PMO:n ihmeellinen maailma

Opas projektinjohtotoimistojen moninaisuuteen

PMO-tyypit

PMO voi ottaa hoitaakseen monenlaisia tehtäviä projektinhallinnan tukemiseksi. Siksi ennen PMO:n käyttöönottoakannattaa miettiä tarkkaan, mitä odotuksia siltä on. Siksi on tärkeää tuntea eri suunnat, joita voidaan ottaa käyttöön.

1. Tukeva PMO: Tukeva PMO antaa resursseja, malleja, koulutusta ja parhaita käytäntöjä projektipäälliköille. Sillä on avustava rooli ilman, että se puuttuu suoraan projektinhallintaan.
2. Valvova PMO: Valvova PMO seuraa ja valvoo projekteja varmistaakseen, että ne noudattavat määriteltyjä standardeja ja ohjeita. Se voi tarvittaessa puuttua aktiivisesti projektinhallintaan varmistaakseen, että projektit pysyvät aikataulussa.
3. Ohjaava PMO: Toisin kuin tukeva PMO, ohjaava PMO valvoo aktiivisesti projektinhallintaa. Se voi nimittää projektipäälliköitä, yhtenäistää prosesseja ja antaa suoria ohjeita projektien toteuttamiseksi.
4. Yrityksen PMO (EPMO): EPMO:lla on organisaation näkökulma, ja se keskittyy tukemaan koko organisaation strategisia tavoitteita. Se tekee tiivistä yhteistyötä ylimmän johdon kanssa varmistaakseen, että projektit tukevat strategisia tavoitteita.
5. Virtuaalinen PMO: Virtuaalinen PMO on olemassa ilman fyysistä läsnäoloa, ja se voi olla hajautettuna eri paikkakunnille tai jopa eri maihin. Se toimii nykyaikaisilla teknologioilla ja välineillä, jotka tukevat yhteistyötä ja viestintää projekteissa.
6. Projektin tukitoimisto (PSO): PSO keskittyy erityisesti yksittäisten projektien tukemiseen. Se tarjoaa työkaluja, resursseja ja tukea projektipäälliköille, jotta projektien onnistuminen voidaan varmistaa.

Tukeva PMO: tuki hankkeen onnistumiselle

Tukeva projektinhallintatoimisto antaa tarvittavat resurssit, tukee parhaiden käytäntöjen avulla ja neuvoo projektipäälliköitä. Se voi näin ollen toimia seuraavissa rooleissa:

• Resurssien tarjoaminen: Tukeva PMO toimittaa projektipäälliköille resursseja, joita hän tarvitsee tehtäviensä tehokkaaseen hoitamiseen. Tähän kuuluvat henkilöresurssit sekä työkalut, koulutus ja mallit.
• Parhaat käytännöt ja standardit: Ottamalla käyttöön ja edistämällä projektinhallinnan parhaita käytäntöjä tukeva PMO varmistaa, että projektit toteutetaan yhtenäisten standardien mukaisesti. Tämä luo perustan tehokkuudelle ja laadunvalvonnalle.
• Konsultointi ja tuki: Projektipäälliköt voivat turvautua tukevan PMO:n asiantuntemukseen, jos he kohtaavat haasteita. PMO tarjoaa konsultointipalveluja esteiden voittamiseksi ja projektin onnistumisen varmistamiseksi.

Esimerkkejä tukevista PMO-toiminnoista:

• Koulutuksen ja sertifioinnin tarjoaminen tai tukeminen
• Projektinhallintatyökalujen kuten projektinhallintaohjelmistojen tai yhteistyövälineiden tarjoaminen.
• Säännölliset laatutarkastukset projektien standardien noudattamisen varmistamiseksi

Tukevan PMO:n käytön edut:

• Parempi tehokkuus: PMO tukee projektipäälliköitä tehostamalla heidän työtään ja tarjoamalla hyväksi havaittuja menetelmiä ja resursseja. Näin projektit voidaan toteuttaa nopeammin.
• Laadunvarmistus: Määrittelemällä vaatimuksia tukeva PMO parantaa osaltaan projektitulosten laatua. Virheet voidaan esimerkiksi minimoida ja sidosryhmien tyytyväisyys voidaan varmistaa.
• Tiedon jakaminen: PMO luo foorumin parhaiden käytäntöjen ja kokemusten jakamiselle projektipäälliköiden kesken. Tämä edistää oppimiskulttuuria ja auttaa parantamaan yleistä projektiosaamista.

