Näin ChatGPT voi auttaa projektinhallinnassa

Tehokkaampaa projektityötä ja paremmat menestymismahdollisuudet tekoälyn ansiosta

Mikä on ChatGPT?

ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) on OpenAI:n kehittämä tekoälypohjainen kieligeneraattori. Tekoäly hyödyntää syväoppimista (Deep Learning) luonnollisen kielen ymmärtämiseen ja tuottamiseen. ChatGPT:tä voidaan käyttää tekstien automaattiseen kirjoittamiseen, kysymyksiin vastaamiseen ja jopa sellaisten prosessien suorittamiseen, jotka yleensä ovat ihmisten tehtäviä.

Mitä vaikutuksia ChatGPT:llä on projektinhallintaan?

Kysytäänpä ensin tekoälyltä itseltään, millaisia vaikutuksia sillä sen mielestä on projektinhallintaan:

ChatGPT:llä on monia vaikutuksia projektinhallintaan:

• Tehtävien automatisointi: ChatGPT voi automatisoida projektinhallintatehtäviä, kuten projektisuunnitelmien luomisen, edistymisen ja budjetin seurannan sekä asiakirjojen luomisen.
• Tehokkuuden parantaminen: Automatisoimalla työtehtäviä ChatGPT voi auttaa suorittamaan prosesseja nopeammin ja tarkemmin sekä hallinnoimaan resursseja tehokkaammin.
• Riskien minimointi: ChatGPT pystyy avustamaan projektipäälliköitä tunnistamaan riskit varhaisessa vaiheessa ja ehdottamaan ratkaisuja, mikä auttaa minimoimaan projektien riskejä.
• Viestinnän ja yhteistyön tukeminen: ChatGPT voi auttaa projektitiimejä kehittämään viestintäsuunnitelmia ja jakamaan projektitietoja.
• Avoimuuden lisääminen: Automatisoimalla raportoinnin ja dokumentoinnin ChatGPT voi auttaa tekemään projektista avoimemman kaikille sidosryhmille.

Miten ChatGPT voi auttaa projektinhallinnassa?

Tietysti haluamme myös tietää konkreettisesti, miten tekoäly voi auttaa, ja haluamme testata sitä heti. ChatGPT sanoo asiasta seuraavaa:

Voin auttaa projektinhallinnassa monin eri tavoin, riippuen projektin erityisvaatimuksista ja tavoitteista. Esimerkkejä tästä ovat muun muassa:

• Projektisuunnitelmien laatiminen: Minua voidaan käyttää projektisuunnitelmien laatimiseen luomalla tehtäviä, aikatauluja ja riippuvuussuhteita automaattisesti.
• Projektin tilanneraporttien laatiminen: Minua voidaan käyttää projektin tilanneraporttien automaattiseen laatimiseen analysoimalla tietoja projektinhallintatyökaluista ja muuntamalla ne helppolukuisiksi raporteiksi.
• Kokousten tukeminen: Minua voidaan käyttää projektikokousten pöytäkirjojen automaattiseen laatimiseen transkriboimalla puhutut sanat ja muuntamalla ne kirjallisiksi muistiinpanoiksi.
• Koulutusmateriaalien laatiminen: Minua voidaan käyttää projektitiimien koulutusmateriaalien automaattiseen laatimiseen poimimalla projektidokumenteista ja -tiedoista olennaiset tiedot ja muuntamalla ne helposti ymmärrettäviksi materiaaleiksi.

On kuitenkin tärkeää huomata, että olen automatisoitu työkalu, enkä siksi aina pysty täyttämään projektinhallinnan monimutkaisia vaatimuksia ja tarpeita täysin. Siksi on tärkeää käyttää minua tukena eikä korvaajana ihmisen tekemille päätöksille ja harkinnalle.

Tuki asiakirjojen laatimisessa

ChatGPT:tä voidaan siis käyttää esimerkiksi projektin tilanneraporttien automaattiseen laatimiseen analysoimalla projektinhallintatyökaluista saatavia tietoja ja muuntamalla ne luettaviksi raporteiksi. Tarkemmin kysyttäessä tekoäly selittää, että tähän liittyy useita vaiheita:

1. Projektitietojen kerääminen: Minua voidaan käyttää olennaisten projektitietojen, kuten tehtävien edistymisen, resurssien käytön ja budjetin keräämiseen eri lähteistä, kuten projektinhallintatyökaluista, sähköposteista ja muista asiakirjoista.
2. Projektitietojen analysointi: Osaan analysoida kerättyjä projektitietoja ja tunnistaa tärkeitä kehityssuuntia, haasteita ja saavutuksia projektissa.
3. Projektin tilanneraporttien luominen: Muuntamalla analysoidut tiedot luettavaan muotoon, kuten taulukoihin tai kaavioihin, ja tekemällä yhteenvedon tärkeimmistä havainnoista voin luoda tilanneraportteja automaattisesti.
4. Korjaus ja tarkistus: Koska olen automaattinen työkalu, on tärkeää, että projektipäällikkö tai kokenut tiimin jäsen tarkastaa ja korjaa tuotetut projektiraportit ja varmistaa, että ne ovat projektin vaatimusten ja tavoitteiden mukaisia ja ajantasaisia.

