Metti fine alle discussioni infinite: Come prendere decisioni più velocemente durante le riunioni

Perché le decisioni nelle riunioni sono spesso così difficili

Lunghe discussioni, disaccordo e mancanza di chiarezza sul risultato finale: questi aspetti trascinano molte riunioni e frustrano i partecipanti e i manager. Le ragioni sono molteplici:

• Diversità di prospettive: avere punti di vista diversi nel team è spesso un vantaggio (LINK: team diversificati), ma più opinioni entrano in gioco, più tempo può richiedere il processo decisionale.
• Mancanza di concentrazione e di obiettivi chiari: se gli obiettivi non sono definiti chiaramente o le discussioni si perdono all’infinito nei dettagli, ogni decisione finisce per richiedere tantissimo tempo.
• Paura di decidere: spesso, per paura di prendere la decisione sbagliata, si continua a discutere senza trovare una soluzione – la discussione si protrae e alla fine manca la chiarezza.

Un passo decisivo è quindi l'introduzione di strutture e metodi chiari che garantiscano un processo decisionale efficiente.

Le basi per prendere decisioni più rapide durante le riunioni

Con alcune regole di base ben definite, i responsabili di progetto e i dirigenti possono impostare la giusta direzione già prima dell’inizio della riunione. Tra queste ci sono:

1. Stabilisci obiettivi chiari e un ordine del giorno: Solo se è chiaro fin dall'inizio quali decisioni devono essere prese durante la riunione, il team può prepararsi e concentrarsi in modo ottimale sulla decisione. Per questo motivo, prima della riunione è necessario redigere un ordine del giorno chiaramente strutturato. Ogni punto dell'ordine del giorno dovrebbe essere formulato in termini di un preciso requisito decisionale, ad esempio "Determinazione del calendario del progetto" anziché "Aggiornamento del progetto". In questo modo si orienta automaticamente la discussione verso un obiettivo e si riducono al minimo le divagazioni.
2. Chiarire ruoli e responsabilità: inoltre, è importante che all’inizio di ogni riunione sia già chiaro chi è responsabile della decisione finale e chi ha solo un ruolo consultivo. I conflitti di ruolo non fanno altro che complicare inutilmente il processo decisionale. Un metodo per fare chiarezza sui ruoli è, ad esempio, la matrice RACI. Il team viene suddiviso in diversi ruoli, creando così una struttura decisionale chiara e permettendo alle discussioni di procedere in modo più mirato. I singoli ruoli sono i seguenti:
   - Responsible: chi è responsabile dell’attuazione?
   - Accountable: chi se ne assume la responsabilità finale?
   - Consulted: chi va consultato?
   - Informed: chi deve essere informato?
3. Gestione del tempo attraverso il timeboxing: Nel timeboxing, viene fissato un limite di tempo per ogni punto di discussione e viene fatto rispettare durante la riunione, ad esempio con l'aiuto di un timer. Non appena il tempo limite viene raggiunto, viene presa una decisione o l'argomento viene rimandato. Questo metodo evita rigorosamente che il team si impantani in lunghe discussioni.

Metodi per prendere decisioni efficienti durante le riunioni

Esistono alcuni metodi comprovati che accelerano il processo decisionale. Ecco sei tecniche efficaci che puoi provare:

1. Votazione a punti: con la votazione a punti puoi registrare rapidamente le opinioni e stabilire le priorità. Tutte le opzioni vengono scritte e i partecipanti assegnano dei punti (ad esempio punti adesivi o altri marcatori) per le loro opzioni preferite. Se necessario, questa procedura può essere svolta anche in forma anonima. Alla fine, l'idea con il maggior numero di punti viene classificata come prioritaria. In alternativa, le idee con il maggior numero di punti possono essere selezionate e discusse ulteriormente. Il voto per punti è particolarmente utile per selezionare le idee migliori tra un certo numero di idee senza impantanarsi in lunghe discussioni.
2. Matrice decisionale (matrice decisionale): Una matrice decisionale può aiutare a prendere decisioni più complesse, consentendo una valutazione oggettiva delle opzioni. A tal fine, viene creata una matrice con le varie opzioni nelle righe. Nelle colonne vengono inseriti dei criteri decisionali predefiniti (ad esempio, costi, tempo necessario, benefici). Ogni opzione viene valutata in base a ciascun criterio e i punteggi vengono sommati. L'opzione che riceve il maggior numero di punti viene selezionata come migliore. La matrice decisionale è particolarmente utile quando le decisioni sono molto complesse o devono essere assolutamente obiettive.
3. Pugno dei cinque: il metodo del pugno dei cinque può essere utilizzato per determinare rapidamente il grado di accordo con una decisione. Ogni persona segnala il proprio accordo con il numero di dita alzate. Un pugno dà zero punti e indica un rifiuto totale, mentre cinque dita tese danno cinque punti per il pieno accordo. Questo metodo è rapido e visivo e fornisce un feedback immediato per capire se il team è pronto per una decisione o se sono ancora necessarie delle discussioni.
4. 25/10 Crowdsourcing: questo metodo è perfetto quando ci sono tante idee in ballo e all’inizio si vuole semplicemente selezionare le migliori. Nel crowdsourcing 25/10, prima di tutto ogni idea viene annotata su un biglietto. Poi i biglietti vengono passati di persona in persona in cinque turni. Ognuno valuta l’idea sulla scheda assegnandole un punteggio da 1 a 5. Le idee che ottengono il punteggio totale più alto vengono discusse più approfonditamente. Grazie a questa valutazione rapida, anche in un gruppo numeroso è possibile valutare facilmente un gran numero di idee e selezionare quelle più promettenti.
5. Sondaggio del consenso: Simile al metodo del Pugno dei Cinque, il sondaggio del consenso viene utilizzato per verificare il livello di consenso. Dopo una breve discussione, tutti mostrano la loro opinione su una decisione per alzata di mano. Questo metodo è particolarmente efficace per capire rapidamente se è possibile prendere una decisione o se è necessario discuterne ulteriormente.
6. Brainstorming inverso: quando un team ha difficoltà a prendere una decisione, il brainstorming inverso può essere un’alternativa creativa. Invece di chiedersi come risolvere il problema, ci si chiede come si potrebbe far sì che fallisca di sicuro. Successivamente si formulano delle misure per evitare questi errori.

Suggerimenti per un’implementazione di successo dei metodi

I vari metodi offrono un grande potenziale per strutturare le riunioni in modo più mirato e prendere decisioni in modo più efficiente. Tuttavia, ci sono alcune sottigliezze che devono essere prese in considerazione per garantire un'implementazione di successo, che accelererà ulteriormente il processo decisionale e garantirà i risultati a lungo termine.

• Adattamento alle dimensioni del gruppo: non tutti i metodi si adattano allo stesso modo a ogni dimensione di team. Nei team più piccoli, spesso si può decidere in modo più informale. Un metodo come il “Fist of Five” funziona bene in questi casi e favorisce un rapido allineamento. I gruppi più grandi, invece, traggono spesso vantaggio da un approccio più strutturato, come ad esempio una matrice decisionale che valuta diversi criteri e fa chiarezza sull’opzione migliore.
• Riunioni orientate agli obiettivi: anche se l'ordine del giorno è già allineato con le decisioni da prendere, può essere utile iniziare ogni riunione con una domanda sugli obiettivi. Questo aiuta a mettere il team sulla stessa lunghezza d'onda e a chiarire ancora una volta a tutti i presenti quali decisioni devono essere prese durante la riunione.
• Combinazione di metodi: spesso la combinazione di diversi metodi porta ai risultati migliori. Ad esempio, puoi iniziare una riunione con una breve discussione con un limite di tempo ben preciso, per poi concludere la decisione con una votazione veloce come il “dot voting” o il “fist of five”.
• Follow-up della decisione: è utile documentare le decisioni prese in modo che i membri del team che non hanno potuto partecipare alla riunione possano vederle anche in seguito. Non limitarti a registrare la decisione presa, ma indica chiaramente chi è responsabile della sua attuazione. Questo non solo crea chiarezza sui passi successivi, ma assicura anche che la riunione si concluda in modo produttivo e che tutti i partecipanti possano attenersi agli accordi discussi.

Conclusione

Decisioni più rapide sono la chiave per riunioni più efficienti e produttive. Grazie a una struttura chiara, a responsabilità ben definite e all’uso di metodi efficaci come il Dot Voting, il Fist of Five o una matrice decisionale, puoi accelerare in modo mirato il processo decisionale.

Per saperne di più sul software di gestione strategica myPARM CorporateNavigator:

Volete conoscere myPARM CorporateNavigator in una demo? Allora prendi subito un appuntamento con noi!