Projektinhallinnan aakkoset: P niin kuin Portfolionhallinta

Avain menestyksekkääseen projektinhallintaan

Mikä on portfolionhallinta?

Nopeasti muuttuvassa ympäristössä ja taloudessa yritysten on olennaista suunnitella, seurata ja hallita projektejaan saavuttaakseen yrityksen tavoitteet tehokkaasti. Portfolionhallinta on olennainen osa jokaista menestyksekästä liiketoimintastrategiaa, koska se auttaa yrityksiä valitsemaan projektit, jotka tukevat parhaiten liiketoimintastrategiaa.
Portfolionhallinta (Project Portfolio Management, PPM) on siten systemaattinen lähestymistapa projektien valinnan, ohjauksen ja seurannan optimoimiseksi yrityksessä. PPM pyrkii maksimoimaan yrityksen suorituskyvyn tehokkaalla resurssien käytöllä. Tämä saavutetaan valitsemalla parhaiten yrityksen strategiaa tukevat projektit ja huolellisesti suunnittelemalla ja hallitsemalla resursseja. Projektien seuranta ja ohjaus ovat myös olennaisia varmistaaksemme, että ne täyttävät yrityksen strategiset tavoitteet ja että tarvittavia muutoksia voidaan tehdä.
Hankesalkun hallinnan tehtäviin kuuluu näin ollen

• Yritystavoitteiden tunnistaminen
• Projektiehdotusten ja ideoiden kerääminen
• Projektien arviointi, priorisointi, valinta, aloitus ja hylkääminen
• Riippuvuuksien analysointi projektien välillä
• Portfolion ja yksittäisten projektien seuranta ja ohjaus
• Suoritettujen projektien arviointi

Näin ollen PPM mahdollistaa yrityksille projektien suunnittelun, seurannan ja hallinnan tehokkaammin saavuttaakseen tavoitteensa. Tämä minimoi riskit, optimoi resurssien käytön ja varmistaa, että projektit täyttävät yrityksen strategiset tavoitteet.

Erot moniprojektinhallinnan, ohjelmahallinnan ja projektinhallinnan välillä

• Portfolionhallinta (PPM): PPM viittaa kaikkien yrityksen tai organisaation projektien hallintaan ja seurantaan. Se auttaa yrityksiä sovittamaan projektit strategisiin tavoitteisiin, priorisoimaan projekteja ja käyttämään resursseja tehokkaasti.
• Ohjelmahallinta: Ohjelmahallinta viittaa joukon projektien hallintaan, jotka on ryhmitelty yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Se liittyy siten projekteihin, jotka on ryhmitelty yhdessä suuremman tavoitteen saavuttamiseksi.
• Moniprojektinhallinta: Moniprojektinhallinta viittaa useiden projektien samanaikaiseen ohjaamiseen ja valvontaan. Kyse on kyvystä suunnitella, toteuttaa ja saattaa menestyksellisesti päätökseen useita projekteja samanaikaisesti.
• Projektinhallinta: Projektinhallinta viittaa yhden projektin ohjaamiseen ja valvontaan. Tämä viittaa kykyyn suunnitella, toteuttaa ja saattaa menestyksellisesti päätökseen yksi projekti.

Sovellusesimerkit

• IT-ala: Lukuisille mahdollisille IT-projekteille PPM auttaa valinnassa, suunnittelussa, priorisoinnissa ja valvonnassa, jotta valitut projektien linjassa yrityksen liiketoimintatavoitteiden kanssa. Tämä on erityisen tarpeellista, koska IT-ala kärsii vakavasta työvoimapulasta tarvittavien taitojen suhteen. Hyvän PPM:n avulla alalla olevat ammattilaiset voivat työskennellä projekteissa, jotka tukevat optimaalisesti yrityksen menestystä.
• Rakennusteollisuus: Rakennusteollisuudessa PPM auttaa resurssien tehokkaimmassa käytössä samalla varmistaen, että rakennusprojektit täyttävät asiakkaan vaatimukset. Koska rakennusprojekteilla on usein usean vuoden pituinen toteutusvaihe, paljon voi muuttua tämän ajan kuluessa. Projektisalkunhallinta auttaa rakennusteollisuuden yrityksiä pitämään silmällä kokonaiskuvaa myös tässä tapauksessa ja samalla pitämään tavoitteet mielessä.
• Lääketeollisuus: Lääkkeiden tai terapioiden kehittämisessä PPM:tä voidaan käyttää projektien suunnitteluun, priorisointiin ja seurantaan. Näin se auttaa toteuttamaan kehitysstrategian menestyksekkäästi.
• Rahoitusteollisuus: PPM:tä voidaan käyttää myös rahoitusalalla taloussuunnitelman toteuttamiseen sopivien projektien avulla ja siten saavuttamaan liiketoiminnalliset tavoitteet. Portfolion hallinta auttaa näin ollen rahoitusalalla pitämään silmällä projektien suorituskykyä ja sopeutumaan trendeihin.

