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Die wunderbare Welt der PMOs

Ein Leitfaden durch die Vielfalt der Project Management Offices

Die wunderbare Welt der PMOs

Ein Project Management Office (PMO) fungiert als zentrale Anlaufstelle für das Projektmanagement und trägt dazu bei, Projekte effektiv zu planen, zu überwachen und zu steuern. Genauso wie jedes Projekt einzigartig ist, ist aber auch jedes PMO einzigartig und es gibt keine „one-size-fits-all“-Lösung, die in jedem Unternehmen optimal passt. Vielmehr gibt es eine faszinierende Vielfalt von PMO-Typen – von unterstützenden und steuernden PMOs bis hin zu lenkenden oder virtuellen PMOs. Jedes dieser PMOs erfüllt unterschiedliche Zwecke und trägt dazu bei, den individuellen Bedürfnissen und Zielen von Organisationen gerecht zu werden.

Die Typen von PMOs

Ein PMO kann verschiedenste Aufgaben übernehmen, um das Projektmanagement zu unterstützen. Daher sollte man sich vor der Einführung eines PMOs genau überlegen, welche Erwartungen man daran stellt. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Ausrichtungen zu kennen, die eingeschlagen werden können.

  1. Supportive PMO (Unterstützendes PMO): Ein unterstützendes PMO bietet Ressourcen, Vorlagen, Schulungen und Best Practices für Projektmanager. Es spielt eine unterstützende Rolle, ohne direkt in das Projektmanagement einzugreifen.
  2. Controlling PMO (Steuerndes PMO): Ein steuerndes PMO überwacht und kontrolliert Projekte, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Standards und Richtlinien entsprechen. Es kann aktiv in das Projektmanagement eingreifen, wenn das notwendig wird, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben.
  3. Directive PMO (Lenkendes PMO): Im Gegensatz zu einem unterstützenden PMO übernimmt ein lenkendes PMO aktiv die Kontrolle über das Projektmanagement. Es kann Projektmanager ernennen, Prozesse standardisieren und direkte Anweisungen für die Durchführung von Projekten geben.
  4. Enterprise PMO (EPMO): Ein EPMO hat eine organisationale Perspektive und konzentriert sich darauf, die strategischen Ziele der gesamten Organisation zu unterstützen. Es arbeitet eng mit dem Top-Management zusammen, um sicherzustellen, dass Projekte die strategischen Ziele unterstützen.
  5. Virtual PMO (Virtuelles PMO): Ein virtuelles PMO existiert ohne eine physische Präsenz und kann über verschiedene Standorte oder sogar Länder hinweg verteilt sein. Es arbeitet mit modernen Technologien und Tools, um die Zusammenarbeit und Kommunikation in Projekten zu unterstützen.
  6. Project Support Office (PSO): Ein PSO konzentriert sich speziell auf die Unterstützung einzelner Projekte. Es bietet Tools, Ressourcen und Unterstützung für Projektleitende, um den erfolgreichen Abschluss der Projekte zu gewährleisten.

Das unterstützende PMO: Rückhalt für den Projekterfolg

Ein unterstützendes Project Management Office stellt notwendige Ressourcen bereit, unterstützt mit Best Practices und berät Projektleitende. Es kann daher folgende Aufnahmen übernehmen:

  • Ressourcenbereitstellung: Ein unterstützendes PMO stellt Projektmanagern die notwendigen Ressourcen zur Verfügung, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. Dies umfasst sowohl personelle Ressourcen als auch Tools, Schulungen oder Vorlagen.
  • Best Practices und Standards: Durch die Einführung und Förderung bewährter Praktiken im Projektmanagement gewährleistet ein unterstützendes PMO, dass Projekte nach konsistenten Standards durchgeführt werden. Dies schafft eine Grundlage für Effizienz und Qualitätskontrolle.
  • Beratung und Unterstützung: Projektleitende können auf die Expertise des unterstützenden PMOs zurückgreifen, wenn sie auf Herausforderungen stossen. Das PMO bietet Beratungsdienstleistungen, um Hindernisse zu überwinden und den Projekterfolg sicherzustellen.

