Tehtävien priorisointi Eisenhower-matriisin avulla

Tärkeimpien tehtävien löytäminen yksinkertaisella tavalla

Mikä on Eisenhower-matriisi?

Eisenhower-matriisi on työkalu tehtävien priorisoimiseksi yksinkertaisen nelikenttämatriisin perusteella. Sen kehitti Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhower, joka tunnettiin tehokkaasta ajankäytöstä ja tärkeiden päätösten nopeasta tekemisestä.
Eisenhower-matriisi auttaa luokittelemaan tehtävät niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella jakamalla ne nelikenttiin. Ideana on keskittyä ensin tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin. Sen jälkeen voit keskittyä tärkeisiin mutta ei kiireellisiin tehtäviin pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi ja mahdollisten kiireellisten tehtävien välttämiseksi tulevaisuudessa.

Miten luoda Eisenhower-matriisi?

Eisenhower-matriisin luominen on yksinkertainen prosessi, joka koostuu seuraavista vaiheista:

Vaihe 1: Kerää kaikki keskeneräiset tehtävät

Eisenhower-matriisin luomiseksi sinun on ensin kerättävä kaikki tehtävälistalla tai kalenterissa olevat keskeneräiset tehtävät. Muista kerätä ne yhteen paikkaan ja lisätä uusia tehtäviä heti, kun niitä tulee. Näin yksikään tehtävä ei pääse unohtumaan.

Vaihe 2: Määrittele priorisointiperusteet

Seuraavaksi sinun on määriteltävä kriteerit, joiden perusteella haluat asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen. Yleisimmät kriteerit ovat ”tärkeys” ja ”kiireellisyys”. ”Tärkeys” viittaa tehtävän merkitykseen pitkän aikavälin tavoitteidesi kannalta, kun taas ”kiireellisyys” viittaa tehtävän suorittamiseen käytettävissä olevaan aikaan. Vaihtoehtoisesti voit asettaa myös muita kriteerejä, kuten ”monimutkaisuus” tai ”riski”.

Vaihe 3: Luo matriisi

Seuraava vaihe on luoda matriisi paperille tai taulukkolaskentaohjelmaan. Tämä matriisi jaetaan neljään kenttään määrittelemiesi kriteerien perusteella. Jos käytät esimerkiksi yleisimmin käytettyjä kriteerejä ”tärkeys” ja ”kiireellisyys”, syntyy seuraavat kentät:

Vaihe 4: Sijoita tehtävät nelikenttään

Seuraavassa vaiheessa luokittelet kunkin tehtäväsi johonkin neljästä lohkosta arvioimalla niitä asettamiesi kriteerien mukaan. On tärkeää, että olet rehellinen itsellesi ja arvioit tehtävät objektiivisesti. Muista myös pilkkoa tehtävät yksittäisiin, konkreettisiin vaiheisiin, jotta voit luokitella ne paremmin.
Edellä annetussa esimerkissä sinun tulisi esittää itsellesi seuraavat kysymykset kunkin yksittäisen tehtävän osalta:

• Kuinka tärkeää tehtävän suorittaminen on? Palveleeko se pitkän aikavälin tavoitetta? Pitääkö minun suorittaa tehtävä itse?
• Kuinka kiireellinen tehtävän suorittaminen on? Aiheutuuko siitä ongelmia, jos tehtävä valmistuu vasta myöhemmin?

Tämän jälkeen tehtävät jaetaan seuraavasti:

