Tutkimus osoittaa, että hybridityömalleilla on kysyntää myös Sveitsissä
Mitä haasteita tämä asettaa yritykselle ja miten toteutus onnistuu?
Viimeisten kahden vuoden aikana työtapamme ovat muuttuneet radikaalisti. Lukemattomat työntekijät joutuivat yhtäkkiä siirtymään etätyöhön. Tämä oli suuri haaste myös yrityksille. Työtapamme eivät ole koskaan muuttuneet yhtä nopeasti ja radikaalisti kuin tänä aikana. St. Gallenin yliopiston yhdessä Novu Officen ja HR Campuksen kanssa tekemän tutkimuksen mukaan tämä on johtanut merkittävään ajattelutavan muutokseen useimmissa kyselyyn osallistuneissa sveitsiläisissä yrityksissä. Vaikka suuntaus kohti joustavampia työmalleja ei olekaan aivan uusi, monet yritykset epäröivät vielä ennen pandemiaa muuttamaan aiempaa toimintatapaansa. Nyt kuitenkin 83 prosenttia kyselyyn vastanneista työnantajista on tullut siihen tulokseen, että siirtyminen etätyöhön oli menestys heidän yritykselleen.
Myös työntekijöiden keskuudessa on tapahtunut muutoksia: vain 12 prosenttia haluaa palata koronakriisin jälkeen takaisin toimistoon täysipäiväisesti, kun taas 88 prosenttia toivoo uutta työmallia, jossa vähintään yksi päivä viikossa työskennellään kotoa käsin. Tästä 62 prosenttia suosii hybridityömallia, kun taas 26 prosenttia haluaisi työskennellä kokonaan etätyönä.
Hybridityöskentelymallit yhdistävät perinteisen, toimistossa tapahtuvan työn etätyön joustavuuteen. Kun ennen koronapandemiaa 35 prosenttia kyselyyn vastanneista sveitsiläisistä yrityksistä käytti hybridityöskentelymalleja tai ainakin suunnitteli niiden käyttöönottoa, nyt niiden käyttö on noussut 77 prosenttiin kaikissa yrityskokoissa ja toimialoilla. Suurin osa yrityksistä on kuitenkin vielä tällaisten mallien kehitysvaiheessa, sillä vaikka hybridityöskentelyllä on lukuisia etuja sekä työnantajille että työntekijöille, on siinä myös joitakin haasteita, jotka on ratkaistava.
Esimerkiksi 89 prosenttia yrittäjistä pitää osallistavan yrityskulttuurin ylläpitämistä suurimpana haasteena, ja 71 prosenttia näkee vaikeuksia tiimien tehokkaassa yhteistyössä. Tämä tarkoittaa, että tarvitaan uusia mahdollisuuksia ja välineitä, joilla työntekijät voidaan yhdistää yhtä lailla sekä toimistossa että kotona.
Jos hybridityömalleja siis hyödynnetään tulevaisuudessa entistä laajemmin, myös projektinhallinnassa tarvitaan uusia lähestymistapoja. Siksi tässä on kolme vinkkiä, jotka auttavat etätyön järjestämisessä:
1. Asettaa puitteet
Ilman konkreettisia puitteita työntekijöiden on usein vaikea työskennellä etätyössä. Monet työntekijät tuntevatkin velvollisuudekseen olla tavoitettavissa koko päivän, eikä heidän työ- ja yksityiselämänsä välillä ole enää rajaa. Siksi on tärkeää, että työajat määritellään tarkasti. Etätyöskentely voi tuoda etuja myös niille työntekijöille, joiden on hoidettava yksityisiä asioita työaikana. Tällaisissa tapauksissa on kuitenkin huolehdittava tarkasti siitä, että oma kalenteri pidetään ajan tasalla, jotta kollegat näkevät, milloin olet tavoitettavissa.
2. Painopiste viestinnässä
Viestintä voi aiheuttaa etätyöskentelyssä joitakin vaikeuksia, sillä lyhyet keskustelut kahvikeittiössä tai kysymysten selvittäminen työpöydän yli jäävät pois. Työtovereita ei aina tavoiteta puhelimitse, eikä sähköposteihin yleensä saada vastausta heti. Myöskään verkkokokoukset eivät aina ole paras ratkaisu, sillä ne houkuttelevat työntekijöitä helposti tekemään samalla muita töitä. Jotta kaikki projektiin osallistuvat pysyisivät aina ajan tasalla, tarvitaan siis erilaista viestintätapaa. Päivittäisten, lyhyiden koordinointikokousten lisäksi projektinhallintajärjestelmä voi tukea teitä optimaalisesti, jotta ette tuhlaa liikaa aikaa sähköposteihin, videoneuvotteluihin tai puheluihin. Projektinhallintaohjelmistossa voitte hallita tehtäviä ja edistymistä ja tarkistaa näin milloin tahansa projektin nykyisen tilan.
3. Uusien menetelmien kokeileminen
Jokaisella projektilla ja projektitiimillä on omat vaatimuksensa ja tarpeensa. Siksi ratkaisu, joka on toiminut erinomaisesti yhdessä projektissa, ei välttämättä toimi toisessa projektissa. Olkaa siis avoimia uusille lähestymistavoille, ratkaisuille ja mahdollisuuksille. Oletteko esimerkiksi tähän asti luottaneet perinteiseen projektinhallintaan? Siinä tapauksessa voisi nyt olla hyödyllistä kokeilla ketterää tai hybridi-lähestymistapaa. Tällainen itseorganisoitu, pienin askelin etenevä työskentelytapa voi esimerkiksi edistää tiimin jäsenten välistä viestintää ja heidän tuottavuuttaan.
Miltä sopiva projektinhallintajärjestelmä voi näissä olosuhteissa näyttää, erityisesti kun kyseessä on perinteisen ja ketterän projektinhallinnan yhdistelmä, kerromme mielellämme henkilökohtaisessa keskustelussa.