Tuottavat kokoukset: paras mahdollinen alku oikeilla lämmittelymenetelmillä

1. Lähtöselvityskierros

Ilmoittautumiskierroksen tavoitteena on antaa osallistujille mahdollisuus ilmaista lyhyesti nykyinen mielialansa tai ajatuksensa. Tämä ei ainoastaan vahvista henkilökohtaista yhteyttä tiimin sisällä, vaan luo myös avoimen ja luottamuksellisen ilmapiirin, joka edistää kokouksen loppua. Jokaisella tiimin jäsenellä on mahdollisuus tuntea itsensä kuulluksi ja nähdyksi, mikä edistää yhteistyötä ja vuoropuhelua kokouksessa. Sisäänkirjautumiskierros on myös hyödyllinen huoneen tunnelämpötilan mittaamiseen ja sen varmistamiseen, että kaikki ovat henkisesti valmiita keskittymään kokoukseen. Menetelmä toimii erityisen hyvin, kun osallistujien välillä vallitsee luottamuksellinen suhde, jolloin kaikki voivat puhua avoimesti.

Ilmoittautumiskierros toimii näin:

Kokouksen alussa osallistujia pyydetään kuvaamaan muutamalla lauseella, miltä heistä tuntuu tai mitä heillä on tällä hetkellä mielessä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi seuraavanlaisen kysymyksen muodossa: ”Miltä sinusta tuntuu tänään?” tai ”Miltä sinusta tuntuu tämän kokouksen alussa?”. Vastausten tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä, jotta kaikilla on mahdollisuus ilmaista itseään viemättä liikaa aikaa. Vaihtoehtoisia kysymyksiä, joita voit kysyä sisäänkirjautumisen yhteydessä, ovat esimerkiksi se, mitkä ovat osallistujien prioriteetit tänään tai mitä he odottavat kokoukselta. Ryhmästä riippuen voi olla myös hyödyllistä kysyä heidän tämänhetkisestä mielentilastaan visuaalisemmin, esimerkiksi kysymyksellä ”Millainen sää on tänään?”. Näin osallistujien ei ole pakko käsitellä yksityisiä asioita suoraan.

2. Jäänmurtajakysymykset

Jäänmurtajakysymysten tarkoituksena on luoda rento ja epämuodollinen ilmapiiri, jossa osallistujat voivat rentoutua ja keskustella helpommin keskenään. Jäänmurtajakysymykset rohkaisevat henkilökohtaiseen vuoropuheluun ja auttavat murtamaan esteitä, varsinkin jos osallistujat eivät vielä tunne toisiaan hyvin tai jos kokous järjestetään virallisemmassa ympäristössä. Kysymyksiä voidaan käyttää joustavasti, ja ne voidaan mukauttaa kulloiseenkin ryhmään tai asiayhteyteen. Ne kestävät yleensä vain muutaman minuutin, mutta niillä on suuri vaikutus: osallistujat tuntevat olonsa rennommaksi, avautuvat helpommin ja ovat valmiita rakentavaan vuoropuheluun.

Näin jäänmurtajakysymykset toimivat:

Ryhmälle esitetään avoin ja harmiton kysymys. Kysymys olisi valittava siten, että siihen on helppo vastata, mutta siinä on silti riittävästi tilaa luovuudelle ja persoonallisuudelle. Osallistujat vastaavat yksi toisensa jälkeen, mikä johtaa usein mielenkiintoisiin ja joskus odottamattomiin keskusteluihin.

Esimerkkikysymyksiä:

• Mikä oli unelmatyösi lapsena?
• Mikä on henkilökohtainen supervoimasi ja kryptoniittisi?
• Jos voisit valita yhden supervoiman, mikä se olisi ja miksi?
• Mikä oli viime viikon kohokohta?
• Jos voisit asua missä päin maailmaa tahansa, missä se olisi?
• Mikä matkakohde on toivelistasi kärjessä ja miksi?

3. Lyhyt aktivointiyksikkö

Lyhyt aktivointisessio on menetelmä, jolla lisätään osallistujien energiaa ja terävöitetään heidän keskittymistään ennen kokouksen sisällön aloittamista. Menetelmän tavoitteena on vähentää fyysistä ja henkistä väsymystä, parantaa keskittymistä ja siirtää osallistujat passiivisesta ajattelutavasta aktiiviseen. Yksinkertaiset harjoitukset auttavat herättämään kehon, edistävät verenkiertoa ja keskittävät mielen tuleviin tehtäviin. Lyhyestä aktivointisessiosta voi olla hyötyä erityisesti silloin, kun kokous pidetään aikaisin aamulla, se alkaa pitkän tauon jälkeen tai jos osallistujat ovat juuri tulleet jostain muusta, mahdollisesti väsyttävästä toiminnasta.