Valvova PMO: Projektin onnistumisen ohjaaja

Valvova projektinhallintatoimisto osallistuu aktiivisesti projektien valvontaan ja seurantaan. Se huolehtii seuraavista tehtävistä:

• Projektin seuranta ja valvonta: Valvova PMO vastaa projektien jatkuvasta seurannasta. Se varmistaa, että projektit etenevät määriteltyjen standardien, aikataulujen ja budjettien mukaisesti.
• Resurssien jakaminen: PMO huolehtii myös resurssien tehokkaasta kohdentamisesta, jotta projekteille saadaan tarvittavat henkilöstö- ja materiaaliresurssit.
• Riskienhallinta: Valvova PMO tunnistaa ja arvioi myös riskit varhaisessa vaiheessa. Se kehittää strategioita riskien välttämiseksi tai minimoimiseksi ja valvoo niiden täytäntöönpanoa.

Näin valvova PMO voi puuttua projekteihin:

• Väliintulostrategiat: Jos ongelmia havaitaan, valvova PMO voi puuttua aktiivisesti projekteihin. Tämä voidaan tehdä antamalla lisäresursseja, mukauttamalla aikatauluja tai asettamalla projektin tavoitteet uudelleen.
• Suorituskyvyn arviointi: PMO arvioi säännöllisesti projektien suorituskykyä. Näiden arviointien perusteella voidaan suositella tai toteuttaa tarvittavia toimenpiteitä projektien pitämiseksi aikataulussa.
• Laadunhallinta: Valvova PMO varmistaa, että projektit täyttävät laatuvaatimukset. Tätä varten se voi tehdä laatutarkastuksia ja ottaa käyttöön prosesseja jatkuvaa parantamista varten.

Valvovan PMO:n huonot puolet:

• Projektiryhmien mahdollinen vastustus toimenpiteitä vastaan.
• Riskien tunnistamisen ja käsittelyn monimutkaisuus.
• Selkeän viestinnän tarve väärinkäsitysten välttämiseksi.

Valvovan PMO:n edut:

• Ongelmien varhainen tunnistaminen ja vastatoimien toteuttaminen ajoissa.
• Parempi projektin valvonta sekä aikataulujen ja budjettien noudattaminen.
• Projektin onnistumisen todennäköisyys kasvaa.

Ohjaava PMO: projektin onnistumisen arkkitehti

Ohjaava projektinhallintatoimisto toimii seurantaa pidemmälle ja ottaa aktiivisesti vastuulleen projektien hallinnoinnin ja ohjauksen. Sillä on siten keskeinen rooli organisaation tavoitteiden saavuttamisessa. Sillä on seuraavat tehtävät ja vastuut:

• Projektinhallinta: Ohjaava PMO toimii johtoasemassa projektien suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa. Se varmistaa, että projektit ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden ja yleisen vision kanssa.
• Päätöksenteko: Lisäksi PMO tekee kriittisiä strategisia ja operatiivisia päätöksiä varmistaakseen, että projektit pysyvät aikataulussa. Tähän kuuluu resurssien ja projektien priorisointi organisaation tavoitteiden mukaisesti.
• Tiimin johtaminen: Ohjaava PMO voi nimittää ja johtaa projektiryhmiään varmistaakseen, että projektit toteuttavat erittäin pätevät ammattilaiset.