• Kenttä 1 – tärkeä ja kiireellinen: Tehtävät tässä lohkossa ovat tärkeitä tavoitteidesi kannalta, ja niillä on selkeä määräaika tai eräpäivä. Siksi ne on saatettava loppuun välittömästi, jotta vältyt vaikeuksilta määräajan suhteen.
  Esimerkkeinä voidaan mainita akuutit ongelmat, projektin sisäiset kriisit tai projektin loppuunsaattaminen tiettyyn määräaikaan mennessä, esimerkiksi silloin, kun määräajan noudattamatta jättämisestä määrätään rangaistus.
• Kenttä 2 – tärkeä mutta ei kiireellinen: Tässä lohkossa olevat tehtävät ovat tärkeitä pitkän aikavälin tavoitteidesi tai projektiesi kannalta. Ne vaativat riittävästi suunnittelua ja aikaa toteutukseen, mutta eivät vaadi välitöntä huomiota.
  Esimerkkejä ovat jatkokoulutuksen tai uratavoitteiden suunnittelu.
• Kenttä 3 – kiireellinen, mutta ei tärkeä: Tämän kentän tehtävät ovat kiireellisiä, mutta eivät erityisen tärkeitä. Tämä tarkoittaa, että ne vaativat välitöntä huomiota, mutta eivät välttämättä edistä pitkän aikavälin tavoitteidesi saavuttamista.
  Esimerkkeinä voidaan mainita postilaatikon tarkistaminen ja sähköposteihin vastaaminen, rutiinikokoukset tai raporttien laatiminen, jotka eivät välttämättä ole tärkeitä työsi onnistumisen kannalta.
• Kenttä 4 – ei kiireellinen eikä tärkeä: Tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä, häiritsevät varsinaista työtä ja niitä pidetään ajanhukkana. Siksi niitä olisi vältettävä, jotta pysyt tehokkaana. Yksittäiset tehtävät voivat kuitenkin olla tällä hetkellä kiireettömiä tai tärkeitä, mutta tulevaisuudessa ne muuttuvat tärkeiksi.
  Esimerkkejä ovat monet sähköpostit, kuten epäolennaiset uutiskirjeet tai mainossähköpostit, sosiaalisen median selaaminen, jos et ole vastuussa sosiaalisen median hallinnasta, internetissä surffailu tai epäolennaisten artikkelien lukeminen.

Kun tehtävät on luokiteltu vastaaviin neljänneksiin, voit määrittää paremmin prioriteettisi ja varmistaa, että keskität aikasi ja energiasi todella tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin.

Vaihe 5: Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen

Kun olet jakanut kaikki tehtävät omiin neljänneksiinsä, on aika asettaa ne tärkeysjärjestykseen kunkin neljänneksen sisällä. Määritä, mitkä tehtävät ovat tärkeysjärjestyksessä tärkeimpiä ja mitkä tehtävät voidaan hoitaa myöhemmin. Käytä määrittämiäsi kriteerejä ja pohdi, mitkä tehtävät tuovat sinulle eniten hyötyä. Kun tietyn tehtävän määräaika lähestyy, annat sille yleensä korkeamman prioriteetin kuin tehtävälle, johon on enemmän aikaa. Toisaalta voi myös käydä niin, että jokin tehtävä vaikuttaa sinusta tärkeämmältä, vaikka sen määräaika on kauempana tulevaisuudessa. Lisäksi yksittäiset tehtävät voivat riippua toisistaan.

Vaihe 6: Aloita työskentely

Kun olet asettanut tehtävät tärkeysjärjestykseen, aloita tärkeimpien ja kiireellisimpien tehtävien käsittely. Työskentele nelikentästä 1 nelikenttään 4 ja suorita tehtävät määrittelemässäsi järjestyksessä. Voit ottaa huomioon seuraavat suosittelut ohjeet:

• Tärkeä ja kiireellinen: Tehtävät, jotka kuuluvat tähän kenttään, on tehtävä välittömästi, koska ne ovat kiireellisiä ja tärkeitä. On kuitenkin myös tärkeää tunnistaa näiden tehtävien syyt ja pyrkiä minimoimaan ne, jotta tuleva kiireellisyys vähenisi. Voi esimerkiksi olla tehtäviä, jotka ovat tärkeitä, mutta joita yleensä lykkäät, koska et pidä niiden tekemisestä.
• Tärkeä, mutta ei kiireellinen: Tehtävät, jotka kuuluvat tähän nelikenttään, tulisi asettaa tärkeysjärjestykseen ja sisällyttää aikatauluun välittömästi, jotta ne saadaan tehtyä ennen kuin ne muuttuvat kiireellisiksi. On tärkeää varata aikaa pitkän aikavälin tavoitteiden ja strategisten aloitteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen.
• Kiireellinen, mutta ei tärkeä: Tähän kenttään kuuluvia tehtäviä tulisi delegoida, ulkoistaa tai automatisoida, jos mahdollista. Esimerkiksi projektinhallintaohjelmistot voivat tuottaa automaattisesti vakioraportteja tiettyinä aikoina. Jos tämä ei ole mahdollista, voit myös yrittää siirtää niitä myöhemmäksi, jotta voit keskittyä ensin tärkeämpiin tehtäviin. Jos tämäkään ei ole mahdollista, nämä tehtävät kannattaa tehdä heti ensimmäisen nelikentän tehtävien suorittamisen jälkeen.
• Ei tärkeää eikä kiireellistä: Tehtävät, jotka kuuluvat tähän kenttään, tulisi poistaa tai minimoida, koska niillä ei ole prioriteettia ja ne vievät aikaa tärkeämmiltä tehtäviltä. Kysy siis itseltäsi, ovatko nämä tehtävät niin merkityksettömiä, että ne voidaan poistaa. Joissakin tapauksissa saattaa olla hyödyllistä piilottaa nämä tehtävät väliaikaisesti ja tarkastella niitä uudelleen esimerkiksi kuuden kuukauden kuluttua.

