Gestione Progetti ABC: T per lo sviluppo del team

Come portare il tuo team di progetto al massimo delle prestazioni

Sviluppo del team secondo Tuckman

La suddivisione dello sviluppo di un team in fasi è stata elaborata dallo psicologo statunitense Bruce Tuckman nel 1965. Il suo modello, “Tuckman’s Stages of Group Development” (Le fasi di sviluppo del gruppo secondo Tuckman), si è affermato come uno dei modelli più noti e più usati per descrivere il processo di sviluppo dei team.
Inizialmente, Bruce Tuckman identificò quattro fasi dello sviluppo del team: Forming (fase di formazione), Storming (fase di conflitto), Norming (fase di normazione) e Performing (fase di rendimento). Queste fasi sono caratterizzate da dinamiche facilmente riconoscibili che la maggior parte dei nuovi team attraversa all’inizio di una collaborazione. In seguito, il modello è stato ampliato con una quinta fase, la cosiddetta «Adjourning» o «Mourning» (fase di scioglimento). In questa fase si parla del processo di scioglimento del team e del passaggio dei membri del team a nuovi compiti o progetti.
Il modello di Tuckman si basava sulle sue osservazioni di gruppi in diversi contesti, compresa la gestione dei progetti. Da allora è stato ulteriormente sviluppato e adattato da molti altri ricercatori e professionisti per rispondere alle esigenze e alle dinamiche specifiche dei team. Tuttavia, il modello di Tuckman rimane un quadro di riferimento utile e diffuso per comprendere il processo di sviluppo dei team e reagire di conseguenza.

Perché dovresti essere consapevole delle fasi dello sviluppo del team nella gestione dei progetti

Lo sviluppo del team svolge un ruolo cruciale nella gestione dei progetti e ha un impatto significativo sul futuro successo dei progetti. Attraversare con successo lo sviluppo del team comporta molti benefici:

• Alta performance: Un gruppo ben sviluppato lavora in modo più efficiente e raggiunge performance più elevate. Quando i membri del team comprendono i loro ruoli e le loro responsabilità, sfruttano i loro punti di forza e collaborano efficacemente, possono raggiungere l'obiettivo del progetto in modo più efficiente.
• Migliore collaborazione: Lo sviluppo del team rafforza la collaborazione all'interno del team. I membri del team imparano a comunicare efficacemente, scambiare informazioni e lavorare insieme alle soluzioni. Sviluppano una migliore comprensione degli stili di lavoro e dei bisogni reciproci, portando a un flusso di lavoro del progetto più fluido.
• Ambiente di lavoro positivo: Lo sviluppo del team efficace favorisce anche un clima lavorativo positivo caratterizzato da fiducia, rispetto e apertura. I membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le proprie idee ed esprimere le proprie opinioni. Ciò porta a una cultura di team motivata e coinvolta in cui ognuno dà il meglio e contribuisce alla performance complessiva del team.
• Riduzione dei conflitti: Il processo di sviluppo del team aiuta a identificare e affrontare potenziali conflitti e malintesi fin dall'inizio. I membri della squadra imparano a discutere costruttivamente le loro differenze e a trovare soluzioni comuni. Ciò crea un ambiente di lavoro armonioso.
• Risoluzione efficace dei problemi: Una squadra ben sviluppata è in grado di affrontare efficacemente problemi e sfide. Attraverso la collaborazione e lo scambio di idee, i membri del team possono portare prospettive diverse e sviluppare approcci innovativi alle soluzioni.

Comprendere le diverse fasi del modello di Tuckman aiuta a fornire chiarezza sui passaggi necessari per liberare le massime prestazioni. Inoltre, utilizzando le fasi, è possibile valutare le dinamiche all'interno di un gruppo, consentendo risposte proattive se sorgono conflitti all'inizio della formazione del team. Quando i membri di una nuova squadra sono consapevoli delle diverse fasi, possono affrontarle con un certo livello di compostezza e gestire efficacemente la pressione, specialmente nella fase di Conflitto.

