Miten projektinhallintatoimisto (PMO) perustetaan?

Muutamassa vaiheessa menestyksekkääseen PMO:hon

Mikä on PMO? Mitä tehtäviä se voi hoitaa?

Projektinhallintatoimisto (PMO) on yrityksen keskitetty yksikkö, jonka tehtävänä on tukea projekteja, projektipäälliköitä ja moniprojektien hallintaa. Se auttaa erityisesti projektien valmisteluun, suunnitteluun, seurantaan, dokumentointiin ja jälkikäsittelyyn liittyvissä tehtävissä sekä pitää yllä kokonaiskuvaa kaikista projekteista. Siksi se voi hoitaa erilaisia tehtäviä:

• Strategiset tehtävät: PMO:lla on hyvä yleiskuva projektisalkusta ja samalla se tuntee yrityksen strategian. Siksi se voi valita ja priorisoida ne projektit, jotka auttavat yritystänne toteuttamaan strategiaansa. Lisäksi PMO voi huolehtia kaikkien projektien keskitetyistä mahdollisuuksien ja riskien hallinnasta.
  PMO voi myös vastata ohjeistusten laatimisesta, standardien kehittämisestä tai uusien työkalujen ja menetelmien käyttöönotosta. Näin varmistetaan yhtenäiset projektinhallintastandardit ja tasainen laatu.
• Tukitehtävät: Neuvonta projektien toteuttamisessa sekä tietojen, teknisen tuen tai mallipohjien tarjoaminen, samoin kuin henkilöstön valmennus ja koulutus projektinhallintamenetelmissä voivat myös kuulua PMO:n tehtäviin. PMO voi kuitenkin auttaa teitä myös kokoustilojen varaamisessa, työvälineiden järjestämisessä, kokousten valmistelussa ja jälkikäsittelyssä sekä projektitietojen keräämisessä ja ylläpidossa.
• Valvontatehtävät: Myös projektien seuranta ajan, tavoitteiden saavuttamisen, kustannusten ja laadun osalta voi kuulua PMO:n tehtäviin, samoin kuin sen tarkistaminen, noudatetaanko asetettuja standardeja.
• Ohjaavat tehtävät: Operatiiviset PMO:t puuttuvat lisäksi suoraan projekteihin. Ne koordinoivat esimerkiksi resurssien käyttöä eri projektien välillä, osoittavat projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä tai asettavat oman tiiminsä henkilöstöä käytettäväksi projektin toteuttamiseksi.

Milloin on järkevää ottaa käyttöön PMO?

Koska PMO:n käyttöönotto on paitsi kallista myös aikaa vievää, sinun tulisi harkita tarkkaan, onko se sinun tapauksessasi järkevää. Mitä enemmän erilaisia projekteja on hallinnoitava ja mitä enemmän niissä käytetään resursseja osastojen, toimipaikkojen tai jopa maiden rajojen yli, sitä hyödyllisempi projektinhallintatoimisto on koordinoivana rajapintana. Lisäksi se on järkevää, jos yrityksen strategian perusteella on tehtävä nopeita päätöksiä ja asetettava prioriteetteja sekä jos lukuisat sidosryhmät haluavat saada tarkkaa tietoa käynnissä olevista projekteista.

PMO:n haitat

(sen suuntautumisesta ja tehtävistä riippuen)

• Korkeat kustannukset
• Käyttöönotto on työlästä ja aikaa vievää
• Se voi lisätä hallinnollista työmäärää ja hidastaa prosesseja
• Hyväksyntää ei aina löydy yrityksessä

PMO:n käyttöönotto – projekti

Koska PMO:n tehtävät ja vastuut tulisi mukauttaa yrityksenne tarpeisiin, PMO:n käyttöönotto etenee kuin projekti: aluksi laaditte analyysin nykytilanteesta, jonka pohjalta kehitätte räätälöidyn konseptin, jonka sitten otatte käyttöön ja siirrätte osaksi normaalia toimintaa.

1. Nykytilan analyysi:

Jotta PMO:n tavoitteet ja vastuualueet voidaan määritellä seuraavassa vaiheessa parhaalla mahdollisella tavalla, sinun tulisi ensin laatia projektiluettelo. Jos käytät jo projektinhallintaohjelmistoa, jossa on salkunhallintatoiminto, voit tarkastella koko luetteloa siellä. Lisäksi sinun tulisi analysoida projektinhallintaympäristösi nykytilanne. Kysy itseltäsi seuraavaa:

• Mitä prosesseja, menetelmiä ja työkaluja käytetään tällä hetkellä? Ovatko ne tehokkaita ja toimivia?
• Minkälaisen koulutuksen projektitiimit ovat saaneet?
• Milloin projekti katsotaan projektiksi?
• Mitä hankkeita on tällä hetkellä käynnissä ja mikä on niiden tärkeysjärjestys?
• Kuinka hyödyllisiä tähänastiset tilanneraportit ovat?
• Missä on ongelmia tai heikkouksia?

