ABC de la gestion de projet : P comme phasage

Gestion des phases de projet : un guide pour réussir dans chaque projet

Qu’est-ce que le phasage et une phase de projet ?

La gestion des phases décrit la planification et le suivi structurés d’un projet en plusieurs étapes successives. Ces étapes, également appelées phases de projet, constituent le cadre du projet et aident à diviser les tâches complexes en unités gérables. Les phases du projet varient en fonction de la méthode et du projet, mais suivent souvent un schéma similaire. Une phase de projet est une période clairement délimitée au sein d’un projet, séparée par des étapes. Ces phases doivent produire des résultats importants et offrent une opportunité de réflexion et de réorientation avant que le projet ne passe à la phase suivante. Dans la plupart des modèles, les phases se déroulent de manière séquentielle ou se chevauchent partiellement.
Le contrôle des phases permet de contrôler systématiquement les progrès et de détecter rapidement les éventuels écarts. Cette approche étape par étape améliore non seulement la transparence et la structure, mais aide également les équipes de projet à utiliser efficacement leurs ressources et à atteindre les objectifs visés.

Les défis de la planification des phases

• Flexibilité limitée : une planification détaillée à l’avance peut rendre les changements plus difficiles à mettre en œuvre, en particulier si les exigences ne sont pas claires.
• Potentiel d’erreurs de routine : les processus routiniers pourraient reléguer les solutions créatives au second plan et les remises en question seraient moins fréquentes.
• Planification technocratique : un phasage strict peut être un obstacle, en particulier pour les projets innovants, qui atteignent rapidement leurs limites en cas de demandes imprévues.

Aperçu des modèles de phase

Les phases d’un projet sont généralement assez similaires, mais peuvent varier en fonction du type de projet et de la méthodologie. Dans la pratique, les projets sont souvent divisés en quatre ou cinq phases principales :

Modèle en 4 phases

Le modèle en 4 phases est un modèle très pragmatique qui divise les projets en ces phases :

1. Définition du projet : au lancement du projet, des détails fondamentaux sont définis, tels que l’utilité du projet, sa faisabilité ou la direction du projet. Cette phase se termine par la définition des objectifs et le mandat officiel du projet.
2. Planification du projet : le plan du projet est ensuite établi, y compris les délais, les coûts et le contenu du projet, l’allocation des ressources et, si ce n’est déjà fait, une analyse des parties prenantes et des risques.
3. Mise en œuvre et contrôle du projet : Viennent ensuite la mise en œuvre et le suivi des activités du projet. Il s’agit généralement de la phase la plus longue d’un projet, car c’est au cours de cette phase que les résultats définis sont élaborés.
4. Clôture du projet : une fois que le résultat du projet est disponible, il est accepté, documenté et évalué.

Modèle en 5 phases (par ex. selon PMI)

Le modèle en 5 phases divise les projets en fonction des processus de gestion de projet. Ces processus ne se déroulent pas nécessairement l’un après l’autre. Ils doivent parfois être répétés, par exemple pour des sous-projets. En outre, ils peuvent se chevaucher. La structure en 5 phases s’inspire étroitement du guide PMBOK® du PMI, est répandue dans le monde entier et est souvent utilisée dans les projets de grande envergure. Elle se compose des phases suivantes :

1. Initiation : la phase d’initiation sert à la planification générale et à la décision de lancer le projet. C’est-à-dire que l’utilité est définie, la faisabilité est examinée, un mandat de projet est défini et le projet est formellement lancé.
2. Planification : une planification plus détaillée du projet commence dès la phase de lancement. Par exemple, le budget, le calendrier, les ressources et la qualité sont planifiés. Un organigramme des tâches est défini, des étapes sont attribuées et les ressources sont réparties. Les risques sont analysés et un plan de communication avec les parties prenantes est établi.
3. Exécution : pendant la phase d’exécution, le plan du projet est mis en œuvre.
4. Suivi : parallèlement à l’exécution, un contrôle et une gestion continus des activités du projet ont lieu. Il permet de vérifier si le budget, le calendrier et la qualité sont respectés.
5. La clôture : Dans la phase de clôture, le projet prend fin une fois que le résultat défini a été livré et accepté. Un rapport de fin de projet est rédigé, le projet est évalué et l’équipe de projet est formellement dissoute.

Modèles internationaux et approches sectorielles

Outre le guide PMBOK® ou la norme DIN 69901, PRINCE2, Lean Six Sigma et HERMES proposent également des cadres qui structurent les projets en différentes phases. Il existe toutefois de nombreux autres modèles et approches spécifiques au secteur. Voici quelques exemples particulièrement utilisés :

HOAI (règlement sur les honoraires des architectes et des ingénieurs, Allemagne)

Le modèle HOAI divise le déroulement du projet en neuf phases de prestation, qui sont particulièrement importantes dans le domaine de la construction, car elles définissent la base contractuelle des services de planification. Ces phases assurent la transparence et facilitent le contrôle du projet dans le secteur de la construction. Elles s’inspirent du processus de construction traditionnel et sont contraignantes pour les architectes et les ingénieurs afin de garantir les normes de qualité. Les phases sont

