Maintenir sa concentration tout au long d’une journée de travail

6 conseils pour une productivité élevée pendant la journée

1. Suivi du temps

Avez-vous des jours où vous vous demandez le soir ce que vous avez accompli ou ce que vous avez fait tout au long de la journée ? Si oui, un premier pas vers plus de concentration et d’efficacité dans votre travail quotidien pourrait être d’enregistrer vos activités et vos heures de travail en détail. Cela peut être facilement fait avec des feuilles de calcul Excel ou des applications de suivi du temps, mais aussi avec des logiciels de gestion de projet tels que myPARM Project Management. Il suffit généralement de tenir un tel journal de temps pendant une semaine, puis d’analyser sur quoi vous passez le plus de temps et quels sont les plus grands facteurs perturbateurs dans votre routine quotidienne. Vous pouvez alors soit les aborder pour les prévenir autant que possible à l’avenir, soit les planifier dans votre routine quotidienne.

2. Planifiez votre journée de travail

Même si cela semble être une étape de travail supplémentaire au début, il est très sensé de planifier au moins grossièrement votre journée de travail. De cette façon, vous savez exactement sur quelles tâches vous devriez travailler, pouvez adapter la journée de travail à vos préférences, et en même temps vous assurer d’avoir des tampons et des temps de pause. Cela vous aide également à éviter le multitâche, qui est considéré comme très efficace mais qui signifie en réalité que les tâches traitées simultanément sont exécutées moins efficacement et avec une moindre qualité.
Comment planifier votre journée de travail de manière optimale :

• Utilisez des moments productifs : Savez-vous à quel moment de la journée vous êtes le plus productif ? Alors, vous devriez utiliser cette connaissance. Par exemple, si vous êtes généralement moins productif après le déjeuner, alors vous ne devriez pas programmer de travail pénible à ce moment-là. En revanche, si votre productivité est à son maximum tôt le matin ou plus tard le soir, vous devriez envisager de terminer les tâches exigeant de la concentration à ces moments-là. Cela présente un autre avantage : comme il y a généralement moins de monde au bureau à ces moments-là, vous serez moins distrait.
• Établissez une routine : Une routine quotidienne aide votre cerveau à s’adapter au travail concentré et à maintenir la concentration. Cela peut également vous aider à aborder automatiquement les tâches régulières au lieu de les remettre à plus tard. Par exemple, commencez votre matinée en vérifiant vos emails, prenez une courte pause, puis commencez par une tâche plus exigeante. Une fois que vous avez suivi cette routine régulièrement pendant un certain temps, vous constaterez que vous accomplissez automatiquement vos tâches.
• Planifiez des pauses : Des pauses conscientes favorisent la productivité – surtout si vous n’utilisez pas les pauses pour effectuer de petites tâches, mais au lieu de cela, vous les utilisez pour vous détendre, par exemple en vous levant de votre bureau et en marchant quelques pas. Vous pourrez ensuite continuer à travailler avec beaucoup plus de concentration. Vous devriez donc planifier une pause au moins toutes les 60 à 80 minutes.
• Planifiez les gaspillages de temps : Certaines tâches prennent beaucoup de temps tout au long de la journée, comme la lecture et le traitement des emails. Ce temps devrait être planifié dans votre journée de travail, car sinon, il peut entraîner des retards dans d’autres tâches.
  Notre suggestion : Allouez des blocs de temps spécifiques tout au long de la journée pour traiter de telles tâches. Par exemple, vérifiez vos emails une fois le matin et une fois l’après-midi, tout en gardant votre programme de messagerie électronique fermé pour le reste de la journée. De cette façon, vous ne serez pas distrait par les messages entrants et vous pourrez également les traiter plus rapidement. Comme ces tâches ne nécessitent généralement pas beaucoup de concentration, il est conseillé de les planifier à des moments où vous avez déjà constaté être moins productif.
• Planifiez les réunions les unes après les autres : Si votre journée de travail est constamment interrompue par des réunions, vous ne pourrez presque pas vous concentrer sur les grandes tâches car vous n’aurez pas assez de temps dans les 30 à 60 minutes entre les réunions pour travailler de manière productive sur elles. Si possible, essayez donc de planifier les réunions aussi proches les unes des autres que possible. Cela vous laissera le reste de la journée pour vous concentrer sur des tâches plus complexes.

3. Définir les priorités correctement

Une longue liste de tâches à accomplir peut rapidement sembler écrasante. Cependant, si vous y regardez de plus près, vous réalisez généralement rapidement que certaines tâches devraient être complétées immédiatement, tandis que d’autres ont encore du temps ou peuvent même être déléguées. Vous devriez donc définir les priorités et les aborder en conséquence pour atteindre vos objectifs. Quelques méthodes bien connues peuvent vous aider dans cette tâche :

• Mangez-ce-grenouille : Cette méthode vous aide à reconnaître la tâche la plus difficile et à la compléter en premier. Cela vous motive pour le reste de la journée et soulage votre esprit, car vous n’avez pas à penser à la tâche importante tout le temps.
• Matrice d’Eisenhower : Utilisez la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches en fonction de critères simples tels que l’urgence et l’importance.
• Analyse ABC : L’analyse ABC vous aide également à diviser vos tâches en très importantes (A), importantes (B) et moins importantes (C) en fonction de divers critères.

