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Estimation de la charge de travail dans la gestion de projet

Méthodes d’estimation de l’effort

Estimation de l'effort en gestion de projet

L’estimation de l’effort est probablement l’une des tâches les plus courantes d’un chef de projet, mais ce n’est pas l’une des plus faciles. En raison de nombreuses incertitudes, il est difficile de dire combien d’effort sera nécessaire pour une tâche, et cela se révèle souvent différent de ce qui était prévu. Des exemples bien connus de mauvaise estimation de l’effort sont la Philharmonie de l’Elbe à Hambourg ou l’aéroport BER de Berlin. Alors que l’estimation peut encore être relativement précise pour des projets similaires, la situation est complètement différente pour des projets de nature nouvelle. Cependant, les erreurs de calcul ne sont pas seulement dangereuses pour les grands projets, mais peuvent également entraîner l’échec de petits projets.

Qu’est-ce qu’une estimation de l’effort ?

Une estimation de l’effort est utilisée pour déterminer l’effort probable d’un projet. Elle permet également d’évaluer la faisabilité d’un projet et de prendre une décision pour ou contre celui-ci. Les parties importantes de cette estimation incluent la planification de la capacité, des ressources, du temps et des coûts. Une procédure d’estimation de l’effort doit être simple à réaliser, conviviale et aussi précise que possible.

Pourquoi les estimations de l’effort sont-elles nécessaires ?

Les estimations de l’effort sont généralement imprécises et peuvent être très défectueuses. Néanmoins, au moins une estimation approximative de l’effort est importante pour un projet, par exemple pour établir et demander un budget pour le projet, ainsi que pour définir un délai approximatif pour le projet.

 

>>Notre expérience montre qu’il est judicieux de réaliser l’estimation de l’effort uniquement jusqu’à un certain niveau de détail, mais de la revoir et de l’ajuster régulièrement.<<

Walter Epple, Consultant Senior

Méthodes d’estimation

Pour obtenir l’estimation la plus précise possible, différentes méthodes d’estimation peuvent être utilisées. Par exemple, les méthodes d’estimation diffèrent en gestion de projet agile et classique. Il est important que l’estimation de l’effort ne se fasse pas seulement au début d’un projet, mais qu’elle soit continuellement mise à jour, car cela rend l’estimation de plus en plus précise pour le déroulement ultérieur du projet.

1. Approche Top-Down
Dans l’approche Top-Down, le client réalise une estimation approximative au début d’un projet, que l’équipe du projet doit suivre. Cette méthode repose donc sur l’expérience du client et est très facile à mettre en œuvre. Cependant, les estimations sont généralement très imprécises car le client ne peut pas superviser chaque étape nécessaire du travail.

2. Approche Bottom-Up
L’approche Bottom-Up est plus complexe et significative que la méthode Top-Down. Ici, les tâches individuelles sont évaluées et leur durée prévue ainsi que les ressources requises sont déterminées. Cela rend cette méthode plus précise. Cependant, il est possible que les responsables du projet planifient la durée et les coûts un peu plus généreusement à l’avance, et que le projet soit ainsi mal estimé.

3. Estimation d’expert
En tant que chef de projet, vous ne connaissez généralement pas tous les sujets liés au projet de la même manière. Par conséquent, vous pouvez obtenir une estimation d’une personne experte dans le domaine respectif et capable d’estimer efficacement l’effort d’une tâche.
Notre conseil : Dans l’estimation d’expert, il est judicieux de consulter plusieurs experts, dont les estimations fourniront ensuite une valeur moyenne. Pour améliorer la qualité de l’estimation, l’un des experts devrait idéalement travailler sur le projet.
D’autres variantes de l’estimation d’expert sont :

