Projektinhallinnan aakkoset: S niin kuin sidosryhmien kartoitus
Avain tehokkaaseen viestintään ja yhteistyöhön
Esimies kehottaa viemään projektin nopeasti päätökseen, jotta se pysyy annetussa aikataulussa. Samaan aikaan rahoittaja haluaa, että projekti ei ylitä budjettia, ja asiakas vaatii mahdollisimman hyvää laatua. Projektipäällikkönä voi olla vaikeaa pitää silmällä eri sidosryhmien usein ristiriitaisia intressejä ja toteuttaa projekti niiden mukaisesti. Sidosryhmäkartoitus voi auttaa säilyttämään yleiskuvan eri sidosryhmistä ja niiden odotuksista sekä kehittämään sopivia strategioita yksittäisten sidosryhmien käsittelyyn.
Mitä on sidosryhmien kartoitus?
Projektipäällikkönä on tärkeää ymmärtää sidosryhmien merkitys projektin onnistumiselle. Sidosryhmät ovat ihmisiä tai ryhmiä, joilla on perusteltu etu projektissa tai joihin projekti vaikuttaa. Nämä voivat olla sisäisiä sidosryhmiä, kuten työntekijöitä tai sisäisiä asiakkaita, mutta myös ulkoisia sidosryhmiä, kuten asiakkaita, tavarantoimittajia, sääntelyviranomaisia, tiedotusvälineitä, julkista yleisöä tai sijoittajia.
Oikeiden sidosryhmien tunnistaminen ja niiden sisällyttäminen projektiin on olennaisen tärkeää, jotta kaikkien sidosryhmien välille saadaan luotua tehokasta viestintää ja yhteistyötä. Vain jos kaikkien sidosryhmien tarpeet, huolenaiheet ja odotukset tunnetaan ja otetaan huomioon, voidaan välttyä konflikteilta ja lisätä projektin kannatusta.
Sidosryhmäkartoitus on prosessi, joka auttaa projektipäälliköitä tunnistamaan ja analysoimaan kaikkia projektin kannalta olennaisia sidosryhmiä, jotta niiden vaikutusta projektiin voidaan ymmärtää. Sen avulla projektipäälliköt saavat selkeän kuvan siitä, mihin sidosryhmiin hanke vaikuttaa eniten ja miten ne voidaan parhaiten ottaa mukaan.
Sidosryhmäkartoitusten edut
Sidosryhmäkartoitus tarjoaa monia etuja. Ensinnäkin se auttaa ymmärtämään paremmin sidosryhmien tarpeita ja odotuksia. Näin projektipäällikkö voi räätälöidä viestinnän ja yhteistyön yksittäisten sidosryhmien tarpeiden mukaan.
Toiseksi sidosryhmäkartoitus mahdollistaa mahdollisten ristiriitojen tai vastarinnan tunnistamisen varhaisessa vaiheessa. Kun huomioidaan sidosryhmien erilaiset intressit ja valtasuhteet, voidaan ryhtyä kohdennettuihin toimenpiteisiin konfliktien välttämiseksi tai ratkaisemiseksi. Sidosryhmäkartoitus auttaa siten estämään projektin epäonnistumisen.
Sidosryhmien kartoitusprosessi
Sidosryhmien kartoitusprosessi koostuu viidestä vaiheesta.:
1. Tunnista sidosrymäht:
Ensiksi on tunnistettava kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät sijoittajista ja työntekijöistä asiakkaisiin ja tavarantoimittajiin, tiedotusvälineisiin ja jopa poliitikkoihin. Yhtäkään asiaankuuluvaa sidosryhmää ei saa jättää huomiotta. Projektista riippuen voidaan laatia kattava sidosryhmäanalyysi. Seuraavat kysymykset voivat kuitenkin auttaa kaikkien sidosryhmien tunnistamisessa:
- Kuka on kiinnostunut projektista ja sen tuloksista?
- Kuka hyötyy projektista? Kenelle projektista voi koitua haittaa?
- Kuka on taloudellisesti mukana projektissa?
- Kuka on ammatillisesti mukana projektissa?
- Ketä projekti voi häiritä?
2. Sidosryhmien ymmärtäminen ja arviointi:
Kun sidosryhmät on saatu selville, on tärkeää ymmärtää niiden edut, tarpeet ja odotukset. Tämä voidaan saavuttaa haastattelujen, kyselyjen tai muunlaisen sidosryhmäanalyysin avulla. Tiedot tulisi kerätä ja dokumentoida jäsennellysti, jotta niitä voidaan myöhemmin arvioida ja laatia strategia. Lisäksi analyysi auttaa ymmärtämään, mitkä sidosryhmät ovat erityisen tärkeitä, sillä kaikilla sidosryhmillä ei ole samanlaista vaikutusvaltaa tai ne eivät suhtaudu projektiin myönteisesti. Vaikutusvalta tai valtasuhteet ja konfliktien todennäköisyys ovat osoittautuneet hyödyllisiksi kriteereiksi sidosryhmien arvioinnissa.
| Vaikutusvalta | Konfliktin todennäköisyys |
| Onko sidosryhmällä valta… … edistää projektia? … aiheuttaa projektin epäonnistumisen? … vaikuttaa muiden sidosryhmien mielipiteisiin? |
Onko sidosryhmällä… …hyötyä vai haittaa projektista? … tavoitteita, jotka vastaavat tai ovat ristiriidassa projektin tavoitteiden kanssa? …viestittää siitä, että se suhtautuu projektiin myönteisesti tai kielteisesti? |
3. Sidosryhmämatriisin luominen:
Sidosryhmämatriisi auttaa visualisoimaan analyysin tulokset. Matriisi koostuu neljästä kentästä, joihin sidosryhmät merkitään kriteerien perusteella. Näin projektipäälliköt voivat nopeasti tunnistaa, mitkä sidosryhmät ovat projektin kannalta tärkeimpiä ja miten ne tulisi ottaa mukaan projektiin.
