L'ABC de la gestion de projet : T comme « développement d'équipe »

Comment faire en sorte que votre équipe de projet atteigne son plein potentiel

Le développement d’une équipe selon Tuckman

La classification du développement d'une équipe en phases a été élaborée par le psychologue américain Bruce Tuckman en 1965. Son modèle, intitulé « Tuckman's Stages of Group Development » (les étapes du développement des groupes selon Tuckman), s'est imposé comme l'un des modèles les plus connus et les plus couramment utilisés pour décrire le processus de développement des équipes.
Bruce Tuckman a initialement identifié quatre phases de développement d'une équipe : la phase de formation (Forming), la phase de confrontation (Storming), la phase de normalisation (Norming) et la phase de performance (Performing). Ces phases se caractérisent par des dynamiques facilement identifiables, que la plupart des nouvelles équipes traversent au début d’une collaboration. Par la suite, le modèle a été enrichi d’une cinquième phase, appelée « Adjourning » ou « Mourning » (phase de dissolution). Cette phase concerne le processus de dissolution de l’équipe et la transition des membres de celle-ci vers de nouvelles missions ou de nouveaux projets.
Le modèle de Tuckman s'appuyait sur ses observations de groupes dans divers contextes, notamment celui de la gestion de projet. Depuis lors, il a été développé et adapté par de nombreux autres chercheurs et professionnels afin de répondre aux exigences et aux dynamiques spécifiques des équipes. Le modèle de Tuckman n’en reste pas moins un cadre utile et largement utilisé pour comprendre le processus de développement des équipes et y apporter une réponse adaptée.

Pourquoi vous devriez être conscient des phases de développement d’une équipe en gestion de projet

Le développement d'équipe joue un rôle déterminant dans la gestion de projet et a une influence considérable sur la réussite future des projets. Parvenir à mener à bien le développement d'équipe présente de nombreux avantages :

• Haute performance : une équipe bien rodée travaille plus efficacement et atteint un niveau de performance plus élevé. Lorsque les membres de l'équipe comprennent leurs rôles et leurs responsabilités, tirent parti de leurs points forts et collaborent efficacement, ils peuvent atteindre l'objectif du projet plus efficacement.
• Une meilleure collaboration : le développement d’équipe permet de renforcer la collaboration au sein de l’équipe. Les membres de l’équipe apprennent à communiquer efficacement, à échanger des informations et à travailler ensemble à la recherche de solutions. Ils acquièrent une meilleure compréhension des méthodes de travail et des besoins des autres membres de l’équipe, ce qui permet un déroulement plus harmonieux du travail sur les projets.
• Une ambiance de travail positive : un développement d’équipe efficace favorise en outre une ambiance de travail positive, où règnent la confiance, le respect et la franchise. Les membres de l’équipe se sentent ainsi à l’aise pour partager leurs idées et exprimer leurs opinions. Cela conduit à une culture d’équipe motivée et engagée, dans laquelle chacun donne le meilleur de lui-même et contribue à la performance globale de l’équipe.
• Moins de conflits : grâce au processus de développement d'équipe, les conflits et malentendus potentiels sont identifiés et traités à un stade précoce. Les membres de l'équipe apprennent à discuter de leurs divergences d'opinion de manière constructive et à trouver des solutions communes. Cela permet de créer un environnement de travail harmonieux.
• Résolution efficace des problèmes : une équipe bien rodée est capable de surmonter efficacement les problèmes et les défis. Grâce à la collaboration et à l'échange d'idées, les membres de l'équipe peuvent apporter des points de vue différents et ainsi élaborer des solutions innovantes.

Connaître les différentes phases de Tuckman permet de clarifier les étapes nécessaires pour atteindre un niveau de performance optimal. De plus, ces phases permettent d’évaluer les dynamiques au sein d’une équipe, ce qui permet d’intervenir dès l’apparition de conflits au tout début de la constitution de l’équipe. Si les membres d’une nouvelle équipe connaissent ces différentes phases, ils peuvent les aborder avec une certaine sérénité et ainsi bien gérer la forte pression, notamment pendant la phase de « storming ».

Les phases du développement d’une équipe

Chaque équipe est unique et, par conséquent, le développement de l'équipe est chaque fois légèrement différent. Néanmoins, chacune des quatre phases se déroule généralement. Il est toutefois important de noter que les phases du développement d'une équipe ne se succèdent pas toujours de manière linéaire. Une équipe peut également revenir à une phase antérieure lorsque de nouveaux défis apparaissent ou que sa composition change. De plus, il peut arriver que différents membres de l’équipe se trouvent à des étapes différentes du processus, par exemple lorsqu’un nouveau membre rejoint l’équipe. La réussite du développement d’une équipe dépend d’un leadership efficace, de canaux de communication clairs et de la volonté des membres de l’équipe de se montrer ouverts les uns envers les autres et de poursuivre des objectifs communs.