Miten projektin portfolion hallinta toimii?

Projektin portfolion hallintaan kuuluu yleensä viisi tiiviisti toisiinsa liittyvää vaihetta:

1. Yritystavoitteiden tunnistaminen:

Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan yritystavoitteet ja -strategiat varmistaaksemme, että valitut projektit tukevat niitä. Tähän sisältyy liike-olosuhteiden analysointi ja mahdollisuuksien sekä haasteiden tunnistaminen.

2. Pyyntöjen ja ideoiden kerääminen:

Uusia projektien ideoita saadaan eri lähteistä yrityksen sisällä. Ideat tulisi kerätä keskitettyyn paikkaan arviointia varten. Voit käyttää taulukkoa tai syöttää tiedot portfolionhallinnan ohjelmistoon.

3. Projektien valinta:

Kun yritystavoitteet ja -strategiat on määritelty, projektit arvioidaan, ja ne, jotka parhaiten tukevat yritystavoitteita ja -strategioita, valitaan. Projektien valinta tapahtuu käyttäen yrityksen vakioprosessia, jossa arvioidaan strategista arvoa, riskiä, aikaa, resurssivaatimuksia ja taloutta. Kriteerit sovelletaan yksittäisiin projekteihin, ja tulokset auttavat tunnistamaan parhaiten soveltuvat projektit. Tässä vaiheessa tehdään myös projektiluokittelu ja -priorisointi, mutta on tärkeää varmistaa, että yksittäiset projektit ovat toteuttamiskelpoisia eikä koko portfolio ole liian suuri, kallis, riskialtis tai liian riippuvainen toisistaan.

4. Resurssien suunnittelu:

Seuraavassa vaiheessa voidaan nimetä projektipäällikkö valituille projekteille ja näin käynnistää projektit. Tähän kuuluu tarvittavien resurssien (henkilöstö, aika, budjetti) allokoiminen kullekin portfolion projektille, ottaen huomioon projektien prioriteetit ja resurssien saatavuus.
PPM:ssä resurssien suunnittelu voidaan tehdä karkeasti, jättäen yksityiskohtaisen suunnittelun projektipäällikölle. Silti resurssien suunnittelu on tärkeä osa PPM:ää varmistaaksemme, että resursseja käytetään tehokkaasti. Projektin toteutuksen aikana resurssien suunnittelua tulisi myös seurata jatkuvasti, jotta se voidaan tarvittaessa säätää. Tämä voi edellyttää resurssien siirtämistä yhdestä projektista toiseen, jotta korkeamman prioriteetin projekti voidaan saattaa onnistuneesti päätökseen.

5. Seuranta ja hallinta:

Projektit kehittyvät ajan myötä, ja uusia ideoita voi ilmetä milloin tahansa. On siksi tärkeää jatkuvasti arvioida sekä projektien etenemistä että uusia projekti-ideoita ja tehdä tarvittaessa säätöjä. Tämä varmistaa, että projektit toteutetaan onnistuneesti ja että ne edelleen täyttävät yrityksen strategiset tavoitteet, vaikka niiden valinnasta ja suunnittelusta olisi kulunut aikaa. Usein tapahtuvat projektiraportit ja projektin tilaisuudet mahdollistavat kaikkien sidosryhmien pysymisen ajan tasalla portfolion projekteista ja reagoimisen esimerkiksi uusiin riskeihin tai mahdollisuuksiin.

6. Raportointi ja viestintä:

Projektien edistystä, suorituskykyä ja menoja dokumentoivien tilannekatsausten säännöllinen jakaminen johtoryhmän ja muiden sidosryhmien kanssa on ratkaisevan tärkeää. Nämä raportit mahdollistavat johdolle nopean reagoinnin muutoksiin ja tarvittavien säätöjen tekemisen. Asianmukaisella viestinnällä varmistetaan, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia projektien edistymisestä ja tuloksista, ja mahdollisiin ongelmiin voidaan nopeasti puuttua.