  • Estimation à trois points PERT
    Dans cette méthode, trois valeurs sont estimées en se basant sur l’expérience : une valeur optimiste, une valeur pessimiste et une valeur probable. La valeur attendue est ensuite déterminée à partir de ces valeurs. Comme il s’agit d’une méthode très simple et rapide, elle est particulièrement utile aux premières phases du projet.
  • Méthode Delphi
    La méthode Delphi est basée sur l’approche Bottom-Up. Cependant, plusieurs experts sont consultés pour l’estimation. Ils ne discutent pas des résultats à l’avance et donnent leurs estimations en secret. Si les résultats diffèrent beaucoup, ils sont discutés afin de trouver un consensus. Ensuite, ils estiment et discutent à nouveau des résultats. De cette manière, l’estimation est relativement précise, mais nécessite plusieurs experts sur une période plus longue.
  • Planning Poker
    Le Planning Poker est similaire à la méthode Delphi. Ici aussi, les experts donnent des estimations cachées. Si elles diffèrent beaucoup, il n’y a cependant aucune discussion par la suite. À la place, les experts aux estimations les plus élevées et les plus basses expliquent leurs raisons pour leurs décisions respectives. Ensuite, tous les experts donnent une nouvelle estimation jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint entre les experts.

4. Méthode d’analogie
Dans la méthode d’analogie, l’effort est déduit de projets similaires qui ont déjà été achevés.
Une variante de cette méthode est la méthode de relation :
La méthode de relation est également basée sur les valeurs empiriques de projets similaires. En outre, des directives et des facteurs fixes sont définis, qui entrent également dans le calcul. Il peut s’agir, par exemple, d’exigences spécifiques pour un produit ou de l’expérience des employés.

5. Méthode de multiplication
Dans la méthode de multiplication, des ensembles de tâches sont formés et réalisés à plusieurs reprises. L’effort total est ensuite déterminé en multipliant le nombre de packs par leur effort estimé. Cette méthode est donc particulièrement adaptée si des tâches individuelles d’un projet se répètent fréquemment.

6. Méthode de pondération
Cette méthode détermine quels facteurs ont quel impact sur un projet. L’effort total est ensuite déterminé avec les différentes pondérations.

7. Méthode du pourcentage
Avec la méthode du pourcentage, l’effort réel actuel d’un projet sert de base pour calculer l’effort des phases ultérieures. Sinon, l’effort pour une phase de projet estimée avec une autre méthode peut servir de base pour le calcul. Cette méthode est applicable à un stade précoce.

8. Méthodes d’estimation algorithmique
Les méthodes d’estimation algorithmique sont souvent utilisées dans les phases ultérieures des projets, car des connaissances détaillées du projet doivent être disponibles pour leur application. Ces méthodes comprennent :

  • Point de fonction
  • Point de données
  • Point d’objet
  • Cocomo (Modèle de coût constructif)

Sélection de la méthode d’estimation appropriée

Le choix de la méthode d’estimation utilisée dépend d’une part de l’avancement actuel du projet, mais aussi du temps disponible ainsi que des experts disponibles. Par conséquent, le choix d’une méthode d’estimation appropriée doit toujours être fait individuellement. Pour des estimations approximatives et préliminaires, les méthodes d’analogie, de relation et de pourcentage sont appropriées. Les méthodes de pondération et de multiplication sont, en revanche, plus appropriées si les facteurs influençant un projet sont précisément connus. Si des experts compétents sont disponibles, une estimation d’expert peut être réalisée à tout moment. Selon la méthode utilisée, cependant, il est plus long à mettre en œuvre. Les méthodes algorithmiques sont particulièrement appropriées dans les phases ultérieures du projet, car elles nécessitent des connaissances détaillées.

Conclusion

Les estimations de l’effort sont chronophages, souvent imprécises et dépendent en grande partie de l’expérience. Néanmoins, elles sont nécessaires pour estimer au moins approximativement la complexité d’un projet et le temps nécessaire à sa réalisation. De cette manière, il est également possible de vérifier pendant la mise en œuvre du projet si les tâches seront achevées selon le plan ou si le projet dépassera l’effort prévu.

Un logiciel de gestion de projet permet de suivre toutes les tâches d’un projet, que vous planifiez de manière classique avec un diagramme de Gantt ou que vous utilisiez un tableau Kanban. Vous pouvez attribuer un effort planifié à ces tâches et enregistrer les efforts déjà fournis pendant la mise en œuvre du projet. Avec Comparaison entre les projections et les réalisations ou une analyse de la valeur acquise, vous pouvez rapidement déterminer si l’effort prévu a été dépassé et ainsi faire une prévision sur le déroulement ultérieur du projet. Cela rend vos estimations plus précises pendant la mise en œuvre du projet.

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