deben definirse y comunicarse claramente antes de que comience. Esto significa que cada miembro del equipo sabe exactamente cuáles son sus tareas y sus responsabilidades, lo que permite una colaboración y una toma de decisiones eficaces. Al mismo tiempo, se pueden representar los intereses de las distintas partes interesadas.

4. Control mediante fases de gestión (Manage by Stages):

Cada proyecto PRINCE2 se divide en fases que se planifican, supervisan y controlan por separado. Esto permite reconocer y resolver los problemas en una fase temprana y mantener el control del proyecto.

5. Gestionar por excepción (Manage by Exception):

Las tolerancias se definen para cada objetivo del proyecto. Éstas, a su vez, determinan el ámbito de actuación de las autorizaciones. Esto permite a los equipos de proyecto trabajar con eficacia y tomar decisiones incluso en caso de desviaciones menores. Sin embargo, si se superan los límites de tolerancia o las desviaciones son demasiado grandes, se hace necesaria una escalada o una decisión de las partes interesadas.

6. Orientación al producto (Focus on Products):

Los proyectos PRINCE2 se centran en la definición y entrega de productos, haciendo hincapié en sus requisitos de calidad. Esto garantiza que el proyecto crea un claro valor añadido para la empresa y ofrece los resultados deseados.

7. Adaptación al entorno del proyecto (Tailor to suit the Project Environment):

Cada proyecto tiene requisitos específicos en cuanto a su entorno, alcance, complejidad, importancia, rendimiento o riesgo. Por lo tanto, es importante adaptar el método a la empresa o proyecto en cuestión para conseguir los mejores resultados posibles.

Las siete prácticas de PRINCE2

Las siete prácticas de PRINCE2, antes conocidas como los siete temas, son aspectos importantes de la gestión de proyectos que deben abordarse continuamente durante la ejecución de cada proyecto para garantizar que se lleva a cabo con eficacia:

• Business case: El caso empresarial es la justificación del proyecto y expone las razones empresariales para llevarlo a cabo. Describe los beneficios, costes, riesgos y rendimiento de la inversión (ROI) previstos del proyecto. El estudio de viabilidad se supervisa y actualiza a lo largo del ciclo de vida del proyecto para garantizar que sigue estando justificado.
• Organización: La organización describe la estructura del equipo del proyecto y las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo. También incluye las relaciones entre el equipo del proyecto y las partes interesadas pertinentes.
• Calidad: El tema de la calidad tiene que ver con garantizar que los productos o resultados del proyecto cumplen las normas de calidad acordadas. Incluye la definición de los criterios de calidad, la supervisión de la calidad del producto durante el proyecto y la garantía de que se cumplen las normas de calidad.
• Planes: Los planes describen cómo se va a realizar el proyecto, incluyendo calendarios, recursos, costes y riesgos. Existen distintos tipos de planes en PRINCE2, como el plan de proyecto, los planes de fase, el plan de entrega del producto o el plan de comunicación. Estos planes proporcionan una hoja de ruta para el proyecto y ayudan a controlar el progreso y a mantener el proyecto en el buen camino.
• Los riesgos: El tema de los riesgos trata de la identificación, evaluación, tratamiento y seguimiento de los riesgos del proyecto. Los riesgos pueden representar obstáculos o problemas potenciales que podrían poner en peligro el éxito del proyecto. Una gestión eficaz de los riesgos ayuda a reconocer y resolver los problemas en una fase temprana y a mantener el proyecto en marcha.
• Cambios: Este tema trata de la gestión de los cambios en el proyecto, incluidos los cambios en el alcance, los requisitos, el calendario o el presupuesto. Los cambios deben evaluarse, aprobarse y documentarse cuidadosamente para garantizar que no comprometen los objetivos del proyecto.
• Progreso: El tema del progreso tiene que ver con el seguimiento y la medición del avance del proyecto con respecto al calendario, el presupuesto y el alcance previstos. Se realizan informes de situación y revisiones periódicas para garantizar que el proyecto sigue su curso y que cualquier desviación puede reconocerse y corregirse a tiempo. Este aspecto también describe el proceso de toma de decisiones para la aprobación de los planes y el proceso de escalada en caso de que el proyecto no vaya según lo previsto.

Los principales procesos de PRINCE2

Los principales procesos de PRINCE2 organizan todo el ciclo de vida de un proyecto en pasos y fases claramente definidos, simplificando así la gestión del proyecto:

1. Preparación de un proyecto (Starting Up a Project – SU):

Este proceso determina primero si el proyecto es viable antes de conceptualizarlo e iniciarlo. Se definen los objetivos, el alcance, los riesgos y la organización del proyecto. El cliente recibe el mandato del proyecto y se nombra a un director de proyecto. También se determina el equipo de gestión del proyecto. Al final del proceso de iniciación, se elabora el resumen del proyecto, que constituye la base para la posterior planificación y ejecución del proyecto. Las razones del proyecto, su alcance y el enfoque de la solución se documentan en una descripción del proyecto. También se está planificando la fase de iniciación.

