L’ABC de la gestion de projet : P pour PRINCE2

Optimiser la gestion de projet avec la méthode PRINCE2

Qu’est-ce que la méthode PRINCE2 ?

PRINCE2, qui signifie « PRojects IN Controlled Environments », est une méthode reconnue internationalement pour la gestion de projet. Développée par le gouvernement britannique, PRINCE2 offre une approche structurée pour la planification, la mise en œuvre et le suivi de projets de toutes tailles et complexités.
La méthode est basée sur sept principes fondamentaux conçus pour garantir que les projets sont menés de manière efficace et efficiente. De plus, PRINCE2 définit également sept processus qui sont suivis tout au long du cycle de vie du projet. Chacun de ces processus a des objectifs clairs, des activités et des résultats pour garantir que le projet reste sur la bonne voie et atteigne les résultats souhaités.
En plus des principes et des processus, PRINCE2 identifie sept pratiques qui doivent être prises en compte dans chaque projet, garantissant que tous les aspects importants du projet sont pris en compte et gérés pour assurer le succès du projet.

Les sept principes de PRINCE2

PRINCE2 est basé sur sept principes de base qui ne doivent pas être modifiés si un projet doit être mis en œuvre selon cette méthode. Cependant, ces principes sont formulés de manière si générale qu’ils peuvent être appliqués à n’importe quel projet et à n’importe quelle entreprise. Un projet ne peut être géré que par PRINCE2 si tous ces principes de base sont respectés.

1. Justification continue de l’entreprise (Continued Business Justification):

Chaque projet doit avoir une raison claire pour sa mise en œuvre, une nécessité et un bénéfice durable pour le client. En même temps, il n’est justifié que s’il répond continuellement aux besoins de l’entreprise. Cela signifie que tout au long du projet, il doit être régulièrement vérifié si le projet répond toujours aux exigences et aux objectifs de l’entreprise. Si ces changements ou si le projet n’est plus justifié, il doit être adapté ou complètement abandonné.

2. Apprentissage par l’expérience (Learn from Experience):

Ce principe met l’accent sur l’importance de l’amélioration continue en apprenant des expériences passées. Les équipes de projet doivent documenter, analyser et appliquer leurs expériences aux projets futurs pour éviter de répéter les erreurs et utiliser les meilleures pratiques.

3. Définition des rôles et des responsabilités (Defined Roles and Responsibilities):

Tous les rôles et responsabilités d’un projet doivent être clairement définis et communiqués avant le début du projet. De cette façon, chaque membre de l’équipe sait exactement quelles sont ses tâches et quelles responsabilités il a pour permettre une collaboration efficace et une prise de décision. Dans le même temps, les intérêts des différentes parties prenantes peuvent être représentés.

4. Contrôle via les phases de gestion (Manage by Stages):

Chaque projet PRINCE2 est divisé en phases qui sont planifiées, surveillées et gérées séparément. Cela permet d’identifier et de résoudre les problèmes dès le début et de maintenir le contrôle du projet.

5. Gestion par exception (Manage by Exception):

Des tolérances sont définies pour chaque objectif du projet. Celles-ci déterminent à leur tour l’étendue des autorisations. Cela permet aux équipes de projet de travailler efficacement et de prendre des décisions même en cas de légères déviations. Cependant, si les limites de tolérance sont dépassées ou si les déviations sont trop importantes, une escalade ou une décision des parties prenantes est nécessaire.

6. Orientation produit (Focus on Products):

Les projets PRINCE2 sont axés sur la définition et la livraison de produits, en mettant l’accent sur leurs exigences en matière de qualité. Cela garantit que le projet crée une valeur ajoutée claire pour l’entreprise et produit les résultats souhaités.

7. Adaptation à l’environnement du projet (Tailor to suit the Project Environment):

Chaque projet a des exigences spécifiques en termes d’environnement, de portée, de complexité, d’importance, de performance ou de risque. Il est donc important d’adapter la méthode à l’entreprise ou au projet particulier pour obtenir les meilleurs résultats possibles.