Miten projekteja arvioidaan?

Projektisalkunhallinnassa projektit arvioidaan yleensä tiettyjen kriteerien perusteella, jotta voidaan valita ne, jotka parhaiten tukevat organisaation strategisia tavoitteita. Yleisiä kriteereitä ovat:

• Strateginen arvo: Kuinka hyvin projekti tukee yrityksen strategiaa ja edistää yrityksen tavoitteiden saavuttamista?
• Talousasiat: Mitkä ovat projektin odotetut kustannukset ja tulot, ja miten ne sopivat yrityksen talousarvioon?
• Riski: Mitkä ovat projektin liittyvät riskit ja miten niitä voidaan minimoida?
• Resurssivaatimukset: Mitä resursseja tarvitaan projektissa ja kuinka helposti ne ovat saatavilla?
• Ajoitus: Kuinka kauan projektin toteutus kestää, ja sopiiko se yrityksen aikatauluun?
• Menestyksen mahdollisuudet: Mikä on todennäköisyys, että projekti saadaan päätökseen onnistuneesti?

Näiden kriteerien painotus vaihtelee yritysten välillä ja saattaa myös muuttua ajan myötä. Kriteerien on oltava selkeästi määriteltyjä ja ymmärrettäviä, jotta kaikki osallistujat voivat ymmärtää ja soveltaa niitä sekä jotta projektien arviointi on johdonmukaista ja objektiivista.

PPM ketterässä projektinhallinnassa

Agile PPM on lähestymistapa, joka integroi ketterät periaatteet ja projektinhallinnan menetelmät projektisalkun hallintaan. Se käyttää ketteriä lähestymistapoja, kuten Scrum, Kanban ja Lean-periaatteet, jotta projektit saadaan päätökseen nopeammin ja joustavammin. Tämä mahdollistaa yrityksille nopean reagoinnin muutoksiin ja paremman sopeutumisen projektien tarpeisiin.
Toisin kuin perinteisessä PPM:ssä, jossa projektit suunnitellaan ja toteutetaan pitkillä vaiheilla, projektien suunnittelu ja toteutus tapahtuvat lyhyemmissä iteraatioissa ja vaiheissa. Esimerkiksi operatiivisella tasolla sprinttejä suoritetaan viikoittain jopa neljän viikon välein, kun taas taktisella tasolla se voi olla kaksi tai kolme kuukautta ja strategisella tasolla jopa yhdestä kahteen vuoteen. Tämä mahdollistaa yrityksille nopeamman reagoinnin muutoksiin ja paremman sopeutumisen projektien tarpeisiin.
On kuitenkin tärkeää huomata, että Agile PPM ei sovellu kaikille sovellusalueille, ja joissakin tapauksissa perinteisten projektisalkun hallinnan menetelmien käyttö voi olla sopivampaa.

PPM:n haasteet

Projektisalkun hallintaan liittyy joitain haasteita ja riskejä:

• Resurssien puute: Yksi suurimmista haasteista on varata tarpeeksi resursseja (henkilöstöä, aikaa, rahaa) kaikille projekteille. Resurssien puute voi johtaa projektien viivästymiseen tai niiden onnistumattomaan päätökseen.
• Priorisoinnin puute: Toinen riski on, että projekteja ei priorisoida asianmukaisesti, ja resursseja haaskataan projekteihin, joilla ei ole strategista arvoa.
• Vaikeudet viestinnässä ja yhteistyössä: Projektisalkun hallinta vaatii tiivistä yhteistyötä ja viestintää yrityksen eri osastojen ja toiminnallisten alueiden välillä. Tämä voi aiheuttaa vaikeuksia projektien seurannassa ja hallinnassa.
• Läpinäkyvyyden ja jäljitettävyyden puute: Toinen riski on, että voi olla haastavaa seurata projektien edistymistä ja suorituskykyä, jos asianmukaisia mekanismeja ja raportointimenettelyjä ei ole käytössä.
• Projektien valintaan liittyvät riskit: Huonosti valitut projektit, jotka eivät ole linjassa liiketoimintastrategioiden kanssa, voivat johtaa hukattuihin resursseihin ja aikaan ilman onnistunutta lopputulosta.
• Sopeutumisen puute: Nopeasti muuttuvissa ympäristöissä on tärkeää olla joustava ja sopeutua projektien ja resurssivaatimusten muuttuessa liiketoimintaympäristön tai strategisten tavoitteiden muuttuessa.

