I costi invisibili dei progetti

Misurare e ridurre gli sprechi

Cosa sono gli sprechi nei progetti?

Gli sprechi nei progetti sono un problema spesso sottovalutato ma diffuso che può avere un grave impatto sul successo e sull’efficienza dei progetti.
Secondo uno studio completo sulla misurazione degli sprechi nei progetti, il Project Management Waste Index (PMWI) si aggira in media intorno al 25%.
Lo studio PMWI dimostra che gli sprechi non riguardano solo le risorse finanziarie, ma consumano anche tempo, talento ed energia.

Tipi di rifiuti

Il Project Management Waste Index (PMWI) identifica diversi tipi specifici di sprechi che si verificano frequentemente nei progetti e che possono compromettere l’efficienza e il successo:

• Tempi di attesa: Tempo perso quando i progetti si bloccano a causa di ritardi, colli di bottiglia, mancanza di informazioni, materiali mancanti o decisioni poco chiare.
  I lunghi tempi di attesa possono mettere a rischio l’intero programma del progetto e comportare un aumento dei costi.
• Eccessiva elaborazione: lavoro che va oltre il necessario per soddisfare i requisiti.
  Questo include un lavoro inutilmente dettagliato o eccessivamente lungo che non aggiunge valore.
• Errori: difetti o anomalie che richiedono una rielaborazione o una correzione.
  Gli errori sono spesso causati da incomprensioni, mancanza di attenzione o requisiti poco chiari e comportano lavoro e costi aggiuntivi.
• Allocazione errata: allocazione inefficiente delle risorse in cui i dipendenti o i fondi vengono utilizzati per compiti sbagliati o meno importanti, il che compromette la produttività e rallenta il progetto.
  Tuttavia, l’allocazione errata si verifica anche quando le risorse sono insufficienti, il che significa che i pacchetti di lavoro non vengono elaborati, vengono elaborati solo superficialmente, in modo errato o per troppo tempo.
• Sviamento: da un lato, uno sviamento può essere l’avvio di progetti inutili o senza senso.
  Tuttavia, può anche riguardare istruzioni errate o incomprensioni che portano a un lavoro che non raggiunge gli obiettivi del progetto.
  Ciò può essere causato da una comunicazione poco chiara, da incomprensioni o da una mancanza di coordinamento.
  Priorità poco chiare, mancanza di accordi o responsabilità poco chiare portano a rinvii, discussioni e comportamenti indesiderati e sono quindi causa di sprechi nel progetto.
• Movimenti non necessari: Movimenti superflui di persone o materiali che non creano alcun valore aggiunto diretto.
  Può trattarsi, ad esempio, di spostamenti inutili o di tempi di viaggio che non hanno alcun valore aggiunto per il progetto.
  Tuttavia, questo spreco può essere causato anche da postazioni di lavoro mal progettate o da processi inefficienti.
  Anche i cambiamenti superflui nei risultati, nei processi o nell’organizzazione del progetto, come ad esempio l’arrivo di nuovi superiori, causano spostamenti inutili.
  Anche il multitasking e il cambio di attività rientrano in questa categoria.
• Sottotrattamento: il sottotrattamento si verifica quando i compiti vengono elaborati solo superficialmente.
  Questo accade, ad esempio, quando i piani e i risultati non sono sufficientemente documentati.
  
  Tuttavia, questo tipo di spreco si verifica spesso anche quando la comunicazione all’interno del progetto non è ottimale, per cui, ad esempio, i risultati non soddisfano le aspettative e devono essere rielaborati. Secondo lo studio PMWI, i tipi di spreco più significativi nei progetti sono l’attesa, l’errata allocazione e l’eccesso di elaborazione, con l’attesa per le consegne, la mancanza di capacità del personale e la documentazione insufficiente come motivi più comuni di spreco.

Identificare gli sprechi nei progetti

Riconoscere gli sprechi nei progetti è un passo fondamentale per poterne individuare le cause e quindi apportare miglioramenti mirati.
Esistono vari metodi per farlo:

1. Value Stream Mapping (analisi del flusso di valore):

La Value Stream Mapping è un metodo visivo per analizzare e rappresentare tutte le fasi di un processo, dall’inserimento dell’ordine alla consegna.
Questo metodo aiuta a visualizzare l’intero flusso del progetto.
In questo modo è possibile determinare quali fasi forniscono effettivamente un valore aggiunto e quali sono inefficienti o comportano inutili tempi di attesa.

