Projektinhallinnan aakkoset: S niin kuin Scrum

Tehokas tiimityö SCRUMin avulla: periaatteet, roolit ja seremoniat

Mikä on SCRUM?

SCRUM on ketterä toimintakehys, joka tukee tiimejä kehittämään ja toteuttamaan monimutkaisia projekteja pienissä, hallittavissa olevissa vaiheissa. Se perustuu iteratiivisiin ja vaiheittaisiin prosesseihin, jotka mahdollistavat jatkuvan kehittämisen ja mukauttamisen. SCRUMia käytetään pääasiassa ohjelmistokehityksessä, mutta sen merkitys on kasvanut myös muilla aloilla.
SCRUMin kehittivät 1990-luvun alussa Jeff Sutherland ja Ken Schwaber. Molemmat etsivät joustavaa ja tehokasta lähestymistapaa ohjelmistokehityksen haasteiden ratkaisemiseen. He pyrkivät luomaan kehyksen, jonka avulla tiimit voisivat reagoida nopeammin ja paremmin muuttuviin vaatimuksiin ja monimutkaisiin projekteihin.
Termi ”SCRUM” tulee rugbystä ja viittaa muodostelmaan, jossa joukkue työskentelee tiiviisti yhdessä pallon viemiseksi eteenpäin. Tämä vertauskuva havainnollistaa SCRUMin yhteistoiminnallista ja iteratiivista lähestymistapaa, jossa koko tiimi työskentelee yhdessä saadakseen projektin valmiiksi.

SCRUMin kolme pilaria

SCRUM perustuu ajatukseen, jonka mukaan projekti toteutetaan toistuvina jaksoina (sprintteinä) sen sijaan, että se suunniteltaisiin etukäteen. Jokaisessa jaksossa kerätään tietoa, jota käytetään seuraavassa jaksossa. SCRUMin perustana on siis kolme pilaria:

• Avoimuus: prosessin kaikkien osa-alueiden on oltava näkyviä ja ymmärrettäviä kaikille osapuolille. Läpinäkyvät prosessit ja tavoitteet edistävät luottamusta ja yhteistyötä tiimin sisällä.
• Tarkastus: Säännöllinen työn ja edistymisen tarkastelu on tärkeää, jotta ongelmat voidaan tunnistaa ja ratkaista varhaisessa vaiheessa. SCRUM-seremoniat, kuten Daily SCRUM ja Sprint Review, tarjoavat tähän sopivia tilaisuuksia.
• Mukauttaminen: Tarkastuksen tulosten perusteella tiimi mukauttaa jatkuvasti työskentelytapaansa. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin ja uusiin havaintoihin.

Roolit SCRUM-tiimissä

SCRUMissa on kolme pääroolia, joilla kullakin on omat tehtävänsä ja vastuualueensa: SCRUM Master, tuoteomistaja ja kehitystiimi. Nämä roolit on määritelty selkeästi, jotta varmistetaan, että projektin kaikkia osa-alueita hallitaan ja toteutetaan tehokkaasti.

1. SCRUM Master

SCRUM Master vastaa siitä, että prosessia noudatetaan. Hän toimii prosessin valmentajana, mentorina ja moderaattorina. Palvelevana johtajana hän auttaa tiimiä poistamalla esteitä. Hän myös edistää jatkuvaa kehittämistä, johtaa SCRUM-seremonioita ja kouluttaa tiimin jäseniä SCRUMin periaatteisiin. Hän ei voi valvoa projektiryhmää sisällöllisesti eikä anna ohjeita, vaan ainoastaan varmistaa, että tiimi voi työskennellä tuottavasti ja että heitä suojellaan ulkoisilta vaikutuksilta, jotta tuottava työnkulku voidaan säilyttää.

2. Tuotteen omistaja

Tuotteen omistaja vastaa projektin sisällöstä ja on keskeinen yhteyshenkilö kaikissa tuotekehitykseen liittyvissä asioissa. Siksi hän vastaa vaatimusten hallinnasta määrittelemällä ja priorisoimalla tuotevaatimukset tuoteselvityksessä. Tuotteen omistaja toimii myös yhteytenä kehitystiimin ja sidosryhmien välillä. Näin hän varmistaa, että tuote vastaa asiakkaiden odotuksia ja tarpeita. Tuoteomistaja kehittää ja viestii tuotevision ja varmistaa, että tiimi työskentelee pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi. Hän tekee myös päätökset kunkin sprintin tehtävien laajuudesta ja tärkeysjärjestyksestä.

