Projektmanagement-ABC: P wie Phasensteuerung

Projektphasensteuerung: Ein Leitfaden für den Erfolg in jedem Projekt

Was sind die Phasensteuerung und eine Projektphase?

Phasensteuerung beschreibt die strukturierte Planung und Überwachung eines Projekts in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Diese Schritte – auch Projektphasen genannt – bilden den Rahmen für das Projekt und helfen dabei, komplexe Aufgaben in überschaubare Einheiten zu unterteilen. Die Projektphasen variieren je nach Methode und Projekt, folgen jedoch oft einem ähnlichen Muster. Dabei ist eine Projektphase ist eine klar abgegrenzte Periode innerhalb eines Projekts, die durch Meilensteine voneinander getrennt ist. Diese Phasen sollen wichtige Ergebnisse liefern und bieten Gelegenheit zur Reflexion und Neuausrichtung, bevor das Projekt in die nächste Phase übergeht. Die Phasen verlaufen in den meisten Modellen sequentiell oder überschneiden sich teilweise.
Durch die Phasensteuerung können Fortschritte systematisch kontrolliert und mögliche Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Dieser Schritt-für-Schritt-Ansatz verbessert nicht nur die Transparenz und Struktur, sondern hilft Projektteams auch dabei, ihre Ressourcen effizient einzusetzen und die angestrebten Ziele zu erreichen.

Herausforderungen einer Phasenplanung

• Eingeschränkte Flexibilität: Eine detaillierte Vorausplanung kann dazu führen, dass Änderungen schwerer umzusetzen sind, vor allem bei unklaren Anforderungen.
• Potenzial für Routinefehler: Durch routinierte Prozesse könnten kreative Lösungsansätze in den Hintergrund treten und es wird weniger hinterfragt.
• Technokratische Planung: Besonders in innovativen Projekten kann eine strenge Phaseneinteilung hinderlich sein, da sie bei  unvorhergesehenen Anforderungen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Phasenmodelle im Überblick

Die Phasen eines Projektes sind meist recht ähnlich, können aber je nach Projektart und Methodik voneinander abweichen. In der Praxis werden Projekte häufig in vier oder fünf Hauptphasen eingeteilt:

4-Phasenmodell

Das 4-Phasenmodell ist ein sehr pragmatisches Model, das Projekte in diese Phasen einteilt:

1. Projektdefinition: Zum Start des Projektes werden grundlegende Details festgelegt, wie beispielsweise der Nutzen des Projektes, seine Machbarkeit oder die Projektleitung. Die Phase endet mit einer Zieldefinition und dem offiziellen Projektauftrag.
2. Projektplanung: Anschließend wird der Projektplan erstellt, inklusive Terminen, Kosten und Projektinhalte, der Ressourcenzuteilung und, sofern noch nicht geschehen, einer Stakeholder- und Risikoanalyse.
3. Projektdurchführung und Controlling: Nun folgen die Umsetzung und Überwachung der Projektaktivitäten. Dies ist in der Regel die längste Phase eines Projektes, da in dieser Phase die definierten Ergebnisse erarbeitet werden.
4. Projektabschluss: Liegt das Projektergebnis vor folgt dessen Abnahme, die Dokumentation des Projektes und die Auswertung der Projektergebnisse.

5-Phasenmodell (z. B. nach PMI)

Das 5-Phasenmodell gliedert Projekte nach den Projektmanagementprozessen. Diese Prozesse laufen nicht zwingend nacheinander ab. Sie müssen teilweise wiederholt werden, z. B. für Teilprojekte. Außerdem können sie sich überlappen. Die 5-Phasen-Struktur ist eng an PMI’s PMBOK® Guide angelehnt, weltweit verbreitet und wird oft in umfassenden Projekten verwendet. Sie besteht aus den folgenden Phasen:

1. Initiierung: Die Initiierungsphase dient der Grobplanung und der Entscheidung über den Projektstart. D. h. der Nutzen wird definiert, die Machbarkeit geprüft, ein Projektauftrag definiert und das Projekt formal gestartet.
2. Planung: Bereits während der Initiierungsphase beginnen detailliertere Planungen des Projektes. So werden beispielsweise Budget, Zeitplan, Ressourcen und Qualität geplant. Ein Arbeitsstrukturplan wird festgelegt, Meilensteine zugeordnet und Ressourcen eingeteilt. Risiken werden analysiert und ein Kommunikationsplan für die Stakeholder erstellt.
3. Ausführung: Während der Ausführungsphase wird der Projektplan umgesetzt.
4. Überwachung: Parallel zur Ausführung findet eine fortlaufende Kontrolle und Steuerung der Projektaktivitäten statt. So wird überwacht, ob Budget, Zeitplan und die Qualität eingehalten werden.
5. Abschluss: In der Abschlussphase wird das Projekt beendet, sobald das definierte Ergebnis geliefert und abgenommen wurde. Es wird ein Projektabschlussbericht erstellt, das Projekt evaluiert und das Projektteam formal aufgelöst.

Internationale Modelle und branchenspezifische Ansätze

Neben dem PMBOK® Guide oder der DIN 69901 bieten auch PRINCE2, Lean Six Sigma und HERMES Rahmenwerke, die Projekte in verschiedene Phasen strukturieren. Es gibt allerdings noch zahlreiche weitere Modelle und branchenspezifische Ansätze. Einige besonders häufig genutzte Beispiele sind:

HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, Deutschland)

Das HOAI-Modell gliedert den Projektverlauf in neun Leistungsphasen, die besonders im Bauwesen von größter Wichtigkeit sind, da sie die Vertragsgrundlage für Planungsleistungen festlegen. Die Phasen sorgen für Transparenz und erleichtern das Projektcontrolling im Bauwesen. Dabei orientieren sie sich am traditionellen Bauprozess und sind für Architekten und Ingenieure bindend, um Qualitätsstandards sicherzustellen. Die Phasen sind:

1. Grundlagenermittlung
2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung)
3. Entwurfsplanung
4. Genehmigungsplanung
5. Ausführungsplanung
6. Vorbereitung der Vergabe
7. Mitwirkung bei der Vergabe
8. Objektüberwachung (Bauüberwachung und Dokumentation)
9. Objektbetreuung und Dokumentation

SIA (Schweiz)

In der Schweiz definiert die Schweizer Norm SIA 112 die Phasenstruktur für Bauprojekte und ist dem HOAI-Modell ähnlich, aber an schweizerische Anforderungen angepasst. Auch dieses Modell bietet eine klare Struktur mit Leitlinien für Architektur- und Ingenieurbüros und ermöglicht so eine exakte Kostenerfassung und Abrechnung. Gleichzeitig bietet das SIA-Modell detaillierte Anleitungen und unterstützt Bauprojekte durch klare Vorgaben, um Qualitätsstandards einzuhalten und transparente Kommunikationsstrukturen zu schaffen. Die SIA unterteilt Bauprojekte in sechs Hauptphasen:

1. Strategische Planung
2. Vorstudie
3. Projektierung
4. Ausschreibung
5. Realisierung
6. Bewirtschaftung

RIBA Plan of Work (Royal Institute of British Architects, Großbritannien)

Der RIBA Plan of Work wurde vom Royal Institute of British Architects (RIBA) entwickelt und ist eine weit verbreitete Struktur zur Phasensteuerung von Bauprojekten in Großbritannien. Der Plan gliedert sich in acht Phasen, die Bauprojekte von der Konzeption bis zur Inbetriebnahme begleiten. Das Modell schafft klare Strukturen und Rollen, indem jeder Projektabschnitt genau definiert wird. Außerdem wird es regelmäßig aktualisiert, um den neuesten Standards und Anforderungen gerecht zu werden. Die Phasen sind:

1. Strategic Definition: Klärung der Projektziele und Erarbeitung des übergeordneten Zwecks.
2. Preparation and Brief: Entwicklung eines klaren Projektauftrags und einer ersten Planungsstrategie.
3. Concept Design: Erstellung eines Grundkonzepts, das die Projektanforderungen visuell und funktional umsetzt.
4. Developed Design: Weiterentwicklung des Konzepts, einschließlich technischer Details und Budget.
5. Technical Design: Ausarbeitung detaillierter technischer Pläne, die alle Bauanforderungen erfüllen.
6. Construction: Die eigentliche Bauphase, in der das Projekt realisiert wird.
7. Handover and Close Out: Übergabe des fertiggestellten Projekts an den Bauherrn und Abschluss.
8. In Use: Evaluation der Nutzung des Gebäudes und ggf. Optimierungen.