2. Dirigir un proyecto (Directing a Project – DP):

Este proceso incluye el seguimiento y control del proyecto al más alto nivel por parte de la junta o comité directivo del proyecto. La junta del proyecto recibe informes de situación periódicos y decide sobre los cambios en el proyecto para garantizar que éste cumple los objetivos de la empresa y se mantiene dentro de las tolerancias acordadas. En este proceso se aprueba el inicio o la finalización del proyecto. Por tanto, este proceso forma parte de todas las fases del proyecto.

3. Iniciar un proyecto (Initiating a Project – IP):

Durante este proceso se elaboran los planes detallados del proyecto. Se especifican más el caso empresarial, los objetivos del proyecto, los recursos, los riesgos y la calidad. Se elabora un plan de proyecto detallado, que constituye la base del seguimiento y control del proyecto. Se nombra oficialmente al director del proyecto y se definen claramente sus funciones y responsabilidades.

4. Controlar una etapa (Controlling a Stage – CS):

Este proceso se ocupa de supervisar y controlar el trabajo dentro de cada fase o «etapa» del proyecto. El director del proyecto supervisa el progreso del trabajo, identifica y resuelve los problemas, comprueba la calidad del trabajo y actualiza el plan del proyecto si es necesario. La junta del proyecto recibe informes de situación periódicos y decide sobre los cambios en el proyecto. Por lo tanto, este proceso describe la gestión diaria del director del proyecto.

5. Gestión de la entrega del producto (Managing Product Delivery – MP):

Este proceso se ocupa de la entrega de los productos o los resultados del proyecto. El trabajo lo dirigen los jefes de equipo, que son responsables de entregar los productos acordados. El gestor del proyecto supervisa el progreso, resuelve los problemas y garantiza que los productos cumplan las normas de calidad acordadas.

6. Gestionar un límite escénico (Managing a Stage Boundary – SB):

Este proceso marca el final de una fase del proyecto y la transición a la siguiente. El director del proyecto prepara un informe de fin de fase que resume el estado de la fase y un plan de proyecto actualizado para la siguiente fase. La junta del proyecto revisa el informe y aprueba el progreso del proyecto.

7. Cerrar un proyecto (Closing a Project – CP):

En este proceso se finaliza formalmente el proyecto. Se revisan los objetivos del proyecto, se entregan los productos finales y se elaboran los informes finales. Un informe sobre las lecciones aprendidas documenta las experiencias y conclusiones del proyecto, que pueden ser útiles para futuros proyectos. El contrato del proyecto se cierra formalmente y el equipo del proyecto se disuelve.

¿Es PRINCE2 ágil?

PRINCE2 es un método muy flexible que hace mucho hincapié en la adaptación al entorno respectivo del proyecto. Sin embargo, PRINCE2 forma parte de la gestión de proyectos clásica. Para ayudar a las organizaciones a ejecutar proyectos en entornos complejos y rápidamente cambiantes, PRINCE2 Ágil se desarrolló como una ampliación del método que complementa los principios PRINCE2 con enfoques ágiles.
En esencia, PRINCE2 Agile complementa los principios, prácticas y procesos de PRINCE2 con enfoques ágiles como Scrum, Kanban o Lean Startup. Esto permite a los equipos de proyecto mantener la estructura de PRINCE2 al tiempo que aplican prácticas ágiles como la entrega incremental, la retroalimentación periódica y la mejora continua. Por tanto, PRINCE2 Agile describe cómo y dónde puede adaptarse el método original para combinarlo de forma óptima con los enfoques ágiles. Por ejemplo, se utiliza el enfoque CYNEFIN para determinar el grado de complejidad e incertidumbre de un proyecto o se flexibilizan las dimensiones de la gestión de proyectos (tiempo, costes, calidad, riesgos, alcance, beneficios) utilizando HEXAGON.

Conclusión

PRINCE2 es especialmente adecuado para proyectos que requieren una estructura, una gobernanza y un control claros. Como el método es muy flexible, puede adaptarse a una gran variedad de proyectos y empresas, por lo que es muy adecuado para proyectos grandes y complejos, proyectos con entregables definidos, proyectos con partes interesadas externas, proyectos con ciclos de vida largos, proyectos en sectores regulados o proyectos con un alto grado de incertidumbre. Con su estructura clara, sus funciones y responsabilidades definidas y su énfasis en la mejora continua, PRINCE2 ofrece un método probado y popular para ejecutar proyectos con éxito.

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