1- Formation - Phase d'orientation

Au cours de la première phase de constitution de l'équipe, celle-ci se réunit. Les membres de l'équipe font connaissance, se présentent et discutent de leurs rôles et responsabilités au sein du projet. À ce stade, il règne souvent encore une certaine réserve et une certaine incertitude, car les membres de l'équipe doivent d'abord s'habituer les uns aux autres. En même temps, ils sont souvent pleins d'impatience et d'enthousiasme à l'idée de faire partie de cette nouvelle équipe.
À ce stade, de nombreuses questions restent toutefois en suspens pour la nouvelle équipe de projet. Il convient donc, dans un premier temps, de définir clairement les objectifs de l’équipe et d’identifier les défis auxquels elle pourrait être confrontée pour les atteindre. De plus, à ce stade précoce du développement de l’équipe, il n’existe pas encore de règles ni de normes établies, et les conflits ne sont généralement pas abordés ouvertement par les membres, car de nombreuses incertitudes persistent à ce stade. Les membres de l’équipe devant d’abord apprendre à se connaître, vous pouvez partir du principe que le rendement sera assez faible à ce stade, mais qu’il augmentera progressivement au fil du temps.

2- Tensions - Phase de conflit

Contrairement à la phase de formation, la phase de confrontation qui s'ensuit après un certain temps est souvent marquée par des conflits et des divergences d'opinion. Les membres de l'équipe apportent leurs points de vue, leurs expériences et leurs méthodes de travail individuels, ce qui peut entraîner des tensions et des frictions. Cela peut ainsi donner lieu à des conflits liés aux tâches, par exemple lorsqu’il s’avère que les résultats ne correspondent pas aux attentes, ou à des conflits de rôles, par exemple lorsqu’un membre de l’équipe n’est pas satisfait du rôle qui lui a été attribué. Certains membres de l’équipe expriment directement ce mécontentement, tandis que d’autres peuvent, en cas de frustration, se replier sur eux-mêmes et adopter une attitude passive. Cette phase se caractérise souvent par une stagnation du travail proprement dit sur le projet. Aussi désagréable que soit cette partie du développement de l’équipe, la phase de « storming » pose néanmoins des bases importantes pour éliminer tous les points de friction en vue des phases ultérieures. En particulier lorsque certains membres de l'équipe se connaissent déjà, d’éventuels problèmes passés peuvent refaire surface au cours de cette phase ou amener certains membres à s’allier les uns avec les autres contre les autres. Il est donc important que le chef de projet joue le rôle de médiateur durant cette phase et aborde les conflits de manière constructive afin de créer une base commune pour la poursuite de la collaboration, car au sein d’une équipe de projet, les compétences individuelles de chacun sont essentielles.

3- Normalisation - Phase d'organisation

Une fois que l’équipe a appris à se connaître au cours de la phase de « storming » à travers des discussions et des conflits, et que chacun a pris conscience des forces et des faiblesses de chacun de ses membres, l’équipe entame, lors de la phase de « norming », l’élaboration de structures, de méthodes de travail, de règles et de valeurs communes. Les membres de l’équipe s’efforcent d’instaurer un climat de confiance et d’encourager un comportement coopératif. Des canaux de communication clairs sont mis en place, la répartition des tâches est affinée et les processus décisionnels sont définis. L’équipe développe ainsi une identité commune et un sentiment d’appartenance. Ces normes informelles varient d’une équipe à l’autre, mais elles contribuent à sortir renforcé de cette phase. Les performances de l’équipe ne cesseront d’augmenter tout au long de la phase de normalisation.

4- Performance - Phase de performance

Lorsque l'équipe atteint la phase de performance, elle est hautement fonctionnelle et fonctionne à plein rendement. Alors que, durant la phase de formation (« Forming »), les membres devaient encore trouver leur place au sein de l’équipe et qu’ils étaient distraits par des conflits durant la phase de confrontation (« Storming »), ils ont appris, durant la phase de normalisation (« Norming »), à exploiter leur potentiel en tant qu’équipe. Sur cette base, les membres de l’équipe collaborent désormais efficacement, se concentrent sur leurs tâches et mettent à profit leurs atouts individuels pour atteindre des objectifs communs. Ils ont trouvé leur place au sein de l’équipe et n’ont plus besoin de se concentrer sur eux-mêmes ou sur le travail de groupe, mais peuvent se consacrer pleinement à leurs tâches. La communication est ouverte et basée sur la confiance, et l’équipe est en mesure de surmonter avec succès les défis ou les changements. C’est ce qui fait le succès de l’équipe, lui permettant d’atteindre les objectifs fixés avec une excellente efficacité.

