L’ABC de la gestion de projet: E pour développement d’une équipe

Comment amener votre équipe de projet à atteindre un niveau de performance optimal

Le développement d’une équipe selon Tuckman

La catégorisation du développement d’une équipe en phases a été créée par le psychologue américain Bruce Tuckman en 1965. Son modèle, les « Étapes du développement de groupe de Tuckman », est devenu l’un des modèles les plus connus et les plus largement utilisés pour décrire le processus de développement de l’équipe.
Bruce Tuckman a initialement identifié quatre phases de développement d’une équipe: Formation, Conflit, Normalisation et Performance. Ces phases sont caractérisées par des dynamiques facilement reconnaissables que la majorité des nouvelles équipes traversent au début de leur collaboration. Par la suite, le modèle a été étendu pour inclure une cinquième phase appelée « Congé » ou « Deuil », qui se concentre sur le processus de dissolution de l’équipe et la transition des membres de l’équipe vers de nouvelles tâches ou projets.
Le modèle de Tuckman était basé sur son observation de groupes dans différents contextes, y compris la gestion de projet. Depuis lors, il a été développé et adapté par de nombreux autres chercheurs et praticiens pour répondre aux exigences et aux dynamiques spécifiques des équipes. Néanmoins, le modèle de Tuckman reste un cadre utile et largement utilisé pour comprendre et répondre au processus de développement de l’équipe.

Pourquoi vous devriez être conscient des phases de développement d’une équipe en gestion de projet

Le développement d’une équipe joue un rôle crucial en gestion de projet et a un impact significatif sur le succès futur des projets. Parvenir avec succès au développement d’une équipe présente de nombreux avantages:

• Haute performance: Une équipe bien développée travaille de manière plus efficace et atteint une performance plus élevée. Lorsque les membres de l’équipe comprennent leurs rôles et responsabilités, exploitent leurs forces et collaborent efficacement, ils peuvent atteindre l’objectif du projet de manière plus efficiente.
• Meilleure collaboration: Le développement d’une équipe renforce la collaboration au sein de l’équipe. Les membres de l’équipe apprennent à communiquer efficacement, à échanger des informations et à travailler ensemble sur des solutions. Ils développent une meilleure compréhension des styles de travail et des besoins de chacun, ce qui facilite le flux de travail du projet.
• Environnement de travail positif: Le développement d’une équipe efficace favorise également un climat de travail positif caractérisé par la confiance, le respect et l’ouverture. Les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour partager leurs idées et exprimer leurs opinions. Cela conduit à une culture d’équipe motivée et engagée où chacun donne le meilleur de lui-même et contribue à la performance globale de l’équipe.
• Réduction des conflits: Le processus de développement d’une équipe aide à identifier et à résoudre les conflits potentiels ainsi que les malentendus dès le début. Les membres de l’équipe apprennent à discuter de leurs différences de manière constructive et à trouver des solutions communes. Cela crée un environnement de travail harmonieux.
• Résolution efficace des problèmes: Une équipe bien développée est capable de faire face efficacement aux problèmes et aux défis. Grâce à la collaboration et à l’échange d’idées, les membres de l’équipe peuvent apporter des perspectives différentes et développer des approches novatrices pour résoudre les problèmes.

Comprendre les différentes phases du modèle de Tuckman permet d’apporter une clarté sur les étapes nécessaires pour libérer des performances maximales. De plus, en utilisant les phases, les dynamiques au sein d’une équipe peuvent être évaluées, ce qui permet de réagir de manière proactive en cas de conflits dès le début de la formation de l’équipe. Lorsque les membres d’une nouvelle équipe sont conscients des différentes phases, ils peuvent les aborder avec un certain niveau de calme et gérer efficacement la pression, en particulier dans la phase de Conflit.

Les phases du développement d’une équipe

Chaque équipe est unique, et donc, le développement d’une équipe est légèrement différent à chaque fois. Néanmoins, généralement, chacune des phases se produit. Il est important de noter que les phases de développement d’une équipe ne progressent pas toujours de manière linéaire. Une équipe peut également régresser vers une phase antérieure lorsque de nouveaux défis se présentent ou lorsque la composition de l’équipe change. De plus, différents membres de l’équipe peuvent se trouver à différentes phases du processus, par exemple, lorsqu’un nouveau membre est ajouté à l’équipe. Par conséquent, la réussite du développement d’une équipe dépend d’un leadership efficace, de canaux de communication clairs, ainsi que de la volonté des membres de l’équipe de s’approcher les uns des autres de manière ouverte et de poursuivre des objectifs communs.