Kuinka muotoilla tehtävät oikein

Eisenhower-matriisin tehtäviä muotoiltaessa on tärkeää, että ne ovat tarkkoja. Vältä yleisluonteisia tai epämääräisiä kuvauksia, jotka voivat johtaa sekaannuksiin tai väärinkäsityksiin. Seuraavassa on joitakin vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua muotoilemaan tehtävät:

• Varmista, että jokainen tehtävä on kuvattu selkeästi ja että sillä on selkeä tarkoitus.
• Käytä selkeitä ja täsmällisiä verbejä kuvaamaan tarkasti, mitä täytyy tehdä.
• Muotoile tehtävät niin, että ne voidaan jakaa pienempiin, hallittaviin vaiheisiin, jotta niiden tärkeysjärjestys voidaan määrittää paremmin.
• Määrittele aikataulu, jonka kuluessa tehtävä voidaan suorittaa, jotta voit aikatauluttaa tehtävät paremmin.
• Vältä useiden tehtävien yhdistämistä yhdeksi tehtäväksi, sillä se voi vaikeuttaa niiden tärkeysjärjestyksen arvioimista oikein.
  Esimerkki hyvin muotoillusta tehtävästä voisi olla: ”Laadi raportti projektin etenemisestä viikon loppuun mennessä”. Tämä tehtävä on selkeästi muotoiltu, ja sillä on selkeä määräaika, jonka avulla se voidaan jakaa Eisenhower-matriisin kvadrantteihin.

Vinkkejä

Tässä on joitakin käytännön vinkkejä Eisenhower-matriisin hyödyntämiseen päivittäisessä työssäsi:

• Luo päivittäinen tehtävälista: Käytä matriisia päivän tehtävien priorisointiin. Määritä tehtävät vastaaviin neljänneksiin ja aloita neljänneksen 1 tehtävistä varmistaaksesi, että hoidat kiireellisimmät ja tärkeimmät tehtävät ensin.
• Aseta prioriteetit pitkän aikavälin tavoitteille: Käytä matriisia priorisoidaksesi pitkän aikavälin tavoitteesi ja jaa ne yksittäisiin, hallittaviin vaiheisiin. Määritä, mitkä vaiheet ovat kiireellisiä ja tärkeitä, ja aloita niistä varmistaaksesi, että edistyt tavoitteidesi saavuttamisessa.
• Vältä häiriötekijöitä: Matriisin avulla voit tunnistaa häiriötekijät ja välttää niitä tulevaisuudessa. Tehtävät, jotka olet luokitellut neljänteen nelikenttään, tulisi minimoida tulevaisuudessa tuottavuutesi lisäämiseksi.
• Tarkista prioriteetit: Tarkista säännöllisesti prioriteettisi varmistaaksesi, että olet edelleen oikeilla jäljillä. Ajan mittaan voi tapahtua muutoksia, jotka edellyttävät prioriteettien tarkistamista.
• Delegoi tehtäviä: Jos sinulla on mahdollisuus delegoida tehtäviä, voit käyttää matriisia tällaisten tehtävien tunnistamiseen. Tämä koskee erityisesti kolmannen neljänneksen tehtäviä.