5- Dissolution

Cette dernière phase du développement d’une équipe survient lorsque les équipes se dissolvent ou que des membres clés quittent le groupe. Ce changement dans la dynamique habituelle de l’équipe peut amener les membres à nourrir des inquiétudes et des doutes, car ils ne savent pas clairement comment les choses vont se passer pour eux sans le groupe. Dans une équipe très soudée notamment, un sentiment de deuil peut également apparaître. Dans le même temps, les membres de l’équipe se remémorent toutefois les succès remportés par le groupe.

Le rôle du chef de projet dans les différentes phases

Le rôle du chef de projet ou du responsable d'équipe revêt une grande importance au cours des différentes phases de développement de l'équipe. C'est justement au début de ce processus que la pression peut être forte ; il convient de la gérer avec assurance et patience. Un bon chef de projet crée donc, à chaque étape de la constitution de l’équipe, les conditions optimales pour soutenir celle-ci.

1. Formation

Au cours de cette phase initiale, l’équipe se forme et ses membres apprennent à se connaître. Le chef de projet peut y contribuer en instaurant un climat de travail positif, propice à la cohésion de l’équipe. Les membres de l’équipe étant souvent encore peu sûrs d’eux à ce stade, des structures claires sont nécessaires pour garantir le bon déroulement de cette première phase. C’est pourquoi, au cours de cette phase, un chef de projet devrait :

• Clarifier l'objectif du projet et les attentes formulées à l'égard de l'équipe.
• Définir clairement les différents rôles au sein de l'équipe.
• Encourager une communication ouverte et solidaire.
• Offrir aux membres de l’équipe la possibilité de s’exprimer et de faire valoir leurs idées.
• Aider les membres de l’équipe à établir des normes de travail et des règles d’équipe.

2. Phase de confrontation

Tôt ou tard, des conflits ou des divergences d’opinion apparaissent dans toute équipe. Lorsque cela se produit, le chef de projet doit jouer le rôle de facilitateur, de médiateur et de conciliateur afin de guider l’équipe en toute sécurité à travers la phase de « storming ». Les stratégies de gestion pouvant être mises en œuvre au cours de cette phase sont les suivantes :

• Encourager une communication constructive afin d'aborder les conflits et de trouver des solutions.
• Aider les membres de l’équipe à comprendre les différents points de vue et à trouver un terrain d’entente.
• Créer une atmosphère d’ouverture et de respect, dans laquelle les opinions divergentes sont acceptées.
• Mettre l’accent sur les objectifs communs et la réussite du projet.

3. Phase de normalisation

Au cours de la phase de normalisation, l’équipe définit des règles communes, des normes, des méthodes de travail et des valeurs. Le chef de projet joue un rôle important dans la consolidation de ces normes et dans la promotion d’une collaboration efficace. Il peut soutenir l’équipe en :

• En contribuant à l’élaboration des normes de travail et des procédures.
• encourageant le travail d'équipe et la collaboration ;
• Mettant en place des mécanismes de retour d’information pour suivre les performances et les progrès.
• Félicite et valorise les réussites individuelles et collectives.

4. Performance

Avec cette quatrième phase, l'objectif de développement de l'équipe est provisoirement atteint, car il est désormais possible de travailler efficacement. Le chef de projet n’est désormais plus guère sollicité qu’en tant que médiateur. Cela ne signifie toutefois pas qu’il puisse désormais se reposer sur ses lauriers. Il joue plutôt le rôle de mentor et de gestionnaire des ressources afin d’assurer la réussite de l’équipe, d’identifier les potentiels d’amélioration et de les exploiter. À cette fin, il peut :

• Déléguer les responsabilités et permettre ainsi aux membres de l'équipe d'accomplir leurs tâches de manière autonome.
• Allouer des ressources si nécessaire et soutenir l’équipe dans son travail.
• Encourager l’amélioration continue et l’innovation.
• Mettre l’accent sur la réalisation des objectifs du projet et sur la qualité du travail.
• Être l’interlocuteur privilégié en cas de problèmes éventuels.

L'équipe de développement de Parm AG fête la fin d'un projet réussi.