PPM:n edut

• Ideaalinen linjaus projekteille yritystavoitteiden ja projektien kesken
• Parannettu resurssienhallinta
• Riskien vähentäminen
• Parempi läpinäkyvyys
• Kokonaisvaltainen projektien suunnittelu
• Selkeä päätöksenteon perusta

Haasteet PPM:n kanssa

• Tehokkuus: Projektisalkun hallinta vaatii paljon aikaa ja resursseja projektien valitsemiseen, priorisoimiseen ja seurantaan.
• Korkeat kustannukset: Projektisalkun hallinta voi olla kallista, erityisesti jos tarvitaan erikoistunutta ohjelmistoa tai konsultteja.
• Mahdollisesti monimutkaista: Projektisalkun hallinta voi olla monimutkaista ja vaatii syvällisen ymmärryksen liiketoimintastrategiasta ja -ympäristöstä.
• Vaikea toteuttaa: Oikeiden projektien valinnan, resurssien suunnittelun ja seurantaprosessien toteuttaminen voi olla vaikeaa, erityisesti yrityksissä, joissa on lukuisia osastoja ja projekteja.
• Ristiriidat resurssien jakamisessa: Projektisalkun hallinta voi myös johtaa ristiriitoihin resurssien jakamisessa, erityisesti kun jaetaan rajallisia resursseja.
• Mahdolliset väärinkäsitykset yhteistyössä: Koska projektisalkun hallinta edellyttää yhteistyötä ja viestintää eri osastojen ja toiminnallisten alueiden välillä, saattaa syntyä väärinkäsityksiä, jotka voivat vaikuttaa projektien toteuttamiseen ja onnistuneeseen päätökseen.

Vinkkejä PPM:n käyttöön

Välttääksesi mahdolliset vaikeudet PPM:ssä, tässä on muutamia vinkkejä ja parhaita käytäntöjä:

• Selkeät tavoitteet ja strategiat: On tärkeää, että liiketoiminnan tavoitteet ja strategiat määritellään selkeästi, jotta niitä tukevat projektit voidaan valita.
• Johdonmukaiset kriteerit: Käytä johdonmukaisia kriteerejä projektien arvioimiseen varmistaaksesi, että kaikki projektit arvioidaan oikeudenmukaisesti. Varmista myös, että kaikki asianosaiset ymmärtävät ja voivat soveltaa näitä kriteerejä.
• Resurssien hallinta: On tärkeää, että resurssit (henkilöstö, aika, raha) suunnitellaan ja hallitaan huolellisesti varmistaaksesi, että ne ovat käytettävissä valituille projekteille.
• Seuranta ja hallinta: Seuraa säännöllisesti projektien edistymistä ja tee tarvittaessa säätöjä varmistaaksesi, että projektit jatkavat yrityksen strategisten tavoitteiden täyttämistä.
• Viestintä ja raportointi: Säännöllinen raportointi johdolle ja muille sidosryhmille on tarpeen pitää kaikki ajan tasalla projektien edistymisestä ja suorituskyvystä.
• Joustavuus ja sopeutumiskyky: Ole joustava ja sopeudu muuttuviin olosuhteisiin muuttaessasi projekteja ja resurssitarpeita liiketoimintaympäristön tai strategisten tavoitteiden muuttuessa.
• Projektisalkun hallinnointi: Projektisalkun hallinnointi määrittelee rakenteen ja menettelytavat, joita käytetään projektien valvontaan, ohjaukseen ja seurantaan organisaatiossa. Se sisältää päätöksentekoprosessit, politiikat, menettelyt ja vastuut, jotka on määritelty tätä tarkoitusta varten yrityksessä. Se sisältää myös mekanismit sääntöjen noudattamisen seuraamiseksi ja raportointimekanismit projektien edistymisen ja suorituskyvyn seuraamiseksi. Tehokas projektisalkun hallinnointi on tärkeää varmistaaksesi, että toteutettavat projektit ovat linjassa yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa ja että resursseja käytetään tehokkaasti.

Yhteenveto

Projektisalkun hallinta tukee yrityksen tavoitteiden saavuttamista ja auttaa oikeiden projektien valinnassa. Se tekee päätöksenteon perustan läpinäkyväksi ja auttaa sinua hyödyntämään parhaalla mahdollisella tavalla käytettävissä olevia resursseja.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!