Optimal ins neue Arbeitsjahr starten
Ein Leitfaden für Projektleitende

Der Januar ist eine Zeit des Neuanfangs und bietet eine hervorragende Gelegenheit, sich neu zu fokussieren, Ziele zu setzen und Strukturen zu schaffen, die ein erfolgreiches Arbeitsjahr gewährleisten. Als Projektleitender spielen Sie eine zentrale Rolle dabei, Ihre Teams auf Kurs zu halten, Projekte effektiv zu steuern und eine inspirierende Arbeitsumgebung zu schaffen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie das neue Arbeitsjahr optimal auf Erfolgskurs setzen.
1. Das vergangene Jahr analysieren
Bevor Sie ins neue Jahr starten, lohnt es sich, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen. Fragen Sie sich:
- Was lief gut? Welche Projekte waren besonders erfolgreich, und was hat zu ihrem Erfolg beigetragen?
- Welche Herausforderungen gab es? Gab es Projekte, die nicht wie geplant verliefen? Was waren die Gründe dafür?
- Welche Lehren können Sie ziehen? Identifizieren Sie Muster, sowohl positive als auch negative, um daraus konkrete Verbesserungspotenziale abzuleiten.
Ein kurzer Workshop mit Ihrem Team kann hierfür sehr hilfreich sein. Durch gemeinsames Reflektieren und Feedback gewinnen Sie wertvolle Perspektiven und können Ihre Lessons Learned einfacher auf zukünftige Projekte übertragen.
2. Kommunikation optimieren
Eine klare und effektive Kommunikation ist das A und O erfolgreicher Projektarbeit. Nutzen die Analyse des vergangenen Jahres daher, um Kommunikationsprozesse zu überdenken und zu verbessern. Dabei können Sie dabei an unterschiedlichen Bereichen ansetzen, wie z. B.:
- Meetings straffen: Überlegen Sie sich, ob Ihre Meetings effektiv sind, oder ob es Raum für Optimierung gibt. Unnötige Treffen sowie fehlende oder unklare Agenden verschwenden leicht die Zeit von Ihnen und Ihrem Team. Oftmals werden auch Personen zu Meetings eingeladen, die eigentlich nicht daran teilnehmen müssten. Überlegen Sie daher bei Meetings, zu denen Sie einladen, wer dafür wirklich unverzichtbar ist und laden Sie nur diese Personen ein. Nehmen Sie sich ausserdem für das neue Jahr vor, Meetings generell abzulehnen, wenn Sie daran nicht zwingend teilnehmen müssen.
- Transparenz fördern: Damit die Projektarbeit optimal ablaufen kann ist es wichtig, dass Sie und Ihr Team jederzeit auf alle nötigen Informationen zugreifen können. Eine Projektmanagementsoftware oder praktische Tools wie Kanban-Boards helfen Ihnen, die Kommunikation zu vereinfachen und Projektfortschritte für alle einfach sichtbar zu machen.
- Feedbackkultur etablieren: Ermutigen Sie Ihr Team, offen Rückmeldungen zu geben – sowohl positiv als auch konstruktiv. Ein guter Umgang mit Fehlern und eine offene Fehlerkultur können zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen und so das neue Jahr erfolgreich machen.
3. Klare Ziele setzen
Zu Jahresbeginn gibt es meist eine neue Unternehmensstrategie für das kommende Jahr. Daraus abgeleitet gibt es auch für das Projektmanagement neue Ziele. Nutzen Sie den Beginn des Jahres, um sowohl individuelle als auch teamübergreifende Ziele zu definieren, die mit der Unternehmensstrategie in Einklang stehen. Achten Sie dabei darauf, die Ziele nach der SMART-Methode zu formulieren, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind. So können Sie und Ihr Team optimal darauf hinarbeiten.
4. Ressourcen prüfen und optimieren
Ist die Unternehmensstrategie für das folgende Jahr erstellt und haben Sie die entsprechenden Ziele für Sie und Ihr Team daraus abgeleitet, können Sie einfach überprüfen, ob alle nötigen Ressourcen für die anstehenden Projekte vorhanden sind. So können Sie Schwierigkeiten und Engpässe verhindern, bevor sie entstehen. Auch hier können Sie an unterschiedlichen Bereichen ansetzen:
- Teamstruktur analysieren: Analysieren Sie auf Basis der Ziele und der geplanten Projekte, ob es Lücken im Team gibt, die geschlossen werden müssen. Werden beispielsweise Fähigkeiten benötigt, über die Ihr Team zum aktuellen Zeitpunkt nicht verfügt, sind entweder Weiterbildungen oder Neueinstellungen erforderlich. Je früher Sie diese Themen angehen, umso besser sind Sie für das kommende Jahr gerüstet. Überlegen Sie zudem, ob Sie selbst eine Weiterbildung benötigen. Diese gibt es auch für Führungskräfte oder Projektleitende, beispielsweise in Themen wie Kommunikation, Teamführung, Zeitmanagement oder neuen Projektmanagementmethoden.