Näin ohjaava PMO voi puuttua hankkeisiin:

• Strategiset korjaukset: Ohjaava PMO voi muuttaa projekteja strategisesti varmistaakseen, että ne tuottavat edelleen lisäarvoa organisaatiolle.
• Ylhäältä alaspäin suuntautuva valvonta: PMO valvoo ylhäältä alaspäin asettamalla selkeät ohjeet, standardit ja prosessit, jotka on pantava täytäntöön kaikissa projekteissa.
• Kapasiteetin suunnittelu: Ohjaava PMO suunnittelee resurssikapasiteetin etukäteen varmistaakseen, että kaikilla projekteilla on tarvittavat resurssit tavoitteidensa saavuttamiseksi.

Ohjaavan PMO:n huonot puolet:

• Mahdolliset konfliktit projektipäälliköiden ja tiimien kanssa mikromanageroinnin vuoksi.
• Selkeän viestinnän tarve organisaation tavoitteiden välittämiseksi.

Ohjaavan PMO:n edut:

• Projektien strategisen suuntauksen maksimointi.
• Resurssien tehokas käyttö keskitetyn valvonnan avulla.
• Nopea sopeutumiskyky muuttuviin organisaation tavoitteisiin.

Yrityksen PMO: Organisaation projektinhallinnan suunnittelijat

Enterprise Project Management Office (EPMO) on strateginen lähestymistapa projektinhallintaan yritystasolla. Se muokkaa strategista lähestymistapaa projektinhallintaan ja yhdistää projektit yrityksen yleisiin tavoitteisiin. Sen vuoksi se ottaa hoitaakseen seuraavat tehtävät:

• Strateginen suuntaaminen: EPMO on suunniteltu siten, että projektit ovat sopusoinnussa yrityksen kokonaistavoitteiden kanssa. Sillä varmistetaan, että kaikki projektit edistävät suoraan kokonaisstrategiaa.
• Salkunhallinta: Se myös valvoo ja hallinnoi organisaation koko projektisalkkua. Se tekee päätöksiä siitä, mitkä projektit priorisoidaan ja toteutetaan, jotta yritykselle saadaan mahdollisimman suuri hyöty.
• Hallinnointi ja vaatimustenmukaisuus: EPMO määrittelee myös hallinnointiohjeet ja varmistaa, että projektit toteutetaan organisaation standardien ja ulkoisten säännösten mukaisesti.
• Riskienhallinta: Lisäksi EPMO seuraa ja hallitsee riskejä yritystasolla minimoidakseen mahdolliset vaikutukset koko salkkuun.
• Resurssienhallinta: Se varmistaa resurssien tehokkaan käytön kaikissa projekteissa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi.
• Suorituskyvyn mittaaminen: EPMO on myös vastuussa mittareiden ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden käyttöönotosta hankkeiden ja koko salkun suorituskyvyn arvioimiseksi. Tämä mahdollistaa jatkuvan parantamisen.

Yrityksen EPMO:n haasteet:

• EPMO:n käyttöönotto edellyttää usein organisaation kulttuurin muutosta.
• Laajan projektisalkun hallinta on erittäin monimutkaista.
• Tiimien ja johtajien muutosvastarinta voi olla haaste.

Yrityksen EPMO:n edut:

• Strategisella suuntaamisella voidaan varmistaa, että projektien ja yleisten liiketoimintatavoitteiden välillä on selkeä yhteys.
• Prosessien ja menetelmien standardointi kaikissa projekteissa edistää tehokkuutta ja johdonmukaisuutta projektien toteuttamisessa.
• Perustellut päätökset, jotka perustuvat kokonaisvaltaiseen näkemykseen koko salkusta, ovat mahdollisia.