3. Kehittäjä

Kehitystiimi vastaa projektin sisällön toteutuksesta. Tällaisen tiimin tulisi olla monialainen (poikkitoiminnallinen). Tämä tarkoittaa, että sen tulisi koostua eri taitoja osaavista asiantuntijoista, jotka työskentelevät yhdessä tehtävien toteuttamiseksi. Tiimissä on siis yleensä kolmesta yhdeksään jäsentä, jotta se on riittävän pieni viestintäkustannusten vähentämiseksi ja samalla riittävän suuri kattamaan kaikki tarvittavat pätevyydet. Tämä on tärkeää, koska kehitystiimi organisoi itsensä ja päättää itsenäisesti, miten se parhaiten toteuttaa käsillä olevan työn. Tämä tiimi toimittaa valmiin, mahdollisesti toimituskelpoisen tuotteen inkrementin kunkin sprintin lopussa. Lisäksi tiimi pohtii säännöllisesti omia työprosessejaan ja tuloksiaan optimoidakseen niitä jatkuvasti.

Roolien välinen yhteistyö on ratkaisevan tärkeää SCRUM-tiimin onnistumisen kannalta. SCRUM-mestari varmistaa, että prosessit sujuvat, tuoteomistaja asettaa selkeät tavoitteet ja prioriteetit ja kehitystiimi toteuttaa ne tehokkaasti. Säännöllisen viestinnän ja yhteistyön avulla he varmistavat, että tuotetta parannetaan jatkuvasti ja mukautetaan asiakkaan tarpeisiin.

SCRUMin artefaktit

SCRUMissa on kolme keskeistä artefaktia, jotka tukevat kehitysprosessia ja pitävät kaikki ajan tasalla senhetkisestä tilanteesta ja edistymisestä: product backlog, sprint backlog ja esityslista.

1. Product Backlog

Product Backlog on jäsennelty luettelo vaatimuksista ja tehtävistä, jotka ovat välttämättömiä tuotteen kehittämisen kannalta. Se sisältää kaikki tuotteeseen tehtävät toiminnot, parannukset ja virheenkorjaukset. Toisin kuin klassisen projektinhallinnan vaatimusluettelo, product backlog on dynaaminen, eli uusia vaatimuksia lisätään jatkuvasti ja olemassa olevia vaatimuksia voidaan muuttaa tai poistaa. Merkinnät priorisoidaan niiden tärkeyden mukaan liiketoiminta-arvon ja sidosryhmien vaatimusten perusteella. Korkean prioriteetin omaavat merkinnät kuvataan yleensä selkeästi ja yksityiskohtaisesti, koska ne on tarkoitus toteuttaa lähiaikoina, kun taas luettelossa alempana olevat merkinnät tarkennetaan vasta ajan myötä.

2. Sprint Backlog

Sprint backlog on lista tehtävistä, jotka kehitystiimi haluaa toteuttaa sprintin aikana. Se luodaan kunkin sprintin alussa sprintin suunnittelupalaverissa, ja se perustuu Product Backlogin tärkeimpiin merkintöihin. Sprint backlog sisältää siis vain ne asiat, jotka tiimi haluaa toteuttaa kuluvan sprintin aikana sprintin tavoitteen saavuttamiseksi. Sitä täydennetään suunnitelmalla siitä, miten tehtävät on tarkoitus toteuttaa, jota varten ne on jaoteltu osatehtäviin. Sitä voidaan tarvittaessa mukauttaa ja päivittää sprintin aikana sen varmistamiseksi, että sprintin tavoite saavutetaan.

3. Esityslitsta

Esityslista on kaikkien sprintin aikana suoritettujen tehtävien työn tulos, johon on lisätty edellisten sprinttien esitykset. Se edustaa siis uutta sisältöä kohti lopputuotetta ja osoittaa, että tuote muuttuu arvokkaammaksi ja kattavammaksi jokaisen sprintin myötä. Riippumatta siitä, käytetäänkö esityslistaa myöhemmin tuottavasti, sen on oltava toimiva ja mahdollisesti toimituskelpoinen. Kunkin sprintin lopussa esityslista esitellään ja käydään läpi sprinttiarvioinnissa siten, että se täyttää vaatimukset ja tarjoaa arvokasta tietoa jatkokehitystä varten.

SCRUM-projektin artefaktit liittyvät läheisesti toisiinsa, ja niillä on yhdessä ratkaiseva merkitys projektin onnistumiselle. Product backlog tarjoaa pohjan sprint backlogissa tehtävälle työlle, ja tämän työn toteuttaminen johtaa uuteen esityslistaan. Tämä rakenne mahdollistaa iteratiivisen ja vaiheittaisen kehittämisen, mikä edistää joustavuutta ja jatkuvaa parantamista.

