L’efficienza classica nella gestione moderna dei progetti: il metodo Ivy Lee

Che cos’è il metodo Ivy Lee?

Il metodo Ivy Lee, che prende il nome dalla famosa consulente di pubbliche relazioni Ivy Lee, è uno strumento di gestione del tempo semplice ma estremamente efficace, sviluppato oltre un secolo fa.
Ivy Lee fu assunta nel 1918 da Charles M. Schwab, allora presidente della Bethlehem Steel Corporation, per aumentare la produttività dell’azienda.

Lee presentò un metodo tanto semplice quanto potente, che ancora oggi non ha rivali in termini di efficacia. Il metodo funziona come segue: Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi i sei compiti più importanti che devi portare a termine il giorno successivo.
Questi compiti vengono classificati in ordine di priorità: il compito più importante viene prima di tutti.
Il giorno successivo, inizia con il compito più importante e lavoraci su fino a completarlo prima di passare al compito successivo.
Questo procedimento continua fino a quando tutti i compiti sono stati completati o fino alla fine della giornata.

I compiti che non sono stati completati vengono riportati nell’elenco del giorno successivo. Questa tecnica aiuta a mantenere la concentrazione e a garantire che i compiti più importanti abbiano sempre la priorità.
Limitandosi a sei compiti, si evita di sovraccaricare la lista delle cose da fare e si rimane realistici e concentrati.
Il metodo Ivy Lee è un esempio lampante di come semplici modifiche al tuo modo di lavorare possano avere un impatto significativo sulla produttività e sull’efficienza.

Implementazione passo dopo passo

Il metodo Ivy Lee si caratterizza per la sua semplicità.
Tuttavia, può essere difficile da attuare in modo coerente, soprattutto se i colleghi o i superiori hanno altre priorità in mente.
Con una comunicazione chiara, tuttavia, il metodo può avere successo.

Passo 1: Raccogliere le attività

Il ciclo giornaliero del metodo Ivy Lee si ripete ogni giorno e inizia la sera del giorno lavorativo precedente.
A questo punto, prenditi qualche minuto per scrivere i sei compiti più importanti che devi portare a termine il giorno successivo.

Il numero di compiti è limitato a sei per rimanere concentrati ed evitare di essere sopraffatti. Scrivi tutti gli altri compiti in un elenco separato che funge da memoria dei compiti.
Se utilizzi una lavagna Kanban elettronica, ad esempio, puoi assegnare delle date di scadenza ai compiti.
Ai sei compiti che devono essere completati il giorno successivo viene assegnata la data di domani.
A tutti gli altri compiti non viene assegnata una data o viene assegnata la data di scadenza effettiva.
In questo modo è importante assicurarsi che non ci siano più di sei compiti da completare in un qualsiasi giorno lavorativo.

Fase 2: Definizione delle priorità dei compiti

Quindi, stabilisci un ordine di priorità di questi sei compiti in base all’importanza.
Il compito con la priorità più alta viene prima, seguito dal secondo compito più importante e così via.
Questo ordine ti aiuterà a iniziare la mattina successiva senza esitazioni.
I criteri che utilizzerai per stabilire le priorità dipendono da te.
Ad esempio, puoi stabilire le priorità in base all’importanza e all’urgenza, come nella matrice di Eisenhower o nell’analisi ABC.

Oppure puoi dare la massima priorità ai compiti che contribuiscono direttamente al raggiungimento dell’obiettivo, il cui mancato completamento ha le conseguenze peggiori o che hanno il maggior valore per l’azienda, e dare la priorità ai compiti secondo il principio di Pareto. Il nostro consiglio: tieni pronte la sera tutte le informazioni di cui hai bisogno per il giorno successivo.
In questo modo, al mattino potrai partire subito con il piede giusto.

Passo 3: Iniziare il lavoro

Il giorno successivo, inizia subito con il primo compito della tua lista.
Questo compito ha la priorità su tutto il resto, come ad esempio le e-mail.
Concentrati esclusivamente su questo compito e lavoraci fino a quando non sarà completamente finito.
Evita le distrazioni e il multitasking per massimizzare la tua efficienza.

In questo modo, sfrutterai il momento della giornata in cui la maggior parte delle persone è più produttiva e proverai presto un senso di soddisfazione. Ricordati anche di fare delle pause per poter continuare a lavorare in modo ottimale nel corso della giornata.
L’ideale sarebbe fare la prima pausa al massimo dopo 45 minuti.

Fase 4: stabilire le priorità dei compiti

Una volta completato il primo compito, lo si spunta e si passa al compito successivo.
Tuttavia, può capitare che le priorità siano cambiate nel frattempo o che un compito sia stato addirittura cancellato.
È quindi importante controllare brevemente la priorità dei compiti rimanenti.
Se ciò si rende necessario, ad esempio perché si è verificato un imprevisto nel progetto, è possibile programmare nuovi compiti o risolvere le difficoltà a breve termine.
Se le priorità rimangono invariate, le attività vengono semplicemente elaborate una dopo l’altra.