4. Méthodes de gestion du temps

Les grandes tâches qui prennent plusieurs jours, semaines ou même mois peuvent rapidement devenir écrasantes. La plupart des méthodes de gestion du temps sont donc basées sur la division de ces tâches en sous-tâches plus petites, ce qui vous permet d’obtenir rapidement des succès et d’être plus motivé. Cependant, toutes les méthodes de gestion du temps ne conviennent pas à tout le monde. Testez donc ce qui vous convient le mieux. Vous pouvez trouver des informations sur la technique Pomodoro, la timeboxing ou la méthode Getting-Things-Done sur notre blog !

5. Lieu de travail favorisant la concentration

La conception de votre environnement de travail joue un rôle important dans la promotion de votre concentration. Assurez-vous donc que votre espace de travail est toujours propre et ordonné pour minimiser les distractions visuelles. Un espace de travail bien rangé facilite votre réflexion et le traitement de l’information. Cela inclut non seulement votre bureau mais aussi votre ordinateur. Votre bureau, vos dossiers et votre boîte mail doivent donc être propres et structurés de manière à ce que vous puissiez trouver rapidement tout ce qui est important au lieu de devoir chercher longtemps.
Cependant, il existe d’autres conseils que vous pouvez utiliser pour améliorer votre concentration au travail :

• Éliminer les facteurs perturbateurs : Les interruptions des collègues, les appels téléphoniques, les emails, les messages instantanés ou les réseaux sociaux sont les facteurs perturbateurs les plus courants. Si vous voulez vous concentrer sur votre travail, vous devriez donc fermer la porte de votre bureau et votre boîte mail si possible, mettre le chat de l’entreprise en mode « ne pas déranger » et passer votre téléphone portable personnel en mode avion ou au moins en mode silencieux.
• Réduire la pollution sonore : Le bruit ou les sons sur le lieu de travail peuvent être distrayants. Il est donc important de réduire la pollution sonore. Fermez donc les portes du bureau ou mettez des écouteurs antibruit. Est-il presque impossible d’éviter les bruits perturbateurs dans votre bureau ? Essayez alors d’écouter de la musique avec des écouteurs. La musique de concentration, par exemple, peut vous aider à vous concentrer, car elle ne vous distrait pas de votre travail, mais les sons apaisants favorisent la concentration et sont même censés augmenter les performances cérébrales.
• Éclairage et ventilation : Si possible, utilisez un éclairage naturel, car cela a été prouvé pour améliorer la productivité et la concentration. Si ce n’est pas possible, assurez-vous quand même d’avoir suffisamment de lumière, car trop peu de lumière n’est pas seulement mauvais pour vos yeux, mais vous rend aussi fatigué. Il en va de même pour l’air vicié dans le bureau. Aérez donc régulièrement pour remplacer l’air dans le bureau par de l’air frais et riche en oxygène et ainsi améliorer votre concentration.
• Définir des périodes de ne pas déranger : Surtout lorsque vous êtes dans le flux et que vous progressez vraiment bien dans votre travail, il est très ennuyeux d’être interrompu par des collègues. Cela nous conduit à avoir besoin de 20 minutes ou plus pour nous concentrer à nouveau sur la tâche en cours. Il peut donc être utile de définir des périodes de concentration pendant lesquelles vos collègues savent qu’ils ne devraient pas vous interrompre.
  Notre conseil : entrez ces périodes dans votre calendrier pour qu’une réunion ne soit pas réservée par inadvertance. Vous pouvez également donner à vos collègues des signaux non verbaux pour indiquer quand vous souhaitez être approché et quand vous ne le souhaitez pas, par exemple en fermant la porte de votre bureau ou en mettant un post-it rouge sur votre écran.
• Changement de lieu : Êtes-vous généralement trop distrait dans votre bureau ? Alors il peut être utile de se déplacer dans un autre endroit pour les tâches qui nécessitent beaucoup de concentration. Cela pourrait être une salle de réunion vide, le bureau à distance ou le café à côté.

6. Conseils quotidiens

Cependant, une journée de travail concentrée ne commence pas seulement lorsque vous entrez dans votre bureau. Au contraire, votre vie privée et un mode de vie sain influencent également votre capacité à vous concentrer au travail. Une alimentation saine, surtout pendant votre pause déjeuner, et une consommation régulière de liquides peuvent vous aider à rester concentré tout au long de la journée. Les techniques de relaxation telles que le yoga ou la méditation vous aident à clarifier votre esprit et à travailler sans stress. Un sommeil suffisant et de l’exercice régulier garantissent que vous êtes en forme pour la journée de travail.

Conclusion

Il peut être un grand défi de rester concentré tout au long de la journée. Cependant, avec quelques astuces, beaucoup de patience, une pratique suffisante et de la cohérence, vous pouvez entrer plus facilement dans le flux. Si vous souhaitez travailler encore plus efficacement à l’avenir, nous vous recommandons d’enregistrer vos activités et vos heures de travail précisément afin de savoir sur quoi vous passez le plus de temps. Vous pouvez ensuite mieux planifier votre journée de travail.

Pour plus d’informations sur le logiciel de gestion de portefeuille de projets myPARM:

Souhaiteriez-vous découvrir myPARM lors d’une démonstration? Contactez-nous dès maintenant pour un rendez-vous!