1- Formation – Phase d’orientation

Dans la première phase de formation, l’équipe se réunit. Les membres de l’équipe apprennent à se connaître, se présentent et discutent de leurs rôles ainsi que de leurs responsabilités dans le projet. À cette étape, il y a souvent une certaine hésitation et incertitude alors que les membres de l’équipe ont besoin de s’habituer les uns aux autres. En même temps, ils sont souvent excités et enthousiastes à l’idée de faire partie de la nouvelle équipe.
Pendant cette phase, il y a de nombreuses questions sans réponse pour la nouvelle équipe de projet. Il est important, à cette étape initiale, de clarifier les objectifs de l’équipe et les défis auxquels l’équipe peut être confrontée en cours de route. À cette phase précoce du développement de l’équipe, il n’y a pas de règles ou de normes établies, et les conflits ne sont généralement pas abordés ouvertement par les membres en raison des incertitudes existantes. Au fur et à mesure que les membres de l’équipe apprennent à se connaître à cette phase, on peut s’attendre à ce que la performance de l’équipe soit relativement faible à ce stade, mais elle augmentera progressivement avec le temps.

2- Tensions – Phase de conflit

Contrairement à la phase de formation, la phase de tension, qui survient généralement après un certain temps, est caractérisée par des conflits et des désaccords. Les membres de l’équipe apportent leurs perspectives individuelles, leurs expériences et leurs styles de travail, ce qui peut entraîner des tensions et des frictions. Il peut y avoir des conflits liés aux tâches lorsque les résultats du travail ne correspondent pas aux attentes, ou des conflits liés aux rôles lorsque qu’un membre de l’équipe est mécontent du rôle qui lui a été attribué. Certains membres de l’équipe expriment ouvertement leurs frustrations, tandis que d’autres peuvent se retirer et réagir passivement. Cette phase est souvent marquée par un ralentissement du travail réel sur le projet. Bien que cela soit inconfortable, la phase de conflit pose les bases importantes pour résoudre les points de friction dans les phases ultérieures. En particulier, lorsque certains membres de l’équipe se connaissent déjà, des problèmes passés peuvent surgir ou certains membres de l’équipe peuvent former des alliances contre d’autres. Il est donc important que le chef de projet agisse en tant que médiateur à cette phase et aborde les conflits de manière constructive afin d’établir une base commune pour une collaboration ultérieure, car les capacités individuelles de chaque membre de l’équipe sont cruciales dans une équipe de projet.

3- Normalisation – Phase d’organisation

Après que l’équipe a appris à se connaître à travers les discussions et les conflits dans la phase de conflit, et que chacun soit conscient des forces et des faiblesses des membres individuels, l’équipe commence à développer des structures communes, des processus de travail, des règles et des valeurs dans la phase de normalisation. Les membres de l’équipe travaillent à établir la confiance et à promouvoir un comportement coopératif. Des canaux de communication clairs sont établis, les attributions de tâches sont affinées et les processus de prise de décision sont définis. En conséquence, l’équipe développe un sentiment d’identité et d’appartenance partagées. Ces normes informelles peuvent varier en fonction de l’équipe, mais elles aident l’équipe à émerger plus forte de cette phase. La performance de l’équipe augmentera de manière constante pendant la phase de normalisation.

4- Performance – Phase de performance

Lorsque l’équipe atteint la phase de performance, elle est hautement fonctionnelle et opère à pleine capacité. Alors qu’à la phase de formation, les membres de l’équipe doivent trouver leur place dans l’équipe, qu’ils sont perturbés par les conflits à la phase de conflit, ils apprennent à exploiter leur potentiel en tant qu’équipe à la phase de normalisation. Sur la base de cette fondation, les membres de l’équipe travaillent maintenant efficacement ensemble, se concentrent sur leurs tâches et utilisent leurs forces individuelles pour atteindre des objectifs communs. Ils ont trouvé leur rôle au sein de l’équipe et n’ont plus besoin de se concentrer sur eux-mêmes ou sur le travail de groupe, mais peuvent se consacrer pleinement à leurs tâches. Il y a une communication ouverte et de confiance, et l’équipe est capable de surmonter avec succès les défis ou les changements. Cela contribue au succès de l’équipe, lui permettant d’atteindre ses objectifs fixés avec une performance exceptionnelle.