Passo 5: Assegnare i compiti

È raro che tutti e sei i compiti vengano completati alla fine della giornata lavorativa.
Piuttosto, capita spesso che non tutti i compiti siano stati completati entro la fine della giornata oppure che l’elenco dei compiti sia già stato completato, anche se c’è ancora del tempo di lavoro a disposizione.
Quest’ultimo caso è facile, perché il tempo a disposizione può essere utilizzato per altre attività.
Tuttavia, se le attività dell’elenco sono ancora aperte alla fine della giornata lavorativa, devono essere riportate al giorno successivo se hanno ancora la priorità richiesta.
In tal caso, vengono ridefinite le priorità nell’elenco delle attività per il giorno successivo.

Passo 6: ripetizione

Ripeti questo processo ogni giorno.
Applicando costantemente il metodo Ivy Lee, migliorerai la tua capacità di identificare, dare priorità e completare in modo efficiente i compiti importanti.
Con il tempo, questo metodo ti aiuterà ad aumentare in modo duraturo la tua produttività e la tua concentrazione.

Suggerimenti sulle migliori pratiche

• Trovare il giusto equilibrio: Ivy Lee ha fissato un numero di sei compiti per una giornata lavorativa.
  Questo numero è una buona linea guida, in quanto in una normale giornata lavorativa si può programmare da mezz’ora a tre quarti d’ora per ogni compito.
  Questo è anche il tempo in cui la maggior parte delle persone riesce a concentrarsi efficacemente su un compito prima di aver bisogno di una pausa.
  Tuttavia, devi anche tenere presente che, oltre a questi compiti, anche le attività di routine come leggere e rispondere alle e-mail occupano il tuo tempo.
  Tuttavia, le attività di routine non rientrano nella lista delle cose da fare del metodo Ivy Lee.
  Se scrivi troppi compiti che non possono essere completati nell’arco di una giornata lavorativa a causa della routine, questo può avere rapidamente un effetto demotivante.
  Tuttavia, anche un numero troppo basso di compiti può avere un impatto negativo sulle tue prestazioni se hai la sensazione che i tuoi compiti siano facilmente realizzabili.
  È quindi importante adattare il numero di compiti alla tua giornata lavorativa e alle tue preferenze.
• Pianifica i buffer e le attività di routine: le attività di routine dovrebbero essere programmate nella tua routine quotidiana, ad esempio in un momento in cui la tua concentrazione di solito cala un po’.
  Se possibile, dovresti anche pianificare una riserva per gli eventi imprevisti.
  Una buona linea guida in questo senso è la regola del 60-40, che consiglia di riservare il 40% del tuo tempo lavorativo agli imprevisti.
• Focus e concentrazione: riduci al minimo tutte le distrazioni mentre lavori a un compito e lavora esclusivamente su questo.
  Puoi trovare alcuni consigli in merito nel nostro articolo: Concentrati durante la giornata lavorativa
• Combinazione con altri metodi: Il metodo Ivy Lee può essere combinato in modo ottimale con altri metodi.
  Ad esempio, usa la tecnica del Pomodoro per lavorare sui compiti della tua lista Ivy Lee in intervalli di 25 minuti.
  Questo aiuta a dividere il lavoro in unità gestibili e a fare pause regolari.
  Oppure utilizza la matrice di Eisenhower per stabilire le priorità dei tuoi compiti.
  Una volta che i tuoi compiti sono classificati nei quadranti della matrice, puoi semplicemente selezionare i sei compiti più importanti per la tua lista Ivy Lee.
  Una lavagna Kanban può anche aiutarti a seguire visivamente l’avanzamento dei tuoi sei compiti.
  Dividi la lavagna in colonne come “Da fare”, “In corso” e “Fatto” e sposta le attività di conseguenza.
• Formulare i compiti: Nelle liste delle cose da fare, spesso tendiamo a scrivere solo parole chiave.
  Tuttavia, questo non chiarisce esattamente cosa comporta un compito e di cosa hai bisogno per svolgerlo.
  È quindi importante formulare i rispettivi compiti nel modo più chiaro e preciso possibile.
  Un compito ben descritto rende anche più facile stabilire le priorità e può aiutarti ad affrontare il compito con motivazione invece di procrastinare.

Conclusione

Il metodo Ivy Lee è una tecnica comprovata per aumentare la produttività e l’efficienza del tuo lavoro quotidiano.
Concentrandoti sui compiti più importanti e lavorando con costanza su di essi, non solo puoi raggiungere meglio i tuoi obiettivi, ma puoi anche ridurre lo stress.
Con soli sei compiti al giorno chiaramente classificati, il carico di lavoro diventa gestibile e i risultati migliorano sensibilmente.

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