Projektinhallinnan aakkoset: O niin kuin OKR

Strategian toteuttaminen ketterässä ympäristössä OKR:n avulla – Osa 2: Soveltaminen

Tavoitteiden ja avainmittareiden oikea muotoilu

Jotta voitaisiin työskennellä keskittyneesti, ei tule määritellä liian monta tavoitetta; siksi liiketoimintayksikköä kohden asetetaan yleensä enintään viisi tavoitetta. On myös tärkeää, että valitut tavoitteet voidaan saavuttaa yhden OKR-syklin aikana eli noin kolmessa kuukaudessa. OKR:t tulisi kuitenkin muotoilla kunnianhimoisesti, jotta niitä ei tarvitse saavuttaa täysin. Tyydyttävänä pidetään siten 60–70 prosentin tavoitetasoa.

”Jos asetat hullun kunnianhimoisia tavoitteita ja jäät niistä paitsi, olet todennäköisesti silti saavuttanut jotain huomattavaa.”

Ken Norton, entinen tuotepäällikkö Googlessa

Tavoite kuvaa haluttua tulevaisuuden tilaa ja sen tulisi olla motivoiva kaikille osallistujille. Jokaiselle tavoitteelle määritetään kaksi–viisi avainmittaria, jotka tekevät tavoitteen saavuttamisasteen mitattavaksi. KRs ovat siten kvantitatiivisesti mitattavia ja pääteltävissä olevia avainlukuja. Siksi niiden tulisi olla muotoiltu SMART, eli tarkkoja, mitattavia, houkuttelevia, relevantteja ja aikarajoitettuja.

Muotoilussa auttaa OKR-kaava:

”Saavutamme {{Objective}} mitattuna {Avaintuloskokoelma}.
”We will {Objective} as measured by {Set of KR}.”

Kuinka OKR-sykli toimii?

Perusteet

OKR-sykli koostuu OKR-suunnittelusta, OKR-hienosäädöstä, viikottaisista OKR-tarkistuksista, OKR-katsauksesta ja OKR-retrospektiivistä. On tärkeää huomata, että käynnissä olevan syklin aikana olemassa olevia OKR-sääntöjä ei saa muuttaa, eikä tiimin sitoutuminen muutu tänä aikana. OKR:ssä erityistä on, että tavoitteiden asettaminen ja arviointi tapahtuvat melko lyhyessä noin kolmen kuukauden ajanjaksossa, ja henkilöstö on aktiivisesti mukana. Heti kun yksi sykli päättyy, seuraava alkaa välittömästi.

1. OKR-suunnittelu – kerran syklin alussa noin 4 tuntia:

Uuden OKR-syklin alussa OKR-suunnittelu määrittelee tavoitteet ja avainmittarit kaikilla organisaatiotasoilla tuleville kuukausille. Suunnittelu määrittelee tavoitteet ja avainmittarit kaikilla organisaatiotasoilla tuleville kuukausille. Kuitenkin tarvittaessa voidaan valita lyhyempiä tai pidempiä ajanjaksoja. Tässä vaiheessa laaditaan ensin organisaatiotason OKR:t, jotka esitellään henkilöstölle. Yrityksen visio, missio ja moalit sisällytetään tähän prosessiin. Sen jälkeen jokainen tiimi kehittää omat OKR:nsa. Muista, että yrityksen eri tiimien tai osastojen tulisi jakaa OKR:nsa avoimesti, muuten saattaa syntyä odottamattomia riippuvuuksia, päällekkäisyyksiä tai konflikteja. Tällä tavoin noin 40 prosenttia tavoitteista asetetaan ylhäältä alaspäin johdon toimesta ja 60 prosenttia kehitetään alhaalta ylöspäin operatiivisella tasolla. Tuloksena työntekijät identifioituvat tavoitteisiin ja ovat sisäisesti motivoituneita.

2. OKR-hienosäätö:

Seuraava vaihe on ylläpitää ja parantaa OKR:ää. Tätä varten hienosäätökokous pidetään yleensä syklin puolivälissä, jotta voidaan tarkistaa, ovatko kaikki tavoitteet ja avainmittarit ymmärrettäviä ja edelleen ajan tasalla.

3. Viikottainen OKR – noin 15 minuuttia viikossa:

Lisäksi on viikoittainen kokous, joka palvelee tiedonvaihtoa nykytilanteesta. Tässä kokouksessa henkilöstö voi lyhyesti raportoida nykytilanteesta, mitkä ovat seuraavat vaiheet, jos ongelmia ilmenee tai jos tarvitaan tukea.

4. OKR-katsaus – kerran syklin lopussa noin 4 tuntia:

OKR-syklin lopussa tulokset esitellään OKR-katsauksessa ja arvioidaan tavoitteiden suhteen. Avainmittarit osoittavat, missä määrin tavoitteet on saavutettu. Lisäksi OKR-katsausta voidaan käyttää yhteenvedoksi siitä, mitä syklin aikana opittiin ja mitä johtopäätöksiä siitä tulisi tehdä.