5- Dissolution

Cette dernière phase du développement d’une équipe se produit lorsque les équipes se dissolvent ou lorsque des membres clés quittent le groupe. Ce changement dans la dynamique familière de l’équipe peut amener les membres de l’équipe à développer des préoccupations et des réserves car ils sont incertains quant à leur avenir sans le groupe. Particulièrement dans une équipe ayant un fort sentiment de cohésion, un sentiment de deuil peut également apparaître. Dans le même temps, les membres de l’équipe réfléchissent également au succès du groupe.

Le rôle du chef de projet dans les différentes phases

Le rôle du chef de projet ou du leader d’équipe est d’une grande importance lors des différentes étapes du développement de l’équipe. Surtout au début de la formation de l’équipe, il peut y avoir une pression significative qui doit être gérée avec calme et patience. Par conséquent, un bon chef de projet crée des conditions optimales pour soutenir l’équipe dans chaque phase de construction de l’équipe.

1. Formation

À cette phase initiale, l’équipe se réunit et les membres apprennent à se connaître. Le chef de projet peut contribuer en créant un environnement de travail positif où l’équipe peut se familiariser. Étant donné que les membres de l’équipe sont souvent incertains à cette phase, des structures claires sont nécessaires pour un flux optimal à cette première étape. Par conséquent, à cette phase, un chef de projet devrait:

• Clarifier les objectifs du projet et les attentes placées sur l’équipe.
• Définir clairement les rôles individuels au sein de l’équipe.
• Favoriser une communication ouverte et bienveillante.
• Offrir aux membres de l’équipe des opportunités pour s’exprimer et contribuer leurs idées.
• Soutenir les membres de l’équipe dans l’établissement de normes de travail et de règles d’équipe.

2. Tensions

Tôt ou tard, chaque équipe rencontre des conflits ou des différences d’opinion. Lorsque cela se produit, le chef de projet devrait agir en tant que médiateur et résolveur de conflits pour guider l’équipe en toute sécurité à travers la phase de conflit. Les stratégies de leadership à cette phase peuvent inclure:

• Promouvoir une communication constructive pour aborder les conflits et trouver des solutions.
• Aider les membres de l’équipe à comprendre les différentes perspectives et trouver un terrain d’entente.
• Créer une atmosphère d’ouverture et de respect où les opinions diverses sont acceptées.
• Mettre l’accent sur la focalisation sur les objectifs communs et le succès du projet.

3. Normalisation

À la phase de normalisation, l’équipe définit des règles communes, des normes, des méthodes de travail et des valeurs. Le chef de projet joue un rôle important dans la consolidation de ces normes et la promotion d’une collaboration efficace. Il peut soutenir l’équipe en:

• Aidant au développement de normes de travail et de procédures.
• Favorisant le travail d’équipe et la collaboration.
• Introduisant des mécanismes de rétroaction pour surveiller la performance et les progrès.
• Fournissant des éloges et des reconnaissances pour les réalisations individuelles et d’équipe.

4. Performance

Avec la quatrième phase, l’objectif temporaire du développement d’une équipe est atteint, car un travail efficace peut maintenant être réalisé. Les chefs de projet sont à peine nécessaires en tant que médiateurs à cette phase. Cependant, cela ne signifie pas qu’ils peuvent se détendre. Au contraire, ils agissent en tant que mentors et gestionnaires de ressources pour maintenir le succès de l’équipe, identifier et exploiter les potentiels d’amélioration. Pour ce faire, ils peuvent:

• Déléguer des responsabilités, permettant aux membres de l’équipe de remplir leurs tâches de manière indépendante.
• Allouer les ressources selon les besoins et soutenir l’équipe dans son travail.
• Favoriser l’amélioration continue et l’innovation.
• Se concentrer sur la réalisation des objectifs du projet et garantir la qualité du travail.
• Être un point de contact pour tout problème émergeant.

L’équipe de développement de Parm AG fête la fin d’un projet réussi.