- Budgetüberblick verschaffen: Prüfen Sie die finanziellen Mittel für Ihre Projekte und planen Sie gegebenenfalls nach. Gerade zu Beginn des Jahres sind Budgets häufig noch nicht komplett ausgeschöpft, was eine Anpassung leichter möglich macht als zu einem späteren Zeitpunkt.
- Tools evaluieren: Überprüfen Sie auch einmal die Tools und Technologien, die Sie nutzen. Ist alles, was Sie nutzen, noch zeitgemäss, oder gibt es effizientere Alternativen? Kann eventuell eine neue Projektmanagementsoftware dafür sorgen, dass Ihr Team besser arbeiten kann, oder können Sie KI in Ihren Projektalltag hilfreich integrieren?
5. Zeitmanagement verbessern
Haben Sie in der Analyse des vergangenen Jahres festgestellt, dass Ihr Zeitmanagement verbessert werden könnte? Dann nutzen Sie den Jahresanfang, um Ihre Planung zu verbessern oder neue Methoden einzuführen. Persönliche Zeitpläne können Sie beispielsweise mit Methoden wie Timeboxing oder Timeblocking optimieren. Priorisierungsmethoden wie die Eisenhower-Methode oder MoSCoW unterstützen Sie dabei, auch in Projekten den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Achten Sie ausserdem darauf, Deadlines realistisch zu planen und, wenn möglich, Pufferzeiten einzubauen, um unerwartete Verzögerungen aufzufangen.
6. Motivation und Teamgeist stärken
Der Jahresstart ist ausserdem eine ideale Gelegenheit, um Ihr Team neu zu motivieren und den Zusammenhalt zu fördern. Starten Sie das neue Jahr beispielsweise mit einem inspirierenden Team-Event, bei dem Sie die Vision oder Strategie für das neue Jahr präsentieren. Diese Gelegenheit können Sie auch nutzen, um die Erfolge des vergangenen Jahres noch einmal hervorzuheben und so die Weichen für den Erfolg im kommenden Jahr stellen. Um die Motivation das ganze Jahr über aufrecht zu halten können Sie auch bereits Anfang des Jahres Teambuilding-Aktivitäten einplanen, insbesondere wenn es sich um Aktivitäten handelt, die eine längere Planungszeit benötigen, wie beispielsweise einen Ausflug oder Workshops.
7. Innovation und Flexibilität fördern
Die Arbeitswelt ändert sich stetig, neue Trends entstehen. Daher sollten Sie als Projektleitender Sie darauf vorbereitet sein, um flexibel reagieren zu können. Nehmen Sie sich daher für das neue Jahr vor, aktuelle Trends zu verfolgen und Ihr Team zu ermutigen, kreativ und innovativ zu denken sowie neue Methoden auszuprobieren.
8. Selbstfürsorge nicht vergessen
Oftmals beginnt man das neue Jahr mit vielen guten Vorsätzen und Plänen, die man im Laufe des Jahres erreichen möchte. Im Projektmanagement werden Strategien definiert und Ziele festgelegt. Dabei vergisst man allerdings schnell, dass sowohl die eigene Gesundheit als auch die des Teams nicht zu kurz kommen sollten. Beginnen Sie das neue Jahr deshalb doch mit dem Vorsatz, sich mehr um sich selbst zu kümmern und dienen Sie so als Vorbild für Ihr Team. Mit regelmässigen bewussten Pausen, ausreichend Schlaf, einer guten Ernährung und etwas Bewegung sollten Sie gut durch das Jahr kommen. Achten Sie ausserdem trotz Projektstress auf Ihre mentale Balance.
Fazit
Der Start ins neue Arbeitsjahr bietet eine wertvolle Gelegenheit, mit klarem Fokus und strukturierter Planung die Weichen für ein erfolgreiches Jahr zu stellen. Reflexion, Zielsetzung, Kommunikation und ein starker Teamgeist sind dabei Schlüsselfaktoren. Vergessen Sie nicht, sich selbst ebenfalls Priorität einzuräumen, denn nur ein gesunder und motivierter Projektleitender kann ein Team effektiv führen.
Haben Sie in der Analyse des vergangenen Jahres festgestellt, dass Ihr Team im Bereich Kommunikation oder Planung noch nicht optimal arbeitet oder Ihre Tools nicht effizient sind? Dann kann die Projektmanagementsoftware myPARM ProjectManagement eine Lösung für Sie sein.
Welche Methoden oder Rituale nutzen Sie, um das Jahr erfolgreich zu starten? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren!
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