Commencer la nouvelle année de travail de manière optimale

Un guide pour les chefs de projet

1. analyser l’année écoulée

Avant d’entamer la nouvelle année, il est utile de faire le point sur l’année écoulée. Demandez-vous

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels projets ont été particulièrement réussis et qu’est-ce qui a contribué à leur succès ?
• Quels ont été les défis à relever ? Y a-t-il eu des projets qui ne se sont pas déroulés comme prévu ? Quelles en étaient les raisons ?
• Quels enseignements pouvez-vous tirer ? Identifiez des modèles, tant positifs que négatifs, afin d’en tirer des pistes d’amélioration concrètes.

Un bref atelier avec votre équipe peut s’avérer très utile à cet égard. En réfléchissant ensemble et en donnant un feedback, vous gagnez de précieuses perspectives et pouvez plus facilement transférer vos leçons apprises à de futurs projets.

2. optimiser la communication

Une communication claire et efficace est essentielle à la réussite d’un projet. Profitez donc de l’analyse de l’année écoulée pour repenser et améliorer les processus de communication. Vous pouvez vous attaquer à différents domaines, comme par exemple

• Rationaliser les réunions : Demandez-vous si vos réunions sont efficaces ou si elles peuvent être améliorées. Les réunions inutiles et les ordres du jour manquants ou peu clairs font facilement perdre du temps à vous et à votre équipe. Souvent, des personnes sont invitées à des réunions alors qu’elles ne devraient pas y participer. Par conséquent, lorsque vous invitez des personnes à des réunions, réfléchissez à celles qui sont vraiment indispensables et n’invitez que ces personnes. En outre, prenez la résolution pour la nouvelle année de refuser les réunions auxquelles vous n’êtes pas obligé de participer.
• Favoriser la transparence : Pour que le projet se déroule de manière optimale, il est important que vous et votre équipe puissiez accéder à tout moment à toutes les informations nécessaires. Un logiciel de gestion de projet ou des outils pratiques tels que les tableaux Kanban vous aident à simplifier la communication et à rendre les progrès du projet facilement visibles pour tous.
• Instaurer une culture du feedback : Encouragez votre équipe à donner un feedback ouvert, à la fois positif et constructif. Une bonne gestion des erreurs et une culture ouverte de l’erreur peuvent contribuer à l’amélioration continue et donc à la réussite de la nouvelle année.

3. fixer des objectifs clairs

Le début de l’année est souvent marqué par une nouvelle stratégie d’entreprise pour l’année à venir. De nouveaux objectifs en découlent également pour la gestion de projet. Profitez de ce début d’année pour définir des objectifs individuels et communs à l’équipe, en accord avec la stratégie de l’entreprise. Veillez à les formuler selon la méthode SMART afin de vous assurer que vos objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés. Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, de travailler de manière optimale pour les atteindre.

4. examiner et optimiser les ressources

Une fois que la stratégie d’entreprise pour l’année suivante a été établie et que vous en avez déduit les objectifs correspondants pour vous et votre équipe, vous pouvez facilement vérifier si toutes les ressources nécessaires sont disponibles pour les projets à venir. Vous pouvez ainsi éviter les difficultés et les goulets d’étranglement avant qu’ils ne surviennent. Là encore, vous pouvez intervenir à différents niveaux :

• Analyser la structure de l’équipe : Sur la base des objectifs et des projets prévus, analysez s’il y a des lacunes dans l’équipe qui doivent être comblées. Par exemple, si votre équipe a besoin de compétences qu’elle ne possède pas actuellement, il faudra soit la former, soit la recruter. Plus tôt vous aborderez ces questions, mieux vous serez préparé pour l’année à venir. En outre, demandez-vous si vous avez vous-même besoin d’une formation. Il en existe également pour les cadres ou les chefs de projet, par exemple sur des sujets tels que la communication, la gestion d’équipe, la gestion du temps ou les nouvelles méthodes de gestion de projet.
• Obtenir une vue d’ensemble du budget : Vérifiez les ressources financières disponibles pour vos projets et planifiez à nouveau si nécessaire. En début d’année, les budgets ne sont souvent pas complètement épuisés, ce qui permet de les ajuster plus facilement que par la suite.
• Évaluer les outils : Examinez également les outils et les technologies que vous utilisez. Tout ce que vous utilisez est-il encore d’actualité ou existe-t-il des alternatives plus efficaces ? Un nouveau logiciel de gestion de projet peut-il améliorer le travail de votre équipe ou intégrer l’IA dans vos projets quotidiens ?

5. améliorer la gestion du temps

Avez-vous constaté, lors de l’analyse de l’année écoulée, que votre gestion du temps pourrait être améliorée ? Alors, profitez du début de l’année pour améliorer votre planification ou introduire de nouvelles méthodes. Vous pouvez par exemple optimiser les plannings personnels avec des méthodes telles que le timeboxing ou le timeblocking. Les méthodes de priorisation telles que la méthode Eisenhower ou MoSCoW vous aident à vous concentrer sur l’essentiel, même dans les projets. Veillez également à planifier les délais de manière réaliste et, si possible, à prévoir des périodes tampons pour absorber les retards inattendus.

6. renforcer la motivation et l’esprit d’équipe

Le début de l’année est également l’occasion idéale de remotiver votre équipe et de favoriser la cohésion. Commencez par exemple l’année par un événement d’équipe inspirant, au cours duquel vous présenterez votre vision ou votre stratégie pour la nouvelle année. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour souligner une nouvelle fois les succès de l’année passée et poser ainsi les jalons de la réussite de l’année à venir. Pour maintenir la motivation tout au long de l’année, vous pouvez également prévoir des activités de team building dès le début de l’année, en particulier s’il s’agit d’activités qui nécessitent un temps de planification plus long, comme une excursion ou des ateliers.

7. promouvoir l’innovation et la flexibilité

Le monde du travail évolue constamment et de nouvelles tendances apparaissent. C’est pourquoi, en tant que chef de projet, vous devez vous y préparer afin de pouvoir réagir de manière flexible. Pour la nouvelle année, prenez donc la décision de suivre les tendances actuelles et d’encourager votre équipe à penser de manière créative et innovante et à essayer de nouvelles méthodes.

8. ne pas oublier de prendre soin de soi

On commence souvent la nouvelle année avec beaucoup de bonnes intentions et de plans à réaliser au cours de l’année. Dans la gestion de projet, on définit des stratégies et on fixe des objectifs. Mais on oublie vite qu’il ne faut pas négliger sa propre santé ni celle de son équipe. Commencez donc l’année en prenant la résolution de prendre davantage soin de vous et de servir d’exemple à votre équipe. Des pauses régulières et réfléchies, un sommeil suffisant, une bonne alimentation et un peu d’exercice devraient vous permettre de passer l’année sans encombre. Veillez également à votre équilibre mental malgré le stress lié aux projets.

Conclusion

Le début de la nouvelle année de travail est une occasion précieuse de poser les jalons d’une année réussie en se concentrant clairement et en planifiant de manière structurée. La réflexion, la fixation d’objectifs, la communication et un esprit d’équipe fort sont des facteurs clés. N’oubliez pas de vous donner également la priorité, car seul un chef de projet sain et motivé peut diriger efficacement une équipe.

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