Beispiele für unterstützende PMO-Aktivitäten:

  • Bereitstellung oder Unterstützung bei Schulungen und Zertifizierungen
  • Bereitstellung von Projektmanagement-Tools wie Projektmanagementsoftware oder Kollaborationstools
  • Regelmässige Qualitätsprüfungen, um sicherzustellen, dass Projekte den definierten Standards entsprechen

Vorteile der Implementierung eines unterstützenden PMOs:

  • Effizienzsteigerung: Durch die Bereitstellung von bewährten Methoden und Ressourcen unterstützt ein PMO die Projektmanager dabei, ihre Arbeit effizienter zu gestalten. So können Projekte schneller umgesetzt werden.
  • Qualitätssicherung: Durch die Festlegung von Standards trägt ein unterstützendes PMO zu einer höheren Qualität der Projektergebnisse bei. So können beispielsweise Fehler minimiert werden und die Zufriedenheit der Stakeholder wird sichergestellt.
  • Wissensaustausch: Das PMO schafft eine Plattform für den Austausch von bewährten Praktiken und Erfahrungen zwischen Projektleitenden. Dies fördert eine Lernkultur und trägt dazu bei, das gesamte Projektwissen zu verbessern.

Das Steuernde PMO: Dirigenten des Projekterfolgs

Ein steuerndes Project Management Office nimmt eine aktive Rolle in der Kontrolle und Überwachung von Projekten ein. Es übernimmt folgende Aufgaben:

  • Projektüberwachung und -kontrolle: Ein steuerndes PMO übernimmt die Verantwortung für die kontinuierliche Überwachung von Projekten. Es stellt sicher, dass Projekte gemäss den definierten Standards, Zeitplänen und Budgets verlaufen.
  • Ressourcenallokation: Das PMO kümmert sich zudem um die effiziente Allokation von Ressourcen, um sicherzustellen, dass Projekte über die benötigten personellen und materiellen Mittel verfügen.
  • Risikomanagement: Zudem identifiziert und bewertet ein steuerndes PMO Risiken frühzeitig. Es entwickelt Strategien zur Risikovermeidung oder -minderung und überwacht deren Umsetzung.

So kann ein steuerndes PMO in Projekte eingreifen:

  • Interventionsstrategien: Bei erkannten Problemen kann ein steuerndes PMO aktiv in Projekte eingreifen. Dies kann durch die Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen, die Anpassung von Zeitplänen oder eine Neuausrichtung der Projektziele erfolgen.
  • Performance-Reviews: Das PMO führt regelmässige Reviews durch, um die Performance der Projekte zu bewerten. Basierend auf diesen Bewertungen können notwendige Massnahmen empfohlen oder ergriffen werden, um Projekte auf Kurs zu halten.
  • Qualitätsmanagement: Ein steuerndes PMO stellt sicher, dass Projekte den qualitativen Anforderungen entsprechen. Hierzu kann es Qualitätsprüfungen durchführen und Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung implementieren.

Herausforderungen eines steuernden PMOs:

  • Möglicher Widerstand von Projektteams gegenüber Eingriffen.
  • Komplexität bei der Identifikation und Behandlung von Risiken.
  • Notwendigkeit einer klaren Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden.

Vorteile eines steuernden PMOs:

  • Früherkennung von Problemen und rechtzeitige Einleitung von Gegenmassnahmen.
  • Verbesserte Projektkontrolle und Einhaltung von Zeitplänen und Budgets.
  • Erhöhte Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Projektabwicklungen.

Das lenkende PMO: Architekten des Projekterfolgs

Ein lenkendes Project Management Office geht über die Überwachung hinaus und übernimmt aktiv die Führung und Lenkung von Projekten. Dadurch spielt es eine zentrale Rolle bei der Erreichung der organisatorischen Ziele. Es übernimmt folgende Rollen und Verantwortlichkeiten:

  • Projektleitung: Ein lenkendes PMO übernimmt die Führung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten. Es stellt sicher, dass die Projekte den strategischen Zielen und der Gesamtvision der Organisation entsprechen.
  • Entscheidungsfindung: Zudem trifft das PMO entscheidende strategische und operative Entscheidungen, um sicherzustellen, dass Projekte auf dem richtigen Kurs bleiben. Dies umfasst auch die Priorisierung von Ressourcen und Projekten entsprechend den organisatorischen Zielen.
  • Teamleitung: Ein lenkendes PMO kann eigene Projektteams ernennen und leiten, um sicherzustellen, dass die Projekte von hochqualifizierten Fachleuten umgesetzt werden.