4. Laadi strategia:
Sidosryhmämatriisi toimii perustana sidosryhmien priorisoinnille ja sopivien viestintä- ja yhteistyöstrategioiden kehittämiselle. Seuraavat strategiat ovat osoittautuneet tehokkaiksi:
| PALJON VALTAA, VÄHÄINEN KONFLIKTIN MAHDOLLISUUS: Tiedottaminen ja osallistaminen |
PALJON VALTAA, KORKEA KONFLIKTIN MAHDOLLISUUS: Sitoutuminen ja konfliktinhallinta |
| Säännöllinen ja avoin viestintä on ratkaisevan tärkeää näille sidosryhmille. Tiedota heille asiaankuuluvasta kehityksestä varhaisessa vaiheessa ja ota heidät aktiivisesti mukaan päätöksentekoprosesseihin. Voit myös hyödyntää rakentavasti näiden sidosryhmien asiantuntemusta tai pyytää heiltä tukea muiden sidosryhmien vakuuttamisessa projektista. | Nämä sidosryhmät voivat aiheuttaa projektin epäonnistumisen, minkä vuoksi he vaativat tehokasta viestintää ja ennakoivaa konfliktinhallintaa. Varmista, että nämä sidosryhmät otetaan mukaan jo varhaisessa vaiheessa, yritä ymmärtää niiden huolenaiheita ja näkökulmia ja etsi yhdessä ratkaisuja. Kommunikoi tämän ryhmän kanssa mahdollisimman henkilökohtaisesti ja säännöllisesti konfliktien välttämiseksi, luottamuksen rakentamiseksi ja saadaksesi heidät mahdollisimman innokkaiksi projektista. |
| VÄHÄN VALTAA, PIENI KONFLIKTIN MAHDOLLISUUS: Vakioviestintä |
VÄHÄN VALTAA MUTTA KORKEA KONFLIKTIN MAHDOLLISUUS: Proaktiivinen viestintä ja suhteiden rakentaminen |
| Sidosryhmät, joilla on vain vähän valtaa ja joiden välinen konflikti on epätodennäköinen, tarvitsevat säännöllistä mutta vakiomuotoista tietoa. Selkeä ja yksinkertainen viestintä on tärkeää, jotta heidät voidaan pitää ajan tasalla aiheuttamatta tarpeetonta rauhattomuutta. On kuitenkin tärkeää seurata tätä sidosryhmäryhmää siltä varalta, että sen vaikutusvalta ja konfliktipotentiaali muuttuu projektin aikana. | Vaikka tällä ryhmällä on vain vähän valtaa, sillä voi olla merkittävä vaikutus projektiin. Jotta voit tunnistaa ja ehkäistä mahdolliset konfliktit jo varhaisessa vaiheessa, sinun on pyrittävä luomaan vahva suhde näihin sidosryhmiin. Räätälöi tiedot tälle ryhmälle, osoita empatiaa ja anna säännöllisesti päivityksiä. |
5. Sidosryhmien seuranta:
Sidosryhmien kartoituksen ei pitäisi olla ainoastaan kertaluonteinen toimenpide. Se tulisi pikemminkin tarkistuttaa toistuvasti projektin toteuttamisen aikana, jotta se on edelleen ajan tasalla. Jos esimerkiksi viestintästrategianne johtaa jonkin sidosryhmän konfliktipotentiaalin pienenemiseen, sidosryhmätaulukkoa olisi mukautettava vastaavasti. Kääntäen voi myös käydä niin, että jokin sidosryhmä saa lisää vaikutusvaltaa esimerkiksi siksi, että se on tehokas tiedotusvälineissä. Tällaisissa tapauksissa sidosryhmämatriisia ja siten myös viestintästrategiaa olisi mukautettava.
Yhteenveto
Sidosryhmien kartoitus on tärkeä työkalu projektipäälliköille, sillä se voi auttaa varmistamaan projektin onnistumisen. Tunnistamalla ja ottamalla huomioon sidosryhmien edut, tarpeet ja odotukset voidaan välttää konflikteja tai puuttua niihin ennakoivasti.
Projektinhallintaohjelmisto, kuten myPARM ProjectManagement, voi tukea sinua tässä hallinnoimalla eri sidosryhmiä ohjelmistossa ja osoittamalla ne projekteihin roolinsa mukaisesti. Näin myös viestintää voidaan hallita optimaalisesti.
Lisäksi sidosryhmiä voidaan myös arvioida ja analysoida myPARM ProjectManagementissa.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!