5. Dissolution

Tout adieu est difficile et il se peut donc que les membres de l'équipe aient du mal à se séparer une fois l'objectif du projet atteint. En tant que chef de projet, il peut être important pour vous d’accélérer ce processus de deuil afin que chaque membre de l’équipe puisse se consacrer le plus rapidement possible à un nouveau projet au sein d’une autre équipe. Pour y parvenir, vous pouvez, d’une part, les encourager à parler ouvertement de leurs préoccupations et à clôturer le projet par des retours d’expérience et la mise en place d’une documentation. De plus, vous devriez expliquer à votre équipe comment les choses vont se passer pour chacun de ses membres, afin de réduire les incertitudes. D’autre part, vous devriez également profiter de cette occasion pour faire prendre conscience à votre équipe des succès remportés et, par exemple, célébrer la fin du projet.
Il est également important que vous soyez conscient que cette phase peut débuter bien avant la dissolution de l'équipe, à savoir dès lors que la fin du projet se profile. Dans ce cas, vous devez veiller à ce que les performances des membres de votre équipe ne baissent pas brusquement, car ils risquent d'être distraits par leurs inquiétudes. Un entretien visant à clarifier la situation concernant l’avenir peut s’avérer utile dans ce contexte.

Développement d’équipe dans des équipes hybrides ou virtuelles

On constate aujourd'hui que de plus en plus d'équipes travaillent ensemble de manière partiellement ou entièrement virtuelle. Si le développement d'équipe suit les mêmes étapes au sein des équipes virtuelles, celles-ci doivent néanmoins relever certains défis spécifiques pour parvenir à collaborer efficacement.

• Communication : une communication efficace est essentielle à la réussite du développement d’équipe. Le défi, au sein d’équipes hybrides ou virtuelles, consiste à veiller à ce que tous les membres de l’équipe aient un accès égal à l’information et se sentent écoutés. Nous vous recommandons donc :
  • D'utiliser des outils et des plateformes de communication adaptés, permettant une collaboration fluide.
  • L’organisation de réunions d’équipe virtuelles régulières afin de favoriser l’échange d’informations et de renforcer le sentiment d’appartenance.
  • Des directives de communication claires et la définition d’attentes précises concernant la communication de chaque membre de l’équipe, afin d’éviter tout malentendu.
• Instaurer la confiance et tisser des liens : Il peut s’avérer particulièrement difficile d’instaurer la confiance et de tisser des liens entre les membres d’une équipe lorsqu’ils ne se rencontrent pas en personne, ou ne se rencontrent pas régulièrement. Pour favoriser la création de liens, les chefs de projet peuvent soutenir leur équipe grâce à des mesures simples :
  • Des activités virtuelles de cohésion d’équipe, telles que des jeux en ligne ou des pauses-café virtuelles, afin de renforcer l’esprit d’équipe.
  • La promotion d’interactions informelles, par exemple en créant des plateformes en ligne dédiées aux échanges en dehors du cadre professionnel.
  • Encourager les membres de l’équipe à faire connaissance et à partager des anecdotes personnelles ou leurs centres d’intérêt, par exemple lors de tours de table virtuels.
• Collaboration et coordination : au sein d’équipes hybrides ou virtuelles, la collaboration et la coordination peuvent également constituer un défi, en particulier lorsque les membres de l’équipe travaillent dans des fuseaux horaires différents. Voici quelques solutions possibles :
  • l’utilisation d’outils de collaboration et de logiciels de gestion de projet pour suivre la répartition des tâches et l’avancement des travaux ;
  • Convenir d’horaires de travail communs pendant lesquels tous les membres de l’équipe sont disponibles pour mener les discussions importantes et prendre les décisions nécessaires.
• Gestion de projet : par ailleurs, la gestion des membres d’équipes hybrides ou virtuelles requiert une attention particulière. Veillez donc aux points suivants :
  • Communiquez clairement les définitions des rôles et les responsabilités afin de vous assurer que chacun connaisse ses tâches et ses attributions.
  • Des entretiens individuels réguliers ainsi que des séances de retour d’expérience vous aideront à évaluer les performances et le bien-être des membres de l’équipe.
  • Proposez des formations ou des ressources à cet effet afin d’améliorer les compétences techniques des membres de l’équipe et de faciliter la collaboration virtuelle.

Conclusion

Si un chef de projet connaît les différentes phases du développement d’une équipe, il est en mesure de guider son équipe en toute confiance tout au long de ce processus. Il peut ainsi créer un environnement favorable, favoriser une communication claire, aborder ou résoudre les conflits, soutenir l’élaboration de normes d’équipe, ainsi que reconnaître et exploiter les atouts individuels des membres de l’équipe. De cette manière, grâce à un encadrement efficace, l’équipe peut déployer tout son potentiel, afin que le projet puisse être mené à bien.

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