5. Dissolution

Dire au revoir est difficile, et il peut ne pas être facile pour les membres de l’équipe de dissoudre l’équipe après avoir atteint l’objectif du projet. En tant que chef de projet, il peut être important pour vous de faciliter le processus de deuil afin que les membres individuels de l’équipe puissent rapidement passer à un nouveau projet dans une composition différente. Pour favoriser cela, d’une part, vous pouvez encourager la discussion ouverte sur les préoccupations et conclure la réalisation du projet avec des retours d’information et de la documentation. De plus, vous devez expliquer à vos membres d’équipe comment les choses vont se dérouler pour chaque individu afin de réduire les incertitudes. D’autre part, vous devriez également profiter de l’occasion pour faire prendre conscience à votre équipe des réalisations accomplies et célébrer la fin du projet.
Il est important de noter que cette phase peut commencer quelque temps avant que l’équipe ne soit dissoute, c’est-à-dire lorsque la fin du projet est en vue. Dans ce cas, vous devez veiller à ce que la performance de vos membres d’équipe ne diminue pas rapidement car ils peuvent être distraits par leurs inquiétudes. Une conversation éclaircissante sur l’avenir peut aider dans cette situation.

Développement d’équipe dans des équipes hybrides ou virtuelles

Un nombre croissant d’équipes collaborent partiellement ou entièrement dans un environnement virtuel. Bien que le développement de l’équipe passe par les mêmes phases dans les équipes virtuelles, de telles équipes sont confrontées à des défis spécifiques pour travailler ensemble avec succès.

• Communication: Une communication efficace est cruciale pour le succès du développement de l’équipe. Le défi dans les équipes hybrides ou virtuelles est de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont un accès égal à l’information et se sentent écoutés. Nous recommandons:
  • Utiliser des outils de communication appropriés et des plateformes qui permettent une collaboration fluide.
  • Des réunions virtuelles régulières de l’équipe favorisent l’échange d’informations et renforcent le sentiment d’appartenance.
  • Des lignes directrices de communication claires et des attentes fixées pour la communication des membres individuels de l’équipe afin d’éviter les malentendus.
• Établir la confiance et les relations: Établir la confiance et les relations entre les membres de l’équipe peut être particulièrement difficile lorsqu’ils ne se rencontrent pas en personne ou le font de manière irrégulière. Les chefs de projet peuvent soutenir leur équipe dans la création de relations avec des mesures simples:
  • Des activités de renforcement d’équipe virtuelles telles que des jeux en ligne ou des pauses café virtuelles renforcent l’esprit d’équipe.
  • Encourager les interactions informelles, comme la création de plateformes en ligne pour des échanges non liés au travail.
  • Encourager les membres de l’équipe à se connaître et à partager des histoires personnelles ou des centres d’intérêt, par exemple, par le biais d’introductions virtuelles.
• Collaboration et coordination: La collaboration et la coordination peuvent également être un défi dans les équipes hybrides ou virtuelles, surtout lorsque les membres de l’équipe travaillent dans des fuseaux horaires différents. Les solutions peuvent inclure:
  • Utiliser des outils de collaboration et des logiciels de gestion de projet pour suivre la répartition des tâches et les progrès.
  • S’accorder sur des heures de travail communes où tous les membres de l’équipe sont disponibles pour des discussions importantes et la prise de décision.
• Leadership de projet: Diriger les membres de l’équipe dans des équipes hybrides ou virtuelles demande également une attention particulière. Par conséquent, veillez aux points suivants:
  • Communiquer des définitions de rôle claires et des responsabilités pour que chacun connaisse ses tâches et responsabilités.
  • Des entretiens individuels réguliers et des sessions de rétroaction pour suivre les performances et le bien-être des membres de l’équipe.
  • Fournir des formations ou des ressources pour améliorer les compétences techniques des membres de l’équipe et soutenir la collaboration virtuelle.

Conclusion

Lorsque les chefs de projet sont familiarisés avec les différentes phases du développement de l’équipe, ils peuvent guider leur équipe en toute sécurité à travers ce processus de développement. Ils peuvent créer un environnement de soutien, favoriser une communication claire, aborder ou résoudre les conflits, soutenir le développement de normes d’équipe, ainsi que reconnaître et exploiter les forces individuelles des membres de l’équipe. De cette manière, un leadership efficace peut permettre à l’équipe d’atteindre son plein potentiel et de mener le projet à terme.

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