Le fasi dello sviluppo del gruppo

Ogni gruppo è unico e quindi lo sviluppo del team è leggermente diverso ogni volta. Tuttavia, tipicamente, si verificano ciascuna delle fasi. È importante notare che le fasi dello sviluppo del team non progrediscono sempre linearmente. Un gruppo può anche regredire a una fase precedente quando sorgono nuove sfide o quando cambia la composizione del team. Inoltre, diversi membri del team possono trovarsi in fasi diverse del processo, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo membro al team. Pertanto, il successo dello sviluppo del gruppo dipende dal leadership efficace, da canali di comunicazione chiari, così come dalla volontà dei membri del team di avvicinarsi reciprocamente in modo aperto e perseguire obiettivi comuni.

1. Formazione - Fase di orientamento

Nella prima fase della formazione del team, i membri si riuniscono. Si conoscono, si presentano e discutono dei loro ruoli e delle loro responsabilità nel progetto. In questa fase c’è spesso ancora un po’ di riserbo e incertezza, perché i membri devono prima abituarsi gli uni agli altri. Allo stesso tempo, però, sono spesso pieni di aspettative ed entusiasmo all’idea di far parte del nuovo team.
In questa fase, però, ci sono ancora molte domande senza risposta per il nuovo team di progetto. In questa prima fase bisogna quindi chiarire quali sono gli obiettivi del team e quali sfide potrebbero presentarsi lungo il percorso. In questa fase iniziale dello sviluppo del team, inoltre, non ci sono ancora regole o standard fissi e i conflitti di solito non vengono affrontati apertamente dai membri, poiché in questa fase ci sono ancora molte incertezze. Dato che in questa fase i membri del team devono prima conoscersi, puoi aspettarti che la produttività sia piuttosto bassa all’inizio, ma che aumenti gradualmente col passare del tempo.

2. Conflitto - Fase del conflitto

In contrasto con la fase di formazione, la fase di conflitto, che di solito si verifica dopo un po' di tempo, è caratterizzata da conflitti e disaccordi. I membri del team portano le loro prospettive individuali, le esperienze e gli stili di lavoro, che possono portare a tensioni e attriti. Possono esserci conflitti di compiti quando diventa evidente che i risultati del lavoro non si allineano alle aspettative, o conflitti di ruolo quando un membro del team è insoddisfatto del ruolo assegnato. Alcuni membri del team affrontano tali frustrazioni direttamente, mentre altri possono ritirarsi e reagire passivamente. Questa fase è spesso caratterizzata da un rallentamento del lavoro effettivo sul progetto. Anche se scomodo, la fase di conflitto getta una base importante per risolvere i punti di attrito nelle fasi successive. Specialmente quando alcuni membri del team si conoscono già, i problemi del passato possono entrare in gioco durante questa fase o causare certi membri del team a formare alleanze contro gli altri. Pertanto, è importante che il leader del progetto agisca come mediatore in questa fase e affronti i conflitti in modo costruttivo per stabilire una base comune per ulteriori collaborazioni, poiché le capacità individuali di ciascun membro del team sono cruciali in un team di progetto.

3. Normazione - Fase dell'organizzazione

Dopo che il team si è conosciuto attraverso discussioni e conflitti nella fase di conflitto, e tutti sono consapevoli dei punti di forza e di debolezza dei singoli membri, il team inizia a sviluppare strutture comuni, processi di lavoro, regole e valori nella fase di normazione. I membri del team lavorano alla costruzione della fiducia e alla promozione del comportamento cooperativo. Vengono stabilite chiare vie di comunicazione, le assegnazioni di compiti vengono affinate e i processi decisionali vengono definiti. Di conseguenza, il team sviluppa un senso di identità e appartenenza condivisa. Queste norme informali possono variare a seconda del team, ma aiutano il team ad emergere più forte da questa fase. Le performance del team aumenteranno costantemente durante la fase di normazione.

4. Esecuzione - Fase delle prestazioni

Quando il team raggiunge la fase di esecuzione, è altamente funzionale e opera a piena capacità. Mentre nella fase di formazione i membri del team devono trovare il loro posto nel team, sono distratti dai conflitti nella fase di conflitto, imparano a sfruttare il loro potenziale come team nella fase di normazione. Sulla base di questa fondazione, i membri del team ora lavorano efficacemente insieme, si concentrano sui loro compiti e utilizzano i loro punti di forza individuali per raggiungere obiettivi comuni. Hanno trovato il loro ruolo all'interno del team e non è più necessario concentrarsi su se stessi o sul lavoro di gruppo, ma possono dedicarsi completamente ai loro compiti. C'è una comunicazione aperta e di fiducia, e il team è in grado di superare con successo sfide o cambiamenti. Questo contribuisce al successo del team, consentendogli di raggiungere i propri obiettivi con prestazioni eccezionali.