Les sept pratiques de PRINCE2

Les sept pratiques de PRINCE2, anciennement appelées les sept thèmes, sont des aspects importants de la gestion de projet qui doivent être continuellement abordés pendant l’exécution de chaque projet pour garantir que le projet est mené de manière efficace :

• Business case : Le cas d’affaires est la justification du projet et expose les raisons commerciales de sa réalisation. Il décrit les avantages attendus, les coûts, les risques et le retour sur investissement (ROI) du projet. Le cas d’affaires est surveillé et mis à jour tout au long du cycle de vie du projet pour garantir que le projet reste justifié.
• Organisation : L’organisation décrit la structure de l’équipe projet et les rôles et responsabilités des membres de l’équipe. Elle inclut également les relations entre l’équipe projet et les parties prenantes pertinentes.
• Qualité : La qualité concerne l’assurance que les produits ou les résultats du projet répondent aux normes de qualité convenues. Cela inclut la définition des critères de qualité, la surveillance de la qualité des produits pendant le projet et la garantie que les normes de qualité sont respectées.
• Plans : Les plans décrivent comment le projet doit être réalisé, y compris les calendriers, les ressources, les coûts et les risques. Il existe différents types de plans dans PRINCE2, tels que le plan de projet, les plans de phase, le plan de livraison des produits ou le plan de communication. Ces plans fournissent une feuille de route pour le projet et aident à surveiller les progrès et à maintenir le projet sur la bonne voie.
• Risques : Le sujet des risques concerne l’identification, l’évaluation, le traitement et la surveillance des risques dans le projet. Les risques peuvent être des obstacles potentiels ou des problèmes qui pourraient compromettre le succès du projet. La gestion efficace des risques permet d’identifier et de résoudre les problèmes dès le début et de maintenir le projet sur la bonne voie.
• Changements : Ce sujet traite de la gestion des changements dans le projet, y compris les changements de portée, d’exigences, de calendrier ou de budget. Les changements doivent être soigneusement évalués, approuvés et documentés pour garantir qu’ils ne compromettent pas les objectifs du projet.
• Progrès : Le progrès concerne la surveillance et la mesure de l’avancement du projet par rapport au calendrier, au budget et à la portée prévus. Des rapports d’état réguliers et des examens sont effectués pour garantir que le projet reste sur la bonne voie et que toutes les déviations peuvent être identifiées et corrigées en temps voulu. Cet aspect décrit également le processus de prise de décision pour l’acceptation des plans et le processus d’escalade si le projet ne se déroule pas comme prévu.

Les principaux processus de PRINCE2

Les principaux processus de PRINCE2 divisent le cycle de vie complet d’un projet en étapes et phases clairement définies et simplifient ainsi la gestion du projet :

1. Préparation d’un projet (Starting Up a Project – SU):

Dans ce processus, il est d’abord déterminé si le projet est réalisable avant d’être conçu et initié. Les objectifs, la portée, les risques et l’organisation du projet sont définis. Le client reçoit le mandat du projet et un chef de projet est nommé. L’équipe de gestion de projet est également déterminée. À la fin du processus d’initiation, le mandat du projet est établi, ce qui constitue la base de la planification et de la mise en œuvre ultérieures du projet. Les raisons du projet, sa portée et l’approche de solution sont documentées dans une description de projet. La phase d’initiation est également planifiée.

2. Direction d’un projet (Directing a Project – DP):

Ce processus implique le suivi et la direction du projet au plus haut niveau par le comité de pilotage du projet ou le comité de direction. Le comité de pilotage reçoit régulièrement des rapports d’état et prend des décisions sur les changements apportés au projet pour garantir que le projet répond aux objectifs de l’entreprise et reste dans les tolérances convenues. Dans ce processus, le lancement du projet est approuvé, mais aussi la clôture du projet. Ce processus fait donc partie de toutes les phases du projet.

