ABC de la gestión de proyectos: P de gestión de la cartera de proyectos

La clave del éxito en la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos?

En un entorno y una economía en rápida evolución, es esencial que las organizaciones planifiquen, supervisen y gestionen sus proyectos con eficacia para alcanzar los objetivos de la empresa. La gestión de la cartera de proyectos es una parte importante de cualquier estrategia empresarial de éxito, ya que ayuda a las organizaciones a seleccionar los proyectos que mejor apoyan la estrategia empresarial.
La gestión de la cartera de proyectos (GCP) es, por tanto, un enfoque sistemático para optimizar la selección, gestión y seguimiento de los proyectos dentro de una empresa. El objetivo de la GPA es maximizar el rendimiento global de la empresa mediante el uso eficaz de los recursos disponibles. Esto se consigue seleccionando los proyectos que mejor apoyan la estrategia corporativa y planificando y gestionando cuidadosamente los recursos. También es importante supervisar y controlar los proyectos para garantizar que se ajustan a los objetivos estratégicos de la empresa y que pueden hacerse ajustes si es necesario.
Por lo tanto, las tareas de la gestión de la cartera de proyectos incluyen

• Identificar los objetivos de la empresa
• Recoger solicitudes e ideas de proyectos
• Evaluar, priorizar, seleccionar, iniciar y rechazar proyectos
• Análisis de las dependencias entre los proyectos
• Supervisar y controlar la cartera y los proyectos individuales
• Evaluación de proyectos finalizados

Por tanto, la GPA permite a las empresas planificar, supervisar y controlar sus proyectos con mayor eficacia para alcanzar los objetivos de la empresa. Así se minimizan los riesgos, se optimiza el uso de los recursos y se garantiza que los proyectos cumplan los objetivos estratégicos de la empresa.

Diferencias con la gestión de multiproyectos, la gestión de programas y la gestión de proyectos

• Gestión de la cartera de proyectos (GCP): la GCP se refiere a la gestión y supervisión de todos los proyectos de una empresa u organización. Ayuda a las empresas a alinear sus proyectos con sus objetivos estratégicos, priorizar los proyectos y utilizar los recursos con eficacia.
• Gestión de programas: La gestión de programas se refiere al control y seguimiento de un grupo de proyectos que se combinan para alcanzar objetivos comunes. Por tanto, se refiere a la totalidad de proyectos que se resumen para alcanzar un objetivo mayor.
• Gestión multiproyecto: la gestión multiproyecto se refiere al control y seguimiento de varios proyectos simultáneamente. Se refiere a la capacidad de planificar, ejecutar y finalizar con éxito varios proyectos al mismo tiempo.
• Gestión de proyectos: La gestión de proyectos se refiere al control y seguimiento de un proyecto individual. Por tanto, se refiere a la capacidad de planificar, ejecutar y finalizar con éxito un proyecto.

Ejemplos de aplicación

• Industria de TI: PPM ayuda a seleccionar, planificar, priorizar y supervisar numerosos proyectos de TI posibles, de modo que los proyectos seleccionados se ajusten a los objetivos empresariales de la empresa. Esto es especialmente necesario, ya que el sector de las TI sufre una grave escasez de mano de obra cualificada. Con un buen PPM, los especialistas disponibles pueden trabajar en proyectos que contribuyan de forma óptima al éxito de la empresa.
• Industria de la construcción: en la industria de la construcción, la gestión del ciclo de producción ayuda a utilizar los recursos necesarios de la forma más eficaz posible, garantizando al mismo tiempo que los proyectos de construcción cumplan los requisitos del cliente. Como los proyectos de construcción suelen tener una fase de ejecución muy larga, de varios años, muchas cosas pueden cambiar durante ese tiempo. La gestión de la cartera de proyectos ayuda a las empresas del sector de la construcción a tener una visión de conjunto y no perder de vista sus objetivos.
• Industria farmacéutica: en relación con el desarrollo de fármacos o terapias, el PPM puede utilizarse para planificar, priorizar y supervisar proyectos. Esto ayuda a aplicar con éxito la estrategia de desarrollo.
• Sector financiero: PPM también puede utilizarse en el sector financiero para aplicar la estrategia financiera con los proyectos adecuados y alcanzar así los objetivos empresariales. Así pues, la gestión de carteras ayuda a las empresas del sector financiero a vigilar el rendimiento de sus proyectos y adaptarse a las tendencias.