Näin lyhyt aktivointiyksikkö toimii:

Ohjaaja tekee lyhyen, yksinkertaisen harjoituksen, joka aktivoi osallistujia sekä fyysisesti että henkisesti. Harjoitus voi sisältää liikkeitä, hengitystekniikoita tai mentaaliharjoituksia, jolloin harjoitusten tulisi olla helppoja kaikille osallistujille. Harjoitus kestää yleensä vain muutaman minuutin, ja se voidaan suorittaa joko seisten tai istuen. Esimerkkejä aktivointiistunnoista ovat

• Venyttely: Yksinkertainen käsien, hartioiden ja niskan venyttely lievittää jännitystä ja edistää verenkiertoa.
• Voimaposeeraus: Lyhyt harjoitus, jossa osallistujat ottavat voimakkaan asennon yhden tai kahden minuutin ajaksi (esim. seisovat jalat levällään, kädet lanteilla) itseluottamuksen ja energian lisäämiseksi.
• Hengitysharjoitukset: Lyhyt hengitysharjoitus, jossa osallistujat hengittävät syvään sisään ja ulos puhdistaakseen mielen ja keskittyäkseen.

4. Luova harjoitus

Luova harjoitus on menetelmä, jolla stimuloidaan osallistujien luovuutta ja ennakkoluulotonta ajattelua. Menetelmän tavoitteena on avata mieltä, stimuloida ajatusprosesseja ja luoda luova ilmapiiri, joka voi johtaa innovatiivisiin ideoihin ja ratkaisuihin. Luova harjoitus auttaa osallistujia irrottautumaan jumiutuneista ajattelumalleista ja saamaan uusia näkökulmia, mikä on erityisen hyödyllistä ongelmanratkaisuun tai strategiseen suunnitteluun tähtäävissä kokouksissa.

Näin luova harjoitus toimii:

Ohjaaja johtaa luovaa harjoitusta, kuten aivoriihiä, improvisaatiotehtäviä tai assosiaatiopelejä. On tärkeää, että tehtävät ovat yksinkertaisia ja viihdyttäviä, jotta osallistujat pääsevät luovaan ajatteluun leikkimielisesti. Esimerkkejä tällaisista harjoituksista ovat

• Aivoriihi, jossa on kierre: Sen sijaan, että etsitään suoraa ratkaisua ongelmaan, osallistujia pyydetään keksimään absurdeja tai erittäin epätavanomaisia ideoita. Sitten he tarkastelevat, miten nämä ideat voisivat sittenkin olla toteutettavissa tai innostavia.
• Sana-assosiaatio: Yksi osallistuja nimeää sanan, ja muut vuorotellen nimeävät ensimmäiset mieleen tulevat sanat. Tavoitteena on reagoida nopeasti ja intuitiivisesti ajattelematta liian pitkään.
• Mind mapping: Osallistujat luovat yhdessä tietystä aiheesta mind mapin kokoamalla eri näkökohtia ja ideoita suurelle paperiarkille tai digitaalisesti. Tämä auttaa järjestämään ajatuksia visuaalisesti ja tunnistamaan uusia yhteyksiä.

5. Myönteiset arvostelut

Positiiviset arviot ovat keino kohottaa tiimin tunnelmaa ja edistää arvostuksen ja yhteisen menestyksen tunnetta. Tämän menetelmän tavoitteena on keskittää osallistujat myönteisiin kokemuksiin ja onnistumisiin, jotta kokoukseen saadaan optimistinen ja motivoitunut ilmapiiri. Positiivisten kokemusten jakaminen lisää itseluottamusta ja vahvistaa tiimihenkeä, mikä voi johtaa parempaan yhteistyöhön ja tuottavuuden lisääntymiseen.

Menetelmä toimii näin:

Jokaista osallistujaa pyydetään kertomaan lyhyesti onnistumisesta, kohokohdasta tai myönteisestä tapahtumasta ryhmän kanssa edellisen kokouksen jälkeen. Kyse voi olla ammatillisesta menestyksestä, onnistuneesta tiimityöskentelystä tai henkilökohtaisesta kokemuksesta, joka tuo ryhmään positiivista energiaa. Vastausten tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä, jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua.