Tuki projektisuunnitelmien laatimisessa

Koska ChatGPT ilmoittaa, että sitä voidaan käyttää myös projektisuunnitelmien laatimiseen, kysymme asiasta tarkemmin ja saamme vastauksen, että se pystyy luomaan tehtäviä, aikatauluja ja riippuvuussuhteita automaattisesti. Tekoäly selittää, että se voi hoitaa seuraavat tehtävät:

• Projektitietojen kerääminen: Minua voidaan käyttää keräämään projektin kannalta olennaisia tietoja, kuten tavoitteita, tarpeita, resursseja ja budjettia eri lähteistä automaattisesti, kuten projektidokumenteista, sähköposteista ja muista työkaluista.
• Projektitietojen analysointi: Tunnistan näiden tietojen perusteella tärkeimmät tehtävät, riippuvuudet ja aikataulut.
• Projektisuunnitelmien luominen: Luon automaattisesti projektisuunnitelmia muuntamalla analysoidut tiedot sopivaan muotoon, kuten Gantt-kaavioihin tai taulukoihin.
• Korjaus ja tarkistaminen: Koska olen automaattinen työkalu, on tärkeää, että projektipäällikkö tai joku kokenut tiimin jäsen tarkastaa ja korjaa luomani projektisuunnitelmat varmistaakseen, että ne täyttävät projektin vaatimukset ja tavoitteet.

Koska tekoäly väittää pystyvänsä luomaan myös Gantt-kaavioita, kysymme nyt tarkemmin ja pyydämme sitä luomaan Gantt-kaavion esimerkkiprojektille. Tässä asiassa ChatGPT joutuu kuitenkin valitettavasti tuottamaan pettymyksen:

Pyydän anteeksi, mutta olen pelkkä tekstigeneraattori, enkä pysty luomaan Gantt-kaaviota. Voin kuitenkin auttaa teitä laatimaan taulukon, joka sisältää Gantt-kaavion laatimiseen tarvittavat tiedot, kuten tehtävät, aikataulu, riippuvuussuhteet ja vastuuhenkilöt.

Tekoäly selittää meille lisäksi, että Gantt-kaavio voidaan luoda erityisellä työkalulla tai Gantt-kaavioita tukevalla ohjelmistolla, ja että sen luoma taulukko voidaan tuoda sinne tai syöttää manuaalisesti. Lisäksi se ehdottaa meille heti muutamia työkaluja, joita tähän tarkoitukseen voidaan käyttää.
Pyydämme tällaista taulukkoa, ja se toimii todellakin erittäin hyvin:

Tosiasiassa tekoäly ei siis voi laatia Gantt-kaavioita, mutta se voi tarjota niille hyvän perustan, joka voidaan tuoda sellaisenaan projektinhallintaohjelmistoon. Tällä tavoin se ei korvaa projektipäällikköä eikä asianmukaista ohjelmistoa, mutta tarjoaa tukea tarvittavien tietojen kokoamisessa ja projektisuunnitelman laatimisessa.

ChatGPT:n vahvuudet

Jatkamme testausta ja huomaamme, että tekoäly osoittaa vahvuutensa erityisesti tiedon tiivistämisessä ja tiedonhaussa. Tällä tavalla käytettynä tekoäly voi siis auttaa projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä laatimaan projektiraportteja, luomaan esityksiä tai kokoamaan tietoa tietystä aiheesta. Voit esimerkiksi saada nopeasti yleiskuvan erilaisista projektimenetelmistä tai kysyä konkreettisesti mahdollisista toimintatavoista tai ongelmatilanteista. Tekoäly voi esimerkiksi vastata siihen, missä järjestyksessä tehtäviä tulisi hoitaa, miten resurssien käyttöä voidaan optimoida tai ehdottaa ratkaisua ilmenneeseen ongelmaan.