¿Cómo funciona la gestión de carteras de proyectos?

La gestión de la cartera de proyectos suele constar de cinco etapas estrechamente interrelacionadas:

1. identificación de los objetivos de la empresa:

El primer paso consiste en identificar los objetivos y estrategias de la empresa para garantizar que los proyectos seleccionados los respalden en los pasos siguientes. Esto incluye el análisis de las condiciones empresariales actuales y futuras y la identificación de oportunidades y retos.

2. registrar consultas e ideas:

Las ideas para nuevos proyectos proceden de diversas fuentes dentro de una empresa. Estas ideas deben recogerse en un lugar central para poder evaluarlas en el siguiente paso. Puede llevar una simple hoja de cálculo o introducir los datos en un software de gestión de carteras de proyectos.

3. selección de proyectos:

Una vez definidos los objetivos y estrategias de la empresa, se evalúan los proyectos y se seleccionan los que mejor los apoyan. Para ello se utiliza un procedimiento interno normalizado de la empresa con criterios como el valor estratégico, el riesgo, el tiempo, los recursos necesarios y las finanzas. Durante la evaluación de los proyectos, los criterios se aplican individualmente a cada proyecto y los resultados se ponen en relación entre sí. Así podrá reconocer qué proyecto es el más adecuado. En este paso también se puede crear una lista de clasificación de proyectos para simplificar la selección y priorizar los proyectos. En este paso, sin embargo, también hay que tener en cuenta que no sólo los proyectos individuales deben ser realizables, sino también la cartera en su conjunto. En general, los proyectos seleccionados no deben ser demasiado grandes, demasiado caros, demasiado arriesgados ni demasiado interdependientes.

4. planificación de recursos:

En el siguiente paso, puede asignar un gestor de proyectos a los proyectos seleccionados e iniciar así los proyectos. Esto incluye también la asignación de los recursos necesarios (personal, tiempo, presupuesto) para cada proyecto de la cartera, teniendo en cuenta la priorización de los proyectos y la disponibilidad de recursos.
En PPM, los recursos pueden planificarse a grandes rasgos para que el gestor de proyectos se encargue de la planificación detallada. No obstante, la planificación de recursos es una parte importante de la GFP para garantizar una utilización eficaz de los recursos. La planificación de recursos también debe supervisarse continuamente durante la ejecución de los proyectos para poder ajustarla en caso necesario. Esto puede obligar a desviar recursos de un proyecto a otro para garantizar que un proyecto de mayor prioridad pueda completarse con éxito.

5. seguimiento y control:

Los proyectos se desarrollan con el tiempo y en cualquier momento pueden surgir nuevas ideas. Por eso es importante revisar continuamente el progreso de los proyectos, así como las nuevas ideas de proyectos y, si es necesario, hacer ajustes. Así se garantiza que los proyectos se ejecuten con éxito y sigan cumpliendo los objetivos estratégicos de la empresa, aunque haya pasado algún tiempo desde la fase de selección y planificación. Los informes periódicos y las reuniones sobre la situación de los proyectos permiten a todos los implicados estar al día de la ejecución de los proyectos de su cartera y reaccionar ante nuevos riesgos u oportunidades, por ejemplo.

