Selección del método de proyecto óptimo
Gestión de carteras de proyectos con la matriz Stacey
Los métodos ágiles de gestión de proyectos siguen estando de moda. Sin embargo, no todos los proyectos pueden llevarse a cabo de forma ágil, porque el método de gestión de proyectos aplicado siempre debe ajustarse a la situación actual, o al proyecto respectivo, para desplegar todo su efecto. Por ello, en ocasiones puede resultar útil un enfoque híbrido o incluso clásico. Pero decidir cuál es el mejor método no siempre es fácil. La matriz Stacey puede utilizarse como herramienta de toma de decisiones para simplificar la gestión de la cartera de proyectos.
¿Qué es la matriz Stacey? El original
La Matriz Stacey se remonta al teórico de la organización Ralph Douglas Stacey y originalmente no se utilizaba para seleccionar el modelo de proceso adecuado para los proyectos venideros, sino que iluminaba el tema de la «toma de decisiones en empresas en situaciones complejas» en general.
A Stacey le preocupaban especialmente las siguientes cuestiones:
- ¿Qué factores contribuyen a la complejidad en las organizaciones?
- ¿Cómo tomar decisiones de la mejor manera posible en situaciones de incertidumbre?
- ¿Qué estrategias se adaptan mejor a las distintas situaciones complejas?
Para responder gráficamente a estas preguntas, la matriz de Stacey abarca un área entre dos ejes en la que se sitúan los sistemas o proyectos según su grado de complejidad.
- Eje Y: Nivel de acuerdo
Este eje representa el acuerdo de los responsables, es decir, lo unidos que están a la hora de tomar decisiones. Por lo tanto, aquí también se trata de si los objetivos o requisitos que deben alcanzarse están claros o no pueden describirse con claridad. Se aplica lo siguiente: existe un acuerdo total sobre todo lo que se introduce en el origen de coordenadas; cuanto más se aleja una entrada del origen de coordenadas, más difieren los puntos de vista de los responsables. - Eje X: Grado de certeza
Este eje representa la dimensión de certeza o certidumbre, es decir, lo seguros que están los responsables de la decisión. Esto significa que cuanto más se aleja la entrada del origen de coordenadas, mayor es la incertidumbre sobre cómo pueden cumplirse los objetivos, requisitos o actividades, o qué recursos, métodos o herramientas pueden contribuir a resolver el problema.
Stacey reconoció cinco campos que deben considerarse individualmente y que dictan el tipo de toma de decisiones respectivo:
1. Cerca del acuerdo y la cer tidumbre: las entradas en este ámbito son especialmente fáciles de aplicar debido al alto nivel de acuerdo y certidumbre. En tal caso, por ejemplo, se pueden aplicar las mejores prácticas o aprovechar las lecciones aprendidas del pasado.
2. lejos del acuerdo, cerca de la certeza: aquí hay certeza sobre el procedimiento y los resultados. Sin embargo, los responsables no están de acuerdo. En este caso, las decisiones deben tomarse sobre la base del compromiso o la negociación. En consecuencia, es más probable que las decisiones se tomen a nivel político.
3. Cerca del acuerdo, lejos de la seguridad: En este campo, el acuerdo entre los responsables de la toma de decisiones es alto, mientras que el factor seguridad se sitúa en un rango medio. Es decir, los responsables de la toma de decisiones están de acuerdo, pero los detalles sobre cómo proceder no están claros. Aquí se pueden tomar decisiones basadas en hechos y análisis claros, o consultar a un experto para aumentar la seguridad. Una visión compartida también puede ayudar en este ámbito, para que quede claro hacia qué estado se está trabajando, aunque aún no se conozcan los pasos individuales hacia él.
4. complejidad: las decisiones que entran en este ámbito son complejas porque tanto la coherencia como la certidumbre son bajas. Es difícil hacer una buena elección en este ámbito. Por lo tanto, debe centrarse en la creatividad, la innovación o el análisis de las causas profundas. La experimentación también puede ser útil aquí si puede reaccionar rápidamente a los cambios.
5. anarquía: no hay unidad ni seguridad en este ámbito. Por lo tanto, la toma de decisiones no es posible, porque ni la planificación precisa ni las negociaciones ayudarán a tomar una decisión. Por lo tanto, debe evitarse esta zona de la matriz. Un proyecto en esta zona debería reconsiderarse a fondo.