Tämän analyysin lisäksi sinun tulisi käydä keskusteluja yksittäisten sidosryhmien kanssa, jotta ymmärrät, mitä PMO:lta odotetaan. Selvitä siis, ketkä ovat sidosryhmät ja mitä hyötyä ne odottavat.
Vertaamalla toiveita nykytilan analyysin tuloksiin voit laatia suosituksia tulevaa PMO:ta varten.

2. Suunnittelu:

Nyt teidän tulisi määrittää, mitkä tehtävät, oikeudet ja toimivaltuudet uudelle PMO:lle tulisi siirtää ja mitkä ovat sen painopistealueet. Tämän perustana toimii nykytilan analyysi, jossa on tunnistettu vaatimukset. Lisäksi tässä vaiheessa sinun tulisi pohtia, mihin kohtaan yrityksesi organisaatiorakenteessa PMO tulisi sijoittaa ja mitä työntekijöitä tarvitaan.
Vinkkimme: Sidosryhmillä on usein monenlaisia odotuksia uutta PMO:ta kohtaan. Kestää kuitenkin kauan, ennen kuin kaikki työntekijät todella hyväksyvät sen ja se voi toimia tehokkaasti. Siksi on helpompaa keskittyä aluksi muutamiin olennaisiin tehtäviin ja laajentaa toiminta-aluetta vähitellen. Tämä lisää hyväksyntää ja ymmärrystä yrityksenne sisällä.

3. Toteutus:

Nyt voitte aloittaa PMO:n käyttöönoton, palkata PMO-johtajan ja hänen tiiminsä sekä kouluttaa tiimiä. Kiinnittäkää rekrytoinnissa huomiota pitkäaikaiseen kokemukseen projektinhallinnasta sekä palveluhaluun, mutta myös määrätietoisuuteen.
Lisäksi teidän tulisi huolehtia hyvästä viestinnästä sidosryhmien ja työntekijöiden kanssa käyttöönoton aikana. Sisäinen markkinointi auttaa teitä selventämään kaikille uuden osaston tehtäviä ja tarjoamia palveluita.
Valmistelkaa nyt myös PMO:n tehtävät: voitte esimerkiksi laatia kriteerit projektinhallintamenetelmän valintaa varten, suunnitella prosesseja tai koota luettelon käytettävissä olevista resursseista ja niiden toiminnoista.

4. Normaali käyttö:

Toteutuksen jälkeen siirrytään normaaliin toimintaan, eli projektinhallintatoimistonne (PMO) tiimi hoitaa nyt kaikki tehtävät itsenäisesti. On tärkeää, että PMO:n tehtäviä ja vastuualueita tarkastellaan kriittisesti myös normaalin toiminnan aikana. Näin PMO:ta voidaan optimoida ja mukauttaa paremmin yrityksenne ja sen ajankohtaisten tarpeiden mukaiseksi.

Vinkkejä PMO:n käyttöönottoon

• Nopeat tulokset: Muutamat välittömät tulokset heti PMO:n käyttöönoton jälkeen voivat herättää innostusta ja lisätä hyväksyntää yrityksessä. Mieti siis jo suunnitteluvaiheessa, missä voit saavuttaa nopeita tuloksia tai missä ongelmissa voit helposti tukea projektitiimejä. Tässä yhteydessä on tärkeää analysoida tarkasti ja rehellisesti nykyisen projektinhallinnan heikkoudet.
• Sidosryhmien osallistaminen: Huolehtikaa siitä, että viestitte avoimesti kaikkien sidosryhmien kanssa jo varhaisessa vaiheessa. Näin kaikki ovat tarkasti perillä siitä, miksi PMO otetaan käyttöön ja missä se voi tarjota apua. Jos sidosryhmille muistutetaan toistuvasti projektinhallintatoimiston (PMO) eduista, on todennäköisempää, että he tekevät rakentavaa yhteistyötä kanssanne. Kokemuksemme mukaan voi kuitenkin tapahtua, että osa työntekijöistä suhtautuu aluksi skeptisesti uuteen PMO:hon. Siksi on erityisen tärkeää, että johto tukee tätä uutta osastoa vakaasti.
• Tehtävien selkeä määrittely: PMO voi hoitaa lukemattomia erilaisia tehtäviä samanaikaisesti eri osastoilla ja toimipaikoissa. Erityisesti alkuvaiheessa tämä voi kuitenkin aiheuttaa sekaannusta ja ylikuormitusta. Siksi on järkevää aloittaa aluksi muutamalla tarkasti määritellyllä keskeisellä tehtävällä pienessä mittakaavassa ja laajentaa PMO:ta sitten tarpeen mukaan.

Päätelmä

Jokainen projektinhallintatoimisto (PMO) on erilainen, sillä sen tulisi olla räätälöity yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Siksi se voi hoitaa monenlaisia tehtäviä – puhtaista tukitoiminnoista kokonaisen projektin johtamiseen. PMO voi kuitenkin toimia todella hyvin vain, jos kaikki sidosryhmät ymmärtävät tämän osaston tuoman lisäarvon ja tekevät sen kanssa yhteistyötä. Silloin se voi kuitenkin merkittävästi edistää yrityksen menestystä.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!