L’efficacité classique dans la gestion de projet moderne : la méthode Ivy Lee

Qu’est-ce que la méthode Ivy Lee ?

La méthode Ivy Lee, du nom du célèbre consultant en relations publiques Ivy Lee, est un outil de gestion du temps simple mais extrêmement efficace, développé il y a plus d’un siècle. Ivy Lee a été engagé en 1918 par Charles M. Schwab, alors président de la Bethlehem Steel Corporation, afin d’améliorer la productivité de l’entreprise. Lee a présenté une méthode aussi simple que puissante, dont l’efficacité reste inégalée à ce jour.

La méthode fonctionne de la manière suivante : A la fin de chaque journée de travail, vous notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Ces tâches sont classées par ordre de priorité, la plus importante étant placée en premier. Le lendemain, commencez par la tâche la plus importante et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée, avant de passer à la tâche suivante. Cela se poursuit jusqu’à ce que toutes les tâches soient terminées ou que la journée se termine. Les tâches qui n’ont pas été effectuées sont reportées sur la liste du lendemain.

Cette technique permet de rester concentré et de s’assurer que les tâches les plus importantes sont toujours prioritaires. En vous limitant à six tâches, vous évitez de surcharger votre liste de choses à faire et vous restez réaliste et concentré. La méthode Ivy Lee est un exemple parfait de la façon dont de simples changements dans la façon de travailler peuvent avoir un impact considérable sur la productivité et l’efficacité.

La mise en œuvre étape par étape

La méthode Ivy Lee se caractérise par sa simplicité. Elle peut toutefois être difficile à mettre en œuvre de manière cohérente, en particulier lorsque des collègues ou des supérieurs hiérarchiques ont d’autres priorités à l’esprit. Cependant, avec une communication claire, la méthode peut être efficace.

Étape 1 : Collecter les tâches

Le cycle journalier de la méthode Ivy-Lee se répète chaque jour et commence le soir de la journée de travail précédente. A ce moment-là, prenez quelques minutes pour écrire les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Le nombre de tâches est limité à six afin de rester concentré et d’éviter le surmenage. Vous notez toutes les autres tâches dans une liste séparée qui fonctionne comme une mémoire de tâches. Si vous utilisez par exemple un tableau Kanban électronique, vous pouvez attribuer des dates d’échéance aux tâches. Les six tâches qui doivent être effectuées le lendemain se voient attribuer la date de demain. Toutes les autres n’ont pas de date ou reçoivent la date d’échéance réelle. Il est important de veiller à ce que plus de six tâches n’arrivent pas à échéance un jour ouvrable ultérieur.

Étape 2 : hiérarchisation des tâches

Ensuite, classez ces six tâches par ordre d’importance. La tâche la plus prioritaire est placée en premier, suivie de la deuxième tâche la plus importante, et ainsi de suite. Cet ordre vous aidera à démarrer sans hésitation le lendemain matin. C’est à vous de décider des critères de priorisation. Par exemple, vous pouvez classer les priorités en fonction de leur importance et de leur urgence, comme dans la matrice d’Eisenhower ou l’analyse ABC. Vous pouvez également donner la priorité la plus élevée aux tâches qui contribuent directement à la réalisation des objectifs, dont la non-réalisation aurait les pires conséquences ou qui ont la plus grande valeur pour l’entreprise, et prioriser les tâches selon le principe de Pareto.
Notre conseil : préparez dès le soir toutes les informations dont vous aurez besoin pour le lendemain. Vous pourrez ainsi vous lancer directement le matin.

Étape 3 : Commencer à travailler

Le lendemain, commencez immédiatement par la première tâche de votre liste. Celle-ci a la priorité sur tout le reste, comme vos e-mails. Concentrez-vous exclusivement sur cette tâche et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit complètement terminée. Évitez les distractions et le multitâche pour maximiser votre efficacité. Ainsi, vous profiterez du moment de la journée où la plupart des gens sont les plus productifs et vous aurez rapidement un sentiment de réussite. Pensez également à faire des pauses pour être en mesure de fournir une performance optimale plus tard dans la journée. Idéalement, la première pause doit avoir lieu au plus tard après 45 minutes.

Étape 4 : Traiter les tâches par ordre de priorité

Une fois la première tâche accomplie, elle est cochée et l’on passe à la suivante. Cependant, il peut arriver que les priorités aient changé entre-temps ou même qu’une tâche ait été supprimée. Il est donc important de vérifier brièvement la priorité des tâches restantes. Si cela s’avère nécessaire, par exemple parce que quelque chose d’imprévu est survenu dans votre projet, il est maintenant possible de planifier de nouvelles tâches ou de résoudre des difficultés de dernière minute. Si les priorités sont restées les mêmes, les tâches sont simplement traitées dans l’ordre.