6. información y comunicación:

La creación de informes de situación del proyecto también es de vital importancia. Deben comunicarse periódicamente a la dirección y a otras partes interesadas para documentar el progreso, el rendimiento y los gastos de cada proyecto. Estos informes ayudan a la dirección a reaccionar rápidamente ante los cambios y realizar los ajustes necesarios. Sólo con una buena comunicación se puede garantizar que todos los implicados estén informados de los avances y resultados de los proyectos y que los problemas puedan resolverse rápidamente.

¿Cómo pueden evaluarse los proyectos?

En el marco de la gestión de la cartera de proyectos, éstos suelen evaluarse en función de criterios específicos para seleccionar los que mejor apoyan los objetivos estratégicos de la empresa. Algunos criterios utilizados con frecuencia son

• Valor estratégico: ¿En qué medida apoya el proyecto la estrategia corporativa y contribuye a alcanzar los objetivos de la empresa?
• Finanzas: ¿Cuáles son los costes e ingresos previstos del proyecto y cómo encaja en el presupuesto financiero de la organización?
• Riesgo: ¿Qué riesgos conlleva el proyecto y cómo pueden minimizarse?
• Recursos necesarios: ¿Qué recursos se necesitan para el proyecto y en qué medida están disponibles?
• Calendario: ¿Cuánto durará el proyecto y se ajusta al calendario de la empresa?
• Potencial de éxito: ¿Cuál es la probabilidad de que el proyecto se lleve a cabo con éxito?

La ponderación de estos criterios varía de una empresa a otra y también puede cambiar con el tiempo. Es importante que los criterios estén claramente definidos y sean comprensibles para que todas las personas implicadas puedan entenderlos y aplicarlos, y que la evaluación de los proyectos sea coherente y objetiva.

PPM en la gestión ágil de proyectos

Agile PPM es un enfoque que integra los principios y métodos ágiles de gestión de proyectos en la gestión de la cartera de proyectos. Enfoques ágiles como Scrum, Kanban y los principios lean se utilizan para completar los proyectos con mayor rapidez y flexibilidad. Permite a las empresas reaccionar rápidamente a los cambios y adaptar mejor los proyectos a las necesidades de la empresa.
A diferencia de la PPM tradicional, en la que los proyectos se planifican y ejecutan en fases largas, los proyectos se planifican y ejecutan en iteraciones y pasos más cortos. A nivel operativo, los sprints se realizan cada semana, hasta cada cuatro semanas, mientras que a nivel táctico pueden ser de dos a tres meses y a nivel estratégico incluso de uno a dos años. Esto permite a las empresas reaccionar más rápidamente a los cambios y adaptar mejor los proyectos a las necesidades de la empresa.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que Agile PPM no es adecuado para todas las aplicaciones y que, en algunos casos, puede ser más apropiado utilizar métodos tradicionales de gestión de carteras de proyectos.

Los retos de la GFP

La gestión de la cartera de proyectos conlleva una serie de retos y riesgos:

• Recursos insuficientes: uno de los mayores retos es proporcionar recursos suficientes (personal, tiempo, dinero) para todos los proyectos. La falta de recursos puede hacer que los proyectos se retrasen o no lleguen a buen puerto.
• Priorización incorrecta: Otro riesgo es que los proyectos no se prioricen correctamente y se malgasten recursos en proyectos que no tienen valor estratégico.
• Dificultades de comunicación y colaboración: La gestión de la cartera de proyectos requiere una estrecha colaboración y comunicación entre los distintos departamentos y áreas funcionales de la empresa. Esto puede plantear dificultades a la hora de supervisar y controlar los proyectos.
• Falta de transparencia y trazabilidad: Otro riesgo es que puede resultar difícil supervisar y hacer un seguimiento de los avances y resultados de los proyectos si no existen mecanismos y procedimientos de información adecuados.
• Riesgos en la selección de proyectos: Una mala selección de proyectos que no se ajusten a las estrategias de la empresa puede llevar a malgastar recursos y tiempo sin obtener un resultado satisfactorio.
• Poca adaptabilidad: En entornos que cambian rápidamente, es importante ser flexible para adaptar los proyectos y las necesidades de recursos en consecuencia cuando cambian el entorno empresarial o los objetivos estratégicos.