5. Congedo – Dissoluzione

Questa fase finale dello sviluppo del team si verifica quando i team si sciolgono o quando membri chiave lasciano il gruppo. Questo cambiamento nelle dinamiche familiari del team può portare i membri del team a sviluppare preoccupazioni e riserve poiché sono incerti sul loro futuro senza il gruppo. Specialmente in un team con un forte senso di coesione, può anche emergere un sentimento di lutto. Allo stesso tempo, i membri del team riflettono anche sul successo del gruppo.

Il ruolo del project manager nelle diverse fasi

Il ruolo del project manager o del leader del team è di grande importanza durante le varie fasi dello sviluppo del team. Specialmente all'inizio della formazione del team, potrebbe esserci una pressione significativa che dovrebbe essere gestita con compostezza e pazienza. Pertanto, un buon leader di progetto crea condizioni ottimali per sostenere il team in ciascuna fase della costruzione del team.

1. Formazione

In questa fase iniziale, il team si unisce e i membri si conoscono. Il project manager può contribuire creando un ambiente di lavoro positivo in cui il team può familiarizzare. Poiché i membri del team sono spesso incerti in questa fase, sono necessarie strutture chiare per un flusso ottimale in questa prima fase. Pertanto, in questa fase, un project manager dovrebbe:

• Creare chiarezza sugli obiettivi del progetto e sulle aspettative poste sul team.
• Definire chiaramente i ruoli individuali all'interno del team.
• Favorire una comunicazione aperta e di supporto.
• Fornire opportunità ai membri del team di esprimersi e contribuire con le proprie idee.
• Sostenere i membri del team nell'istituzione di norme di lavoro e regole del team.

2. Conflitto

Prima o poi, ogni team si trova di fronte a conflitti o differenze di opinione. Quando ciò accade, il project manager dovrebbe agire come mediatore e risolutore di conflitti per guidare il team in modo sicuro attraverso la fase di conflitto. Le strategie di leadership in questa fase possono includere:

• Promuovere una comunicazione costruttiva per affrontare i conflitti e trovare soluzioni.
• Assistere i membri del team nell'interpretare diverse prospettive e trovare un terreno comune.
• Creare un'atmosfera di apertura e rispetto in cui le opinioni diverse sono accettate.
• Sottolineare il focus sugli obiettivi condivisi e sul successo del progetto.

3. Normazione

Nella fase di normazione, il team definisce regole comuni, norme, metodi di lavoro e valori. Il project manager gioca un ruolo importante nel solidificare queste norme e promuovere una collaborazione efficace. Possono sostenere il team:

• Assistere nello sviluppo di standard di lavoro e procedure.
• Promuovere il lavoro di squadra e la collaborazione.
• Introdurre meccanismi di feedback per monitorare le performance e il progresso.
• Fornire elogi e riconoscimenti per i successi individuali e di squadra.

4. Esecuzione

Con la quarta fase, l'obiettivo temporaneo per lo sviluppo del team viene raggiunto, poiché ora può essere svolto un lavoro efficace. I leader dei progetti non sono quasi necessari come mediatori in questa fase. Tuttavia, ciò non significa che possono rilassarsi. Invece, fungono da mentore e manager delle risorse per mantenere il successo del team, identificare e sfruttare il potenziale di miglioramento. Per fare ciò, possono:

• Delegare responsabilità, dando potere ai membri del team per svolgere i propri compiti in modo indipendente.
• Allocare risorse secondo necessità e sostenere il team nel loro lavoro.
• Favorire il miglioramento continuo e l'innovazione.
• Concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi del progetto e garantire la qualità del lavoro.
• Essere un punto di contatto per eventuali problemi emergenti.

Il team di sviluppo presso Parm AG celebra il completamento con successo di un progetto.