SCRUM-kehyksen tapahtumat

Perinteiseen projektinhallintaan verrattuna ketterässä projektinhallinnassa ei ole ennalta määriteltyjä vaiheita vaan pikemminkin syklisiä jaksoja. SCRUMissa näitä jaksoja kutsutaan sprinteiksi, ja ne muodostavat kaikkien SCRUM-projektien ytimen. Kukin projekti koostuu useista sprinteistä, joiden pituus on enintään yksi kuukausi ja joiden aikana on tarkoitus saavuttaa tietty tavoite. Sprintin suunnittelu, päivittäinen SCRUM, sprintin katselmus ja sprintin jälkikatselmus tapahtuvat jokaisessa sprintissä. Lisäksi järjestetään tarkennuskokous (Backlog Refinement). Näiden kokousten, joita kutsutaan myös seremonioiksi, tarkoituksena on varmistaa, että tiimi työskentelee tehokkaasti yhdessä, että edistymistä tarkastellaan säännöllisesti ja että työtä ja tuotetta parannetaan jatkuvasti.

1. Sprintin suunnittelu:

Sprintin suunnittelun avulla suunnitellaan seuraavan sprintin työt. Tällöin tiimi määrittelee, mitkä tuotesuorituslistan tehtävät on tarkoitus käsitellä seuraavassa sprintissä. Kesto on enintään 8 tuntia neljän viikon sprintissä, jolloin lyhyemmissä sprinteissä keston tulisi olla vastaavasti lyhyempi. Tässä kokouksessa asetetaan seuraavan sprintin tavoitteet siten, että tuoteomistaja esittelee backlogin tärkeimmät prioriteetit ja selittää sprintin tavoitteet niiden pohjalta. Tiimi keskustelee tämän jälkeen ja valitsee ne backlog-kohteet, jotka voidaan toteuttaa kyseisessä sprintissä. Sen jälkeen se laatii yksityiskohtaisen suunnitelman siitä, miten nämä kohdat voidaan muuntaa toimiviksi osiksi.

2. Päivittäinen SCRUM

Päivittäinen SCRUM on lyhyt päivittäinen kokous, jossa tarkastellaan edistymistä ja päivitetään seuraavan 24 tunnin suunnitelma. Kokouksesta käytetään usein nimitystä Daily Standup, koska se pidetään yleensä seisaaltaan ja sen tulisi kestää enintään 15 minuuttia. Käytännössä kokouksessa on otettu käyttöön kolme kysymystä, joihin jokaisen tiimin jäsenen olisi vastattava:

• Mitä olen tehnyt edellisen Daily SCRUM -kokouksen jälkeen?
• Mitä teen ennen seuraavaa päivittäistä SCRUM-kokousta?
• Mitä esteitä työssä on?

3. Sprintin tarkastelu

Kunkin sprintin lopussa pidetään sprintin tarkastelu, jossa esitellään projektin edistysvaiheet ja jossa tiimi saa palautetta sidosryhmiltä. Tämän jälkeen backlogia mukautetaan sprintin tulosten, saadun palautteen ja mahdollisten markkinamuutosten perusteella. Tämän kokouksen tulisi kestää enintään neljä tuntia neljän viikon sprintin aikana, ja se on erittäin tärkeä tilaisuus, koska se sisältää suoraa viestintää kehittäjien ja sidosryhmien välillä.

4. Sprintin jälkikatsaus

Arvioinnin ja mukauttamisen periaatteen mukaisesti tiimi pohtii tulevia sprinttejä. Kokouksessa, joka kestää enintään kolme tuntia, analysoidaan kuluneen sprintin hyviä puolia (Mikä meni hyvin?) sekä haasteita ja ongelmia (Mikä ei mennyt hyvin?). Tämän perusteella laaditaan toimintasuunnitelmat työmenetelmien, yhteistyön ja prosessien parantamiseksi.

5. Backlogin tarkentaminen (myös Backlog Grooming)

Ainoa SCRUM-kokous, joka ei noudata määriteltyä rakennetta, on backlogin tarkentamiskokous. Sen avulla päivitetään tuotteen backlog ja varmistetaan, että merkinnät ovat selkeästi ymmärrettävissä ja priorisoitu. Olemassa olevat merkinnät käydään läpi ja päivitetään. Korkeammalle priorisoidut kohdat kuvataan yksityiskohtaisemmin, jotta ne olisivat valmiita tulevia sprinttejä varten, ja uusien tai päivitettyjen kohtien työmäärä arvioidaan.

Yhteenveto

SCRUM tarjoaa todistetusti toimivan menetelmän monimutkaisten projektien hallintaan, sillä sen avulla tiimit voivat työskennellä tehokkaammin ja joustavammin. Selkeän roolirakenteen, artefaktien ja seremonioiden avulla SCRUM edistää avointa ja yhteistoiminnallista työskentelytapaa, joka tähtää jatkuvaan parantamiseen. Tämä ei johda ainoastaan tiimin tuottavuuden ja tyytyväisyyden lisääntymiseen, vaan myös parempiin ja nopeampiin tuloksiin asiakkaille ja sidosryhmille. Olitpa sitten vasta-alkaja tai kokenut käyttäjä, SCRUM tarjoaa arvokkaita lähestymistapoja ja työkaluja, joiden avulla voit menestyksekkäästi vastata nykyaikaisten projektien haasteisiin.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!