Rimanere concentrati per tutta la giornata lavorativa

6 consigli per una produttività sostenuta durante la giornata

1. Tracciamento del tempo

Hai giorni in cui ti chiedi la sera cosa hai realizzato o cosa hai fatto durante la giornata? In tal caso, un primo passo verso maggiore concentrazione ed efficienza nel lavoro quotidiano potrebbe essere registrare in dettaglio le tue attività e le ore lavorative. Ciò può essere facilmente fatto con fogli Excel o app di tracciamento del tempo, ma anche con software di gestione dei progetti come myPARM ProjectManagement. Di solito è sufficiente mantenere un registro del tempo per una settimana e quindi analizzare su cosa trascorri la maggior parte del tempo e quali sono i fattori più disturbanti nella tua routine quotidiana. Puoi quindi affrontare questi problemi per prevenirli il più possibile in futuro o pianificarli nella tua routine quotidiana.

2. Pianifica la tua giornata lavorativa

Anche se sembra un passaggio aggiuntivo al lavoro, ha molto senso pianificare almeno grossolanamente la tua giornata lavorativa. In questo modo, sai esattamente su quali compiti dovresti lavorare, puoi adattare la giornata lavorativa alle tue preferenze e allo stesso tempo assicurarti di avere buffer e tempi di pausa. Ti aiuta anche ad evitare il multitasking, che è considerato molto efficiente ma in realtà significa che i compiti processati contemporaneamente vengono eseguiti meno efficientemente e con una qualità inferiore.
Come pianificare al meglio la tua giornata lavorativa:

• Usa i tempi produttivi: Sai in che momento della giornata sei più produttivo? Allora dovresti utilizzare questa conoscenza. Ad esempio, se sei generalmente meno produttivo dopo pranzo, non dovresti programmare alcun lavoro faticoso in quel momento. Se, d’altra parte, la tua produttività raggiunge il picco presto la mattina o più tardi la sera, dovresti considerare di completare compiti che richiedono concentrazione in questi momenti. Questo ha un altro vantaggio: poiché di solito ci sono meno persone in ufficio in quei momenti, sarai meno distratto.
• Stabilisci una routine: Una routine quotidiana aiuta il tuo cervello ad adattarsi al lavoro concentrato e a mantenere la concentrazione. Può anche aiutarti ad affrontare automaticamente i compiti regolari anziché rimandarli. Ad esempio, inizia la tua mattina controllando le tue e-mail, fai una breve pausa e poi inizia con un compito più faticoso. Una volta che hai seguito questa routine regolarmente per un po’ di tempo, scoprirai che completi automaticamente i tuoi compiti.
• Pianifica le pause: Le pause consapevoli promuovono la produttività – specialmente se non le usi per completare piccoli compiti, ma invece le usi per rilassarti, ad esempio alzandoti dalla scrivania e facendo qualche passo. Sarai quindi in grado di continuare a lavorare con molto più focus. Dovresti quindi pianificare una pausa almeno ogni 60-80 minuti.
• Pianifica gli sprechi di tempo: Alcuni compiti richiedono molto tempo durante il giorno, come leggere e elaborare le e-mail. Questo tempo dovrebbe essere pianificato nella tua giornata lavorativa, altrimenti potrebbe causare ritardi in altri compiti.
  La nostra proposta: Assegna blocchi di tempo specifici durante la giornata per affrontare tali compiti. Ad esempio, controlla le tue e-mail una volta al mattino e una volta al pomeriggio, mantenendo il programma di posta elettronica chiuso per il resto della giornata. In questo modo non sarai distratto dai messaggi in arrivo e sarai anche in grado di elaborarli più rapidamente. Poiché questi compiti di solito non richiedono troppa concentrazione, è consigliabile pianificarli durante i momenti in cui l’esperienza ha dimostrato di essere meno produttiva.
• Pianifica le riunioni una dopo l’altra: Se la tua giornata lavorativa è interrotta ripetutamente da riunioni, difficilmente riuscirai a concentrarti su compiti importanti perché non avrai abbastanza tempo nei 30-60 minuti tra una riunione e l’altra per lavorare produttivamente su di essi. Se possibile, dovresti quindi cercare di pianificare le riunioni il più vicino possibile tra loro. In questo modo avrai il resto della giornata per concentrarti su compiti più complessi.

3. Imposta correttamente le priorità

Una lunga lista di cose da fare può sembrare rapidamente schiacciante. Tuttavia, se dai un’occhiata più da vicino, solitamente ti rendi conto rapidamente che alcuni compiti dovrebbero essere completati immediatamente, mentre altri hanno ancora tempo o possono forse essere delegati. Dovresti quindi stabilire delle priorità e lavorare su di esse, di conseguenza, per raggiungere i tuoi obiettivi. Alcuni metodi ben noti possono aiutarti in questo:

• Eat-that-frog:Questo metodo ti aiuta a riconoscere il compito più difficile e a completarlo per primo. Questo ti motiva per il resto della giornata e allevia la pressione sulla tua mente, poiché non devi pensare al compito importante tutto il tempo.
• Matrice di Eisenhower: Usa la matrice di Eisenhower per dare priorità ai tuoi compiti basandoti su criteri semplici come urgenza e importanza.
• Analisi ABC: L’analisi ABC ti aiuta anche a dividere i tuoi compiti in molto importanti (A), importanti (B) e meno importanti (C) basandoti su vari criteri.

