Projektin ajanhallinta: Getting Things Done

Miten hoitaa kaikki työt unohtamatta mitään?

Mikä on GTD?

Getting Things Done on David Allenin kehittämä itsehallintamenetelmä. Sen periaatteena on kirjata kaikki tehtävät kirjallisiin luetteloihin, jotta voit vapauttaa mielesi ja keskittyä meneillään olevaan tehtävään. Sen tavoitteena on myös yksinkertaistaa tehtävien organisointia ja jäsentelyä. Vaikka itsehallintajärjestelmä olisikin toimiva, suurin osa tehtävistäsi on tietysti tehtävä itse. GTD-menetelmä kuitenkin auttaa sinua saamaan koko ajan yleiskuvan tehtävistäsi ja lisää samalla keskittymiskykyäsi, koska sinun ei tarvitse pitää kaikkia yksittäisiä tehtäviä mielessäsi.

Viisi vaihetta

Vaihe 1: Kaappaus

Ensimmäinen vaihe on koota kaikki tehtävät, tapaamiset tai ideat yhteen tai vain muutamaan keskeiseen paikkaan, jos mahdollista. Allen kutsuu näitä paikkoja ”postilaatikoiksi”. Näin saat luettelon kaikista vireillä olevista tehtävistä. Se, laaditko nämä tehtäväluettelot analogisessa muodossa eli paperille tai muistikirjaan vai digitaalisessa muodossa, esimerkiksi sähköpostin postilaatikkoon tai projektinhallintaohjelmistoon, riippuu täysin omasta mieltymyksestäsi. Tärkeintä on vain se, että sinulla on siihen aina pääsy ja että voit vaivattomasti kirjata tehtävät ylös, jotta pystyt heti merkitsemään ylös kaikki eteen tulevat tehtävät.
Tämä menettely helpottaa heti työtäsi, koska saat tulevat tehtävät pois mielestäsi ja se auttaa sinua olemaan unohtamatta mitään.
Vinkkimme: Tehtävien rastittaminen muistikirjaan tuntuu hyvältä, mutta digitaalisissa muistiinpanoissa on se etu, että niiden poistaminen on helpompaa ja voit helposti siirtää tai kopioida tehtäviäsi. Lisäksi voit jakaa tehtäviä kollegoiden kanssa, delegoida niitä ja tallentaa tärkeitä tietoja, joita tehtävien suorittamiseen tarvitaan. Tähän soveltuvat esimerkiksi projektinhallintaohjelmistot.

Vaihe 2: Selkeytä

Kun tehtävät on kirjattu, seuraava vaihe on niiden käsitteleminen. Tässä vaiheessa tarkistat kaikki saapuneet viestit ja lajittelet tehtävät. Kysy tätä varten ensin itseltäsi kolme tärkeää kysymystä:

• Millaisesta tehtävästä on kyse?
  Tässä vaiheessa päätät, mihin kategoriaan tehtävä laitetaan myöhemmin.
• Voinko tehdä mitään juuri nyt?
  Jos asia on tuotu sinulle vain tiedoksi tai se ei ole tällä hetkellä ajankohtainen, voit päättää, hävitätkö siihen liittyvän muistiinpanon, tarvitsetko sitä vielä jossain vaiheessa vai et ja arkistoitko sen siksi esimerkiksi kansioon viitemateriaaliksi tai laitatko sen ”Joskus / ehkä” -listalle.
• Mikä on seuraava vaihe?
  Jos jokin työ on vielä tekemättä, kysy itseltäsi, mikä on seuraava askel. Jos sinulle on tuotu tehtävä, joka ei kuulu vastuualueeseesi, sinun tulisi siirtää se vastuuhenkilölle ja siirtää tämä tehtävä ylimääräiseen odotuslistaan kaikkien delegoitujen tehtävien kanssa.
  Ota kuitenkin huomioon, että tehtävät, jotka vievät alle kaksi minuuttia ajastasi, tulisi hoitaa välittömästi, koska niiden hoitaminen tai delegoiminen veisi enemmän aikaa kuin niiden hoitaminen itse heti.
  Lisäksi on tärkeää päättää, vaatiiko tehtävä vain yhden vaiheen vai tarvitaanko sen suorittamiseen useita vaiheita. Allenin mukaan kaikki, mikä vaatii useita vaiheita, on projekti, ja projektit siirretään myöhemmin erilliseen projektilistaan. Jatkokäsittelyä varten nämä projektit jaetaan yksittäisiin vaiheisiin.

Vinkkimme: Jotta työsi olisi helpompaa seuraavassa vaiheessa, voit jo tässä vaiheessa varmistaa, että nimeät tehtävän oikein ja tallennat kaikki sen käsittelyyn tarvittavat tiedot. Allenin mukaan on tärkeää antaa jokaiselle tehtävälle nimi, joka kertoo heti, mitä pitää tehdä ilman, että sinun tarvitsee miettiä sitä. Kontekstitiedot, kuten asiakirjat, osallistujat, tilanneraportit, budjettitiedot tai jopa siihen liittyvä hankealoite, tulisi myös arkistoida tehtävän yhteyteen valmiina. Lisäksi voit asettaa tehtäville prioriteetit ja merkitä niihin määräajat tässä vaiheessa.