2. Registrazioni dei tempi e analisi dei processi:

Un altro metodo per misurare gli sprechi è la registrazione sistematica del tempo speso per i vari compiti e attività del progetto.
Si tratta di registrare quanto tempo viene speso in attività a valore aggiunto e quanto in attività non a valore aggiunto.
In questo modo è possibile riconoscere i tempi di attesa, le interruzioni o i processi inefficienti.

3. Analisi dei costi:

Un esame dettagliato delle spese del progetto può anche rivelare dove le risorse finanziarie vengono utilizzate in modo inefficiente.
Questo include l’analisi delle spese per i materiali, il personale, i servizi esterni e altri costi del progetto.
Confrontando i costi effettivi con il budget, è possibile identificare le aree di spesa non necessarie.
Questa analisi aiuta a ridurre i costi e a controllare meglio il budget.

4. Indicatori chiave di prestazione (KPI) del processo:

Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono metriche specifiche che valutano il successo e l’efficienza dei processi.
KPI come il tempo di ciclo, il tempo di lavorazione, il tasso di errore e l’utilizzo delle risorse possono essere utilizzati per misurare gli sprechi.
Monitorando costantemente questi KPI, è possibile identificare facilmente le fonti di spreco.
Allo stesso tempo, è possibile riconoscere le tendenze che indicano gli sprechi analizzandole, ad esempio, con una soluzione di business intelligence.

5. Cicli di feedback e sondaggi tra i dipendenti:

I dipendenti e i partecipanti ai progetti hanno spesso una visione preziosa dei processi inefficienti e degli sprechi, poiché ne sono direttamente coinvolti.
Attraverso regolari cicli di feedback e indagini mirate, le aziende possono quindi raccogliere dati qualitativi che evidenziano gli sprechi.

Riconoscere le cause dei rifiuti

Una volta identificate le principali fonti di spreco all’interno dei progetti, il passo successivo per evitare gli sprechi è comprenderne le cause.
Un’analisi delle cause profonde può essere d’aiuto in questo senso.
Nella gestione snella, a questo scopo si utilizzano tecniche come il metodo dei 5 perché o i diagrammi di Ishikawa (diagrammi a lisca di pesce).

Metodo dei 5 perché:

Il metodo dei 5 perché è una tecnica semplice ma efficace per analizzare le cause.
Si usa per identificare la causa principale di un problema ponendo la domanda “Perché?” per cinque volte.
Ogni fase del “Perché?” approfondisce l’analisi chiedendo la causa del problema immediatamente precedente.
Il processo viene ripetuto fino a quando non viene identificata la causa più profonda o fondamentale del problema.
In questo modo è possibile affrontare il problema alla radice anziché limitarsi a trattarne i sintomi.

Esempio: la scadenza del progetto non è stata rispettata.

1. Perché la scadenza non è stata rispettata?
   – Perché l’ultimo compito non è stato completato in tempo.
2. Perché l’ultimo compito non è stato completato in tempo?
   – Perché mancavano le informazioni richieste.
3. Perché mancavano le informazioni?
   – Perché il team responsabile non è stato informato.
4. Perché il team non è stato informato?
   – Perché non c’è stata una comunicazione chiara.
5. Perché non c’è stata una comunicazione chiara?
   – Perché non ci sono processi di comunicazione definiti.

La causa principale è la mancanza di processi di comunicazione chiari.

Diagramma di Ishikawa (diagramma a lisca di pesce):

Il diagramma di Ishikawa, noto anche come diagramma a lisca di pesce o diagramma causa-effetto, è uno strumento visivo per l’analisi delle cause.

Aiuta a identificare e presentare sistematicamente le varie cause potenziali di un problema ed è particolarmente utile per visualizzare problemi complessi e promuovere una discussione strutturata sull’analisi delle cause principali. Il diagramma ha la forma di una lisca di pesce con il problema alla “testa”.
Una volta definito il problema, vengono identificate le principali categorie di cause.
Queste vengono aggiunte al diagramma come singole “lische”.
Possono essere diverse categorie, come persone, metodi, macchine, materiali, ambiente o gestione.
Le cause specifiche che potrebbero contribuire al problema vengono poi elencate sotto ogni categoria.
Queste cause possono poi essere analizzate per individuare la causa principale del problema.