5. Congedo

Ogni addio è difficile e può capitare che, una volta raggiunto l’obiettivo del progetto, ai membri del team non risulti facile sciogliere il gruppo. In qualità di responsabile del progetto, potrebbe essere importante per te accelerare il processo di elaborazione del lutto, in modo che i singoli membri del team possano affrontare un nuovo progetto in una nuova composizione il più rapidamente possibile. Per favorire questo processo, da un lato puoi incoraggiarli a parlare apertamente delle loro preoccupazioni e a concludere il progetto con feedback e documentazione. Inoltre, dovresti spiegare al tuo team come proseguirà il percorso per i singoli membri, in modo da ridurre le incertezze. D’altra parte, dovresti anche cogliere l’occasione per far prendere coscienza al tuo team dei successi raggiunti e, ad esempio, festeggiare la conclusione del progetto.
È importante anche che tu sia consapevole che questa fase può iniziare già un po’ prima dello scioglimento del team, ovvero quando la fine del progetto è ormai in vista. In questo caso, dovresti fare attenzione a evitare che le prestazioni dei membri del tuo team calino rapidamente a causa delle preoccupazioni che li distraggono. Un colloquio chiarificatore sul futuro può essere d’aiuto in questo senso.

Sviluppo del team in team ibridi o virtuali

C'è un numero crescente di team che collaborano parzialmente o interamente in un ambiente virtuale. Sebbene lo sviluppo del team attraversi le stesse fasi nei team virtuali, tali team affrontano sfide specifiche per lavorare insieme con successo.

• Comunicazione: La comunicazione efficace è cruciale per il successo dello sviluppo del team. La sfida nei team ibridi o virtuali è garantire che tutti i membri del team abbiano pari accesso alle informazioni e si sentano ascoltati. Raccomandiamo:
  • Utilizzare strumenti e piattaforme di comunicazione appropriati che consentano una collaborazione senza soluzione di continuità.
  • Le riunioni regolari del team virtuale promuovono lo scambio di informazioni e rafforzano il senso di appartenenza.
  • Linee guida di comunicazione chiare e definizione delle aspettative per la comunicazione dei singoli membri del team per evitare fraintendimenti.
• Costruzione di fiducia e relazioni: Costruire fiducia e relazioni tra i membri del team può essere particolarmente impegnativo quando non si incontrano di persona o lo fanno in modo irregolare. I leader del progetto possono sostenere la propria squadra nella costruzione di relazioni con semplici misure:
  • Attività di team building virtuali come giochi online o pause caffè virtuali rafforzano lo spirito di squadra.
  • Incoraggiare interazioni informali, come creare piattaforme online per scambi non legati al lavoro.
  • Incoraggiare i membri del gruppo a conoscersi e condividere storie o interessi personali, ad esempio attraverso presentazioni virtuali.
• Collaborazione e coordinamento: Anche la collaborazione e il coordinamento possono essere una sfida nei gruppi ibridi o virtuali, specialmente quando i membri del team lavorano in diversi fusi orari. Le soluzioni potrebbero includere:
  • Utilizzare strumenti di collaborazione e software di gestione dei progetti per monitorare la distribuzione dei compiti e il progresso.
  • Concordanza su orari di lavoro comuni quando tutti i membri del team sono disponibili per discussioni e decisioni importanti.
• Leadership del progetto: Guidare i membri del team in team ibridi o virtuali richiede anche particolare attenzione. Pertanto, presta attenzione ai seguenti punti:
  • Comunicare chiare definizioni di ruolo e responsabilità per garantire che tutti conoscano i propri compiti e responsabilità.
  • Riunioni individuali regolari e sessioni di feedback per monitorare le performance e il benessere dei membri del team.
  • Fornire formazione o risorse per migliorare le competenze tecniche dei membri del team e sostenere la collaborazione virtuale.

Conclusione

Quando i leader del progetto sono familiari con le diverse fasi dello sviluppo del team, possono guidare in modo sicuro il proprio team attraverso questo processo di sviluppo. Possono creare un ambiente di supporto, promuovere una comunicazione chiara, affrontare o risolvere conflitti, sostenere lo sviluppo di norme di team, nonché riconoscere e sfruttare i punti di forza individuali dei membri del team. In questo modo, una leadership efficace può consentire al team di raggiungere il proprio pieno potenziale e completare il progetto.

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