So kann ein lenkendes PMO in Projekte eingreifen:

  • Strategische Anpassungen: Bei sich ändernden organisatorischen Zielen kann ein lenkendes PMO Projekte strategisch anpassen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin einen Mehrwert für die Organisation bieten.
  • Top-Down-Steuerung: Das PMO übt eine top-down-Steuerung aus, indem es klare Richtlinien, Standards und Prozesse festlegt, die in den gesamten Projekten umgesetzt werden müssen.
  • Kapazitätsplanung: Ein lenkendes PMO plant die Ressourcenkapazität im Voraus, um sicherzustellen, dass alle Projekte mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet sind, um ihre Ziele zu erreichen.

Herausforderungen eines lenkenden PMOs:

  • Potenzielle Konflikte mit Projektmanagern und Teams aufgrund von Mikromanagement.
  • Notwendigkeit eines klaren Kommunikationsansatzes, um die organisatorischen Ziele zu vermitteln.

Vorteile eines lenkenden PMOs:

  • Maximierung der strategischen Ausrichtung der Projekte.
  • Effektive Nutzung von Ressourcen durch eine zentrale Steuerung.
  • Schnelle Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Organisationsziele.

Das Enterprise PMO: Strategen für organisationales Projektmanagement

Ein Enterprise Project Management Office (EPMO) ist ein strategischer Ansatz für das Projektmanagement auf Unternehmensebene. Es gestaltet die strategische Herangehensweise an das Projektmanagement und verbindet Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen. Daher übernimmt es folgende Aufgaben:

  • Strategische Ausrichtung: Ein EPMO ist darauf ausgerichtet, die Projekte in Übereinstimmung mit den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten. Es stellt sicher, dass alle Projekte einen direkten Beitrag zur Gesamtstrategie leisten.
  • Portfolio-Management: Zudem überwacht und verwaltet es das gesamte Projektportfolio der Organisation. Es trifft Entscheidungen darüber, welche Projekte priorisiert und durchgeführt werden, um den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu gewährleisten.
  • Governance und Compliance: Ein EPMO definiert auch die Governance-Richtlinien und sorgt dafür, dass Projekte im Einklang mit organisatorischen Standards und externen Vorschriften durchgeführt werden.
  • Risikomanagement: Ausserdem überwacht und managt das EPMO Risiken auf Unternehmensebene, um mögliche Auswirkungen auf das gesamte Portfolio zu minimieren.
  • Ressourcenmanagement: Es sorgt für eine effiziente Nutzung von Ressourcen über alle Projekte hinweg, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.
  • Leistungsmessung: Zudem ist ein EPMO dafür verantwortlich Metriken und KPIs zu implementieren, um die Leistung der Projekte und des Gesamtportfolios zu bewerten. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung.

Herausforderungen eines Enterprise PMOs:

  • Die Einführung eines EPMOs erfordert oft eine kulturelle Veränderung innerhalb der Organisation.
  • Die Verwaltung eines umfangreichen Projektportfolios bringt eine hohe Komplexität mit sich.
  • Widerstand gegen Veränderungen bei den Teams und Führungskräften kann eine Herausforderung darstellen.

Vorteile eines Enterprise PMOs:

  • Durch die strategische Ausrichtung wird eine klare Verbindung zwischen Projekten und den übergeordneten Unternehmenszielen gewährleistet.
  • Die Standardisierung von Prozessen und Methoden über alle Projekte hinweg fördert Effizienz und Konsistenz bei der Umsetzung von Projekten.
  • Fundierte Entscheidungen auf Basis einer umfassenden Sicht auf das gesamte Portfolio werden ermöglicht.