Menetelmän mukauttaminen

Eisenhower-matriisi, jossa on neljä edellä kuvattua nelikenttää, ei ole hyödyllinen kaikille ja kaikissa tilanteissa. Siksi sitä voidaan helposti mukauttaa yksilöllisiin tarpeisiin ja työtyyleihin, jotta voidaan työskennellä tehokkaasti ja tuloksellisesti:

• Muuta arviointiperusteita: Eisenhower-matriisi perustuu tehtävien priorisointiin niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Voit kuitenkin käyttää muita kriteerejä, jotka sopivat paremmin tarpeisiisi, kuten tehtäviä, jotka vaativat paljon tai vain vähän resursseja, tai tehtäviä, jotka kuuluvat tiettyihin tavoitteisiin tai projekteihin.
• Mukauta nelikenttiä: Eisenhower-matriisin neljä nelikenttää voidaan myös mukauttaa tarpeisiisi jakamalla ne tehtäviisi paremmin sopiviin luokkiin. Lisäksi voit lisätä täydentäviä kenttiä, jotta voit priorisoida tehtäviä esimerkiksi niiden ajankäytön tai monimutkaisuuden perusteella.
• Yhdistäminen muihin menetelmiin: Eisenhower-matriisi on myös helppo yhdistää muihin ajanhallintamenetelmiin tuottavuuden lisäämiseksi. Voit esimerkiksi käyttää Pomodoro-tekniikkaa tärkeiden ja kiireellisten tehtävien suorittamiseen jaksoittain ja pitää taukoja työjaksojen välillä. Voit myös yhdistää Eisenhower-matriisin ja aikataulujen lukitsemisen ja ajoittaa tehtävät toiseen nelikenttään. Jos huomaat, että yksittäiset tehtävät päätyvät jatkuvasti ensimmäiseen ruutuun, vaikka ne alun perin kuuluivat toiseen ruutuun, Eat-That-Frog-menetelmä saattaa auttaa sinua suorittamaan kyseiset tehtävät aikaisemmin tulevaisuudessa.
  Vinkkimme: Kokeile erilaisia muunnelmia, jotta löydät itsellesi parhaiten sopivat vaihtoehdot.

Soveltaminen projektinhallinnassa

Eisenhower-matriisia voidaan soveltaa projektinhallinnassa eri tavoin. Tässä on joitakin esimerkkejä sen soveltamisesta:

• Tehtävien priorisointi: Eisenhower-matriisin avulla projektipäälliköt voivat priorisoida itsensä ja tiiminsä tehtävät projektissa. Luokittelemalla tehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan varmistetaan, että keskitytään tärkeimpiin projektitehtäviin ja että ne saadaan valmiiksi annetussa aikataulussa.
• Riskienhallinta: Eisenhower-matriisia voidaan käyttää myös projektin riskienhallinnassa. Matriisi voi auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja arvioimaan niitä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan, jotta kiireellisimpiin ja tärkeimpiin riskeihin voidaan puuttua välittömästi.
• Projektisuunnittelu: Sitä voidaan käyttää myös projektisuunnittelussa eri tehtävien ja virstanpylväiden priorisoimiseksi projektissa. Näin voidaan varmistaa, että projektissa keskitytään niihin seikkoihin, jotka ovat kriittisiä sen onnistumisen kannalta.
• Päätöksenteko: Eisenhower-matriisista voi olla apua myös projektin päätöksenteossa. Luokittelemalla päätöksentekovaihtoehdot matriisin eri luokkiin voidaan nopeasti ja tehokkaasti päättää, mitkä päätökset ovat tärkeimpiä ja kiireellisimpiä.
• Resurssien hallinta: Eisenhower-matriisi auttaa lisäksi optimoimaan projektin resurssien suunnittelua ja hallintaa kohdentamalla resursseja tärkeimpiin tehtäviin.

Edut

• Yksinkertainen ja helppo ymmärtää: Eisenhower-matriisi on yksinkertainen menetelmä tehtävien priorisoimiseksi vakiintuneiden kriteerien perusteella. Koska se ei vaadi muita resursseja kuin mahdollisesti kynän ja paperin, sitä voidaan soveltaa milloin tahansa.
• Nopea soveltaa: Kun tehtäväluettelo on laadittu ja kun olet harjoitellut jonkin aikaa Eisenhower-matriisin kanssa työskentelyä, tehtävien nopea jakaminen eri kvadrantteihin sujuu helposti.
• Selkeyttä prioriteetteihin: Se auttaa määrittelemään prioriteetit selkeästi ja tunnistamaan tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä tai tärkeitä, jotta aikaa jää tärkeämmille asioille.
• Tehokas ajankäytön suunnittelu: Eisenhower-matriisin avulla voit suunnitella aikasi tehokkaasti varmistamalla, että hoidat tärkeimmät tehtävät ensin etkä tuhlaa aikaasi epäolennaisiin asioihin. Samalla tällä hetkellä ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät ajoitetaan aikaisessa vaiheessa, jotta niitä ei unohdeta eikä niistä tule myöhemmin kiireellisiä. Lisäksi tämä aikataulutus auttaa torjumaan Parkinsonin lakia.
• Lisääntynyt tuottavuus: Paremman ajankäytön suunnittelun ja priorisoinnin avulla Eisenhower matriisi voi parantaa tuottavuutta sekä tehokkuutta.