ChatGPT:n rajoitukset

Vahvuusksistaan huolimatta tekoälyä on käytettävä varoen ja harkitusti, koska sillä on myös rajoituksensa:

• Riippuvuus koulutustietojen laadusta: ChatGPT on vain niin hyvä kuin tiedot, joiden perusteella tekoäly on koulutettu. Jos koulutustiedot eivät ole edustavia tai ovat puutteellisia, ChatGPT:ssä voi esiintyä virheitä tai puutteita.
• Vaikeus käsitellä monimutkaisia ongelmia: ChatGPT:llä voi olla vaikeuksia ymmärtää ja ratkaista mutkikkaita ongelmia tai poiketa tavanomaisista prosesseista.
• Empatiakyvyttömyys: Tekoäly ei pysty ymmärtämään ja huomioimaan työryhmän jäsenten tunteita tai tarpeita, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin tai ongelmiin.
• Päätöksentekokyvyn puute: ChatGPT voi tehdä päätöksiä vain sen käytettävissä olevien tietojen ja koulutuksensa perusteella. Tämän vuoksi tekoäly ei kykene tekemään päätöksiä itsenäisesti ja joustavasti.
• Turvallisuusriskit: Jos ChatGPT pääsee käsiksi arkaluonteisiin tietoihin ja projektitietoihin, siihen liittyy aina tietovuodon tai verkkohyökkäysten riski.

ChatGPT työntekijöiden korvaajana?

Huomaamme, että tekoäly itse korostaa toistuvasti, että sen on tarkoitus toimia vain tukena eikä se korvaa ihmisen päätöksiä tai harkintakykyä. Se myös muistuttaa jatkuvasti, että projektipäälliköiden ja tiimin jäsenten tulisi tarkistaa ja muokata tekoälyn luomia tekstejä, suunnitelmia ja taulukoita, jotta ne täyttäisivät kyseisen projektin kaikki vaatimukset.
Kysymme tekoälyltä, uskooko se voivansa tulevaisuudessa korvata työntekijöitä projektinhallinnassa, ja saamme seuraavan vastauksen:

Voin automatisoida ja helpottaa tiettyjä projektinhallinnan tehtäviä, kuten projektisuunnitelmien laatimista, etenemisen ja budjetin seurantaa sekä dokumentaation laatimista. Lisäksi voin auttaa projektipäälliköitä hallinnoimaan resursseja tehokkaammin ja tunnistamaan riskit varhaisessa vaiheessa.
On kuitenkin epätodennäköistä, että pystyisin lähitulevaisuudessa korvaamaan projektinhallinnan työntekijöitä kokonaan. Projektinhallinta ei vaadi pelkästään tehtävien suorittamista, vaan myös kykyä tehdä päätöksiä, ratkaista ongelmia, kommunikoida ja johtaa ihmisiä. Vaikka voin automatisoida tiettyjä tehtäviä, en voi korvata ihmisten sosiaalisia ja emotionaalisia taitoja. Siksi olen työkalu, joka tukee projektipäälliköitä, mutta ei korvaa heitä.

Lisäksi testimme osoittaa, että vaikka tekoäly pystyy tuottamaan erittäin hyviä tekstejä, niissä esiintyy toisinaan virheitä tai ne perustuvat tietoihin, jotka eivät ole täysin paikkansapitäviä. Tekoälyllä on lisäksi tietoa vain vuoteen 2021 asti. Siksi sillä ei ole lainkaan tietoa projektinhallinnan uusimmista kehityssuuntauksista. Tällä hetkellä ChatGPT:n kaltainen tekoäly ei siis voi korvata hyvän projektipäällikön kokemusta. Odotamme innolla tulevia kehityskulkuja!

Päätelmä

ChatGPT voi olla hyödyllinen työkalu projektipäälliköille, sillä se voi auttaa heitä hoitamaan tiettyjä projektinhallinnan tehtäviä automaattisesti ja hallinnoimaan resursseja tehokkaammin. Tekoäly voi laatia projektisuunnitelmia, seurata edistymistä, tunnistaa riskejä, laatia dokumentaatiota tai antaa vastauksia tiettyihin kysymyksiin.
On kuitenkin tärkeää huomata, että ChatGPT ei korvaa kokeneita projektipäälliköitä ja että tekoälyllä on myös rajansa, kuten vaikeudet käsitellä monimutkaisia ongelmia tai kykyä empatiaan. ChatGPT:tä tulisi siksi käyttää tukena eikä korvaajana ihmisten päätöksille ja vuorovaikutukselle.

Suosittelemme, että kokeilet kerran, miten tekoäly voi auttaa sinua projekteissasi. Erityisesti yhdessä myPARM:n kaltaisen projektinhallintaohjelmiston kanssa tekoäly voi auttaa sinua hallinnoimaan projektejasi tehokkaammin ja tarkemmin.

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!