5. OKR-retrospektiivi – kerran syklin lopussa noin 2 tuntia:

Retrospektiivi on tärkeä organisaation jatkuvan parantamisen ja kehittämisen kannalta, koska se heijastaa sykliä. Tämä kokous merkitsee paitsi syklin loppua myös paljastaa esteet tiimissä, jotka estävät tavoitteiden saavuttamisen, sekä tekijät, jotka edistävät tavoitteiden saavuttamista. Tällä tavoin paljastetaan parannusmahdollisuudet, ja tiimi päättää, mitä pitäisi muuttaa seuraavassa syklissä. OKR-retrospektiivi toimii näin ollen perustana opituille asioille. Tämän jälkeen uusi sykli alkaa saumattomasti.

Sovellus projektinhallinnassa

Projektit ovat myös tapa saavuttaa yrityksen asettamat tavoitteet. Jos yrityksesi käyttää OKR:ää, sitä voidaan käyttää varmistamaan, että toteutetut projektityöt tukevat yrityksen strategiaa, missiota ja tavoitteita. OKR voi kuitenkin auttaa paitsi oikeiden projektien valinnassa myös projektinhallinnassa itsessään. Sitä voidaan käyttää asettamaan projektin tavoitteet, joita seurataan säännöllisessä OKR-syklissä. Tämä on erityisen hyödyllistä ketterissä projekteissa. Erityisen monimutkaisissa projekteissa OKR tarjoaa myös hyvän suuntauksen ja auttaa siten säilyttämään kokonaiskuvan aliprojekteista ja tavoitteista.

Sovellusalueet

Lyhyiden syklien vuoksi OKR-menetelmää voidaan hyödyntää hyvin ketterissä organisaatioissa – ja yrityksen koosta riippumatta. Menetelmää voidaan käyttää koko organisaatiossa sekä yksittäisissä tiimeissä ja osastoissa, ja tietyille tuotteille, projekteille tai kehityshankkeille. OKR soveltuu myös käytettäväksi yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Näin ollen menetelmä voi auttaa sekä perustamisvaiheessa että jo vakiintuneiden yritysten kehittämisessä ja johtamisessa.

Vinkit

• Syklin pituus: Syklin pituus riippuu pääasiassa yrityksestäsi ja ympäristön dynamiikasta. Esimerkiksi voi olla järkevää toteuttaa 12 kuukauden sykli ylimmälle tasolle eli korkeamman tason pitkän aikavälin tavoitteille, kun taas kaikilla muilla yritystasoilla voi olla 3 kuukauden sykli. Syklin pituus tulisi tarkistaa säännöllisesti OKR-retrospektiivissä ja säätää tarvittaessa. Sykli on liian lyhyt, jos tavoitteet eivät toteudu syklin loppuun mennessä, ja liian pitkä, jos tavoitteet menettävät merkityksensä tai painopiste muuttuu syklin päättyessä
• Avoin ilmapiiri: Jotta OKR toimisi, työntekijöiden ja johtajien tulisi suhtautua avoimesti tähän menetelmään, jotta he ovat motivoituneita osallistumaan yrityksen tavoitteiden kehittämiseen. Muussa tapauksessa menetelmän suuren avoimuuden vuoksi yrityksessä saattaisi syntyä tyytymättömyyttä. Samanaikaisesti on tärkeää, että johto tukee menetelmää ja luottaa työntekijöihin, kun he asettavat omat tavoitteensa.
• Ei arviointia: Se, että kaikki tavoitteet paljastetaan, ei saa näkyä valvontana, koska se voisi aiheuttaa demotivoivan vaikutuksen ja myös vaarantaa manipuloitujen tai kaunisteltujen tulosten riskin. Siksi ei myöskään ole hyödyllistä käyttää asetettuja tavoitteita henkilöstön arviointiin.
• Kunnianhimoiset tavoitteet: Ollakseen todella motivoivia OKR:t tulisi asettaa kunnianhimoisiksi ja korkeiksi, jotta niitä ei tarvitse saavuttaa täysin. Ne tulisi kuitenkin silti olla saavutettavissa, sillä muuten ne voivat aiheuttaa demotivoivan vaikutuksen. 60–70 prosentin tavoite saavutuksessa voi olla realistinen odotus.

Yhteenveto

OKR tarjoaa yrityksille suurta potentiaalia. Lyhyet syklit ja säännölliset arvioinnit mahdollistavat korkean läpinäkyvyyden ja joustavuuden, jotta voidaan reagoida nopeasti muuttuviin olosuhteisiin tai tarpeisiin. myPARM:n Tasapainotettu Tulosmittarimoduuli on joustavasti käytettävissä ja siten soveltuu myös käytettäväksi OKR:n kanssa.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!