3. Initialisation d’un projet (Initiating a Project – IP):

Des plans détaillés pour le projet sont établis dans ce processus. Le cas d’affaires, les objectifs du projet, les ressources, les risques et la qualité sont précisés davantage. Un plan de projet détaillé est élaboré, qui constitue la base du suivi et du contrôle du projet. Le chef de projet est officiellement nommé et son rôle et ses responsabilités sont clairement définis.

4. Contrôle d’une étape (Controlling a Stage – CS):

Ce processus concerne la surveillance et le contrôle du travail dans chaque phase ou « étape » du projet. Le chef de projet surveille l’avancement des travaux, identifie et résout les problèmes, examine la qualité du travail et met à jour le plan de projet si nécessaire. Le comité de pilotage reçoit régulièrement des rapports d’état et prend des décisions sur les changements apportés au projet. Ce processus décrit donc la gestion quotidienne par le chef de projet.

5. Gestion de la livraison des produits (Managing Product Delivery – MP):

Ce processus traite de la livraison des produits ou livrables du projet. Le travail est géré par les responsables d’équipe qui sont chargés de la livraison des produits convenus. Le chef de projet surveille les progrès, résout les problèmes et veille à ce que les produits répondent aux normes de qualité convenues.

6. Gestion d’une frontière d’étape (Managing a Stage Boundary – SB):

Ce processus marque la fin d’une phase du projet et la transition vers la suivante. Le chef de projet prépare un rapport de fin de phase résumant l’état de la phase et un plan de projet mis à jour pour la phase suivante. Le comité de pilotage examine le rapport et approuve l’avancement du projet.

7. Clôture d’un projet (Closing a Project – CP):

Dans ce processus, le projet est formellement clos. Les objectifs du projet sont examinés, les produits finaux sont remis et les rapports finaux sont préparés. Un rapport d’enseignements tirés documente les expériences et les conclusions du projet, qui peuvent être utiles pour les projets futurs. Le contrat du projet est formellement clôturé et l’équipe du projet est dissoute.

PRINCE2 est-elle une méthode agile ?

PRINCE2 est une méthode très flexible qui met fortement l’accent sur l’adaptation à l’environnement spécifique du projet. Cependant, PRINCE2 fait partie de la gestion de projet traditionnelle. Pour soutenir les organisations dans la réalisation de projets dans des environnements complexes et en évolution rapide, PRINCE2 Agile a été développé comme une extension de la méthode qui complète les principes PRINCE2 avec des approches agiles.
Essentiellement, PRINCE2 Agile complète les principes, les pratiques et les processus de PRINCE2 avec des approches agiles telles que Scrum, Kanban ou Lean Startup. Cela permet aux équipes de projet de maintenir la structure de PRINCE2 tout en appliquant des pratiques agiles telles que la livraison incrémentielle, les retours réguliers et l’amélioration continue. PRINCE2 Agile décrit donc comment et où la méthode originale peut être adaptée pour combiner de manière optimale avec des approches agiles. Pour cela, l’approche CYNEFIN permet par exemple de déterminer le degré de complexité et d’incertitude d’un projet ou les dimensions de la gestion de projet (temps, coûts, qualité, risques, étendue, avantages) sont rendues flexibles grâce à l’HEXAGON.

Conclusion

PRINCE2 est particulièrement adapté aux projets qui nécessitent une structure claire, une gouvernance et un contrôle. Comme la méthode est très flexible, elle peut être adaptée à une large gamme de projets et d’organisations et convient donc bien aux projets grands et complexes, aux projets avec des livrables définis, aux projets avec des parties prenantes externes, aux projets avec de longs cycles de vie, aux projets dans des industries réglementées ou aux projets avec des niveaux élevés d’incertitude. Avec sa structure claire, ses rôles et responsabilités définis, et son accent sur l’amélioration continue, PRINCE2 offre une méthode éprouvée et populaire pour la réalisation réussie de projets.

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