Esempio: nel caso di un problema di qualità, il diagramma potrebbe mostrare che le cause sono da ricercare nelle categorie “Materiali” (ad esempio materie prime difettose), “Macchine” (ad esempio taratura errata) e “Persone” (ad esempio formazione inadeguata).

Misure contro gli sprechi

Una volta conosciute le cause, è possibile sviluppare delle misure per contrastarle.
Queste possono includere, ad esempio, la riprogettazione dei processi, l’introduzione di nuove tecnologie o modifiche all’organizzazione del lavoro.

1. Tempi di attesa: Se i tempi di attesa si basano su colli di bottiglia, questi possono essere eliminati abbastanza facilmente assegnando nuove risorse o risorse più adatte e pianificando in anticipo.
   Dove possibile, anche l’automazione delle attività di routine aiuta a ridurre i tempi di attesa e a liberare risorse.
   Anche i canali di comunicazione chiaramente definiti e gli aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento dei lavori aiutano a prendere e trasmettere le decisioni in modo rapido.
2. Sovraccarico di lavoro: gli sprechi nell’ambito del sovraccarico di lavoro possono essere evitati grazie a requisiti chiaramente definiti, a una buona definizione delle priorità dei compiti con un focus sui requisiti minimi e a chiari standard di qualità.
   Se attualmente lavori secondo i metodi tradizionali di gestione dei progetti, il passaggio a metodi agili con processi di sviluppo iterativi e feedback regolari può evitare di svolgere lavoro inutile.
3. Errori: test regolari e misure di garanzia della qualità durante il progetto aiutano a riconoscere tempestivamente gli errori e a prendere contromisure.
   La formazione e l’aggiornamento consentono al team di progetto di riconoscere e correggere gli errori.
4. Allocazione errata: una buona gestione delle risorse è importante anche per quanto riguarda l’allocazione errata, al fine di evitare gli sprechi.
   Gli strumenti di gestione delle risorse aiutano ad assegnare ai progetti i dipendenti e le competenze giuste e tutte le risorse necessarie.
   Una revisione e un’ottimizzazione regolare dell’allocazione delle risorse aiuta anche a identificare rapidamente eventuali errori di allocazione e a intervenire.
5. Sviamento: prima dell’inizio del progetto è necessario adottare misure per evitare sviamenti.
   Una buona gestione del portafoglio progetti permette di selezionare e dare priorità ai progetti giusti e di definirne chiaramente gli obiettivi.
   Inoltre, le responsabilità devono essere chiaramente definite e comunicate prima dell’inizio del progetto per evitare malintesi.
   Durante l’implementazione di un progetto, una gestione efficace del progetto con revisioni regolari aiuta a garantire che il progetto rimanga in linea con i tempi.
   Processi di comunicazione chiari e una buona documentazione di progetto aiutano a fornire a tutti i membri del team le informazioni e le istruzioni necessarie.
6. Spostamenti inutili: Gli spostamenti fisici non necessari possono essere ridotti grazie a un buon design del luogo di lavoro, a un layout pulito dei processi e all’uso di strumenti digitali.
   Una buona gestione delle risorse e una chiara definizione delle priorità riducono il multitasking e il cambio di attività.
   Ma anche una buona gestione dei cambiamenti è importante per ridurre al minimo le modifiche necessarie ai progetti.
7. Sub-elaborazione: nel caso della sub-elaborazione, è importante comunicare chiaramente, in particolare le aspettative su come deve essere svolto un compito.
   In questo modo si possono evitare incomprensioni ed errori.
   Inoltre, i risultati del lavoro devono essere accuratamente documentati.
   Un regolare feedback assicura che il lavoro sia all’altezza delle aspettative e consente una pronta rielaborazione se necessario.

Conclusione

Gli sprechi nei progetti sono un problema diffuso che può avere un impatto significativo sul successo, sull’efficienza e sui costi.
Identificando e misurando sistematicamente gli sprechi, è possibile adottare misure mirate per eliminarli.

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