4. Metodi di gestione del tempo

I grandi compiti che richiedono giorni, settimane o addirittura mesi possono diventare rapidamente schiaccianti. La maggior parte dei metodi di gestione del tempo si basa quindi sulla scomposizione di tali compiti in sotto-compiti più piccoli, che ti permette di ottenere successi rapidi e di essere più motivato. Tuttavia, non tutti i metodi di gestione del tempo sono adatti a tutti. Quindi prova quello che ti si addice meglio. Puoi trovare informazioni sulla tecnica Pomodoro, sul timeboxing o sul Getting-Things-Done sul nostro blog!

5. Ambiente di lavoro che favorisce la concentrazione

Il design del tuo ambiente di lavoro gioca un ruolo importante nel promuovere la tua concentrazione. Assicurati quindi che il tuo spazio di lavoro sia sempre pulito e ordinato per minimizzare le distrazioni visive. Un ambiente di lavoro ordinato ti rende più facile pensare e elaborare le informazioni. Questo include non solo la tua scrivania ma anche il tuo computer. Il tuo desktop, le cartelle e la tua casella di posta devono quindi essere ordinati e strutturati in modo tale da poter trovare tutto in modo rapido anziché dover cercare a lungo.
Tuttavia, ci sono altri suggerimenti che puoi utilizzare per migliorare la tua concentrazione sul lavoro:

• Elimina i fattori di disturbo: I fattori di disturbo più comuni sono le interruzioni dai colleghi, le chiamate telefoniche, le e-mail, i messaggi di chat o i social media. Se volessi concentrarti sul lavoro, dovresti quindi chiudere la porta dell’ufficio e la tua casella di posta elettronica se possibile, impostare la chat aziendale su “non disturbare” e mettere il tuo smartphone personale in modalità aereo o almeno in modalità silenziosa.
• Riduci l’inquinamento acustico: Il rumore o i suoni sul posto di lavoro possono essere distrazioni. È quindi importante ridurre l’inquinamento acustico. Chiudi quindi le porte dell’ufficio o metti le cuffie con cancellazione del rumore. È quasi impossibile evitare i rumori disturbanti nel tuo ufficio? Allora prova ad ascoltare musica attraverso le cuffie. La musica concentrata, ad esempio, può aiutarti a concentrarti, poiché non ti distrae dal lavoro, ma i suoni rilassanti favoriscono la concentrazione e si dice aumentino persino le prestazioni cerebrali.
• Illuminazione e ventilazione: Se possibile, utilizza luce naturale, poiché è stato dimostrato che migliora la produttività e la concentrazione. Se ciò non è possibile, assicurati comunque di avere illuminazione sufficiente, poiché troppa poca luce non è solo dannosa per gli occhi, ma ti rende anche stanco. Lo stesso vale per l’aria stagnante in ufficio. Ventila quindi regolarmente per sostituire l’aria in ufficio con aria fresca e ricca di ossigeno e migliorare così la tua concentrazione.
• Imposta dei periodi di non disturbo: Specialmente quando sei concentrato e stai facendo progressi davvero buoni con il tuo lavoro, è molto fastidioso essere interrotto dai colleghi. Questo ci porta a dover impiegare altri 20 minuti o più per concentrarci nuovamente sul compito in corso. Può quindi essere utile impostare dei periodi di concentrazione durante i quali i tuoi colleghi sanno che non dovrebbero disturbarti.
  Il nostro consiglio: inserisci questi periodi nel tuo calendario in modo che non venga pianificata accidentalmente una riunione. Puoi anche dare ai tuoi colleghi segnali non verbali su quando vuoi essere avvicinato e quando no, ad esempio chiudendo la porta dell’ufficio o mettendo un post-it rosso sullo schermo.
• Cambio di luogo: Se sei generalmente troppo distratto nel tuo ufficio, può aiutare spostarti in un’altra posizione per compiti che richiedono molta concentrazione. Questo potrebbe essere una sala riunioni vuota, l’ufficio remoto o il caffè accanto.

6. Suggerimenti quotidiani

Tuttavia, una giornata lavorativa concentrata non inizia solo quando entri in ufficio. Piuttosto, la tua vita privata e uno stile di vita sano influenzano anche quanto puoi concentrarti sul lavoro. Una dieta sana, specialmente durante la pausa pranzo, e bere regolarmente possono aiutarti a rimanere concentrato per tutta la giornata. Tecniche di rilassamento come yoga o meditazione ti aiutano a svuotare la mente e a lavorare senza stress. Un sonno sufficiente e un esercizio regolare garantiscono che tu sia in forma per la giornata lavorativa.

Conclusione

Rimanere concentrati per tutta la giornata può essere una grande sfida. Tuttavia, con alcuni trucchi, molta pazienza, sufficiente pratica e coerenza, puoi entrare più facilmente nel flusso. Se desideri lavorare ancora più produttivamente in futuro, ti consigliamo di registrare precisamente le tue attività e le tue ore di lavoro in modo da essere consapevole di su cosa trascorri la maggior parte del tempo. Puoi quindi pianificare meglio la tua giornata lavorativa.

Per saperne di più sul software di gestione dei progetti e del portafoglio myPARM:

Volete conoscere myPARM in una demo? Allora fissate subito un appuntamento con noi!