Das virtuelle PMO: Grenzenlose Zusammenarbeit im Projektmanagement

Ein virtuelles Project Management Office ist dafür geschaffen, Projektteams bei der Arbeit über räumliche Grenzen hinweg zu unterstützen – ganz egal, ob das Projektteam weltweit verteilt ist oder remote arbeitet. Es existiert ohne eine physische Präsenz und setzt auf moderne Technologien, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen. So können Organisationen die Vorteile globaler Zusammenarbeit zu nutzen und gleichzeitig die Herausforderungen der digitalen Welt zu meistern. Durch die richtige Integration von Technologien und die Berücksichtigung von Kommunikationsstrategien kann ein Virtuelles PMO eine flexible und effiziente Arbeitsweise für ein modernes Projektmanagement ermöglichen. Die Funktionen eines virtuellen PMOs umfassen:

  • Online-Kollaboration: Das virtuelle PMO setzt digitale Plattformen und Tools ein, um Teammitglieder zu vernetzen, Informationen zu teilen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
  • Virtuelle Meetings: Nutzung von Videokonferenzen und Online-Meetings für die Kommunikation und Diskussion von Projektthemen, unabhängig von geografischen Standorten.
  • Dokumentenmanagement: Das virtuelle PMO unterstützt durch die Verwendung von Cloud-basierten Systemen für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Projektunterlagen. So wird eine zentrale Wissensbasis geschaffen.

Herausforderungen eines virtuellen PMOs:

  • Unterschiedliche Zeitzonen und Sprachen können zu Kommunikationsbarrieren führen, die sorgfältiges Management erfordern.
  • Virtuelle PMOs sind stark von moderner Technologie abhängig, was mögliche Probleme wie technische Störungen und Datenschutzfragen mit sich bringt.
  • Der Mangel an physischem Kontakt kann die Teamdynamik beeinflussen. Es kann sich also lohnen, in effektive Teambuilding-Massnahmen zu investieren.

Vorteile eines virtuellen PMOs:

  • Virtuelle PMOs ermöglichen die Zusammenarbeit von Teams über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg, was die Reichweite von Projekten erweitert.
  • Durch den Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln können Teams schneller und effizienter miteinander kommunizieren.
  • Virtuelle PMOs bieten Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -orte, was die Work-Life-Balance fördert und talentierte Fachleute unabhängig von ihrem Standort einbindet.

Das Project Support Office (PSO): Stütze für den Projekterfolg

Ein Project Support Office, auch als Projektesupportbüro bekannt, ist eine Einrichtung, die speziell darauf abzielt, Projektteams und Projektmanager operativ zu unterstützen. Durch die gezielte Bereitstellung von Ressourcen, administrative Unterstützung und die Förderung von bewährten Methoden trägt das PSO dazu bei, dass Projekte reibungsloser verlaufen. Es übernimmt folgende Aufgaben:

  • Ressourcenbereitstellung: Das PSO stellt sicher, dass Projektteams über die notwendigen Ressourcen, sei es Personal, Budget oder Technologien, verfügen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
  • Administrative Unterstützung: Das PSO unterstützt bei administrativen Aufgaben, wie der Dokumentation von Projektplänen, der Organisation von Meetings und der Bereitstellung von Projektberichten.
  • Prozessoptimierung: Es fördert die Anwendung von bewährten Methoden und optimiert projektbezogene Prozesse, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

Herausforderungen eines Project Support Offices:

  • Die Anforderungen an Unterstützung können je nach Projekt stark variieren, was eine flexible Anpassung des PSOs erfordert.
  • Eine klare Kommunikation zwischen dem PSO und den Projektteams ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die benötigte Unterstützung effektiv bereitgestellt wird.
  • Das PSO muss oft mit begrenzten Budgets arbeiten, was eine sorgfältige Planung von Ressourcen erfordert.

Vorteile eines Project Support Offices:

  • Durch die gezielte Bereitstellung von Ressourcen trägt das PSO dazu bei, dass Projekte mit optimaler Effizienz durchgeführt werden können und Ressourcen optimal genutzt werden.
  • Projektteams können sich dank eines PSO auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren, während das PSO die administrativen Aufgaben übernimmt.
  • Das PSO fördert die Anwendung konsistenter Standards und Methoden, was zu einer höheren Qualität der Projektergebnisse führt.