AIA (American Institute of Architects, USA)

Der Ansatz der American Institute of Architects (AIA) legt ebenfalls Phasen für den Projektverlauf fest und ist speziell auf den nordamerikanischen Markt ausgerichtet. Die AIA-Methodik legt Wert auf klare Vertragsstrukturen und ermöglicht es, den Bauprozess präzise zu überwachen und zu dokumentieren. Die Phasenstruktur schafft eine verlässliche Basis, auf der Bauherren, Architekten und Auftragnehmer effizient zusammenarbeiten können. Die AIA-Phasenstruktur ist ähnlich zum RIBA-Ansatz und umfasst fünf Hauptphasen für Bau- und Architekturprojekte:

1. Schematic Design (SD): Entwicklung eines groben Designs, das die grundlegenden Anforderungen erfüllt und erste Pläne enthält.
2. Design Development (DD): Weiterentwicklung des Entwurfs mit detaillierteren technischen und ästhetischen Elementen.
3. Construction Documents (CD): Erstellung detaillierter Bau- und Ausführungspläne, die für Genehmigungen und Ausschreibungen verwendet werden.
4. Bidding or Negotiation: Auswahl von Bauunternehmen und Verhandlung über den Bauvertrag.
5. Construction Administration (CA): Begleitung der Bauarbeiten durch Architekten, um die Übereinstimmung mit den Plänen sicherzustellen.

Flexibilisierung der Phasensteuerung

Die klassische Phasensteuerung kann bei Projekten, die eine hohe Flexibilität erfordern, sehr einschränkend sein. In solchen Fällen sind agile Methoden wie SCRUM oder Lean Six Sigma häufig eine bessere Wahl, da durch deren kürzere und einfach anpassbare Planungszyklen und den Fokus auf Anpassbarkeit flexibler auf Änderungen reagiert werden kann.
Wird allerdings die Struktur der Phasensteuerung benötigt, während deren Einschränkungen reduziert werden sollen, können hybride Ansätze eine Lösung sein. So kann die Einführung iterativer Zyklen oder agiler Elemente wie Sprints innerhalb der Phasen ermöglichen, dass Änderungen leichter berücksichtigt werden können, ohne die Struktur der Phasen zu verlieren. Durch ein modulares Projektmanagement, bei dem das Projekt in kleinere, voneinander unabhängige Module aufgeteilt wird, können notwendige Änderungen oder neue Erkenntnisse aus einem Modul sofort in die Planung anderer Module einfließen, ohne dass das gesamte Projekt angehalten werden muss. Flexible Meilensteine (Conditional Milestones) oder Gates dienen als dynamische Entscheidungspunkte, sodass bei Erreichen des Meilensteins zunächst geprüft wird, ob die nächste Phase sofort starten kann oder Anpassungen erforderlich sind. Dazu trägt auch eine dynamische Planungsphase (Rolling-Wave-Planning) bei, bei der jeweils nur die aktuell bevorstehende Phase detailliert geplant wird, während weitere Phasen erst zu einem späteren Zeitpunkt konkretisiert werden.

Fazit

Egal, welchen Ansatz man befolgt – eine strukturierte Phasenplanung hat sich bewährt, da sie klare Orientierung und eine Steigerung der Effizienz bietet. Gerade bei Projekten, die eine hohe Flexibilität erfordern, kann eine Phasensteuerung aber zu einschränkend sein. Daher ist es wichtig, dass Projektleitende eine Struktur wählen, die ihren Projektanforderungen entspricht.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!