Projektinhallinnan aakkoset: R niin kuin Roadmapping

Strateginen apuväline projektien ja portfolioiden hallintaan

Mikä on roadmap?

Roadmap, eli etenemissuunnitelma, on strateginen suunnitteluasiakirja, jonka avulla havainnollistetaan esimerkiksi tuotekehityksen, projektinhallinnan tai yritysstrategian tavoitteet, painopisteet ja toteuttamisaikataulu. Se tarjoaa helposti ymmärrettävän ja hyvin jäsennellyn visuaalisen suunnitelman ja auttaa siten antamaan tietoa tiimeille tai sidosryhmille.
Etenemissuunnitelma sisältää yleensä seuraavat elementit:

• Tavoitteet, visio ja aihealueet: Etenemissuunnitelma alkaa usein projektin, tuotteen tai portfolion yleisten tavoitteiden ja pitkän aikavälin vision hahmottelulla. Tämä luo kontekstin seuraaville vaiheille.
• Määräajat: Tärkeimmät välitavoitteet tai vaiheet matkalla tavoitteiden saavuttamiseen ovat yleensä myös osa etenemissuunnitelmaa. Ne on järjestetty aikajärjestykseen, ja ne merkitsevät tärkeitä edistysaskelia.
• Projektit, tehtäväkokonaisuudet, prioriteetit ja ominaisuudet: Etenemissuunnitelmassa määritellään ja priorisoidaan lisäksi eri hankkeet, tehtäväkokonaisuudet, ominaisuudet tai toiminnot. Näin etenemissuunnitelma voidaan jakaa järkeviin osiin.
• Aikataulu, vastuut ja resurssit: Etenemissuunnitelma sisältää yleensä myös aikataulun, jossa määritellään, milloin tietyt tehtävät tai välitavoitteet on saavutettava. Yksityiskohtaisempi etenemissuunnitelma voi sisältää myös tietoja vastuualueista ja tarvittavista resursseista, kuten henkilöstöstä tai budjetista.
• Riskit ja riippuvuudet: Tarvittaessa etenemissuunnitelmassa esitetään myös mahdolliset riskit tai riippuvuudet, jotta voidaan osoittaa mahdolliset esteet tai pullonkaulat, jotka voivat vaikuttaa edistymiseen.

Ero projektisuunnittelussa

Etenemissuunnitelma ja projektisuunnittelu ovat kaksi eri käsitettä, mutta ne liittyvät läheisesti toisiinsa ja voivat täydentää toisiaan. Tärkeimmät erot ovat seuraavat:

Vaikka etenemissuunnittelulla ja projektisuunnittelulla on erilaiset painopisteet, ne voivat täydentää toisiaan ja mahdollistaa toiminnan kokonaisvaltaisen suunnittelun ja valvonnan. Etenkin projektinhallinnassa roadmap on hyvä lähtökohta muiden tärkeiden projektisuunnittelua koskevien asiakirjojen, kuten projektiaikataulun, laatimiselle.

Etenemissuunnitelmatyypit

Etenemissuunnitelmissa voidaan käsitellä koko yritystä hyvin laaja-alaisesti tai ne voidaan laatia hyvin yksityiskohtaisesti esimerkiksi tiettyä projektia varten. Tämän vuoksi käytetään erilaisia suunnitelmia käyttötapauksesta ja asiayhteydestä riippuen. Seuraavassa on joitakin yleisimpiä etenemissuunnitelmia:

• Tuotesuunnitelma: Tämä osoittaa tuotteen tai tuotekehityksen strategisen suunnan tietyn ajanjakson aikana. Se sisältää yleensä suunnitellut tehtävät, julkaisut tai parannukset, ja sitä käytetään ohjaamaan tuotekehitystä.
• Teknologian etenemissuunnitelma: Tämä visualisoi teknologioiden tai teknologia-alustojen suunnitellun kehityksen tietyllä ajanjaksolla. Se voi sisältää esimerkiksi uusien teknologioiden käyttöönoton, olemassa olevien järjestelmien päivittämisen tai ulkoisten työkalujen tai ratkaisujen yhdistämisen.
• Julkaisuaikataulu: Tässä esitetään tuotteen tai ohjelmiston suunnitellut julkaisut tai versiot tietyn ajanjakson aikana. Se määrittää, mitä toimintoja tai parannuksia kuhunkin versioon sisällytetään ja milloin niiden odotetaan olevan saatavilla.
• Markkinoinnin etenemissuunnitelma: Markkinoinnin etenemissuunnitelmassa esitetään yrityksen suunnitellut markkinointitoimet ja -aloitteet. Se voi sisältää esimerkiksi uusien tuotteiden, kampanjoiden, tapahtumien tai sisällön lanseerauksen, ja sitä käytetään markkinointistrategian suunnitteluun ja koordinointiin.
• Strateginen etenemissuunnitelma: Strateginen etenemissuunnitelma kuvaa yrityksen tai organisaation pitkän aikavälin suuntaa ja kehitystä. Se sisältää tyypillisesti strategisia tavoitteita, aloitteita ja välitavoitteita ja auttaa viestimään strategisesta visiosta. Näin varmistetaan, että kaikki liiketoiminta on sen mukaista.
• Salkun etenemissuunnitelma: Salkun etenemissuunnitelma antaa yleiskuvan yrityksen tai organisaation koko projektisalkusta. Siinä esitetään yleensä eri projektien prioriteetit, resurssien jako ja riippuvuudet, ja sitä käytetään salkkustrategian suunnitteluun ja hallintaan.

Etenemissuunnitelman edut

Etenemissuunnitelma ei ole välttämättömyys kaikissa projekteissa. Erityisesti suurissa ja monimutkaisissa projekteissa se voi kuitenkin auttaa pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla tärkeimmistä tavoitteista.