Vaihe 3: Järjestä

Tämä vaihe on päällekkäinen vaiheen 2 kanssa, koska siinä lajitellaan kaikki tehtävät neljään eri luokkaan jatkokäsittelyä varten:

• Kalenteri: Kalenteriin syötetään kaikki tulevat asiat.
• Projektit: Tehtävät, jotka on suoritettava useassa vaiheessa, siirretään projektiluetteloon. Sieltä ne jaetaan projektisuunnitelmassa yksittäisiksi vaiheiksi, ja seuraava kussakin tapauksessa suoritettava vaihe merkitään ”Seuraavat vaiheet”-luetteloon.
• Seuraavat vaiheet: Kaikki tehtävät, jotka on suoritettava, tulevat tähän luetteloon. Jos tämä luettelo on kovin laaja, se kannattaa jakaa mielekkäisiin luokkiin, niin sanottuihin kontekstiluetteloihin. Näitä voivat olla esimerkiksi luokat ”Yksityinen” tai ”Toimisto”, mutta myös ”Puhelut”, ”Tapaaminen XY:n kanssa”, ”Projektin aakkoset”. Voit myös lajitella tehtävät tärkeysjärjestyksen mukaan, jotta näet yhdellä silmäyksellä, mistä tehtävistä sinun pitäisi aloittaa.
• Odotuslista: Kaikki delegoimasi tehtävät tulevat tälle listalle. Näin voit pitää niitä silmällä ja tarkistaa työn edistymisen asianomaisten henkilöiden kanssa. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joissa seuraava tehtäväsi riippuu delegoidun työn valmistumisesta.

Vaihe 4: Pohdinta

GTD on toimiva järjestelmä, joka lisää tuottavuuttasi vain, jos sitä ylläpidetään riittävästi. Siksi on tärkeää, että tarkistat postilaatikkosi ja eri luettelot säännöllisesti. Suosittelemme tekemään tämän kahdesti päivässä. Lisäksi kannattaa tehdä viikkokatsaus, jossa tyhjennät mielesi uudelleen ja merkitset muistiin kaikki ideat tai tehtävät, käyt läpi postilaatikot ja rastit valmiit tehtävät sekä listoilta että kalenterista. Näin saat hyvän yleiskuvan siitä, mikä on tehty, etkä unohda tai jätä mitään tekemättä, ja voit aloittaa seuraavan viikon hyvin valmistautuneena.

Vaihe 5: Työ

Tässä vaiheessa työstät ylöskirjoittamasi tehtävät. Mitään tiukkoja sääntöjä ei ole pakko noudattaa, mutta Allen on antanut muutamia vinkkejä:

• Kiinnitä huomiota tehtävien tärkeysjärjestykseen: Jos tehtävät on saatava valmiiksi välittömästi, sinun ei pidä jättää niitä sellaisten tehtävien suorittamisen ajaksi, joilla on alhaisempi prioriteetti.
• Suorita samaan asiaan liittyvät tehtävät peräkkäin: Voit välttää uudelleen asennoitumisen jokaiseen tehtävään, jos suoritat samassa yhteydessä olevat tehtävät peräkkäin. Voit esimerkiksi työstää useita projektin tehtäviä yhdessä, käsitellä sähköpostit kerralla tai hoitaa puhelinluettelon kaikki puhelut peräkkäin.
• Ota huomioon käytettävissä oleva aika: Jos käytettävissäsi on vain vähän aikaa, ei kannata aloittaa tehtävää, joka vie liikaa aikaa, koska silloin sinun pitäisi perehtyä tehtävään toisen kerran jossain vaiheessa, jotta voisit suorittaa sen loppuun. Kun siis valitset, minkä tehtävän parissa työskentelet tällä hetkellä, kiinnitä huomiota siihen, kuinka paljon aikaa sinulla on tällä hetkellä käytettävissäsi.
• Ota huomioon käytettävissä oleva energia: Onko sinulla paljon energiaa aamulla, mutta oletko yleensä väsynyt illalla vai päinvastoin? Tällöin kannattaa suunnitella tehtävät sen mukaan, että vaativat tehtävät tehdään kun energiaa on eniten käytettävissä. Tai etkö pysty motivoimaan itseäsi aloittamaan tiettyä tehtävää juuri nyt? Silloin saattaa auttaa, jos työskentelet ensin jonkin vähemmän tärkeän tehtävän parissa, jotta pääset vauhtiin. Voit myös yrittää motivoida itseäsi esimerkiksi Pomodoro-tekniikan avulla.

GTD:n huonot puolet

• GTD:n luominen ja ylläpito vie aikaa
• Järjestelmä voi olla liian monimutkainen aloittelijoille, jotka eivät ole aiemmin olleet kovin järjestelmällisiä.
• Kaaoksen välttämiseksi menettelyä on noudatettava tarkasti.
• Vaikka GTD auttaa jäsentämään tehtäviä, kaikki eivät pidä joustavuudesta tehtävien suorittamisessa jälkikäteen

Kenelle Getting Things Done sopii?

Ne, jotka työskentelevät jo hyvin järjestelmällisesti ja joutuvat säännöllisesti kohtaamaan monenlaisia tehtäviä eri projekteissa, voivat lisätä tuottavuuttaan GTD-menetelmän avulla. Toistuvissa tehtävissä ja hallittavissa olevassa määrässä projekteja Getting Things Done muuttuu kuitenkin nopeasti ylisuureksi. Tällöin riittänee kalenterin säännöllinen ylläpito ja tehtävien sekä prioriteettien pitäminen yksinkertaisessa tehtävälistassa. Lisäksi GTD-menetelmää käyttävän henkilön pitäisi pystyä selviytymään joustavasti tehtävien suorittamisesta, tai jos näin ei ole, käyttää tähän tarkoitukseen jotakin muuta ajanhallintamenetelmää, kuten Pomodoro-tekniikkaa, timeboxingia tai timeblockingia.

Yhteenveto

Getting Things Done -menetelmä voi olla erittäin hyödyllinen tapa organisoida monia eri työtehtäviä, lisätä tuottavuutta ja välttää virheitä. Alkuvaiheen ponnistelujen jälkeen menetelmän käyttöönotosta tulee nopeasti tapa, kun sitä vain harjoittelee.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!