Étape 5 : Transférer des tâches

Il est rare que les six tâches soient terminées en même temps que la fin du travail. Au contraire, il arrive souvent que toutes les tâches ne soient pas terminées à la fin de la journée ou que la liste des tâches soit déjà terminée alors qu’il reste encore du temps de travail.
Dans ce dernier cas, c’est facile, car vous avez du temps à consacrer à d’autres activités. Cependant, si à la fin de la journée de travail, des tâches de la liste sont encore ouvertes, elles doivent être reportées au jour suivant si elles ont encore la priorité nécessaire. Elles seront alors reclassées par ordre de priorité dans la liste des tâches pour le jour suivant.

Étape 6 : Répétition

Répétez ce processus tous les jours. En appliquant systématiquement la méthode Ivy Lee, vous améliorez votre capacité à identifier les tâches importantes, à les classer par ordre de priorité et à les traiter efficacement. Avec le temps, cette méthode vous aidera à augmenter votre productivité et votre concentration de manière durable.

Conseils de bonnes pratiques

• Trouver la bonne mesure : Ivy Lee a défini un nombre de six tâches pour une journée de travail. Ce nombre est une bonne référence, car il permet de consacrer une demi-heure à trois quarts d’heure à chaque tâche au cours d’une journée de travail normale. C’est également le temps que la plupart des gens peuvent effectivement consacrer à une tâche avant de devoir faire une pause. Cependant, il ne faut pas oublier qu’en plus de ces tâches, les activités routinières telles que la lecture et la réponse aux e-mails vous prennent également du temps. Les tâches routinières ne doivent cependant pas figurer sur la liste des choses à faire de la méthode Ivy Lee. Si vous notez trop de tâches qui ne peuvent pas être effectuées en une journée de travail en raison de leur caractère routinier, cela peut rapidement devenir démotivant. Mais trop peu de tâches peuvent également avoir un effet négatif sur vos performances si vous avez l’impression que vos tâches sont facilement réalisables. Il est donc important d’adapter le nombre de tâches à votre journée de travail et à vos préférences.
• Prévoir une marge et des activités de routine : les tâches de routine doivent être planifiées de manière fixe dans votre emploi du temps, par exemple à un moment où votre concentration est généralement moins forte. De plus, vous devriez, si possible, prévoir une marge pour les imprévus. La règle 60-40, qui recommande de réserver 40% du temps de travail aux imprévus, peut être une bonne référence.
• Focalisation et concentration : lorsque vous effectuez une tâche, réduisez au maximum les distractions et travaillez uniquement sur cette tâche. Vous trouverez quelques conseils à ce sujet dans notre article : Restez concentré tout au long de votre journée de travail.
• Combinaison avec d’autres méthodes : La méthode Ivy-Lee se combine parfaitement avec d’autres méthodes. Par exemple, utilisez la technique Pomodoro pour effectuer les tâches de votre liste Ivy-Lee à des intervalles de 25 minutes. Cela permet de diviser le travail en unités gérables et de faire des pauses régulières. Vous pouvez également utiliser la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser initialement vos tâches. Une fois que vos tâches sont classées dans les quadrants de la matrice, vous pouvez facilement sélectionner les six tâches les plus importantes pour votre liste Ivy-Lee. Un tableau Kanban peut également vous aider à suivre visuellement la progression de vos six tâches. Divisez le tableau en colonnes telles que « A faire », « En cours » et « Terminé » et déplacez les tâches en conséquence.
• Formuler les tâches à accomplir : Sur les listes de choses à faire, nous avons souvent tendance à ne noter que des mots-clés. Mais cela ne permet pas de savoir exactement ce qu’une tâche comprend et ce dont vous avez besoin pour la réaliser. Il est donc important de formuler les tâches de manière aussi claire et précise que possible. Une tâche bien décrite facilite également l’établissement des priorités et peut vous aider à vous atteler à la tâche avec une réelle motivation plutôt que de procrastiner.

Conclusion

La méthode Ivy-Lee est une technique éprouvée qui permet d’améliorer sa productivité et son efficacité au travail. En vous concentrant sur les tâches les plus importantes et en les traitant de manière cohérente, vous pouvez non seulement mieux atteindre vos objectifs, mais aussi réduire le stress. Avec seulement six tâches clairement hiérarchisées par jour, la charge de travail devient gérable et les résultats s’améliorent sensiblement.

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