6. Laskeminen

Laskentamenetelmä on yksinkertainen mutta tehokas harjoitus, joka edistää keskittymistä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmässä. Menetelmän tavoitteena on yhdenmukaistaa osallistujia, keskittää huomio ja vahvistaa ryhmätyöskentelyä. Harjoitus edellyttää kaikilta osallistujilta tarkkaavaisuutta ja läsnäoloa, mikä luo hyvän pohjan keskittyneelle ja tehokkaalle kokoukselle.

Menetelmä toimii näin:

Ryhmä seisoo piirissä tai istuu yhdessä, ja tehtävänä on laskea yhdessä yhdestä tiettyyn lukumäärään (esim. 20). Kukin saa sanoa vain yhden luvun kerrallaan. Ei ole kuitenkaan määrätty järjestystä, kuka puhuu milloin, joten osallistujien on reagoitava spontaanisti. Hankalinta on se, että kukaan ei saa puhua samaan aikaan. Jos kaksi henkilöä sanoo numeron samaan aikaan tai pidempi tauko, ryhmä aloittaa alusta numerosta 1. Harjoitus vaatii siis suurta tarkkaavaisuutta ja synkronoi ryhmää luonnollisella tavalla. Yhden sanan tarina toimii samalla tavalla, kun ryhmää pyydetään kertomaan tarina, mutta kukin osallistuu vain yhdellä sanalla kerrallaan.

Vinkkejä menetelmien toteuttamiseen

Kaikissa näissä harjoituksissa on tärkeää, että ohjaaja varmistaa, etteivät ne kestä liian kauan. Kymmenestä viiteentoista minuuttiin pitäisi useimmissa tapauksissa riittää, jotta varsinaiseen kokoukseen jää riittävästi aikaa eikä kokouksen pääaihe jää tahattomasti taka-alalle. Liian pitkä lämmittely voi myös johtaa siihen, että osallistujat tulevat kärsimättömiksi tai heidän huomionsa herpaantuu. Kun harjoitus on suoritettu onnistuneesti, on järkevää kokeilla seuraavassa kokouksessa eri harjoitusta tai uutta variaatiota. Näin vältytään tylsistymiseltä ja osallistujat motivoituvat joka kerta uudestaan. On myös tärkeää mukauttaa lämmittely kunkin ryhmän ja kokouksen kontekstin mukaan. Jotkin harjoitukset voidaan toteuttaa hyvin ryhmissä, jotka eivät vielä tunne toisiaan, kun taas toiset sopivat paremmin ryhmille, jotka tuntevat toisensa jo ennestään. Lisäksi vuorovaikutteisia harjoituksia voi olla vaikea toteuttaa suurissa ryhmissä, minkä vuoksi ne sopivat paremmin pienemmille ryhmille.
Menetelmä on myös sovitettava kulloiseenkin tiimiin tai itse tiimidynamiikkaan. Tiimissä voi esimerkiksi olla jäseniä, jotka eivät halua puhua yksityisasioista tai jotka eivät välttämättä pysty osallistumaan lyhyisiin aktivointitilaisuuksiin. On myös tärkeää ottaa huomioon, miten tiimi on koottu, ja siinä voi olla erilaisia hierarkiatasoja tai tärkeitä suhteita, jotka voivat vaikuttaa lämmittelyyn. Kokouksen konteksti on myös tärkeä. Siksi on järkevää miettiä etukäteen, mitä lämmittelyllä halutaan saavuttaa. Onko tavoitteena esimerkiksi luoda myönteinen ilmapiiri, haluatko edistää osallistujien keskittymistä ennen pitkää ja intensiivistä strategiakokousta vai haluatko valmistella tiimiä luovaan työskentelyyn? Valitse sitten sopivat harjoitukset.

Yhteenveto

Hyvin harkittu lämmittely on onnistuneiden kokousten keskeinen rakennuspalikka. Se varmistaa, että kaikki osallistujat ovat motivoituneita ja keskittyneitä heti alusta alkaen, mikä parantaa yhteistyötä ja edistää luovia ratkaisuja. Valitsemalla oikeat menetelmät ja mukauttamalla ne ryhmän tarpeisiin voit luoda perustan tuottavalle ja innostavalle kokoukselle.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!