Ventajas de PPM

• Coordinación ideal de los proyectos con los objetivos corporativos y los propios proyectos
• Mejora de la gestión de los recursos
• Minimización de riesgos
• Gran transparencia
• Planificación holística de proyectos
• Base clara para la toma de decisiones

Desventajas de PPM

• Gran esfuerzo: la gestión de la cartera de proyectos requiere mucho tiempo y recursos para seleccionar, priorizar y supervisar los proyectos.
• Costes elevados: Especialmente si se requieren programas informáticos especializados o consultores, la gestión de carteras puede resultar bastante cara.
• Potencialmente compleja: la gestión de la cartera de proyectos puede ser compleja y requiere un profundo conocimiento de la estrategia y el entorno empresarial.
• Dificultad de implantación: Puede resultar difícil implantar los procesos adecuados de selección de proyectos, planificación de recursos y seguimiento, sobre todo en empresas con numerosos departamentos y proyectos.
• Conflictos en la asignación de recursos: la gestión de la cartera de proyectos también puede provocar conflictos en la asignación de recursos, sobre todo cuando se trata de distribuir recursos limitados.
• Posibles malentendidos durante la colaboración: Como la gestión de la cartera de proyectos requiere colaboración y comunicación entre distintos departamentos y áreas funcionales, pueden surgir malentendidos que afecten a la ejecución y finalización satisfactoria de los proyectos.

Consejos para utilizar PPM

Para evitar posibles dificultades con el PPM, he aquí algunos consejos y buenas prácticas:

• Objetivos y estrategias claros: es importante que los objetivos y estrategias de la empresa estén claramente definidos para poder seleccionar proyectos que los respalden.
• Criterios coherentes: Utilizar criterios coherentes para evaluar los proyectos a fin de garantizar que todos los proyectos se evalúen de forma equitativa. Asegúrese también de que todas las personas implicadas entienden y pueden aplicar estos criterios.
• Gestión de recursos: es importante que los recursos (personal, tiempo, dinero) se planifiquen y gestionen cuidadosamente para garantizar que estén disponibles para los proyectos seleccionados.
• Seguimiento y control: Supervisar periódicamente el progreso de los proyectos y hacer ajustes si es necesario para garantizar que los proyectos sigan cumpliendo los objetivos estratégicos de la empresa en el futuro.
• Comunicación e informes: Es necesario informar periódicamente a la dirección y a otras partes interesadas para mantener a todos informados sobre el progreso y los resultados de los proyectos.
• Flexibilidad y adaptabilidad: Ser flexible y adaptable para ajustar los proyectos y las necesidades de recursos en función de los cambios en el entorno empresarial o los objetivos estratégicos.
• Gobernanza de la cartera de proyectos: La gobernanza de la cartera de proyectos define la estructura y los procedimientos utilizados para regular la selección, la gestión y el seguimiento de los proyectos dentro de una organización. Incluye los procesos de toma de decisiones, las directrices, los procedimientos y las responsabilidades que se definen en la empresa a tal efecto. También incluye la creación de mecanismos para controlar el cumplimiento de estas normas y la creación de mecanismos de información que permitan supervisar el progreso y el rendimiento de los proyectos. Una gobernanza eficaz de la cartera de proyectos es importante para garantizar que los proyectos que se llevan a cabo se ajustan a los objetivos estratégicos de la empresa y que los recursos se utilizan de forma eficaz. También ayuda a minimizar los riesgos y a garantizar que los proyectos se lleven a buen término.

Conclusión

La gestión de la cartera de proyectos puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su empresa y a seleccionar los proyectos adecuados para conseguirlos. Hace transparente la base para la toma de decisiones y le ayuda a optimizar el uso de los recursos disponibles.

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