1. Recherche de base
2. Planification préliminaire (préparation du projet et de la planification)
3. Planification de la conception
4. Planification des autorisations
5. Planification de l’exécution
6. Préparation de l’attribution
7. Participation à l’attribution
8. Surveillance de l’objet (surveillance de la construction et documentation)
9. Suivi des objets et documentation

SIA (Suisse)

En Suisse, la norme suisse SIA 112 définit la structure des phases pour les projets de construction et est similaire au modèle HOAI, mais adaptée aux exigences suisses. Ce modèle offre également une structure claire avec des lignes directrices pour les bureaux d’architectes et d’ingénieurs, permettant ainsi un calcul des coûts et une facturation précis. Parallèlement, le modèle SIA fournit des instructions détaillées et soutient les projets de construction par des directives claires afin de respecter les normes de qualité et de créer des structures de communication transparentes. La SIA divise les projets de construction en six phases principales :

1. Planification stratégique
2. Étude préliminaire
3. Étude de projet
4. Appel d’offres
5. Réalisation
6. Gestion

RIBA Plan of Work (Institut royal des architectes britanniques, Royaume-Uni)

Le RIBA Plan of Work, développé par le Royal Institute of British Architects (RIBA), est une structure largement utilisée pour gérer les phases des projets de construction au Royaume-Uni. Le plan s’articule autour de huit phases qui accompagnent les projets de construction de la conception à la mise en service. Le modèle établit des structures et des rôles clairs en définissant précisément chaque étape du projet. En outre, il est régulièrement mis à jour pour répondre aux dernières normes et exigences. Les phases sont

1. Strategic Definition : clarification des objectifs du projet et élaboration de l’objectif général.
2. Preparation and Brief : développement d’un mandat de projet clair et d’une stratégie de planification initiale.
3. Concept Design : création d’un concept de base qui traduit visuellement et fonctionnellement les exigences du projet.
4. Developed Design : développement du concept, y compris les détails techniques et le budget.
5. Technical Design : élaboration de plans techniques détaillés répondant à toutes les exigences de construction.
6. Construction : la phase de construction proprement dite, au cours de laquelle le projet est réalisé.
7. Handover and Close Out : remise du projet terminé au maître d’ouvrage et clôture.
8. In Use : évaluation de l’utilisation du bâtiment et optimisations si nécessaire.

AIA (American Institute of Architects, États-Unis)

L’approche de l’American Institute of Architects (AIA) définit également des phases pour le déroulement du projet et s’adresse spécifiquement au marché nord-américain. La méthodologie de l’AIA met l’accent sur des structures contractuelles claires et permet de suivre et de documenter précisément le processus de construction. La structure par phases crée une base fiable sur laquelle les maîtres d’ouvrage, les architectes et les entrepreneurs peuvent collaborer efficacement. La structure par phases de l’AIA est similaire à l’approche RIBA et comprend cinq phases principales pour les projets de construction et d’architecture :

1. Conception schématique (SD) : Développement d’une conception sommaire qui répond aux exigences de base et contient les premiers plans.
2. Design Development (DD) : développement de la conception avec des éléments techniques et esthétiques plus détaillés.
3. Documents de construction (CD) : Création de plans de construction et d’exécution détaillés, utilisés pour les permis et les appels d’offres.
4. Bidding or Negotiation : sélection des entreprises de construction et négociation du contrat de construction.
5. Administration de la construction (CA) : Suivi des travaux de construction par des architectes afin d’assurer la conformité avec les plans.

Flexibilisation du contrôle de phase

Le phasage classique peut être très contraignant pour les projets qui nécessitent une grande flexibilité. Dans ce cas, les méthodes agiles telles que SCRUM ou Lean Six Sigma sont souvent un meilleur choix, car leurs cycles de planification plus courts et facilement adaptables, ainsi que l’accent mis sur l’adaptabilité, permettent de réagir de manière plus flexible aux changements.
Toutefois, si la structure de la gestion par phases est nécessaire tout en réduisant ses contraintes, les approches hybrides peuvent être une solution. Par exemple, l’introduction de cycles itératifs ou d’éléments agiles tels que les sprints au sein des phases peut permettre de prendre en compte plus facilement les changements sans perdre la structure des phases. Une gestion de projet modulaire, dans laquelle le projet est divisé en modules plus petits et indépendants les uns des autres, permet d’intégrer immédiatement les modifications nécessaires ou les nouvelles connaissances acquises dans un module dans la planification des autres modules, sans avoir à arrêter l’ensemble du projet. Les jalons flexibles (conditional milestones) ou les portes servent de points de décision dynamiques, de sorte que lorsqu’un jalon est atteint, on vérifie d’abord si la phase suivante peut démarrer immédiatement ou si des ajustements sont nécessaires. Une phase de planification dynamique (Rolling-Wave-Planning) y contribue également, dans laquelle seule la phase actuellement imminente est planifiée en détail, tandis que les autres phases ne sont concrétisées qu’à un stade ultérieur.

Conclusion

Quelle que soit l’approche adoptée, la planification structurée des phases a fait ses preuves, car elle offre une orientation claire et une efficacité accrue. Cependant, une gestion par phases peut être trop contraignante, en particulier pour les projets qui nécessitent une grande flexibilité. Il est donc important que les chefs de projet choisissent une structure qui corresponde aux besoins de leur projet.

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