Virtuaalinen PMO: yhteistyö ilman rajoja projektinhallinnassa

Virtuaalinen projektinhallintatoimisto on suunniteltu tukemaan projektiryhmiä, jotka työskentelevät eri puolilla maailmaa – riippumatta siitä, onko projektiryhmä hajautettu eri puolille maailmaa vai työskenteleekö se vain etänä. Toimisto on olemassa ilman fyysistä läsnäoloa, ja se luottaa nykyaikaiseen teknologiaan, joka mahdollistaa saumattoman yhteistyön. Näin organisaatiot voivat hyödyntää globaalin yhteistyön etuja ja samalla selviytyä digitaalisen maailman haasteista. Integroimalla teknologiat asianmukaisesti ja harkitsemalla viestintästrategioita virtuaalinen PMO voi mahdollistaa joustavan ja tehokkaan työskentelytavan nykyaikaiseen projektinhallintaan. Virtuaalisen PMO:n tehtäviin kuuluvat:

• Verkkoyhteistyö: Virtuaalinen PMO käyttää digitaalisia alustoja ja työkaluja tiimin jäsenten yhdistämiseen, tietojen jakamiseen ja yhteistyön helpottamiseen.
• Virtuaaliset kokoukset: Videoneuvottelujen ja verkkokokousten käyttö yhteydenpitoon ja keskusteluun projektin aiheista maantieteellisestä sijainnista riippumatta.
• Asiakirjojen hallinta: Virtuaalista PMO:ta tuetaan käyttämällä pilvipohjaisia järjestelmiä projektiasiakirjojen jakamiseen ja tallentamiseen. Näin saadaan aikaan keskitetty tietopohja.

Virtuaalisen PMO:n haasteet:

• Erilaiset aikavyöhykkeet ja kielet voivat aiheuttaa kommunikaatioesteitä, jotka vaativat huolellista hallintaa.
• Virtuaaliset PMO:t ovat pitkälti riippuvaisia nykyaikaisesta teknologiasta, mikä tuo mukanaan mahdollisia ongelmia, kuten teknisiä häiriöitä ja yksityisyyden suojaan liittyviä kysymyksiä.
• Fyysisen kontaktin puute voi vaikuttaa tiimin dynamiikkaan. Siksi voi olla kannattavaa investoida tehokkaisiin tiiminrakentamistoimiin.

Virtuaalisen PMO:n edut:

• Virtuaaliset PMO:t mahdollistavat tiimien yhteistyön eri paikoissa ja aikavyöhykkeillä, mikä laajentaa projektien ulottuvuutta.
• Digitaalisten viestintävälineiden avulla tiimit voivat kommunikoida keskenään nopeammin ja tehokkaammin.
• Virtuaaliset PMO:t tarjoavat joustavuutta työaikojen ja -paikkojen suhteen, mikä edistää työ- ja yksityiselämän tasapainoa ja sitouttaa lahjakkaita ammattilaisia heidän sijainnistaan riippumatta.

Projektin tukitoimisto (PSO): Tukea projektin onnistumiseen

Project Support Office, jota kutsutaan myös projektin tukitoimistoksi, on yksikkö, joka on erityisesti suunniteltu tarjoamaan operatiivista tukea projektiryhmille ja projektipäälliköille. Resurssien kohdennetun tarjoamisen, hallinnollisen tuen ja parhaiden käytäntöjen käyttöönoton avulla PSO auttaa projekteja toimimaan sujuvammin. Se suorittaa seuraavat tehtävät:

• Resurssien tarjonta: PSO huolehtii siitä, että projektiryhmillä on käytössään tarvittavat resurssit, kuten henkilöstö, budjetti ja teknologia, jotta ne voivat suorittaa tehtävänsä onnistuneesti.
• Hallinnollinen tuki: PSO tarjoaa tukea hallinnollisissa tehtävissä, kuten projektisuunnitelmien dokumentoinnissa, kokousten järjestämisessä ja projektiraporttien laatimisessa.
• Prosessien optimointi: PSO edistää parhaiden käytäntöjen soveltamista ja optimoi projektiin liittyviä prosesseja tehokkuuden lisäämiseksi ja virheiden minimoimiseksi.

PSO:n haasteet:

• Tukitarpeet voivat vaihdella suuresti projektista riippuen, mikä edellyttää PSO:lta joustavuutta ja sopeutumiskykyä.
• PSO:n ja projektiryhmien välinen selkeä viestintä on olennaisen tärkeää, jotta tarvittava tuki voidaan tarjota tehokkaasti.
• PSO:n on usein työskenneltävä rajallisilla budjeteilla, mikä edellyttää resurssien huolellista suunnittelua.