• Selkeä strateginen suunta: Etenemissuunnitelma auttaa hahmottamaan selkeän ja johdonmukaisen suunnan tuotteille, projekteille tai yrityksille. Vaikka niiden ei tarvitse sisältää konkreettisia yksityiskohtia siitä, miten tavoitteet on tarkoitus saavuttaa, niissä kuvataan pitkän aikavälin visio ja annetaan siten kaikille osapuolille mahdollisuus ymmärtää se, työskennellä sen saavuttamiseksi ja asettaa painopisteet.
• Parempi päätöksenteko: Suunnitellut toimet, niiden väliset yhteydet, välitavoitteet ja resurssit voidaan visualisoida etenemissuunnitelmissa, mikä helpottaa päätösten tekemistä. Ne tarjoavat pohjan töiden priorisoinnille ja resurssien kohdentamiselle.
• Edistää viestintää ja sidosryhmien osallistumista: Etenemissuunnitelmat toimivat myös tehokkaana viestintävälineenä, jonka avulla tiimeille tai sidosryhmille voidaan tiedottaa suunnitellusta kehityksestä ja ottaa heidät mukaan. Ne tarjoavat yhteisen alustan keskustelulle ja koordinoinnille.
• Helpottaa resurssien optimointia: Etenemissuunnitelmat auttavat tehokkaampaan resurssien suunnitteluun ja käyttöön sekä pullonkaulojen välttämiseen, kun ne tunnistetaan jo varhaisessa vaiheessa. Tämä voi auttaa lisäämään tuottavuutta ja vähentämään kustannuksia.

Miten luoda etenemissuunnitelma

Etenemissuunnitelmat voivat olla hyvin joustavia – eikä pelkästään siksi, että niitä on erityyppisiä, vaan myös siksi, että niiden yksityiskohtaisuus voidaan määritellä täysin vapaasti. Tästä huolimatta etenemissuunnitelman luominen toimii aina samalla tavalla:

1. Tavoitteiden ja vision määrittely:

Ensimmäinen vaihe on määritellä yrityksen tai projektin yleiset tavoitteet ja pitkän aikavälin suunnitelma. Selvitä siis ensin strategiset painopisteet ja aseta selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet, jotka näkyvät etenemissuunnitelmassa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että nykytilanne on ymmärrettävä tarkasti, sillä se muodostaa perustan etenemissuunnitelmalle.

2. Suunnittele vaiheet, aloitukset ja välitavoitteet:

Määriteltyjen tavoitteiden ja nykytilanteen analyysin perusteella yksilöidään nyt tärkeimmät vaiheet, aloitteet ja välitavoitteet, joita tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Nämä voivat olla esimerkiksi sisällöllisiä näkökohtia, kuten tuotetoimintoja, projektin vaiheita tai tehtäväkokonaisuuksia.

3. Priorisointi:

Tärkeimmät ja strategisimmat toimet saavat eniten huomiota ja resursseja. Tämä voi perustua esimerkiksi strategiseen merkittävyyteen, investointien kannattavuuteen (ROI), asiakkaiden tarpeisiin, riippuvuuksiin tai teknisiin vaatimuksiin.

4. Etenemissuunnitelman muodon luominen:

Seuraava vaihe on määrittää etenemissuunnitelman muoto ja rakenne. Tähän sisältyy päätös etenemissuunnitelman tyypistä (esim. tuote- tai teknologia-etenemissuunnitelma), aikataulusta (esim. vuosineljännekset, vuodet), visuaalisesta ulkoasusta ja asiaankuuluvien mittareiden tai tunnuslukujen sisällyttämisestä.

5. Etenemissuunnitelman laatiminen:

Priorisoitujen aloitteiden ja välitavoitteiden pohjalta luodaan nyt varsinainen suunnitelma. Suunnitellut työt, julkaisut, välitavoitteet ja niiden aikataulut siirretään siis etenemissuunnitelmaan. On tärkeää varmistaa, että etenemissuunnitelma on realistinen ja että siinä otetaan huomioon sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteet.

6. Tarkastelu, koordinointi ja viestintä:

Seuraavaksi on tärkeää tarkastella luotua etenemissuunnitelmaa asianomaisten sidosryhmien kanssa ja mukauttaa sitä tarvittaessa. Näin varmistetaan, että siinä otetaan riittävästi huomioon kaikkien osapuolten tarpeet ja odotukset. Tähän liittyy usein neuvotteluja prioriteeteista, resurssien jakamisesta ja aikatauluista. Kun tarkistaminen on saatu päätökseen, lopullisesta etenemissuunnitelmasta tiedotetaan kaikille sidosryhmille ja se julkaistaan.

7. Päivitys ja mukauttaminen:

Etenemissuunnitelmia tulisi tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jotta ne pysyvät muuttuvien vaatimusten, markkinaolosuhteiden ja yrityksen strategisten tavoitteiden tasalla. Pysy siis joustavana ja tee mukautuksia tarpeen mukaan.

Yhteenveto

Yrittäjyyden kaltaisessa nopeassa maailmassa on ratkaisevan tärkeää pitää katse tavoitteessa, vaikka tie sinne olisikin epävarma. Tässä kohtaa etenemissuunnitelma on hyödyllinen, sillä se tarjoaa selkeän reitin liike-elämän haasteiden ja mahdollisuuksien läpi, ikään kuin liiketoiminnan navigointilaite. Etenemissuunnitelmien teko auttaa muuttamaan strategiset tavoitteet konkreettisiksi virstanpylväiksi ja varmistamaan menestyksen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!