La matriz de Stacey en la gestión de proyectos
El nuevo enfoque de la Matriz Stacey es una combinación de la Matriz Stacey original y el Marco Cynefin. Aquí, la toma de decisiones en ámbitos de diversa complejidad se combina con la consideración del entorno de situaciones y proyectos.
Excurso: Cynefin
David J. Snowden desarrolló el Marco Cynefin, que divide los proyectos, problemas y tareas en cinco áreas diferentes para simplificar la toma de decisiones. Estos campos difieren principalmente en cuanto a la conexión entre causa y efecto. Snowden distinguió entre simple, complicado, complejo, caótico y poco claro.
Por tanto, la nueva versión de la Matriz Stacey no sólo se dedica a la complejidad de un proyecto, sino también a las interacciones de un sistema y su entorno.
Para representarlo, también se utilizan dos ejes, entre los que se sitúan las cuatro áreas de cynefin simple, complicada, compleja y caótica.
- Eje Y: Requisitos
Aquí es donde se registra lo claros y distintos que son los requisitos, es decir, si hay acuerdo sobre lo que debe aplicarse. - Eje X: Tecnología o método
Este eje indica cómo se van a aplicar los requisitos, o si se conoce bien la tecnología o el método para hacerlo.
Niveles de complejidad y recomendaciones
1ª área: Simple
En esta área, se conocen tanto los requisitos como la vía de solución. En la mayoría de los casos, se trata de tareas rutinarias en las que ya se dispone de mucha experiencia. En un proyecto de este ámbito se pueden utilizar listas de comprobación ya preparadas, procesos estándar o mejores prácticas para alcanzar el objetivo.
2. Ámbito: Complicado
Se considera que un proyecto es complicado si existe una ambigüedad de leve a moderada en los requisitos y/o en la vía de solución. En situaciones complicadas, la gestión clásica de proyectos puede dar muy buenos resultados, pero con un enfoque diferente, según la forma que adopte: si hay ambigüedad sobre los requisitos, se necesitan compromisos y negociaciones para tomar decisiones. Si el método no está claro, los expertos pueden ayudar a encontrar la mejor solución.
3ªárea: Complejo
Un proyecto es complejo si los requisitos son muy poco claros y cambian a menudo y/o si el método para alcanzar el objetivo no está claro y es impredecible. Dado que los proyectos en este campo están en constante movimiento, un plan sofisticado como método no es muy prometedor. En su lugar, debe utilizarse un enfoque iterativo, es decir, un método ágil que ayude a acercarse al objetivo paso a paso. Los métodos híbridos también pueden aplicarse con éxito en este ámbito.
4. Ámbito: Caos
Un proyecto es caótico si los requisitos no están nada claros y se desconocen los métodos. La planificación no es prometedora aquí. Por lo tanto, también en este ámbito tiene sentido un enfoque ágil, con el que se avanza en pequeños pasos, con lo que el proyecto se adentra en el ámbito complejo con el paso del tiempo. El pensamiento de diseño, en particular, puede ser útil en este caso.
Ventajas de la nueva Stacey Matrix
- Un buen apoyo para elegir el enfoque o método de gestión de proyectos adecuado.
- Representación visual y sencilla
- Puede utilizarse en la comunicación con las partes interesadas
Desventajas de la nueva Stacey Matrix
- No tiene en cuenta el entorno del proyecto
- Los límites entre las distintas zonas son flotantes, por lo que no es posible obtener información exacta sobre el mejor método.
- Para evaluar plenamente situaciones complejas, dos dimensiones no siempre son suficientes
Conclusión
El método de gestión de proyectos adecuado depende siempre de la situación, porque cada método tiene sus puntos fuertes y débiles. Por lo tanto, antes de cada proyecto debe sopesar qué método es el más adecuado. El método Stacey puede ayudarle a ello al permitirle evaluar el proyecto en función de la claridad de los requisitos, la familiaridad de los métodos a utilizar y la estabilidad del entorno. De este modo, se visualiza la situación inicial y la matriz Stacey proporciona pistas sobre los métodos adecuados. Sin embargo, es importante señalar que la matriz de Stacey puede malinterpretarse y no proporciona resultados exactos. Por lo tanto, también debe confiar en su experiencia y en la de su equipo y buscar buenas herramientas, como el software de gestión de proyectos myPARM, que le ayuden en la ejecución de sus proyectos, independientemente de si opta por un enfoque clásico, híbrido o ágil.
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