PSO:n edut:

• Tarjoamalla kohdennettuja resursseja PSO auttaa varmistamaan, että projektit saadaan toteutettua mahdollisimman tehokkaasti ja että resursseja voidaan hyödyntää täysimääräisesti.
• PSO:n ansiosta projektiryhmät voivat keskittyä olennaisiin tehtäviinsä, kun taas PSO hoitaa hallinnolliset tehtävät.
• PSO edistää yhdenmukaisten standardien ja menetelmien soveltamista, mikä johtaa laadukkaampiin projektituloksiin.

Vinkkejä oikeanlaisen PMO:n valintaan

Oikeanlaisen projektinhallintatoimiston valitseminen on erittäin tärkeää projektien onnistumisen ja yritysstrategian tehokkaan toteuttamisen kannalta. Oikean valinnan tekemiseksi onkin syytä selvittää muutama tärkeä seikka:

1. Organisaation tavoitteet: Ensiksi on tärkeää tunnistaa yrityksen yleiset tavoitteet ja strategiset painopisteet. Tämän perusteella voidaan määrittää, miten PMO voi edistää näiden tavoitteiden saavuttamista.
2. Organisaatiokulttuuri: Myös yrityksen kulttuuri on otettava huomioon PMO:ta valittaessa. Esimerkiksi tukeva PMO voi sopia paremmin yhteistyöhön perustuvaan ja joustavaan kulttuuriin, kun taas valvova PMO voi toimia paremmin strukturoidussa ympäristössä.
3. Projektin monimutkaisuus: Vaikka ohjaava tai EPMO voi soveltua monimutkaisiin projekteihin, yksinkertaisemmat projektit voivat hyötyä enemmän tukevasta PMO:sta. Siksi myös tämä seikka olisi otettava huomioon PMO:ta valittaessa.
4. Valvonnan ja joustavuuden tasapainottaminen: Huomioon tulisi ottaa myös se, kuinka paljon valvontaa ja joustavuutta projektin onnistuminen edellyttää. Ohjaava PMO tarjoaa enemmän valvontaa, kun taas tukeva PMO voi tarjota enemmän joustavuutta.
5. Resurssit ja budjetti: PMO:sta voi syntyä suuria kustannuksia, erityisesti jos sen on palkattava suuri määrä työntekijöitä tai jos se tarvitsee suuren budjetin toimintojensa suorittamiseen. Siksi on syytä selvittää etukäteen, mitä resursseja ja määrärahoja PMO:lle voidaan antaa käyttöön. Esimerkiksi virtuaalinen PMO on yleensä kustannustehokkaampi kuin EPMO.
6. Viestintä ja hyväksyntä: Lisäksi tulisi varmistaa, että asianomaiset sidosryhmät ymmärtävät ja hyväksyvät valitun PMO-rakenteen. Avoin viestintä PMO:n hyödyistä, tehtävistä ja vaikutuksista on erittäin tärkeää.
7. Jatkuva mukauttaminen ja seuranta: Yrityksen sisäiset tarpeet voivat muuttua ajan myötä. Siksi olisi alusta alkaen otettava huomioon, että PMO:ta on aika ajoin tarkistettava ja mukautettava. Säännölliset arvioinnit auttavat varmistamaan, että valittu PMO vastaa edelleen sidosryhmien odotuksia ajan mittaan.

Yhteenveto

PMO:t tarjoavat monenlaisia mahdollisuuksia projektinhallinnan tukemiseen. PMO voi ottaa hoitaakseen lukuisia tehtäviä ja vastuualueita perustuesta projektien hallinnointiin ja projektisalkun strategiseen suuntaamiseen. Yritysten yksilöllisten vaatimusten ja tavoitteiden täyttämiseksi on siksi tärkeää harkita huolellisesti, minkä tyyppinen PMO soveltuu parhaiten juuri kyseiseen yritykseen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!