Haitat

• Subjektiivisuus: Kiireellisyyden ja tärkeyden arviointi voi olla subjektiivista, koska kaikilla on erilaiset prioriteetit ja arvot. Sinä saatat siis pitää tehtävää merkityksettömänä, mutta sillä on suuri vaikutus johonkin työtoveriisi. Lisäksi voit pitää matalan prioriteetin tehtävää tärkeänä tai kiireellisenä, jos sen suorittamisesta voi aiheutua epämiellyttäviä seurauksia tai jos odotat siitä henkilökohtaista hyötyä.
• Ei porrastuksia: Jako vain neljään lohkoon on melko karkea. Joissain tapauksissa voi olla tarpeen jakaa nelikentät osiin, jotta ne edustaisivat tärkeyden ja kiireellisyyden porrastusta.
• Ketteryys: Ketterässä työssä tai ketterässä projektinhallinnassa uusia tehtäviä lisätään jatkuvasti tai ne syntyvät olemassa olevista tehtävistä. Tämän seurauksena myös yksittäisten tehtävien tärkeys tai kiireellisyys voi muuttua nopeasti. Tällaisissa tapauksissa Eisenhower-matriisista on vain rajoitetusti hyötyä tehtävien priorisoinnin välineenä.
• Painopiste: Matriisi keskittyy ensimmäisen nelikentän tehtäviin. Tällaisten tehtävien parissa voi kuitenkin olla vaikea työskennellä koko päivän, esimerkiksi jos ne ovat hyvin vaativia. Siksi voi olla hyödyllisempää työskennellä vähemmän tärkeiden tehtävien parissa välillä, jotta voit sitten jatkaa tärkeiden ja kiireellisten tehtävien parissa työskentelyä motivoituneempana ja rennompana.
• Ponnistelu: Eisenhower-matriisia voidaan soveltaa hyvin nopeasti. Jos joudut kuitenkin luokittelemaan paljon pieniä tehtäviä, työmäärä kasvaa huomattavasti. Siksi tällaisissa tapauksissa tehtävien yhdistäminen suuremmiksi tehtäväkokonaisuuksiksi voi olla järkevää, vaikka se ei yleensä olekaan suositeltavaa.
• Ylikuormitus: Jos tärkeimmässä kentässä on liikaa tehtäviä, voi olla vaikeaa saada kaikki tehtyä päivässä tai viikossa. Tämä voi johtaa stressiin ja ylikuormitukseen. Silloin aiemmin suunnitellut toisen nelikentän tehtävät saattavat jäädä tekemättä silloin, kun ne on suunniteltu. Tämä johtaa konflikteihin tai tehtävien kasaantumiseen.
• Joustavuus: Eisenhower-menetelmässä tehtävät aikataulutetaan niiden tärkeysjärjestyksen mukaan. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että aikataulua on muutettava kokonaan, jos sattuu odottamattomia tapahtumia. Siksi tämä menetelmä ei ole kovin joustava.

Yhteenveto

Eisenhower-matriisi on yksinkertainen mutta tehokas menetelmä tehtävien priorisointiin ja organisointiin. Se auttaa keskittymään tärkeimpiin tehtäviin ja varmistaa, että ne saadaan valmiiksi annetussa aikataulussa. Oikein sovellettuna matriisi voi auttaa käyttämään aikaa ja resursseja tehokkaasti ja mahdollistaa pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisen. Matriisissa on kuitenkin myös joitakin haittoja, kuten sellaisten tehtävien mahdollinen laiminlyönti, joita ei ole luokiteltu tärkeiksi tai kiireellisiksi, sekä joustavuuden puute odottamattomien tapahtumien varalta. Siksi on tärkeää pitää Eisenhower-matriisia välineenä, jota voidaan sovittaa ja käyttää yhdessä muiden ajanhallintamenetelmien kanssa parhaiden tulosten saavuttamiseksi.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!