Tipps zur Auswahl des Richtigen PMOs

Die Wahl des passenden Project Management Offices ist entscheidend für den Erfolg von Projekten und die effektive Umsetzung der Unternehmensstrategie. Um die richtige Wahl zu treffen, sollte man also einige wichtige Punkte klären:

  1. Organisationsziele: Zunächst ist es wichtig, die übergeordneten Ziele und strategischen Prioritäten des Unternehmens zu identifizieren. Darauf basierend kann bestimmt werden, wie ein PMO dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen.
  2. Organisationskultur: Auch die Unternehmenskultur sollte bei der Auswahl des PMOs in Betracht gezogen werden. So passt ein unterstützendes PMO möglicherweise besser zu einer kollaborativen und flexiblen Kultur, während ein steuerndes PMO in einer strukturierten Umgebung besser funktionieren könnte.
  3. Projektkomplexität: Während bei komplexen Projekten ein lenkendes oder ein EPMO geeignet sein kann, können einfachere Projekte möglicherweise eher von einem unterstützenden PMO profitieren. Daher sollte auch dieser Punkt bei der Wahl eines PMO bedacht werden.
  4. Abwägung von Kontrolle und Flexibilität: Ausserdem sollte überlegt werden, wie viel Kontrolle und Flexibilität für den Projekterfolg erforderlich sind. Ein lenkendes PMO bietet ein höheres Mass an Kontrolle, während ein unterstützendes PMO mehr Flexibilität ermöglichen kann.
  5. Ressourcen und Budget: Ein PMO kann grosse Kosten verursachen, insbesondere wenn zahlreiche Mitarbeitende eingestellt werden müssen oder es ein grosses Budget benötigt, um seine Tätigkeiten durchzuführen. Daher sollte vorab geklärt werden, welche Ressourcen und welches Budget für ein PMO zur Verfügung gestellt werden können. Ein virtuelles PMO ist beispielsweise in der Regel kosteneffizienter als ein EPMO.
  6. Kommunikation und Akzeptanz: Zudem sollte sichergestellt werden, dass die ausgewählte PMO-Struktur von den relevanten Stakeholdern verstanden und akzeptiert wird. Eine Transparente Kommunikation über die Vorteile, Aufgaben und Auswirkungen des PMOs ist entscheidend.
  7. Kontinuierliche Anpassung und Überwachung: Die Bedürfnisse innerhalb eines Unternehmens können sich im Laufe der Zeit ändern. Daher sollte von Anfang an bedacht werden, dass das PMO gelegentlich überprüft und angepasst werden muss. Regelmässige Bewertungen helfen dabei sicherzustellen, dass das gewählte PMO auch nach einer längeren Zeit die Erwartungen der Stakeholder erfüllt.

Fazit

PMOs eröffnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, um das Projektmanagement zu unterstützen. Von grundlegender Unterstützung, über die Leitung von Projekten bis hin zur strategischen Ausrichtung des Projektportfolios kann ein PMO zahlreiche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen. Um den individuellen Anforderungen und Zielen von Unternehmen gerecht werden ist es also wichtig, genau abzuwägen, welche Art von PMO am besten für das jeweilige Unternehmen geeignet ist.

Die Projektmanagementsoftware myPARM bietet eine umfassende Unterstützung für verschiedene PMO-Typen. Mit Funktionen wie Ressourcenmanagement, Dokumentenmanagement und Risikomanagement ermöglicht myPARM eine effiziente Arbeitsweise für unterstützende PMOs. Für steuernde PMOs bietet die Software klare Dashboards, um Projektfortschritte zu überwachen, und ermöglicht eine schnelle Intervention bei Bedarf. Lenkende PMOs profitieren von myPARM durch strategische Planungsfunktionen, Entscheidungsunterstützung und einem zentralen Ort für die Verwaltung aller Projektteams. Das EPMO kann von dem integrierten Portfoliomanagement profitieren, während virtuelle PMOs die Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen nutzen können. Für das Project Support Office bietet myPARM effektive Tools zur Ressourcenbereitstellung, Qualitätskontrolle und Prozessoptimierung.

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